Сервис «Финансист»

Как наладить работу собственника и финдира на аутсорсе

2024-12-18T13:15:02.715Z

Часто собственники не понимают, когда и для каких задач нужно привлекать финансового директора. Из-за этого страдает бизнес: в одиночку сложно настроить финансы, а при найме специалиста не до конца понятно, чего от него ожидать.

В этом материале Ирина Кокшарова рассказала, на каких этапах развития компании нужен финансовый директор, какие задачи он должен решать и как построить эффективное взаимодействие между финдиром и собственником.

Эта статья — ещё один конспект с нашей конференции «КонФин 2024». Получить доступ к записям выступлений спикеров можно здесь.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Автор: Ирина Кокшарова, директор объединенной консалтинговой компании «Правила финансов» и СanConsult.

На каких этапах развития бизнеса нужен финдир

Развитие бизнеса проходит четыре ключевые стадии: от минимальных потребностей до стабильного роста. На каждом этапе важны разные подходы и стратегии для успеха.

Начальная стадия: минимальные потребности

У молодой компании на этапе становления обычно нет налаженного учёта. Собственник, как правило, ведёт базовые расчёты в таблицах, но системы управления финансами в организации ещё нет.

На этой стадии достаточно привлечь финансового менеджера или финдиректора с базовым опытом, чтобы он настроил управленческие отчёты и наладил контроль за финансовыми потоками.

— Крутой финансовый директор в таком случае пока не нужен. Если вдруг вам повезёт найти такого, и он внедрит суперинструменты, они пригодятся вам в будущем.

Ирина Кокшарова, директор объединенной консалтинговой компании «Правила финансов»

Стадия роста: управление хаосом

С активным ростом компании увеличивается и количество систем учёта: появляются CRM, складские системы, а также разрозненные таблицы и базы данных. Из-за этого собственнику становится труднее контролировать свои доходы. В этот момент бизнесу нужен финансовый директор, который способен:

выстроить методологию учёта;
объединить данные из разных источников;
создать единую учётную систему.

Стадия финансовых трудностей: спасение бизнеса

На этой стадии компания начинает сталкиваться с серьёзными финансовыми трудностями: собственник не получает дивиденды, появляются убытки и кассовые разрывы.

— Часто из-за хаоса в учёте финансовые проблемы начинаются на предыдущей стадии. Чтобы этого избежать, важно с самого начала внедрять управленческий учёт и выстраивать финансовую систему.

Ирина Кокшарова, директор объединенной консалтинговой компании «Правила финансов»

На этом этапе нужен опытный финансовый директор, который не только проанализирует показатели, но и предложите решение проблем. Такой специалист должен обладать навыками для работы с убыточными предприятиями.

Для устранения убытков финдир должен: анализировать (ABC, XYZ, факторный анализ), внедрить платёжный календарь и перейти на ежемесячное планирование.

Стадия стабильного роста: партнёр для развития

Даже на этапе стабильного роста, когда в компании уже налажена система управления и, возможно, внедрены управленка и бюджетирование, бизнес всё ещё нуждается в финансовом директоре.

Финдир на этой стадии:

углубляется в анализ;
ищет новые инструменты для развития;
повышает стабильность бизнеса;
помогает компании зарабатывать больше.

— Такой специалист должен располагать значительным опытом и продвинутыми навыками. Задача финдира — не просто поддерживать существующий порядок. Он должен выступать в роли партнёра для собственника, с которым предприниматель сможет вести диалог и совместно принимать управленческие решения.

Ирина Кокшарова, директор объединенной консалтинговой компании «Правила финансов»

В пулле задач любого финдира как минимум четыре основных цели

Как работать с финдиром на аутсорсе

Выбор подходящего специалиста

Для решения конкретных бизнес-задач собственник должен выбрать соответствующего им финансового директора. При выборе нужно учесть пять основных критериев.

Опыт работы
Для стартапов можно рассмотреть финансового менеджера с небольшим опытом. Но для зрелых или находящихся в кризисе компаний необходим специалист с серьёзной экспертизой и стажем работы не менее 5 лет.

Образование
У финдира должно быть высшее финансовое образование. Средне-специальное не обеспечивает необходимого уровня подготовки.

Разносторонние знания
Финдиректор должен был поработать в компаниях разных отраслей и масштабов. Это особенно важно, если нужно выстроить учёт и планирование с нуля.

Аналитические навыки
Выбранный менеджер должен уметь не только собирать данные, но и формулировать на их основе рекомендации.

Коммуникационные навыки
Финдиру важно уметь выстраивать диалог на равных. При этом ему необходимо сохранять уважительное отношение с собственником и членами команды.

Критерии выбора финдира

Согласование правил работы

Чтобы избежать недоразумений, собственник должен заранее договориться о правилах работы с финансовым директором. На этом этапе необходимо:

определить рамки приватности: что можно обсуждать только с собственником, а что — с командой;
согласовать границы ответственности и уточнить, какие именно задачи входят в обязанности финдира;
установить частоту встреч — еженедельно или чаще;
уточнить формат общения, в том числе используемые каналы, вроде WhatsApp или Telegram;
назначить ответственных сотрудников, у которых финдир сможет получать необходимую ему информацию;
сформулировать ожидаемые результаты его работы;
составить дорожную карту и определить сроки выполнения ключевых задач.

— Ещё один важный момент. Если вы наняли финансового директора на аутсорсе, нужно заранее позаботиться о том, чтобы его уход не повлиял на работу компании. Специалист должен подготовить инструкции, регламенты и чёткую систему передачи информации, чтобы новый финдир мог без препятствий продолжить следить за финансами.

Ирина Кокшарова, директор объединенной консалтинговой компании «Правила финансов»

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Что такое финансовая модель и как она помогает искать точки роста в бизнесе

2024-12-18T13:13:57.361Z

Предприниматели часто ставят финансы на последнее место. Сначала продукт, маркетинг, продажи и команда — по их мнению, цифры и метрики могут подождать. Однако статистика показывает: бизнес, который начинает с финансов, чаще выживает.

Именно поэтому финансовые эксперты рекомендуют строить финансовые модели. Они помогают формировать у собственника реалистичные ожидания, находить точки роста в бизнесе и увеличивать рентабельность компании.
В этом материале автор образовательного проекта «Простые финансы» Илья Щетников рассказал, что такое финансовые модели, зачем они нужны и как помогают настраивать бизнес.

Эта статья — один из конспектов с нашей конференции «КонФин 2024: Финансы бизнеса». Получить доступ к записям выступлений спикеров можно здесь.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Автор: Илья Щетников, основатель консалтинговой компании Exchequer, автор образовательного проекта «Простые финансы»

Что такое финансовая модель

Финансовая модель — гибкий инструмент, который помогает собственникам принимать стратегические решения. Например, как масштабироваться, как повысить рентабельность, стоит ли брать кредит. Изменив в модели отдельные параметры, например, средний чек или процент квалификации клиента, можно понять их влияние на всю бизнес-концепцию.

Понятие финансовой модели Понятие финансовой модели

Какой должна быть финмодель

Финмодель выглядит как таблица в Excel или «Goolge Документах» с ключевыми показателями. Обычно она состоит из нескольких блоков: графическая часть, метрики, меняющиеся параметры и классические отчёты — ОПиУ, ОДДС и баланс. Нередко в финансовую модель добавляют блок для инвесторов. Установленного образца не существует, поэтому у каждой компании модель будет выглядеть по-своему.

Как может выглядеть финмодель

Финмодель часто путают с объёмными бизнес-планом или бизнес-моделью. Но необязательно, чтобы она состояла из 280 вкладок. Главное правило при составлении финмодели — не делать таблицу ради таблицы. Не стоит перегружать или усложнять её: в модели должно быть только самое существенное. Обычно всю важную информацию выносят на дашборд или первую страницу.

Какие задачи решает финмодель

Финмодель решает три основных задачи

Стратегическое планирование

В финмодели можно менять параметры и оценивать, как они влияют друг на друга в течение времени. Это позволяет планировать на месяц, полгода и год вперёд для достижения целевых показателей.

