Hyde

Мастер-класс по выполнению заданий, прямо от экспертов

2021-08-10T13:57:32.316Z

Основы продуктивности от Адама Гранта, Лоры Вандеркам, Криса Бейли и Джилл И. Даффи.

Когда наш редактор предложил написать статью о том, как сузить круг основных советов по продуктивности, я был очень рад. Вдохновленный статьей Нью-Йорк таймс, в которой то же самое делалось с финансовыми советами, я получил шанс открыть секреты экспертов по продуктивности в области управления временем и концентрации внимания.

Цель была проста:

связаться с крутыми людьми, которые успевают сделать, казалось бы, сверхчеловеческое количество дел;
узнать у них следующее: «Можете ли вы изложить свои лучшие советы по продуктивности на одной карточке?»;
собрать золото продуктивности для наших читателей...

...и для себя.

Работая в компании, которая создает приложение для повышения продуктивности и много пишет о выполнении дел, я сталкивался со всем этим: правильно питаться, больше спать, делать перерывы... мы все это уже слышали.

Я был рад услышать новые методы, которые были подкреплены инновационными открытиями в области здравоохранения и поведенческих наук. Конечно, у людей, с которыми мне предстояло связаться — авторов, экспертов, профессоров — были советы, выходящие за рамки основ. Они знали секреты продуктивности, которые нам, обычным людям, просто недоступны.

Оказалось, что я был совершенно прав... только не в том смысле, в котором я думал.

Я обратился к ним в ожидании передовых хаков продуктивности. Вместо этого я получил мастер-класс по основам продуктивности.

Вот основные принципы, которые действительно помогут вам повысить продуктивность, прямо от экспертов:

продуктивность — это простота;
помогая другим, вы продвинетесь вперед;
расставляйте приоритеты в работе, которая вас увлекает;
продуктивность требует планирования;
баланс — главное условие продуктивности;
продуктивность требует сосредоточенности;
продуктивность — это выбор важной работы;
личная продуктивность требует личных знаний;
изменяйте свою работу в соответствии с вашими потребностями.

Адам Грант

Репутация:

профессор менеджмента и профессор психологии Уортонской школы Университета Пенсильвании Сол П. Стейнберг, получивший высшую оценку;
автор трёх книг, ставших бестселлерами по версии Нью-Йорк таймс: «Originals», «Option B», «Give and take»;
ведущий WorkLife, оригинального подкаста TED, посвящённого поиску ответов на вопросы о лучшей работе.

Чтобы быть более продуктивным, перестаньте фокусироваться на продуктивности и начните фокусироваться на выполнении работы, которая приносит пользу другим и заряжает энергией вас.

Продуктивность — это простота. Истинная продуктивность заключается не в том, чтобы точно настроить список дел, выбрать подходящую службу электронной почты или чрезмерно управлять своим календарем. Настоящая продуктивность — это внесение нужных дел в список дел, ответы только на те электронные письма, которые имеют значение, и участие только в тех встречах, которые продвинут вас вперед. Речь идет не столько о том, «как», сколько о том, «что». Если первое в значительной степени отвлекает («Какой новейший метод? Новейший инструмент? Лучший совет?»), то внимание ко второму («Чего я хочу? Как я могу предоставить ценность?») способствует движению вперёд. Когда вы сосредоточены на неважных целях, вы чувствуете себя болезненно застрявшим. Это похоже на то, как вы бредёте по беговой дорожке. Конечно, вы бежите, но на самом деле никуда не продвигаетесь. Напротив, когда у вас будет продуктивный день, вы будете знать об этом.
Помощь другим продвинет вас вперед. Наше стремление к личному прогрессу — это всего лишь... личное стремление. Но это не значит, что оно должно быть индивидуалистическим. Благодаря своим исследованиям в области психологии организации, Адам обнаружил, что дающие, те, кто «ориентирован на других, уделяя больше внимания тому, что людям нужно от них», «доминируют на вершине лестницы успеха». Преимущества помощи другим также включают в себя улучшение эмоциональной регуляции и повышение уровня счастья. Продуктивность должна быть не только стремлением к самосовершенствованию, но и миссией по улучшению жизни и работы людей, с которыми мы сталкиваемся.
Отдавайте предпочтение работе, которая вас увлекает. Всегда найдутся задачи, от которых вы будете в ужасе, или встречи, на которые вы не хотите идти. Сократите их по возможности: говорите «нет», делегируйте и автоматизируйте. Это позволит вам освободить место в вашем календаре для дискуссий, которые вас вдохновляют, и место в вашем списке дел для деятельности, которая не кажется вам работой. Когда то, на что вы тратите свое время, совпадает с вашими интересами и ценностями, прогресс ощущается как близкий.

Как это реализовать на практике?

Наложите на себя «запрет на продуктивность» на неделю: не покупайте книги по продуктивности, не скачивайте новые приложения по продуктивности, не просматривайте блоги по продуктивности поздно вечером. Вместо этого сосредоточьте свое внимание на том, что вам нужно сделать и как сделать так, чтобы это соответствовало тому, к чему вы хотите прийти.
Обратитесь к кому-нибудь из сотрудников на работе и спросите, как вы можете использовать свои навыки, чтобы облегчить им жизнь на этой неделе.
Освободите себя от одного обязательства, которое наводит на вас ужас.
Отмените встречу, откажитесь от возможности выступить, верните деньги за курс на выходные. Замените его одним делом, которого вы будете с нетерпением ждать.

Лора Вандеркам

Репутация:

Лора Вандеркам — автор нескольких книг по тайм-менеджменту и продуктивности, включая «Off the Clock», «I Know How She Does It», «What the Most Successful People Do Before Breakfast» и «168 Hours»;
вместе с Сарой Харт-Унгер она является соведущей подкаста «Best of Both Worlds», где они обсуждают вопросы баланса между семьёй и карьерой;
её выступление на TED Talk под названием «Как получить контроль над своим свободным временем» собрало более 3,2 миллионов просмотров.

Продумайте свои недели до того, как вы в них окажетесь (для этого хорошо подходит вторая половина дня в пятницу). Составьте для себя список приоритетов из трех категорий: карьера, отношения, я. Все три категории важны для сбалансированной жизни.