Привлечение инвестиций

С помощью финмодели можно посчитать, какую выгоду принесут инвестиции, а также выбрать их форму: заём, кредит, грант или проектное финансирование.

Поиск точек роста

Искать зоны для развития можно с помощью вопросов, которые бизнесу необходимо решить.

Как заработать больше?

Стоит ли делать больше наценку?
Как снижать себестоимость?
Каким образом повышать конверсию?
Можно ли перераспределить бюджет на маркетинг?

Что выгоднее развивать?

Какое направление приносит больше денег?
Какой товар имеет наибольшую маржинальность и быстрее оборачивается?

Какие гипотезы тестировать?

Стоит ли пробовать новый канал трафика?
Нужно ли вкладываться в закупку нового оборудования?
Что делать — открывать филиал или продать франшизу?

Например, в марте 2022 года основатель ресторанов «Додо Пицца» Фёдор Овчинников писал: «Мы сделали прогнозы. Если продажи всей сети упадут на 20% от финансового плана, то без серьёзных сокращений расходов мы уйдём в убыток. Если продажи упадут на 50%, то убыток составит около 55 млн рублей в месяц. В таких условиях запаса наших денежных средств хватит, чтобы продержаться не более 3−4 месяцев, и мы обанкротимся».

Этот пример показывает, что у «Додо Пиццы» была финансовая модель, которая позволила подготовить несколько сценариев.

Топ-5 ошибок при составлении финмодели

Ошибки при составлении финмодели

Нет проработанного блока инвестиционных расходов

Реальные затраты на запуск бизнеса могут оказаться в разы выше запланированных. Ошибка возникает, когда вложения считают навскидку. Например, предполагается, что квадратный метр обойдётся бизнесу в 100 тысяч рублей, а по факту объекту дополнительно нужно установить вытяжку и вентиляцию, провести земельные работы и приобрести участок.

Чтобы этого избежать, нужно тщательно рассчитывать инвестиционные расходы и учитывать все возможные затраты.

Слишком оптимистичные планы

Порой финмодель строится на нереалистичных показателях, без оценки их достижимости и соответствия рынку.

При составлении финмодели всегда нужно задавать себе и собственнику вопросы о том, насколько реально выйти на запланированные показатели, как это сделать с ресурсами бизнеса и соответствуют ли эти метрики рынку.

Нет данных о воронке продаж

Отсутствие информации о работе маркетинга и продаж делает финмодель неполной, что особенно критично для SaaS-компаний и мобильных приложений.

Чтобы этого не допустить, нужно включать в финмодель данные о воронке продаж — это необходимо, чтобы анализировать ключевые рычаги роста. Исключением является бизнес, который работает с тендерами или госконтрактами.

Нет корреляции между прямыми затратами и ростом выручки

При масштабировании бизнеса выручка растёт, но в модели часто забывают учесть сопутствующие расходы, например, зарплаты новых сотрудников или расходы на IT-инфраструктуру.

Чтобы данные совпадали, нужно заранее планировать дополнительные затраты, чтобы они пропорционально отражались в модели при росте бизнеса.

Нет данных из ОДДС

Иногда в компаниях, где большую роль играют кредиторская и дебиторская задолженности и складские запасы, рассчитывают только прибыль и игнорируют денежные потоки. Из-за этого бизнес может столкнуться с кассовым разрывом.

Поэтому необходимо добавлять информацию из отчёта о движении денежных средств (ОДДС). Это поможет вести учёт реальных денег компании.

Как финмодель помогает принимать решения

Разберёмся, как с помощью финансовой модели можно найти точки роста в компании. Представим, что к финансовому директору пришёл клиент. Полгода назад он запустил онлайн-школу, но она по-прежнему убыточна. Чтобы понять, как вывести компанию в плюс, финдир составил базовую финмодель и включил в неё воронку продаж, выручку, постоянные расходы и прибыль.

Первое, что приходит в голову — сократить расходы. Но при таком раскладе в плюс компанию можно вывести, если сократить затраты в семь раз. Однако это нереалистично.

Второй вариант — инвестировать в маркетинг. В этом варианте вывести онлайн-школу в плюс можно, если увеличить расходы на рекламу в шесть раз. При этом рентабельность бизнеса окажется на уровне 10,9%. Однако компания и так убыточная, поэтому не очень понятно, откуда взять ещё денег на маркетинг. Плюс — неясно, достаточно ли ёмкости у рынка, чтобы сохранять ту же конверсию.

Третий сценарий — поднять средний чек. Но повышение этого показателя даже в два раза ничего не изменит.

Четвёртый вариант — увеличить конверсию. Поскольку это онлайн-школа, то хорошая работа с конверсией — 50% успеха. Поэтому если изменить этот показатель хотя бы на 10%, компания получит прибыль в первый же месяц после перемен.

Главный плюс в финансовых моделях — это то, что все сценарии можно проработать ещё до реальных изменений и траты денег. Собственник или финансовый директор ещё на старте проекта получают возможность выбрать наиболее эффективные стратегии. Более того, специалисты могут миксовать различные сценарии и находить самую результативную комбинацию решений.

Главное про финансовые модели

С помощью финансовой модели можно отследить, как разные денежные показатели и метрики влияют друг на друга.
Финмодель — таблица с самой важной информацией о бизнесе или проекте, поэтому она не должна быть объёмной.
Финансовая модель позволяет найти метрики, которые больше всего влияют на прибыль.
В финмодель необходимо закладывать параметры, которые важны для конкретного бизнеса.
С помощью финмодели можно заранее попробовать несколько сценариев, которые покажут, как достичь наилучшего результата.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Как финансовому директору дорого продавать свои услуги

2024-11-29T10:02:43.107Z

Многие финдиректора недооценивают свои навыки и не умеют грамотно преподнести себя заказчику. В результате они устанавливают заниженную цену на свои услуги и зарабатывают меньше, чем должны. В этом материале финансовый директор Оксана Ткаченко объяснила, как финансовому директору продавать свои услуги на высокие чеки.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Автор: Оксана Ткаченко, финансовый директор для бизнеса, кандидат экономических наук.

Почему финансовый директор не может стоить дёшево

Работа финансового директора требует многолетнего опыта, глубоких знаний и специфических навыков, которых нельзя получить только благодаря формальному образованию.

В России базового финансового образования недостаточно для роли финдиректора. Необходимы наставничество, зарубежные источники, практический опыт и курсы — всё это требует вложений

Стоимость услуг профессионального финдира включает в себя и его текущую работу, и все те ресурсы, которые он вложил в своё развитие.

— Чтобы стать действительно ценным специалистом, нужны дополнительные знания. Их можно получить только на практике, когда работаешь в разных сферах бизнеса, сталкиваешься с реальными задачами и набиваешь шишки. Таких знаний нет в учебниках. Поэтому нужно участвовать в наставнических программах, изучать зарубежную практику, постоянно проходить курсы и тренинги. Всё это требует значительных вложений как времени, так и средств.

Оксана Ткаченко, финансовый директор

Почему собственники готовы платить финансовому директору

Многие финансисты зациклены на процессе — «я собираю отчёты», «делаю таблицы», «считаю цифры». Однако для собственников важен не сам процесс, а результат и ценность решений.

Именно поэтому финансовый директор должен понимать главные потребности бизнеса и давать собственникам рекомендации на основе цифр. Его задача — мыслить как предприниматель, но с профессиональным уклоном. Это нужно, чтобы понимать решения владельца бизнеса и оценивать их пользу.

— Собственники ценят специалистов, которые могут говорить простым языком и ясно объяснять свои идеи без профессионального «жаргона».

Оксана Ткаченко, финансовый директор

Какой клиент дорого заплатит за услуги финдиректора

Портрет платёжеспособного клиента состоит из четырёх основных черт.

Платёжеспособного клиента характеризуют четыре ключевые качества

Клиент готов к сотрудничеству и заинтересован в результатах

Собственник дорого платит за услуги финдира, когда понимает, зачем ему финансовое сопровождение. Для него финансист — это ключевой помощник в управлении бизнесом.

— В начале карьеры многие финдиры не учитывают готовность клиента к сделке. Поэтому если у предпринимателя нет запроса и понимания, зачем ему сопровождение, за работу финдира он дорого не заплатит.

Оксана Ткаченко, финансовый директор

Заказчик отказался от работы в таблицах в пользу профессиональных систем

Целевой клиент для дорогих услуг уже «пожил» в простых сервисах, таких как «Google Таблицы» или Excel. Он сталкивался с неудобствами, путаницей, недостатком аналитических возможностей и низкой квалификацией штатных специалистов.

Такой заказчик осознал ценность профессиональных решений, вроде 1С или «Финансиста», и готов к их внедрению.

Прямо сейчас вы можете бесплатно внедрить управленку от «Финансиста» за 14 дней — достаточно перейти по ссылке.

В компании есть штатная бухгалтерия и экономист

Для комфортной работы финдира у клиента должна быть собственная бухгалтерия и желательно экономист.

Бизнес имеет стабильный оборот

Целевыми клиентами для дорогих финансовых услуг может быть не только крупный бизнес, но и компании с оборотом от 5 млн рублей в месяц. Стоимость управленческих и финансовых ошибок в них часто превышает плату за услуги финансового директора, который помогает избежать неверных решений и потерь.

— Я советую работать только с тем бизнесом, который находится в стадии роста и развития. Не стоит брать проекты, где всё уже «горит» и «падает из рук», где постоянно происходит кассовый разрыв и собственнику нужен, скорее, психолог или кризисный менеджер.

Чаще всего проблемы в таких компаниях вызваны действиями собственника, и вытащить бизнес без изменений в руководителе практически невозможно.

Оксана Ткаченко, финансовый директор

Как финдиру определить цену на свои услуги

Установите минимальную цену — определите минимальный порог, ниже которого вы не будете предлагать услуги.
Оцените основные критерии работы — минимальная цена должна включать базовые параметры, например, одно юрлицо и до десяти проектов без сложных особенностей.
Учтите дополнительные факторы — например, мультивалютность и внутригрупповые сделки увеличивают стоимость.
Проанализируйте время на проект — предположите, сколько рабочих часов уйдёт на решение задачи с учётом всех нюансов.

Подытожим

Услуги финансового директора стоят дорого, так как требуют высокого уровня знаний и опыта.
Идеальные клиенты — компании, которые видят ценность в профессиональном учёте и анализе, готовы автоматизировать процессы и находятся на этапе роста.
Цена за услуги финдира должна учитывать минимальный порог и сложность задач, ведь работа специалиста помогает бизнесу избежать крупных финансовых ошибок.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

9 навыков, которыми должен обладать каждый финансовый директор

2024-11-29T10:00:10.040Z

Сегодня собственники и топ-менеджеры ждут от финансовых директоров гораздо больше, чем знания бухучёта и налогового законодательства. Предприниматели хотят, чтобы финдир не только считал деньги и следил за бюджетом, но и помогал искать точки роста и развития.

В такой ситуации финдиректора должны постоянно развивать дополнительные навыки, чтобы оставаться востребованными на рынке. О том, какие hard и soft skills сейчас особенно важны для рынка финансовых услуг, рассказала финансист и эксперт по оцифровке бизнеса Екатерину Яхонтову.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Автор: Екатерина Яхонтова, финансовый директор для малого бизнеса,
автор Telegram-канала «Про финансы и удаленку».

Что такое hard skills

Hard skills — «твёрдые» или технические навыки. Для финансиста это умение строить отчёты о движении денежных средств, о прибылях и убытках и другие. Кроме того, это знания о налоговом законодательстве, умение рассчитывать и применять ту или иную схему налогообложения.

Определение hard skills

Какие hard skills нужны финансовому директору

Аналитические навыки

Они помогают делать выводы о том, какие намечаются тренды и как работает бизнес. Это же умение понадобится в работе с искусственным интеллектом (ИИ), который может помочь, например, с аналитическими записками.

Как прокачать
Читать литературу про аналитику и изучать истории успешных компаний.

Какие книги рекомендует читать Екатерина Яхонтова?

⏺ «Анализ финансовой отчётности компании. Как понимать цифры финансовых отчётов» — Карен Берман, Джо Найт, Джо Кейз.

⏺ «Аналитическая фабрика. Как настроить финансовую аналитику под задачи бизнеса» — Владимир Волнин.

⏺ «Финансовый анализ предприятия с помощью коэффициентов и моделей» — Василий и Иван Ждановы.

⏺ «Финансовый анализ для менеджеров» — Татьяна Григорьева.

⏺ «Финансовый менеджмент — это просто» — Алексей Герасименко.

Финансовое планирование

Грамотный финансист должен уметь составлять планы и финансовые модели. Это помогает готовить бизнес к различным сценариям будущего.

Как прокачать
Проходить обучение, читать специальную литературу и регулярно практиковаться.

Умение пользоваться технологиями

Финансовый специалист должен уметь использовать все доступные технологии: от сервисов управленческого учёта до ИИ. Так он всегда сможет предложить клиенту подходящее решение и обосновать, как та или иная платформа поможет бизнесу. А ещё такие инструменты экономят время, силы и деньги.

Как прокачать
Изучать финансовые инструменты и сервисы управленческого учёта.

Три основных hard skills

Что такое soft skills

Soft skills, или «гибкие» навыки, — это личностные качества, которые помогают эффективнее взаимодействовать с людьми. Например, для финансиста это умение чётко доносить свои мысли и общаться на одном языке с топ-менеджерами и клиентами. Этот навык помогает грамотно организовывать свою и чужую работу.

Определение soft skills

Какие soft skills нужны финансовому директору

Коммуникационные навыки

У бухгалтеров, которые стали финансистами, нередко можно заметить профессиональную деформацию — они говорят сложными экономическими терминами. Чтобы избежать недопонимания с клиентами или руководителями, очень важно общаться с ними на простом и понятном языке.

Как прокачать
Читать книги про коммуникацию и регулярно практиковаться в переговорах.

Критическое мышление

Оно требуется, чтобы видеть скрытые тенденции и глубже анализировать события. Специалисту важно подходить к проблемам с холодной головой, чтобы проще разрешать сложные ситуации и помогать собственникам принимать адекватные решения без эмоций.

Как прокачать
Читать книги по логике и навыкам критического мышления, а также участвовать в публичных дебатах.

Непрерывное обучение

Нередко клиенты финдиров или топ-менеджеры просят рассказать или уточнить сложные моменты, про которые специалист ничего не знает. Однако не страшно чего-то не знать — страшнее не понимать, где взять ответы.
Поэтому совершенно нормально, если финансист на очередной вопрос ответит, что он этого не знает, но к оговоренному времени вернётся с нужной информацией. Иными словами, финансисту следует непрерывно обучаться.

Как прокачать
Регулярно посещать семинары, курсы повышения квалификации, читать статьи и профессиональную литературу. Можно составить таблицу навыков, которые нужно подтянуть, и начать планомерно закрывать пробелы в знаниях.

Проектное управление

Финансовому директору важно уметь организовывать работу над проектом. У специалистов на аутсорсе этот навык в приоритете, потому что внедрение управленки часто касается не только одного собственника, но и его команды. Появляется необходимость следить за тем, как исполняются поручения.

Для этого можно использовать всевозможные таск-трекеры, например, WEEEK или «Битрикс24». При этом важно, чтобы все участники проекта находились в одном информационном поле и пользовались одной дорожной картой.

Как прокачать
Изучать и использовать инструменты управления проектами.

Умение слышать и слушать

Финдиректор должен легко доносить информацию до собственников и топ-менеджеров, но ещё важнее для него уметь слышать их запросы. Такой навык позволяет избегать недопонимания, а значит, сокращать время на переделки и доработки.

Но иногда клиенты сами сложно объясняют свои желания. В этом случае финансист должен задавать уточняющие вопросы и докапываться до сути. Например, можно спрашивать: как вы представляете итог, что будет конечным результатом, какой должен быть вау-эффект.