Продуктивность требует планирования. Если подходить к тому, что нам нужно делать, с намерением, то продуктивность будет казаться второй натурой. Вандеркам призывает нас рассматривать нашу неделю как 168-часовой блок и говорит о том, что «хорошо спланированные блоки по 168 часов достаточно велики, чтобы вместить работу на полную ставку, интенсивное участие в жизни семьи, омолаживающий досуг, достаточный сон и все остальное, что действительно важно». Вместо того, чтобы размышлять о том, что нам нужно делать дальше, от часа к часу или от минуты к минуте, планирование наперёд позволяет нам сэкономить время на нерешительность и помогает нам более точно выполнить все, что мы хотим сделать.
Баланс является центральным фактором продуктивности. Если все часы в сутках посвящать исключительно карьере, это быстрый путь к выгоранию. Вместо этого уделяйте внимание всем важным сферам своей жизни. Будьте амбициозны, когда речь идет о карьере, но в равной степени заботьтесь о важных отношениях в своей жизни и соблюдайте баланс во всех её областях. Пренебрежение заботой о себе может стать мощной движущей силой в отсутствии продуктивности и снижении способности концентрироваться.

Как это реализовать на практике?

Каждую неделю выделяйте в своем календаре 1-2 часа на планирование предстоящей недели.
Проверьте, отражает ли ваш список дел или календарь всесторонний подход к жизни. Задайте себе вопрос: «Находит ли всё, что я должен сделать, баланс между выполнением моей лучшей работы, проведением времени с людьми, которые мне дороги, и заботой о моем эмоциональном и физическом благополучии?».

Крис Бейли

Репутация:

Крис Бейли — автор двух книг о продуктивности: «The Productivity Project» и «Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distraction»;
в рамках проекта под названием «Год продуктивности» Крис неустанно читал и писал (более 200 000 слов) о продуктивности;
он провёл десятки экспериментов по продуктивности, включая медитацию в течение 35 часов в неделю и питье только воды в течение месяца.

Работайте осознанно и с прицелом на то, что действительно важно.

Продуктивность требует сосредоточенности. Имейте в виду эту информацию: «Сегодня мы сталкиваемся с большим количеством отвлекающих факторов, чем за всю историю человечества». В условиях непрекращающегося потока дел, которыми мы могли бы заниматься, практика сознательного сосредоточения на том, что мы делать должны, важна как никогда. Не помня о том, куда нужно направить своё внимание, мы бесцельно движемся по списку дел, не достигая ничего особенного. Освободитесь от отвлекающих факторов. Бесконечные уведомления на устройствах, поток встреч и навязчивая проверка электронной почты — всё это обычные отвлекающие факторы, которые снижают нашу продуктивность.
Продуктивность — это выбор важной работы. Крис предлагает четыре типа задач: ненужная работа, отвлекающая работа, необходимая работа и целенаправленная работа. Поскольку количество дел, на которых мы можем сосредоточиться, ограничено, он призывает нас выбирать «целенаправленную работу», которая одновременно продуктивна и привлекательна. Целенаправленная работа включает в себя деятельность, которая одновременно увлекает и оказывает воздействие, приводит к полному погружению в работу, которая приносит невероятное удовлетворение.

Как это реализовать на практике?

Усердствуйте в устранении отвлекающих факторов. Во время работы используйте блокировщики сайтов, чтобы отключить отвлекающие сайты, переведите телефон в авиарежим и наведите порядок на своём столе.
Практикуйте однозадачность вместо многозадачности, работая над одной задачей до завершения, прежде чем приступить к другой.
В следующий раз поймайте себя на том, что вы собираетесь рефлекторно сказать «да». Вместо этого потренируйтесь говорить «нет» и направьте своё внимание на заранее определенный приоритет.

Джилл И. Даффи

Репутация:

автор книги «Get Organized: How to Clean Up Your Messy Digital Life»;
создатель и автор веб-сайта «Productivity Report», где она обобщает исследования в области продуктивности и делится практическими подходами к ней;
внештатный редактор PCMag, где она пишет обзоры технологических продуктов, а также колонки о том, как стать более организованным с помощью технологий.

Работайте с чертами своего характера, а не против них.

Личная продуктивность требует личных знаний. Вместо того, чтобы подстраивать свои природные склонности под последние тенденции продуктивности, узнайте, какие методы действительно работают на вас. Как правило, выбирайте путь наименьшего сопротивления. Не чувствуйте себя виноватым, просыпаясь в 7 утра вместо 5 утра или бегая трусцой вместо того, чтобы присоединиться к последнему фитнес-кику. Если ваши природные наклонности противятся занятиям, которые вы должны делать, используйте то, что вам нравится делать, с помощью таких приемов, как объединение соблазнов, когда приятное занятие сочетается с менее приятным.
Изменяйте свою работу под себя. Часто не существует правильного способа выполнения работы. Дайте себе свободу адаптировать то, что вам дают, и заставить это работать на вас. Вас попросили сделать презентацию в Пауэрпоинте, но вы ненавидите публичные выступления и создание слайдов? Предложите вместо этого беседу у камина или вопросы и ответы. Это относится и к методам повышения продуктивности. Не нравятся 25-минутные сессии помодоро? Замените их 45-минутными. Поиск благоприятных альтернатив для выполнения дел может привести к волшебным результатам.

Как это реализовать на практике?

Обратитесь внутрь, а не вовне. Вспомните, когда вы в последний раз успешно завершили важный проект или сделали что-то стоящее. Как вы это сделали?
Сосредоточьтесь на тех методах, которые позволяли вам в прошлом пройти путь от начала до конца, а не подбирайте новые тактики повышения продуктивности;
в следующий раз, когда вы подумаете: «Это не сработает», составьте список из 5 альтернатив, которые могут сработать.

Магия метода подсказок заключается в том, что он отсекает шум и оставляет место только для того, что действительно важно. Если я что-то и вынесла из опыта экспертов по продуктивности, так это следующее: признайте хаки тем, чем они на самом деле являются — быстрыми и непостоянными решениями сложных и давних проблем. Если есть возможность, выбирайте основы.

Автор: Фадеке Адегбуйи

Статья: https://blog.doist.com/masterclass-in-getting-stuff-done/

Подробное руководство по планированию своего дня

2021-08-05T10:44:53.610Z

10-минутная практика продуктивности для достижения большего в работе и жизни.

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает неудачи на поле. Крупное событие без проработки всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не уделяем приоритетного внимания планированию там, где это важнее всего — в нашей повседневной жизни. Начиная утро без четкого плана, мы настраиваемся на неудачу.

Мы ставим цели на сезоны и годы, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы перенимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, чему мы отдаем предпочтение — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц помогают нам перезагрузиться и обрести баланс, но если число дней без намерений превышает число дней с целями, в итоге мы не достигаем своих целей и удивляемся, куда делось время.

Лучшая защита от суматошных, но непродуктивных дней — это хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье мы расскажем вам о том, как планировать свой день для более спокойной и сфокусированной продуктивности, которая приближает вас к вашим целям. Хотя планирование дня займет всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно строить день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, когда вас посетит мотивация или вдохновение, и составьте расписание для своих привычек». Мотивация вытекает из действий, а не наоборот.

Вот почему так важно иметь ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию, чтобы захватить день и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но такие дни — исключение. Нам нужно успеть всё сделать даже тогда, когда мы просыпаемся уставшими и не отдохнувшими, хотим вернуться в постель или мечтаем о пятнице в 17:00. Именно в такие дни важнее всего начать день с плана.

Начните с того, что установите будильник для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день: либо во время ритуала прекращения работы, либо первым делом утром. Чтобы легче было выработать привычку, совместите новую ежедневную сессию планирования с уже существующей привычкой, например, с утренним кофе или прослушиванием музыки.

Используйте приложение для составления списка дел, например Тудуист, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на телефоне.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу же видим результаты своей самоотверженности. К счастью, планирование своего дня — это привычка, которая приносит немедленные плоды. Вы будете чувствовать себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, имея план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет привычкой.

Вам трудно превратить ежедневное планирование в рефлекторную привычку? Не прерывайте цепочку!
Продолжайте планировать свой день и в выходные, даже если вы планируете провести день спокойно. Добавьте в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье поручения, поход в кино или ужин, чтобы освободить место в своем расписании для отдыха, развлечений и побочных проектов.

Составьте свой список дел с учётом своих целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Другое дело — убедиться, что ваш план действительно продвигает вас к вашим большим целям. Используйте ежедневное планирование для того, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом.

Шаг первый: разбейте свои большие цели на части

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить в свой ежедневный список дел «Привести себя в форму», но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем велотренажере» или «совершить вечернюю прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приближают вас к обеим.

Если вам трудно составить реалистичный ежедневный список дел, отражающий все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перегружать себя не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Проведите инвентаризацию обязательств, чтобы выделить меньшее количество наиболее важных для вас целей. Как правило, не ставьте перед собой более 5 крупных целей одновременно, а также рассмотрите возможность сочетания краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование своего дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и всего несколько часов в сутках. Это нормально. Хотя некоторые цели требуют ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы, возможно, захотите составить пакет задач и сосредоточиться только на делах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы можно складывать задачи по достижению личных целей на выходные. В воскресенье вечером или в понедельник утром найдите время, чтобы увеличить масштаб и сделать легкий набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях и в какие дни вы будете сосредоточены. Сохраните детали для ежедневного планирования.

Шаг третий: добавьте свои неотложные дела в последнюю очередь

Большинство людей при планировании своего дня начинают именно с этого шага. Они начинают с назначенных встреч, обязательных совещаний, срочных дедлайнов, а затем пытаются уместить вокруг них задачи, ориентированные на достижение цели. Вместо этого, подумайте о том, чтобы оставить этот шаг на конец. Таким образом, вы будете вынуждены подгонять задачи, которые нужно сделать, под задачи, которые вы поставили перед собой, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на ежедневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. В реальности у нас есть обязательства и обязанности, которые мы должны выполнять. Некоторые из них не оказывают большого влияния на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей, насколько это возможно: пересмотрите периодичность встреч, подумайте о делегировании обязанностей и научитесь говорить «нет». Тем не менее, нет ничего страшного в том, что в вашем списке дел есть вещи, которые просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и сил.

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, а в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них из списка. Конечно, мы что-то сделали, но ничего из того, что планировали. Противоположное интуитивному решение, как сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Возможно, вы думаете: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредоточусь только на одной задаче в день?». В книге «Make Time: How to Focus on What Matters Every Day» Джейк Кнапп и Джон Зератски обсуждают коварный феномен занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и ситуативными запросами может возникнуть ощущение, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

В качестве бальзама против суматошных дней, которые проходят без продвижения вперед, они вводят концепцию «Выделения времени»:

Первый шаг — решить, для чего вы хотите найти время. Каждый день вы будете выбирать одно занятие, которому отдадите приоритет и защитите его в своем календаре.

Если вы затрудняетесь с выбором того, что может быть вашим главным приоритетом на день, Кнапп и Зератски предлагают следующую простую эвристику:

Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, будет светлым пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким в вашем дне?», что вы хотите услышать в ответ? Когда вы оглядываетесь назад на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите смаковать? Это и есть ваш приоритет.

Если мы будем честны, то завершение дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более долгосрочной перспективе завершение 5-7 крупных дел в неделю является значительным. Значит ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В целом, нет. Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Используйте планировщик задач, чтобы отметить приоритетное дело на день и переместить его в начало списка. В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто поставьте звездочку, выделите или подчеркните самую важную задачу в вашем списке дел в блокноте или ежедневнике. Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте расстановку приоритетов ключевой частью планирования своего дня.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это и эффективный способ выполнения дел и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения продуктивности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как использовать их для планирования дня. Найдите метод продуктивности, который подходит именно вам. Даже если для этого придется переделать существующий или создать новый с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съесть лягушку

Метод продуктивности «Съешь лягушку» просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить её в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы начать действовать раньше. Иногда это та задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и «съесть лягушку»). Это может быть задача, которая кажется слишком большой, чтобы её решать, или та, которая вызывает у нас дискомфорт. Возьмитесь за нее сразу же, пока у вас нет возможности откладывать.

Во время ежедневного планирования поставьте «лягушачью» задачу в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими сфокусированными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще неуспевающим студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенной учебе, используя кухонный таймер в форме помидора («omodoro» по-итальянски). Этот метод включает в себя следующие шаги:

Приобретите таймер.
Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не прозвонит.
Когда работа закончится, отметьте один помодоро и запишите, что вы выполнили.
Сделайте пятиминутный перерыв.
После четырёх интервалов, или «помодори», сделайте более длительный, 20–30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Помодоро, подсчитайте, сколько помодоро (25-минутных рабочих сессий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка. Запишите это число перед каждой задачей с помощью эмодзи помидора или просто само число в скобках. Этот метод заставит вас задуматься о том, сколько времени займет ваша работа, и спланировать ее соответствующим образом. Вы можете использовать помодорос в течение всего дня или просто использовать этот метод для выполнения главной задачи.

Блокирование времени

С помощью метода продуктивности «Блокирование времени» разделите свой день на отдельные блоки времени. Это может быть конкретное время 9:30–11:30 утра или просто «Утро» в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвятите каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и техника Помодоро, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимают ваши дела. Для большей точности обязательно включайте блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагаете. Это нормально. Быстро вносите изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы будете лучше понимать, сколько времени занимают задачи. В то же время, хорошее эмпирическое правило — удваивать время, которое, по вашему мнению, потребуется на выполнение того или иного задания.