Однако не всегда ожидания собственника совпадают с тем, чем на самом деле занимается финдиректор. В этом материале Екатерина Яхонтова поделилась, какими вопросами не занимается финдир для малого и среднего бизнеса.

Как прокачать
Практиковать технику активного слушания, концентрироваться на собеседнике, поддерживать зрительный контакт, кивать и задавать уточняющие вопросы.

Шесть основных soft skills

Коротко про навыки, которые нужны финансисту

Из hard skills финансовому директору нужны:

аналитические навыки;
финансовое планирование и моделирование;
умение пользоваться технологиями.

Из soft skills специалисту понадобятся:

коммуникационные навыки;
навык публичных выступлений;
критическое мышление;
способность обучаться;
навык проектного управления;
умение слышать и слушать.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Что такое бюджет с нулевой базой

2024-11-14T15:15:50.629Z

В прошлых материалах мы уже рассказывали, какой бюджет можно назвать работающим, как его создать и какие с ним сложности бывают. Кроме того, мы рассмотрели нетрадиционные способы управления компанией через драйверную модель и благодаря принципу Beyond Budgeting.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

В этот раз вместе с финансовым директором Ириной Пивовар мы решили рассказать про Zero-Based Budgeting — необычный способ бюджетирования из 1970-х, который позволяет сфокусироваться на самых актуальных потребностях бизнеса.

Автор:Ирина Пивовар, независимый консультант и финансовый директор.

Что такое бюджетирование с нулевой базой

Бюджетирование с нулевой базой (англ. zero-based budgeting, ZBB) — это метод составления бюджета, при котором все доходы и расходы должны заново обсуждаться в начале каждого нового периода.

Например, в прошлом году компания «Альфа» выделила 10 млн рублей на привлечение новых клиентов. В текущем году руководители решают не использовать за основу прошлогодние результаты и поручают создать бюджет с нуля.

Анализ отдела маркетинга показал, что для привлечения новых клиентов необходимо разработать новую рекламную кампанию, провести серию вебинаров и усилить присутствие в социальных сетях. Они составляют план и обосновывают бюджет в 8 миллионов рублей, несмотря на то, что в прошлом году было выделено больше.

Как появился метод ZBB

Автором ZBB считается экономист Питер Пирр. В 1960-х он успешно применил метод в компании Texas Instruments, где работал менеджером, а в начале 1970-х описал его в статье для Harvard Business Review.

После этой статьи ZBB стал одним из самых популярных инструментов менеджмента. В США его использовали около сотни различных структур, в том числе администрация штата Джорджия при губернаторе Джимми Картере. Став президентом США в 1976 году, Картер потребовал, чтобы при составлении бюджетов во всех государственных учреждениях применяли ZBB.

В 1970-х годах метод активно обсуждался, появилось много статей о подходе к нему, однако уже к концу десятилетия увлечённость этим направлением заметно снизилась.

Исследования показывают, что сегодня многие организации применяют ZBB не в полном объёме, как это описано в научной литературе, а избирательно и неточно. Часто метод бюджетирования с нулевой базой используется не как постоянный процесс, а как разовая программа для снижения затрат.

Кроме того, ZBB внедряется не для всего бизнеса в целом, а только в отдельных направлениях, которые особенно важны для руководства.

Три этапа создания ZBB

Процесс бюджетирования с нулевой базой включает в себя три этапа.

Этап 1. Описание каждого вида деятельности

Процесс начинается с «нулевой базы», будто предыдущего бюджетирования не было. Необходимо проанализировать все текущие потребности и затраты организации. Для каждого вида деятельности нужно составить описание, которое будет согласовываться с общим планом действий.

Например, руководство компании «Бета» решило полностью пересмотреть свои расходы на логистику и складское хозяйство. Отделы провели анализ текущих затрат на транспортировку и складские операции и обнаружили возможности для оптимизации.

В результате в компании поменяли поставщиков логистических услуг и внедрили новую систему управления складом. Это позволило снизить операционные издержки и улучшить обслуживание клиентов.

Этап 2. Оценка и ранжирование решений по приоритету

Затем нужно определить бюджеты в соответствии с потребностями компании на предстоящий период. Это делается независимо от того, были ли предыдущие бюджеты выше или ниже.

Основной принцип — оценивать заново каждую статью затрат на основе текущих нужд, а не слепо переписывать категории расходов с прошлого периода.

Сотрудники должны представлять бюджетные требования таким образом, чтобы деньги можно было распределить в зависимости от той выгоды, которую они принесут. Такой подход подвергает сомнению все прежние допущения и служит инструментом для систематического анализа текущих проектов. Это позволяет отказаться от неликвидных вариантов.

Этап 3. Распределение ресурсов

На этом этапе происходит распределение общего бюджета на отделы и проекты в зависимости от их приоритета.

— Как правило, ZBB применяется в некоммерческих организациях, однако его также можно использовать в бизнесе. Метод подходит для той системы управления, где менеджеры могут свободно распределять средства на определённые виды деятельности.

Ирина Пивовар, независимый консультант и финансовый директор

Чем отличается ZBB от традиционного бюджетирования

У бюджета с нулевой базой есть ряд преимуществ перед традиционными методами бюджетирования.

Сравнение традиционного бюджета и ZBB

Фокус на самых актуальных потребностях
При традиционном методе за основу берут результаты прошлых периодов и добавляют к ним проценты для расчёта текущего периода.

В подходе с «нулевой базой» нет изначально гарантированного объёма финансирования. Составление бюджета по системе ZBB требует новой оценки каждой статьи.

Переоценка расходов
При ZBB действует принцип «ценность за деньги», когда каждый затраченный рубль должен приносить максимально возможную пользу. Поэтому при таком подходе необходимо оправдать каждую строку расходов с точки зрения вклада в достижение целей организации.

Строгая проверка
При использовании ZBB подход к каждой статье бюджета более строг, чем при традиционном методе. Это связано с тем, что традиционный метод предполагает, что бюджет уже оптимален и априори соответствует принципу «ценность за деньги».

Достоинства ZBB

Отсутствие старых ошибок
Подход исключает ситуации, когда одна и та же ошибка в бюджетировании повторяется из периода в период. Причина в том, что запросы на финансирование рассматриваются каждый раз заново.

Обоснованность затрат
Все затраты, которые заложены в бюджет по методу ZBB, имеют высокую степень обоснования. Поэтому руководители получают дополнительные возможности для решений увеличить или снизить расходы.

Недостатки ZBB

Высокие трудозатраты
Это основной минус метода. Процесс планирования с ZBB занимает гораздо больше времени, чем при традиционном подходе. По итогу затраты на использование ZBB могут превысить выгоды от его использования.

Неточный прогноз
Прогнозирование показателей без данных прошлых периодов может быть менее точным и эффективным.

Обязательная автоматизация
В полной мере подход можно использовать только при очень высоком уровне автоматизации.

Достоинства и недостатки бюджетирования с нулевой базой

Подписывайтесь на Telegram-канал «Финансист | Делаем отчёты и говорим о бизнесе», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

XinData — первый ИИ-ассистент для финансистов и предпринимателей

2024-11-14T15:02:19.953Z

В динамичном мире бизнеса каждая минута на вес золота. Часто нет времени на поиск и анализ цифр — информация нужная здесь и сейчас. Многие предприниматели и финансисты мечтают о помощнике, который быстро предоставит все необходимые данные.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

У команды «Финансиста» есть решение. Знакомьтесь, XinData — ваш новый ИИ-помощник, который готов взять рутинный поиск и анализ информации на себя.

Как работает XinData

XinData — это бот в Telegram, который интегрируется с «Финансистом» и работает на основе нейросети. Помощник использует данные из самого «Финансиста» и из всех его интеграций, благодаря чему получает быстрые и точные ответы.

Помощник отвечает на любые вопросы, которые связаны с поступлениями и выбытием денежных средств. Вопрос можно задать как в виде текста, так и в формате голосового сообщения.