Матрица Эйзенхауэра

Метод продуктивности «Матрица Эйзенхауэра» заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что наиболее срочно, независимо от того, важно это или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как следует поступать с задачами, которые попадают в каждый из них:

«Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно,
«Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы в вашем списке дел или календаре,
«Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому,
«Несрочные и неважные задачи» следует удалить.

Для начала составьте свой обычный список дел, включив в него все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырём вышеупомянутым категориям. Как только вы выделите эти категории, действуйте со своим списком дел соответствующим образом: выполняйте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет второй натурой, и вы естественным образом составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию, теперь пришло время выбрать инструменты. Ниже представлены самые популярные варианты от программ для повышения продуктивности до бумаги и ручки.

Приложение для составления списка дел

Цифровой менеджер задач — отличный выбор для тех, кто подкован в технологиях и привык доставать телефон или планшет вместо блокнота. Преимущество приложений для составления списков дел в том, что все находится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете плавно переносить задачи со дня на день по мере изменения ваших планов, организовывать соответствующие документы и ссылки рядом с задачами и иметь автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Цифровой список

Если вы не хотите использовать полноценный менеджер задач, но при этом хотите иметь цифровое решение, обратите внимание на менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

Приложение для заметок или текстовый редактор. Используйте простое приложение для заметок, чтобы вести список задач на день. Просто отмечайте пункты с помощью флажков или зачеркивания.

Таблицы Google или Excel. Планируйте свой день в электронной таблице. Это поможет вам добавить больше контекста и примечаний к конкретным ячейкам. Такие методы, как блокировка времени, также способствуют работе в цифровой сетке.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают уже привычный инструмент планирования дня, календарь. Календарь Apple, календарь Google — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования своего дня и добавления задач наряду с встречами, совещаниями и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения продуктивности, как блокирование времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как на веб-сайте, так и на мобильном устройстве.

Бумажный планировщик

Для тактильных людей бумага и ручка — лучший способ планирования дня. Она может принимать любые формы, включая блокноты, ежедневники или специализированные планировщики. Мы бы только предостерегли от заметок на бумаге или от свободной бумаги. Несмотря на простоту и небрежность, случайные клочки бумаги не позволят вам вернуться к старым задачам и проанализировать эффективность вашего ежедневного планирования.

Блокнот. Для простой системы планирования с помощью ручки и бумаги подойдет простой линованный или нелинованный блокнот. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату в верхней части. Попробуйте использовать блокноты с решеткой, которые помогут создать разделения, если это необходимо.

Ежедневники или планировщики. Это блокноты с местом для планирования каждого дня в году с 1 января по 31 декабря. Это позволяет выделить место для ежедневного планирования и с легкостью возвращаться к предыдущим и предстоящим записям.

Специализированные планировщики. Мы наблюдаем рост специализированных планировщиков или систем планирования с помощью бумаги и ручки, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для целеустремленных практиков.

Гибрид цифровых и бумажных средств

Когда речь идет о ежедневном планировании, не обязательно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты, вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Ниже приведены несколько различных способов, с помощью которых вы можете использовать гибридную систему.

Личное и профессиональное разделение. Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Этот метод может быть полезен, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Таким же образом можно использовать менеджер задач на неделе и дневник на выходных.

Сначала бумажный, потом цифровой. Возможно, вам нравится тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы цените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня найдите время, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой менеджер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете взять с собой на встречу блокнот и уйти с пунктами действий и просьбами, которые вы набросали в блокноте. Затем вы можете перенести эти пункты в свой цифровой список дел, добавив даты исполнения и уровни приоритета, чтобы они не остались незамеченными.

Мышление на бумаге, исполнение в цифровом формате. Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках чистый лист и ручка. Изложите свои планы на день на бумаге, добавив к ним любые заметки и мысли. Затем перенесите их в цифровой список дел, чтобы сделать свои задачи более выполнимыми.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже имея твердый план и самые благие намерения, трудно выполнить все дела за день. Мы неизбежно выбиваемся из графика, отвлекаясь на мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Временные задачи, поставленные руководителями или делегированные коллегами, могут нарушить нашу концентрацию и заставить нас сосредоточиться на незапланированных делах.

К сожалению, эти прерывания могут превратиться в снежный ком непродуктивных дней и неэффективных недель. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не будут проходить точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, разработанных экспертами по продуктивности, которые помогут вам придерживаться плана на день и корректировать его, если что-то пошло не так.

Устраните отвлекающие факторы

Чтобы оставаться сосредоточенным, устраните обычные факторы, которые отвлекают вас от поставленных на день целей, особенно если большая часть вашей работы выполняется с помощью компьютера. Если возможно, работайте с закрытыми программами на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, с телефоном на беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв прокрутки социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными на несколько часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание своего бюджета может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте автоматическое приложение для отслеживания, которое собирает информацию об использовании настольных и мобильных устройств и сортирует ваше время в Интернете на продуктивное, нейтральное и отвлекающее. Вы можете установить ежедневные цели по продуктивности и проверять в течение дня, приближаетесь ли вы к цели или не достигаете её.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените осознанность к продуктивности, регулярно проверяя себя, насколько целенаправленно вы двигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, тренер руководителей и автор бестселлера «18 минут», предлагает регулярно ставить таймер, чтобы перефокусировать себя:

Поставьте часы, телефон или компьютер на ежечасный звонок. Когда он прозвенит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите на свой календарь и осознанно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

Скорректируйте свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не вернувшись к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам приходится переключиться на задачу, не предусмотренную планом, потратьте несколько минут на корректировку своего плана на день: перенесите дела на более позднее время или перенесите их на завтра. Затем работайте по новому плану.

Кэл Ньюпорт, профессор информатики Джорджтаунского университета и автор бестселлера «Глубокая работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана, используя метод блокировки времени с помощью ручки и бумаги:

Я оставляю немного дополнительного места рядом с моими временными блоками. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день складывается неожиданным образом.