В чём польза XinData

Для предпринимателей

Бот позволяет руководителям получать финансовые данные, чтобы принимать решения даже во время встреч или в дороге — быстро и без задержек.
Автоматизированные ответы на сложные финансовые вопросы снижают потребность в аналитиках и экономят ресурсы компании.

Для финансистов

XinData позволяет не отвлекаться от основных процессов и находить ответы на вопросы руководства в течение минуты.
Продукт предоставляет детализированные отчёты о поступлениях, расходах и взаиморасчётах, что помогает лучше управлять финансами.

Как воспользоваться XinData

1. Перейдите по ссылке на бота в Telegram.
2. Нажмите «START», чтобы запустить бота.
3. Нажмите на значок «Авторизация» в правом нижнем углу.

Окошко «Авторизации» вызывается нажатием на значок в нижнем правом углу экрана

4. В поля «Имя пользователя» и «Пароль» впишите данные, которые используете для входа в сервис «Финансист».

Введите нужные данные в окошки и нажмите «Войти»

5. При авторизации бот попросит ввести FIN PLAN ID. Здесь нужно указать номер финансовой модели, о которой вы хотите спросить бота. Этот номер можно посмотреть в профиле.

В этом окне можно найти номер финансовой модели

6. Готово!

А как это работает на практике

Просто попробуйте задать XinData вопрос.

Сколько было платежей за вчера?
Сколько денег осталось на счетах?
От кого были поступления за прошлый месяц?

Так выглядит переписка с ботом

Почему это безопасно

1. Чтобы получить доступ к XinData, вам нужно пройти авторизацию, которая аналогична входу в систему «Финансиста». Никакой другой сервис не получит ваши данные.

2. Мы используем возможности нейросети только для трёх задач: понять смысл вопроса, создать SQL-запрос к данным и сформировать ответ.

3. Через вопросы нельзя внести изменения в данные — вся информация доступна только в формате «чтения».

Узнайте больше о полезном помощнике и оставить заявку на консультацию можно здесь.

Фонды в бизнесе: как накопить подушку безопасности

2024-11-14T13:53:18.241Z

Как и в жизни, в бизнесе спокойствие и уверенность напрямую зависят от финансовой устойчивости. Некоторые компании тратят все свои доходы, как и многие люди живут от зарплаты до зарплаты. Такой путь опасен и ведёт к перманентному стрессу и нехватке денег в нужный момент.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Мудрым решением проблемы являются фонды, своеобразные копилки для бизнеса. При грамотном подходе они позволяют всегда иметь деньги на оплату обязательств, выплату дивидендов и развитие бизнеса.

Вместе с финансовым директором Екатериной Яхонтовой разобрались, как построить систему фондов в компании, откуда на них брать деньги и сколько средств в них хранить.

Автор:Екатерина Яхонтова, финансист и эксперт по оцифровке бизнеса.

Система фондов — это набор копилок с конкретными целями. Количество и предназначение фондов может отличаться в зависимости от структуры, отрасли и масштаба бизнеса.

Чаще всего эксперты рекомендуют откладывать деньги в четыре фонда.

Резервный фонд — подушка безопасности, которая помогает пережить временные трудности: падение спроса, сезонность, рост цен или форс-мажоры.
Развивающий фонд — для финансирования новых идей и проектов.
Налоговый фонд — для обязательных отчислений государству.
Фонд дивидендов — для выплат «зарплаты» собственникам.

Кроме того, бывают ещё и другие фонды.

Инвестиционный фонд — для развития и вложений в перспективные проекты.
Амортизационный фонд — для постепенной замены основных средств.

В разделе «Прибыли и убытки» можно увидеть фонды компании

Как работает система фондов

Средства для фондов появляются из прибыли компании. Лучше всего её отслеживать с помощью отчёта о прибылях и убытках.

Если прибыль нулевая, то компании откладывать будет нечего. Если бизнес работает в убыток, к проработке фондов стоит вернуться позже.

Для наполнения фондов необходима прибыль

Однако вместо такого подхода оставшуюся прибыль можно направить в фонды. Чтобы рациональнее распределить деньги, есть несколько советов.

Разберём систему фондов на примере.

Представьте, что у вас есть пекарня. Вы печёте пирожные, булочки и хлеб, продаёте их и получаете выручку. Каждый месяц из этой выручки вы:

оплачиваете текущие расходы: аренду, зарплату сотрудников, коммунальные услуги и продукты;
платите налоги;
оставляете часть себе.

Отправьте часть денег в резервный фонд. Это ваша подушка безопасности на случай непредвиденных расходов, например, поломки оборудования или ремонта помещения.
Часть прибыли направьте в фонд развития. На эти деньги можно будет купить новое оборудование, открыть дополнительную точку продаж или расширить ассортимент.
Не забудьте про налоговый фонд. Откладывайте средства, чтобы без проблем платить по обязательствам перед государством.
Часть прибыли положите в фонд дивидендов, чтобы регулярно выплачивать себе «зарплату» как владельцу пекарни.

Как создать фонды

Шаг № 1. Анализ и планирование

Для начала необходимо тщательно проанализировать доходы компании. Это поможет определить, есть ли у неё чистая прибыль, которую можно откладывать в копилки.

— Отчёт о прибылях и убытках показывает, сколько компания заработала. Но это не позволяет понять, сколько у компании есть денег. При распределении прибыли нужно учитывать, что, например, текущие кредиты выплачиваются из прибыли компании.

В сервисе «Финансист» можно установить проценты для автоматического расчёта средств, которые пойдут в фонды. Если ОПиУ собирается ежемесячно, то по итогам каждого месяца будет видно, какую сумму необходимо перевести в «копилку».

Татьяна Красноброво ва, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

«Финансист» позволяет устанавливать проценты для автоматического расчёта средств для фондов

Шаг № 2. Реализация

Для каждого фонда рекомендуется завести отдельный банковский счёт. Это позволит качественно управлять средствами и отслеживать их целевое использование.

— В качестве отдельного счёта для фондов можно использовать обычный расчётный счет или депозитный. Во втором случае денежные средства уйдут из операционки и смогут приносить дополнительный доход в виде процентов.

Чтобы развести средства по разным счетам в сервисе «Финансист» можно использовать фильтры и настроить отображение остатков по отдельным счетам.

Татьяна Красноброво ва, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

В дашборде «Финансиста» можно видеть остатки средств на операционных счетах и в фондах

Современные банковские системы позволяют настроить автоматическое перечисление средств на счета фондов. Это поможет регулярно пополнять резервы и не пропускать платежи.

После запуска системы проверяйте состояние фондов, анализируйте их динамику и при необходимости корректируйте планы. Старайтесь не допускать перерасхода средств из одного фонда в пользу другого.

Сколько денег должно быть в фондах

Чётко установленных требований по созданию фондов и норм отчислений нет — каждый бизнес решает этот вопрос самостоятельно. При этом важно учесть три фактора.

1. Создавать фонды можно только при наличии чистой прибыли. Чем она больше, тем шире возможности для формирования резервов.

2. На стадии роста компании большую часть чистой прибыли можно направлять на развитие. По мере стабилизации приоритеты могут меняться в сторону создания дополнительных фондов.

3. Важно понимать, что фонды — это не просто «запасные» деньги, а инструмент, который позволяет компании планировать будущее и снижать риски.

Как копить средства в фондах

Процентный подход

Метод подразумевает, что ежемесячно нужно откладывать фиксированный процент от чистой прибыли. Однако при всей простоте подхода, он не всегда учитывает сезонность бизнеса или его динамичное развитие. Для расчёта процентов можно воспользоваться специальным калькулятором.

Получить калькулятор

Целевой подход

На старте нужно определить чёткую цель, например, сформировать за пять месяцев резервный фонд в размере двух миллионов рублей. А затем следует рассчитать необходимую сумму ежемесячных отчислений. Такой метод более гибкий, но требует тщательного планирования.

— Проще всего рассчитать подушку безопасности, проанализировав прошлые периоды. Нужно посчитать, сколько средств уходит на постоянные расходы: аренду, телефонию, программное обеспечение, зарплату. Далее эту сумму следует рассчитать минимум на квартал, а в идеале на полгода.