Нулевой список дел

В большинстве дней вы не сможете закончить все дела из своего списка. Однако все равно дойдите до «нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор компании Дуист, делится своим личным методом повышения продуктивности Системист, включая «Нулевой список дел» — концепцию, вдохновленную «Inbox Zero»:

В конце дня я хочу иметь ноль задач в моём сегодняшнем списке. Правда в том, что в большинстве дней я не успеваю выполнить все, что есть в моем сегодняшнем списке, и откладываю дела на потом. Это не является чем-то негативным. Я вижу в этом возможность оценить, на каком этапе я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Завершая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и с новыми силами взяться за завтрашний день.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, перевели долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения продуктивности и инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые перерастают в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте своему процессу работать на автопилоте. Найдите время, чтобы регулярно анализировать, помогает ли вам ваш подход к ежедневному планированию достигать большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, уделяйте время тому, чтобы рассмотреть, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его подкорректировать или даже пересмотреть, чтобы сделать более эффективным.

Подумайте над следующими вопросами:

Я провожу дни спокойно и целенаправленно или напряженно и бессистемно?
Выполнил ли я все свои ежедневные планы или пропустил некоторые?
Чувствую ли я себя завершенным в конце большинства дней?
Решаются ли мои приоритетные задачи?
Нахожусь ли я на пути к достижению своих долгосрочных целей?
Этот день был особенно продуктивным — почему?
В этот день я не совершил ничего важного — почему?

Честно рассказав о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем скорректировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуски ежедневных сессий планирования могут означать, что они слишком затянулись, и лучше использовать более рациональный подход. Если мы не продвигаемся к своим целям, это может означать, что у нас их слишком много или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Возможно, нам просто нравится ручка и бумага, в то время как мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, постарайтесь решить ее, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы остановимся на том методе, который действительно позволяет добиться большего.

При планировании своего дня стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Хотя мы привели советы и тактику эффективного планирования дня, не существует «серебряной пули». Напротив, мы чувствуем себя наиболее готовыми к работе, когда мы постоянно приходим на работу. Продуктивные дни превращаются в продуктивные недели, месяцы и годы. Когда мы с намерением и сосредоточенностью день за днем решаем свои задачи, нет предела тому, чего вы можете достичь.

Автор: Фадеке Адегбуйи

Статья: https://blog.doist.com/how-to-plan-your-day/

Как (на самом деле) прочитать больше книг в 2021 году

2021-08-06T14:05:27.572Z

Уроки перехода от 12 книг в 2019 году к 40 книгам в 2020 году.

Каждый январь я думаю: это будет год, когда я прочитаю много книг. И каждый декабрь я удивляюсь, почему я этого не сделал. Я не одинок. Больше читать — одна из самых популярных новогодних резолюций. И, как и многие другие решения, оно часто уступает место другим требованиям жизни.

В прошлом году я решил по-другому подойти к тому, как я думаю о чтении. Раньше я считала, что должна больше читать, потому что это хорошая привычка. Я писатель, и мне хотелось быть похожей на людей, которые читают по книге в неделю или даже в день. В этот раз я меньше задумывалась о том, что «должна», а больше о том, как найти время для чтения и как получить от него удовольствие. Я заново осознала, почему мне больше всего хочется читать: я узнаю что-то новое, это улучшает мою письменную речь, это вдохновляет меня на творчество, это помогает мне общаться с людьми.

Я также хотела тратить меньше времени на прокрутку информации в социальных сетях и новостных приложениях, что, в отличие от книг, оставляет у меня ощущение, что я перегружена информацией и ничего из нее не запомнила.

«Когда я думаю о том, сколько книг мне еще предстоит прочитать, я уверен в дальнейшем счастье» — Жюль Ренар.

Моя стратегия окупилась. В 2020 году я прочитала 40 книг по сравнению с 12 в 2019 году. Конечно, помогло то, что у меня было гораздо больше времени дома. В это число вошли несколько книг на французском языке, благодаря моему французскому книжному клубу; несколько романов, которые я читала в книжных клубах, например, «Домовой» и «Ребекка», и одна из моих давних целей (и одна из моих первых аудиокниг) — «Демократия в Америке» Алексиса де Токвиля.

Основываясь на моем опыте и опыте многих книголюбов, которые вдохновили меня на такой подход, вот руководство о том, как действительно прочитать больше книг в 2021 году.

Найдите свою мотивацию

«Читатель проживает тысячу жизней перед смертью, сказал Жойен. Человек, который никогда не читает, живет только одну» — Джордж Р. Р. Мартин, «Танец с драконами».

Я всегда любила книги и считала себя читателем, но когда я закончила школу, я читала гораздо меньше, чем ожидала. Без профессоров, уроков и оценок, которые подталкивали бы меня, мне нужно было (заново) познакомиться с внутренним вознаграждением за чтение — так называемой внутренней мотивацией. Студенты, у которых есть внутренние причины для чтения, с большей вероятностью будут чувствовать мотивацию к чтению и лучше понимать то, что они читают.

Ваша мотивация к чтению, скорее всего, будет индивидуальной. Но если вам нужно вдохновение, потратьте немного времени на то, чтобы понять, какие из перечисленных ниже преимуществ вам наиболее близки.

Расширяйте свои знания

«Люди записывают свои знания в виде книг уже более 5 000 лет. Это означает, что над чем бы вы сейчас ни работали, над какой бы проблемой ни бились, она наверняка уже описана в какой-то книге кем-то гораздо более умным, чем вы. Избавьте себя от необходимости учиться методом проб и ошибок — найдите этот момент. Воспользуйтесь этой перспективой» — Райан Холлидей.

Когда вы читаете, вы накапливаете знания, которые вы можете использовать в повседневной жизни: на работе, в разговорах, при принятии личных решений. Практически любой вопрос, с которым я сталкивалась, находит разумное и продуманное решение в книге.

Улучшите свой мозг

«Ему нравился сам акт чтения, магия превращения царапин на странице в слова в его голове» — Джон Грин, «Изобилие Кэтрин».

Чтение книг так же полезно для мозга, как физические упражнения для тела. Оно способствует развитию когнитивных функций, улучшает обработку языка, замедляет ухудшение памяти и расширяет словарный запас.

Однако то, что чтение (или физические упражнения) полезно для нас, не делает его лёгким. Меня мотивирует осознание того, как меняется мой мозг, когда я читаю. Невролог Мэриэнн Вульф описывает этот уникальный опыт в книге «Пруст и кальмар: история и наука читающего мозга»:

Существует лишь несколько более мощных приёмов, реализующих удивительную способность человеческого мозга перестраивать себя для обучения новой интеллектуальной функции, чем акт чтения. В основе способности мозга обучаться чтению лежит его протеиновая способность устанавливать новые связи между структурами и цепями, изначально предназначенными для других, более базовых процессов мозга, которые имели более длительное существование в человеческой эволюции, таких как зрение и разговорный язык.

Снимите стресс и расслабьтесь

«Чтение — это побег и противоположность побегу, это способ установить контакт с реальностью после дня, проведённого в придумывании вещей, и это способ установить контакт с чужим воображением после дня, который слишком реален» — Нора Эфрон.

Погружение в книгу избавляет нас от чувства усталости, которое мы испытываем от постоянного подключения к сети. Уже после шести минут чтения книги уровень стресса значительно снижается, даже больше, чем от других расслабляющих занятий, таких как прослушивание музыки, чашка чая или прогулка.

Почувствуйте себя менее одиноким

«Вы думаете, что ваша боль и сердечные страдания не имеют аналогов в истории мира, но потом вы читаете. Именно книги научили меня тому, что вещи, которые мучают меня больше всего — это те самые вещи, которые связывают меня со всеми живыми людьми, которые когда-либо были живы» — Джеймс Болдуин.

«Чтение приносит нам неизвестных друзей» — Оноре де Бальзак.

Чтение помогло мне справиться с одиночеством, особенно в этом году, в условиях изоляции, вызванной глобальной пандемией. Книги борются с одиночеством, потому что они открывают нам, возможно, больше, чем любое другое занятие — внутреннюю жизнь другого человека, вызывая чувство коллективной идентичности и принадлежности.

Когда мы читаем, у нас также есть возможность общаться с другими людьми за чем-то значимым — один из самых надежных способов уменьшить одиночество. Это может происходить через книжные клубы, занятия или литературные мероприятия. Чтение даже связано с улучшением социальных навыков, таких как понимание других людей и более близкие отношения. Все эти преимущества привели к тому, что одна из политических групп Великобритании рекомендовала использовать чтение для борьбы с эпидемией одиночества в обществе.

Получите искру творчества

Помещая нас во внутреннюю жизнь других людей, чтение, особенно художественной литературы, делает нас более эмпатичными, что связано с творчеством. Оно также вдохновляет нас увидеть мир и самих себя по-новому, что может выбить нас из творческой колеи.

Засыпайте

«Возьмите с собой в постель хорошую книгу — книги не храпят» — Теа Дорн.

Для тех, у кого проблемы со сном, чтение книги — один из самых эффективных способов задремать, потому что оно утомляет наши глаза и расслабляет нас. Использование цифровых устройств перед сном, напротив, нарушает циркадный ритм нашего организма и не дает нам уснуть.

Уменьшите трение при чтении

«Книги — это уникальная портативная магия» — Стивен Кинг.

Один из самых эффективных способов тратить меньше времени на такие привычки, как социальные сети, онлайн-покупки или видеоигры — это создать «трение» в том, как вы к ним обращаетесь. Принцип трения можно использовать и для чтения. Уменьшите трение при чтении, максимально упростив процесс чтения книг. Запланируйте, как вы будете покупать или брать книги, и какие инструменты вы будете использовать для чтения, например, электронные читалки и приложения для аудиокниг.

У меня даже есть процесс получения доступа к новой книге, чтобы было легче продолжать чтение. Сначала я проверяю, есть ли она в моей библиотеке. Если я не могу найти ее там, я покупаю ее в виде электронной книги или в независимом книжном магазине. Если я не могу найти книгу ни в одном из этих вариантов, я решаюсь и заказываю ее на Амазоне.

Библиотека (и другие виды заимствования)

«Никогда не извиняйтесь перед автором за то, что купили что-то в мягкой обложке или взяли в библиотеке (они для этого и существуют, пользуйтесь своей библиотекой). Не извиняйтесь перед автором за то, что покупаете книги из вторых рук, получаете их на буккроссинге или одалживаете экземпляр у друга. Для меня важно, чтобы люди читали эти книги и наслаждались ими, и чтобы в какой-то момент книга была кем-то куплена. И что люди, которым что-то нравится, рассказывают об этом другим людям. Самое главное, чтобы люди читали» — Нил Гейман.

Библиотеки — это простой и дешевый способ читать, а библиотечные системы по всему миру все чаще имеют коллекции электронных книг и аудиокниг. Если у вас еще нет читательского билета, оформите его. Затем с помощью читательского билета создайте учетную запись для входа в виртуальный каталог библиотеки, где вы можете искать и запрашивать печатные, аудио- и электронные книги.

Друзья и родственники — это также отличный способ одолжить или обменяться книгами и почерпнуть новые идеи о том, что почитать.

Совет: устройте доступный, экологичный и значимый обмен подарками на праздники, обменявшись старыми книгами с семьей или друзьями.

Печатные книги

Преимущество покупки печатных книг перед заимствованием заключается в том, что вы можете писать в них, легко возвращаться к ним в будущем, и вы поддерживаете авторов.

Электронные книги

«Книгам угрожает Киндл не больше, чем лестницам лифты» — Стивен Фрай.

Хотя некоторые люди предпочитают читать печатные книги, мне нравится иметь в своем распоряжении как электронные, так и печатные книги. Преимущество чтения электронных книг в том, что они легкие, компактные и отлично подходят для путешествий (не забывайте, что вы можете скачивать книги в дороге). Доступ к электронным книгам обычно осуществляется с помощью электронной читалки, но вы также можете читать с помощью планшета или смартфона. Более дорогие версии включают такие функции как эргономичный дизайн, водонепроницаемый материал и увеличенный объем памяти.

Аудиокниги

Прослушивание аудиокниг определенно считается чтением книги. Правда в том, что у каждого формата есть свои преимущества (текст лучше для понимания сложных тем, аудио — для распознавания акцентов), но наличие доступа к аудиокнигам позволяет читать больше (во время бега, готовки, вождения, уборки, выгула собаки и т. д.). Или, как говорит психолог Дэниел Т. Уиллингхэм, аудиокниги «добавляют грамотность в те моменты, когда иначе ее не было бы».

Вам понадобится приложение для прослушивания аудиокниг на вашем устройстве (устройствах), которым обычно является смартфон. Аудиокниги можно покупать по меню или по подписке.

Составьте свой список для чтения

«Я верю, что в определенные периоды нашей жизни нас тянет к определенным книгам — будь то прогулка по проходам книжного магазина без малейшего представления о том, что именно мы хотим прочитать, и внезапное обнаружение самой идеальной, самой замечательно подходящей книги, смотрящей нам прямо в лицо» — Сесила Ахирн.

Самый верный способ больше читать — это иметь книги, которые вы хотите прочитать. Теперь, когда у вас есть инструменты для чтения, вот как составить список книг, чтобы у вас всегда было что почитать.

Определите, что вам нравится

«Я никогда не чувствовал себя виноватым за чтение. Я чувствую себя виноватым, играя в покер на телефоне и просматривая ответы на кроссворды» — Джесс Уолтер.