Узнав необходимую сумму, можно создать расчётный показатель в «Финансисте». Он будет отражать, сколько ещё денег нужно отложить в резерв. Если часть средств из резерва забрать на операционку, то это скажется на итоговом показателе.

Татьяна Красноброво ва, финансовый аналитик отдела сопровождения клиентов «Финансиста»

В разделе «Движение денег» можно увидеть, сколько средств осталось отправить в фонд

Несмотря на отсутствие жёстких рамок, важно регулярно пересматривать стратегию формирования и использования фондов.

Как понять, готова ли компания к созданию фондов

Перед созданием фондов рекомендуется изучить текущее финансовое положение компании и её перспективы. Для этого нужно проанализировать баланс, денежный поток и рентабельность.

Баланс поможет оценить структуру активов и пассивов, наличие свободных средств, ликвидность и платёжеспособность.
Cash flow позволит оценить денежные потоки, выявить сезонные колебания и определить, с каким дефицитом может столкнуться компания.
Рентабельность укажет на эффективность работы компании и её способность генерировать прибыль.

Итогом анализа должно стать решение — целесообразно ли сейчас создавать в компании фонды. Однако если в прошлых периодах компания уже накопила убытки, фонды помогут выбраться из ямы и начать двигаться вперёд. На этот случай есть несколько советов.

Используйте резервный фонд, чтобы покрыть текущие расходы. Это поможет не скатиться дальше в убытки.
Разработайте план восстановления. Необходимо определить, как компания будет погашать накопившиеся долги и генерировать прибыль в будущем.
Рассмотрите возможность создания других фондов. Например, фонд развития поможет инвестировать в новые продукты или услуги, которые позволят увеличить продажи.

Золотые правила траты денег из фондов

Каждую копилку создают для определённых целей. Поэтому не тратьте деньги из резервного фонда на выплату премий сотрудникам, а средства из фонда развития — для покрытия текущих расходов.
Прежде чем тратить деньги из какого-либо фонда, тщательно продумайте, как они будут использованы. Составьте план, который поможет вам максимально эффективно использовать средства и достичь поставленных целей.
Регулярно отслеживайте движение средств из фондов. Это поможет не допустить перерасхода и убедиться, что деньги используются именно так, как было запланировано.
Экономическая ситуация и приоритеты компании могут меняться. Будьте готовы к тому, что придётся корректировать планы использования средств из фондов.

Коротко про фонды в бизнесе

Фонды — это мощный инструмент, который помогает бизнесу развиваться и становиться более устойчивым.
У каждого бизнеса должно быть четыре основных фонда: для резервов, развития, налогов и дивидендов.
Сколько откладывать и куда тратить решает собственник компании, всё зависит от его целей.
Необходимо регулярно проверять копилки и менять планы, если что-то на рынке или внутри компании меняется.

Как компания по сборке вендинговых аппаратов избавилась от хаоса в финансах и забыла про Excel

2024-11-14T12:49:10.209Z

Неразбериха в отчётах, бесконтрольные расходы и постоянные кассовые разрывы — типичные проблемы, с которыми сталкиваются многие компании. Ситуация становится ещё хуже, когда инвесторы и учредители бессистемно выводят дивиденды.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

В этом материале рассказываем, как «Финансист» помог компании по сборке и эксплуатации вендинговых аппаратов избавиться от хаоса в финансах и организовать прозрачный управленческий учёт.

Автор: Ольга Головина, финансовый директор, ACCA DipIFR, консультант, ex-CFO в «Теле2», «Азия Цемент», «Юниум», ex-product manager сервиса «Моё дело», автор блога «Где деньги, Оль?»

Что происходило в компании

Компания сталкивалась со множеством финансовых проблем и организационных сложностей.

Отчёты в Excel показывали наличие прибыли, но на практике организация постоянно попадала в кассовые разрывы.
Руководство компании интересовалось в создании новых аппаратов, однако было неясно, где брать деньги на покупку комплектующих. Руководство боялось привлекать инвестиции из-за дорогих кредитов.
У компании было несколько учредителей и соинвесторов, каждый из которых имел разные доли и базы для расчётов дивидендов.
В компании не было полноценного бухгалтерского учёта, и вели только налоговую отчётность.
Банковские выписки нерегулярно попадали в отчёты. Многие расходы проводили за наличный расчёт, без чеков.
Комплектующие покупали в Китае и на «Авито». Для этого сотрудникам переводили деньги. Если этих средств не хватало, работники закупались на свои, а потом просили вернуть долг.
Отчёты в Excel переделывали до 26 раз за месяц — они представляли собой смесь начислений и оплат, некорректных формул и различных логик распределения затрат.
Отчёты создавали на основе данных из рабочего чата. Если сотрудник что-то тратил, он делал пометку. Однако такой регламент соблюдался не всегда.

Как внедряли сервис

В компании решили восстановить отчёты за предыдущий год и несколько месяцев текущего года.

— Несмотря на соблазн начать автоматизацию с чистого листа, нужно было сохранить даже хаотичную информацию — данные представляли слишком большую ценность для принятия решений. Своя накопленная статистика скажет о компании гораздо больше, чем любой бизнес-консультант.

Ольга Головина, финансовый директор

Следующим этапом выгрузили в Excel все данные из рабочего чата и добавили статьи и источники платежей — кассу или расчётный счёт.

Затем в сервисе «Финансист» подключили интеграцию с банками по расчётным счетам. Далее полученные счета разобрали по статьям, а также удалили дубликаты платежей из чата. И в итоге получили достоверную информацию: кто и на что тратил наличные.

— Много времени ушло на обработку внутригрупповых оборотов, когда деньги переводились от сотрудника к сотруднику. Если мы не видели встречного подтверждения, то просили работника подтвердить перечисление скриншотом. После серии очных ставок и видеозвонков истина была установлена.

Ольга Головина, финансовый директор

Часть денег, которые оставались на счетах учредителей, были объявлены их дивидендами. Несогласные с таким решением пошли искать, куда они тратили эти средства. В итоге нашлась приличная сумма неучтённых расходов на нужды бизнеса. Такой подход показал, у кого из инвесторов на руках остались деньги бизнеса и сколько средств вывел каждый из них.

Следующим шагом определили, сколько денег инвесторы могут изымать в виде дивидендов. Для этого в «Финансисте» каждый вендинговый аппарат завели как отдельный проект, прямые затраты распределили по всем проектам, а косвенные — объёму продаж.

Сервис помог провести трендовый анализ, сравнить данные в статьях по периодам и проанализировать причины отклонений. Благодаря этому сразу видно, где забыли внести данные.

В сервисе удобно сравнивать статьи по месяцам и периодам и анализировать причины отклонений — сразу видно, где забыли внести данные

Чем помогло внедрение сервиса

Благодаря внедрению «Финансиста» в компании смогли определить общую прибыль и прибыль по проектам. Нашлись автоматы, которые нужно было переместить в другие локации для её увеличения.

Детальное отображение проектов

— Наконец-то верно рассчитали дивиденды, которые, естественно, оказались меньше ожидаемого. Редко встречаю ошибки в учёте, которые занижают прибыль, обычно много неучтенных затрат. А выводили из бизнеса больше, чем зарабатывали, что в совокупности с ростом и повлияло на кассовый разрыв.

Ольга Головина, финансовый директор

С сервисом больше не будет путаницы, какая сумма закреплена за каждым учредителем

После настройки учёта в «Финансисте»:

данные можно анализировать в любых аналитических срезах;
сводный отчёт легко перестраивается для анализа разных срезов:

а) по периодам — для понимания общей картины;
б) по проектам — для сравнения;
в) по проектам — в динамике;

руководство может видеть, сколько денег за конкретный период пошло на проект.

— В «Финансисте» можно проверить каждую цифру, в любую статью можно «провалиться» и расшифровать, и для этого не нужно просить финансистов. Любой расход в ОПиУ можно связать с оплатой в ОДДС и понять, что начислено, но пока не оплачено. Отчётность стала ясной — собственники могут сами перепроверить данные. Это повышает к доверие к ней. Причём такими навыками можно быстро научиться даже, не владея знаниями в области финансов и программирования.