Если в прошлом у вас были проблемы с чтением, возможно, вы читали в стиле или жанре, который вам не по душе. Читайте все, что хотите, и не чувствуйте себя виноватым, если вам кажется, что то, что вы читаете, недостаточно высокого уровня. Вот несколько идей для открытия новых книг:

Попробуйте разные жанры:

художественная литература: фэнтези, графический роман, историческая фантастика, литературный роман, тайна, романтика, научная фантастика, молодежная фантастика;
нехудожественная литература: биография (а также автобиография и мемуары), история, юмор, журналистика, развитие личности, философия, путешествия.

Просмотрите списки лучших книг, например, следующие:

New York Times — 10 лучших книг 2020 года и 100 примечательных книг 2020 года.
Goodreads — самые популярные книги, опубликованные в 2020 году
Amazon — самые покупаемые
The New Yorker — лучшие книги 2020 года
Список литературы на всю жизнь от книжного блоггера и профессора английского языка Джона Пистелли
Список для чтения команды Doist

Получите рекомендации:

попросите друзей или родственников с похожими вкусами посоветовать вам их лучшие книги;
присоединитесь к специализированным социальным сетям для читателей (например, Буксграм), чтобы увидеть, что читают друзья;
следите за блогами или подписывайтесь на электронные рассылки.

Ведите список книг

Ведение списка книг, которые вы хотите прочитать, означает, что у вас в запасе есть много книг на тот случай, если вам понадобится что-то новое.

Выбирайте книги, соответствующие вашему настроению

Хотите ли вы узнать больше об определенном историческом периоде, пытаетесь ли освоить новую профессию или хотите убежать в вымышленный мир — выбор книг, соответствующих вашему настроению, обстановке или тому, что у вас на уме, будет мотивировать вас к чтению.

Пробуйте, прежде чем читать

Часто вы можете скачать бесплатные образцы книг для вашей электронной читалки или приложения для аудиокниг, или прочитать первую часть книги на Амазоне. Даже если вам нравится читать книги в мягких и твердых обложках, цифровые образцы помогут вам сэкономить деньги и время на некачественных книгах.

Держите несколько книг одновременно

Когда дело доходит до прослушивания музыки или просмотра телевизора, у нас есть неограниченный выбор. Вы с большей вероятностью будете читать, если будете думать о книгах так же, говорит Кевин Нгуен:

«Мы должны думать об этом так же, как вы садитесь смотреть Нетфликс. Может быть, однажды вы доберетесь до очереди документальных фильмов, но, скорее всего, вы просто посмотрите «Офис».

Именно здесь очень помогает наличие нескольких точек доступа к книгам, таких как электронная читалка, приложение для аудиокниг, местная библиотека и книжный магазин.

Установите цели чтения

«В случае с хорошими книгами дело не в том, сколько из них вы сможете прочесть, а в том, сколькими из них вы сможете проникнуться» — Мортимер Дж. Адлер, автор книги «Как читать книги: Классическое руководство по интеллектуальному чтению».

Хотя формирование привычки к чтению и получение удовольствия от чтения — это самый эффективный способ читать больше книг, постановка целей чтения поможет мотивировать вас.

Поставьте количественную цель

Один из способов читать больше — поставить перед собой цель прочитать определенное количество книг в год. Будьте амбициозны, но реалистичны. Вместо того чтобы стремиться к количеству книг, которые, по вашему мнению, вы «должны» прочитать (или к количеству книг, которые читает Билл Гейтс), поставьте себе цель немного больше, чем количество книг, прочитанных вами в прошлом году или в прошлом месяце. Если вы будете заняты и какое-то время не будете читать, ничего страшного. Вернитесь к этому, когда сможете, и при необходимости повторите свою цель.

Джеки Клэр, которая ведет блог о книгах, имеет несколько стратегий для прочтения 60-70 книг в год:

Отслеживание моего чтения (на Гудридс) помогло мне увеличить количество книг, которые я могу прочитать каждый год, и я также думаю, что осведомленность обо всех замечательных книгах, выходящих в течение года, мотивирует меня хотеть добраться до них. Я также покупаю много книг, и моя огромная стопка подлежащих прочтению заставляет меня чувствовать себя виноватой и желать читать больше, чтобы справиться с этим!

...Или не ставьте количественную цель

Недостатком постановки цели прочитать определенное количество книг в год является то, что это может стимулировать выбор книг, потому что они короче или легче, торопливое прочтение книг или потерю внимания к другим причинам, по которым вы читаете, что называется «невнимательной слепотой». Даже если цель достигнута, если чтение становится больше похоже на гонку, чем на приятный опыт, это может отвратить вас от чтения.

Именно это испытал на себе Чад Холл, который в один год поставил перед собой цель прочитать 80 книг и превзошел ее:

За весь год я чувствую, что научился очень малому. Я читал больше, а знал меньше. Кажется, что чем быстрее я читал, тем ниже становилось мое понимание. Теперь я знаю, что аудиокнига на двойной скорости — это точный предел скорости моего понимания.

Другие виды целей

Если вам нравится ставить цели, но вы не хотите ограничивать себя цифрами, вот несколько других способов постановки целей:

страницы: возьмите на себя обязательство читать определенное количество страниц в день (подробнее об этом ниже).
Читательский вызов: если вы хотите читать больше книг определенного жанра, автора или тематики, попробуйте принять участие в читательском вызове. Например, читательский вызов Book Riot на 2020 год включает в себя «прочитать книгу, действие которой происходит в сельской местности» и «прочитать книгу ужасов, опубликованную инди-прессой».
Книжные клубы: чтение обычно является уединенным занятием, но это не значит, что вы должны делать это в одиночестве. Участие в книжном клубе поможет вам оставаться подотчетным и общаться с другими людьми. Вы можете присоединиться к книжному клубу друзей, обратиться в местную библиотеку или найти в Интернете книжные клубы по вашим интересам.

Выработайте привычку читать

Единственный способ сделать такую цель, как чтение большего количества книг, устойчивой — это превратить ее в привычку. Чтобы выработать новую привычку, начните с малого: будьте последовательны во времени, режиме и даже напитках, будьте терпеливы и отмечайте небольшие улучшения, прощайте себе промахи (не позволяйте совершенству быть врагом добра) и, в конце концов, будьте в контакте с внутренним вознаграждением и радостью, которые это приносит.