Ольга Головина, финансовый директор

Можно отследить подробную информацию по отдельным контрагентам

Теперь расходы по наличным можно вносить через мобильное приложение «Финансиста», а по картам физических лиц — через интеграцию с «Дзен-мани». Это позволяет актуализировать ОДДС уже на утро следующего дня.

Планы на будущее

Руководство компании планирует внедрить согласование платежей и создать финансовый план в сервисе — собранная статистика позволяет собрать максимально точную модель.

В сервисе можно внести бюджет по статье на месяц. Если заявка, отправленная на согласование, в него не вписывается, это будет сразу видно на диаграмме

Подытожим

«Финансист» прекрасно подходит компаниям, которые занимаются арендой, предоставлением услуг, образованием и торговлей.
Цена внедрения сервиса гораздо ниже альтернативных программных обеспечений на рынке.
Специалисты сервиса курируют каждый шаг и помогают просто и понятно автоматизировать управленческий учёт.

Как поэтапно построить рабочую стратегию компании

2024-11-14T12:31:25.918Z

Несмотря на нестабильность экономики, всё больше собственников осознают, что им нужна чёткая стратегия. Когда предприниматель понимает, какую компанию хочет построить, он лучше фильтрует текущую информацию и увереннее принимает решения.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Придумать и реализовать подходящую стратегию можно в четыре шага. А лучше ориентироваться на каждом этапе помогут «приборные панели». Что они собой представляют и как помогают добиться поставленных целей, рассказала руководитель направления «Экономика компании» в «АРБ Про» Зоя Стрелкова.

Автор: Зоя Стрелкова, руководитель направления «Экономика компании» в «АРБ Про».

4 этапа, чтобы создать рабочую стратегию компании

Этап № 1. Конкретизируйте стратегические цели

Составить подробный план работы на пять лет вперёд достаточно сложно. Но чтобы обозначить размах ваших амбиций, важно определить стратегические цели. От того, насколько далеко ваша компания собралась «прыгнуть» в будущем, зависит, что делать сейчас.

Во время работы над стратегией избегайте формулировок «уникальный, эффективный, инновационный». Устанавливайте конкретные метрики, которые отражают степень прогресса.

«Уникальность» может проявляться в том, что в ассортименте вашей компании есть «Х» продуктов, которые не имеют аналогов на рынке по измеряемым параметрам. С помощью ваших продуктов клиенты могут решать свои задачи или быстрее, или надежнее, или дешевле, чем используя продукты конкурентов.
«Эффективность» — способность получать больше отдачи с учётом вложенных ресурсов — может найти выражение в показателях рентабельности, почти нулевой доле брака или высоком показателе возврата инвестиций.
«Инновационность» можно измерить количеством принципиально новых методов работы, которые компания начала использовать раньше конкурентов.

Эти показатели — количество уникальных продуктов, нулевая доля брака и новые методы работы — лягут в основу первой «приборной панели». Эти метрики станут верхнеуровневыми показателями, которые описывают стратегические цели на годы вперёд.

Этап № 2. Детализируйте стратегические цели внутри года

— Если поставить цель на год, но вспомнить о ней только в декабре, скорее всего, такая цель достигнута не будет.

Зоя Стрелкова, руководитель направления «Экономика компании» в «АРБ Про»

Стратегические цели нужно ставить на несколько лет вперёд. Далее их следует распределить по годам, а затем разбить на более мелкие задачи по кварталам или месяцам. Тогда в течение года вы сможете, как компания движется к выполнению глобальных целей.

Декомпозиция стратегических целей по месяцам или кварталам внутри текущего года станет вашей второй «приборной панелью».

Этап № 3. Разбейте большие задачи на отдельные проекты

Чтобы реализовать стратегию, вы должны составить список из нескольких мероприятий. В перечень могут войти разработка конкурентоспособного продукта, наращивание производственных мощностей или освоение новых компетенций.

Каждое из этих мероприятий — отдельный стратегический проект. А где есть проект, там появляются и показатели для его управления.

Во-первых, при таком подходе появляются метрики результата, которые показывают, что и к какому сроку должно быть сделано. Это важно, чтобы в команде все одинаково понимали цель и степень готовности проекта.

Во-вторых, появляются метрики отдельных этапов проекта, которые позволяют оценивать прогресс и видеть отставание от плана.

В этом случае время на выполнение проекта лучше всего поделить на отрезки. Они могут занимать одну или две недели.

В конце каждого этапа нужно получить промежуточные результаты: для одной компании это будет новый рецепт, для другой — возведённая стена, для третьей — первые пять тестов приложения на реальных пользователях. При еженедельном контроле проекта вы сразу увидите его статус и не допустите критического отставания от плана.

В итоге план и факт по этапам исполнения стратегических проектов станет третьей «приборной панелью». Если команда будет отставать, необходимо регулярно привлекать внимание руководителей. Если же всё идёт по плану, они смогу раз в квартал смотреть на результаты и благодарить команду за прогресс.

Этап № 4. Усиливайте контроль на самых сложных участках

В каждом стратегическом проекте есть этапы «повышенной сложности» — задачи, которые для вас могут быть совершенно новыми. Например, ваш бизнес всегда работал с физическими лицами, а сейчас выходит на рынок B2B. Или в компании с нуля создаётся учебный центр.

В такие моменты есть риск, что ваша команда не сможет собрать и учесть всю необходимую информацию, а потому не получит нужный результат.

В этом случае многое зависит от нашей активности в исследовательской деятельности. Такой процесс нужно брать под контроль и спрашивать команду: «А вы точно всё хорошо изучили и проработали? Со сколькими потенциальными клиентами поговорили сегодня? Сколько проектов конкурентов проанализировали?».

Для привычной работы достаточно регулярно анализировать результаты. Однако перед полномасштабным финансированием новых проектов важно тщательно исследовать все варианты, изучить опыт других компаний и провести необходимые тесты.

Поэтому «количество деятельности» на сложных этапах является четвёртой «приборной панелью». Она позволяет заранее проработать максимальное количество вариантов и снизить риски, насколько это возможно.

Для бизнеса полезно, когда показатели исследовательской активности находятся в фокусе внимания высшего руководства.

— Если топ-менеджер, от которого зависит бюджет, не уверен в качестве подготовки, он будет откладывать решение, и компания потеряет время. Если этот же руководитель видит масштаб проделанной работы, он с большим доверием отнесётся к рабочим гипотезам и быстрее начнёт поддерживать реализацию проекта.

Зоя Стрелкова, руководитель направления «Экономика компании» в «АРБ Про»

Как приборные панели помогают достигать целей

Например, вы поставили стратегическую цель: увеличить продажи услуг в высоком ценовом сегменте, чтобы к 2030 году они генерировали не менее 40% выручки. Это верхнеуровневый показатель.

Эту цель вам нужно декомпозировать по годам. Так, в 2024 году доля выручки от услуг в высоком ценовом сегменте может составить 5%, в 2025-м — 10% и так далее. Затем показатели 2024-го и 2025-го годов следует разбить по кварталам.

Нужно продумывать стратегию на несколько лет вперёд

Для достижения стратегической цели в 2024 году нужно начать следующие проекты:

сформировать новый отдел для продажи услуг в высоком ценовом сегменте;
разработать для этого же сегмента новые продукты.

Далее эти проекты нужно разбить на этапы продолжительностью в одну-две недели. И в конце каждого этапа следует сформулировать образ результата, который был бы измеримым и осязаемым. Например, к концу следующей недели необходимо:

подготовить первую версию штатного расписания нового отдела продаж;
разработать три продуктовые гипотезы для тестирования.

Выбор продуктовых гипотез, в которые нужно вложить деньги — это этап повышенной сложности, поэтому нужна приборная панель для детального контроля. Она будет отражать:

количество продуктовых портфелей конкурентов, которые вы проанализировали;
количество проработанных идей, на основе которых сформулированы три продуктовые гипотезы.

— Одно дело, когда мы придумали идею «из головы», и совсем другое, когда мы буквально «прочесали» весь рынок. Чем больше чужих идей мы «разобрали по косточкам», тем меньше шансов, что мы упустили что-то критически важное.

Зоя Стрелкова, руководитель направления «Экономика компании» в «АРБ Про»

Если коротко

В реализации бизнес-стратегии могут помочь четыре приборные панели, которые отражают:

1. верхнеуровневые показатели;
2. декомпозицию целей по периодам;
3. план и факт по выполнению этапов проектов;
4. показатели исследовательской деятельности на сложных этапах проектов.

Стратегия компании — это не красивый лозунг, а чёткие указания «сколько чего нужно сделать». На приборной панели руководителя достоверно отражается, «сколько чего делается», а шансы на успешную реализацию повышаются, несмотря на все сюрпризы от внешней среды.

10 шагов для автоматизации управленческого учёта

2024-11-14T12:12:01.858Z

Успех проекта по автоматизации управленческого учёта зависит не только от качества ПО и технических навыков специалистов. Важную роль играет эффективное управление проектом, соблюдение сроков и достижение желаемых результатов для заказчика.

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Как правило, заказчик внедрения автоматизации — предприниматель, который не является экспертом в этой сфере. Он может сформулировать свои ожидания от системы, но реализовать их должен финансист. Задача финансового эксперта — согласовать требования клиента с техническими возможностями ПО и устроить бизнес-процессы так, чтобы итоговая система максимально соответствовала ожиданиям заказчика.

В этой статье Софья Бурцева рассказала о 10 шагах автоматизации управленческого учёта, которые помогут успешно завершить проект и удовлетворить ожидания заказчика.

Автор: Софья Бурцева, финансовый директор, автор телеграм-канала
«Финансовый директор┃Мастер CFO».

Подготовительный этап. Определение цели проекта

Чтобы подготовиться к автоматизации управленческого учёта (УУ), нужно:

определить ожидания заказчика от результата;
выявить проблемы, которые заказчик планирует решить с помощью автоматизации;
оценить возможности для решения этих проблем;
сформулировать результаты проекта с учётом технических возможностей и пожеланий заказчика.

После этого можно последовательно автоматизировать учёт.

— Важно уточнить, что в этих шагах нет подробных технических инструкций для настройки ПО. Такая работа — дело технических специалистов, интеграторов той системы, которую вы внедряете.

Шаги в инструкции — это алгоритм работы финансиста в проекте по автоматизации. Ваша задача — управлять проектом, следить за соблюдением методологии, проверять корректность расчётов и контролировать занесение данных в систему.

Софья Бурцева, финансовый директор

Шаг 0. Формирование проектной команды

Проектная команда по автоматизации УУ включает в себя две основные роли.

1. Исполнители — это сотрудники заказчика, которые принимают участие в процессе автоматизации и заводят первичные данные в систему.

Данные — это основа работы автоматизированной системы. Их точность определяет качество управленческих отчётов. На первых шагах важно проработать методы сбора и обработки данных. Если этот процесс прошёл с нарушениями, то собрать отчёт не получится.

2. Административный ресурс — это также сотрудник заказчика, который обладает широкими полномочиями. Он может отдать распоряжение работнику из любого подразделения компании. Такой человек нужен для управления сотрудниками заказчика на тех этапах автоматизации, на которых без них не обойтись.

Шаг 1. Определение источников данных

На этом этапе нужно проанализировать все необходимые данные и описать источники их возникновения. Источники можно поделить на три вида:

для учёта ДДС;
для расчёта чистой прибыли;
для составления баланса.

Необходимо проанализировать все данные, которые есть в компании для ведения УУ

Шаг 2. Проверка корректности данных в источнике

Далее необходимо проверить:

все ли данные из каждого источника фиксируются;
какие показатели фиксируются и достаточно ли этого для формирования отчётов;
собираются ли данные в нужном объёме и в нужное время.

Шаг 3. Настройка процессов сбора данных

Для процесса сбора данных нужны:

человек, который отвечает за сбор данных;
форма (таблица, отчёт, система), куда эти данные вносятся;
способ передать данные для дальнейшего формирования отчётов.

Такой процесс должен быть эффективным. Например, не должно быть дублирования, когда одну и ту же сумму в разных местах вносят разные люди. Также важно контролировать сроки внесения данных в источники и их дальнейшую передачу.

Проверка процессов включает в себя интервью с ответственными сотрудниками и анализ всех источников сбора данных, в том числе таблиц, 1С и CRM-системы.

Лучше всего составить чек-лист процесса сбора данных

Шаг 4. Выбор П О для автоматизации

Сейчас на российском рынке есть два вида ПО, с помощью которого можно автоматизировать управленческий учёт — это разные конфигурации 1С и сервисы финансового учёта.

Сравнение достоинств и недостатков автоматизации через 1С и сервисы финансового учёта

— Чаще всего я использую интеграцию между 1С и сервисом финучёта. Это позволяет воспользоваться плюсами обеих систем в одном проекте.

1С — это классная система с сильными механизмами для расчёта себестоимости любой сложности, но со слабой визуализацией. Я использую 1С для ведения производственного и складского учёта, другого способа расчёта себестоимости, а также для контроля дебиторской и кредиторской задолженностей. А для формирования управленческих отчётов интегрирую данные из разных источников в сервис финансового учёта.

Софья Бурцева, финансовый директор

Шаг 5. Составление формы отчётов

Для составления отчётов нужно придерживаться классических форм ОДДС, ОПиУ и баланса. Все необходимые расшифровки лучше делать в дополнительных отчётах.

— Я регулярно сталкиваюсь с тем, что собственники думают, что лучше знают, какая форма им нужна. Но чаще всего они ошибаются.

Изменения в процессах работы компании часто порождают изменения перечней показателей, которые нужно контролировать. При этом общая логика анализа финансового состояния компании меняться не должна. Финансисту стоит донести до предпринимателя, что не нужно перестраивать под себя методологию, которой более 100 лет. Нужно научиться ей пользоваться.

Софья Бурцева, финансовый директор

Шаг. 6 Определение методологии сбора отчётов

На этом шаге нужно внедрить методы УУ в используемое ПО. Нужно установить, как формируются суммы в каждой статье отчёта: от момента возникновения данных до их попадания в отчёт. Лучше создать документ, в котором порядок будет полностью прописан.

Шаг 7. Интеграция источников данных в ПО

Затем необходимо определить метод заведения данных в ПО: либо через прямой ручной ввод, либо через импорт данных из других систем.

Шаг 8. Закрепление ответственных за каждый источник данных

Далее нужно назначить ответственное лицо, которое будет обеспечивать полноту и своевременность внесения данных в новое ПО. Возможно, для этого потребуется изменить рабочие процессы некоторых работников. Для поддержки сотрудников рекомендуется разработать обучающие уроки, чек-листы и инструкции.

Шаг 9. Проверка корректности полученных отчётов

Проверка корректности отчётов включает в себя:

сверку системы с источниками данных;
сверку остатков;
оценку на адекватность.

Оценка на адекватность — это способ посмотреть на отчёт через призму того, как предприниматель понимает свой бизнес. При демонстрации отчётов важно понять, как собственник воспринимает полученные цифры.

— На этом этапе важно устранить все сомнения заказчика в корректности полученных финансовых показателей. Для начала перепроверьте ваши расчёты. Если там нет ошибок — проведите повторные встречи с заказчиком, на которых вы покажете методологию расчёта и обоснуете корректность полученных отчётов.

Софья Бурцева, финансовый директор

Шаг 10. Презентация результатов собственнику

Демонстрация полученных результатов — заключительная часть проекта. На этом этапе важно:

объяснить заказчику полученные результаты и сверить их с теми, о которых вы договаривались;
подсветить плюсы проделанной работы и подвести итогви работы;
обосновать важность ежедневного контроля системы УУ для поддержания результатов;
обосновать потребность в вас как в специалисте.