Легко начать

Приступить к достижению любой цели часто бывает труднее всего. Вы можете попробовать то, что Джеймс Клир называет «проходной привычкой» — простой жест, который приводит привычку в движение, например, надевание кроссовок перед пробежкой:

Чем больше вы ритуализируете начало процесса, тем больше вероятность того, что вы сможете погрузиться в состояние глубокой сосредоточенности, которое необходимо для совершения великих дел: сделайте начало легким, а остальное приложится.

В случае с чтением книги такой привычкой может стать приготовление чашки кофе или чая.

Начните с малого

Выработка привычки — это как вождение автомобиля, вы не можете сразу же проехать от 0 до 100. Важнее читать последовательно, а не как один марафонский сеанс, за которым следуют длительные периоды ничегонеделания.

Поставьте себе цель читать каждый день чуть больше, чем обычно. Если вы совсем не читаете, можно поставить цель читать по 3–5 страниц в день. Если обычно вы читаете около 25 минут в день, читайте 30.

Если вы используете планировщик задач, создайте такую, которая будет повторяться каждый день с указанием количества страниц или времени, которое вы хотите прочитать. Наслаждайтесь тем, что поставили галочку, когда выполнили задачу.

Читайте в определенное время суток

Установление определенного времени суток, когда вы читаете, поможет вам сделать это привычным делом. Вечер — хороший выбор, потому что это свободный от устройств способ расслабиться в конце дня и помогает заснуть. Вы также можете попробовать утро, как Джеймс Клир, который читает 20 страниц, когда встает с постели. «Тогда неотложные дела дня не мешают» — говорит он. Это также является отличной заменой тому, чтобы сразу после пробуждения хвататься за свои устройства.

Многозадачность с аудиокнигами

Многозадачность обычно не работает, особенно если вы пытаетесь выполнить несколько задач, требующих больших познавательных усилий. Но если одна из задач больше физическая, чем умственная, например, физические упражнения или нарезка овощей, это идеальное время для прослушивания аудиокниги. На самом деле, если вы не очень хотите заниматься каким-либо делом, например, уборкой ванной комнаты или складыванием белья, то прослушивание хорошей книги сделает это ужасное занятие более привлекательным.

Когда путешествия становятся более реальными, наличие книги или двух книг в печатном виде — идеальный способ скоротать время перелета или поездки на поезде, или расслабиться у бассейна. Книжный блогер Моника Дутиа говорит: «Если я не работаю на ноутбуке в самолете или поезде, я читаю книгу. Пляжные каникулы или поездки с бассейном — это еще одно время, когда я пролистываю книги».

Выделите время

«Чтобы полностью излечиться от газет, потратьте год на чтение газет за предыдущую неделю» — Нассим Талеб.

Попытка навалить чтение на плотный график приведет к чувству неудачи, если вы не сможете в него вписаться. Но есть способы вернуть время в наши суматошные дни. Для меня выделить больше времени на чтение книг означало меньше времени тратить на чтение цифровых вещей.

Социальные сети — это привычка, которую легко заменить. Как советует Кэл Ньюпорт в своей книге «Цифровой минимализм», вы можете усложнить процесс прокрутки, удалив приложения на своем телефоне и сократив количество социальных сетей, которыми вы пользуетесь.

Еще один способ освободить время — читать меньше новостей. Хотя быть информированным очень важно, но постоянное просматривание новостей приносит убыточную отдачу.

Создайте правильную среду, свободную от отвлекающих факторов

«Я считаю телевидение очень познавательным. Каждый раз, когда кто-то включает телевизор, я ухожу в другую комнату и читаю книгу» — Гручо Маркс.

Читать легче всего, когда мы находимся в обстановке, свободной от прерываний. Однако наши компьютеры и телефоны по умолчанию отвлекают нас от чтения. Многие невинные проверки смартфона приводят к тому, что мы попадаем в сети, даже если это было вашим последним намерением. Чтобы оставаться достаточно сосредоточенным, чтобы действительно наслаждаться книгой, минимизируйте вероятность того, что ваши устройства будут отвлекать вас, отключив уведомления, удалив проблемные приложения с телефона или читая в совершенно другой комнате, нежели компьютер или телефон. Джеки Клэр говорит, что это самое эффективное, что она сделала для своего чтения:

Я обнаружила, что отвлекаюсь, когда мой телефон рядом, и случайно беру его в руки во время чтения, а когда я убираю его с глаз долой и с расстояния вытянутой руки, я могу читать дольше без перерыва.

Используйте визуальные подсказки

Как чистое и красиво оформленное рабочее место вызывает желание работать, так и наглядная и привлекательная демонстрация книг вызывает желание их читать. Потратьте время на то, чтобы организовать свои книги таким образом, чтобы они были привлекательными, вдохновляющими и заметными.

Делайте заметки

«Я всегда держал в кармане две книги: одну для чтения, другую для записей» — Роберт Луис Стивенсон.

Одна из радостей чтения — наткнуться на великую цитату, отрывок или жемчужину мудрости, которая вдохновляет вас или меняет ваше мышление. В книге «Как читать книги» Мортимер Адлер советует рассматривать чтение как разговор с автором, который вы, читатель, можете вести, делая заметки.

Пишите отзывы

Один из самых приятных моментов в чтении — поделиться прочитанным с другими. Можете публиковать их в сетевых сообществах.

Отложите книгу, которая вам не нравится

Не продолжайте читать плохую книгу. Обычно я даю себе от 20 до 50 страниц (или 20–30 минут аудиокниги), чтобы решить, хочу ли я продолжать чтение, и переключаюсь на что-то другое, если не чувствую желания продолжать. Мы склонны считать, что должны закончить то, что начали (это когнитивное предубеждение называется ошибкой невосполнимых затрат), но если вам не нравится книга, которую вы читаете, вы не будете чувствовать мотивацию к чтению!

Сделайте чтение удовольствием, а не обязанностью

«Я читаю для удовольствия, и именно в этот момент я узнаю больше всего нового» — Маргарет Этвуд.

Мое чувство, что я «должна» быть читателем, вытесняло мою внутреннюю мотивацию к чтению и удовольствие, которое я получала от чтения. Поскольку чтение так полезно для нас, мы часто воспринимаем его как обязанность, но это парадоксальным образом может заставить нас меньше хотеть читать, говорит Памела Пол, автор книги «Как воспитать читателя». Как она говорит в интервью о том, что родители делают неправильно, когда пытаются приучить своих детей к чтению:

Дети... знают, например, что если вы пытаетесь заставить их съесть что-то полезное для них, то цель состоит в том, чтобы представить чтение не как шпинат, а как шоколадный торт.

Вы не хотите, чтобы чтение вызывало ужас, вы хотите, чтобы его ждали с нетерпением. Лучший способ выработать привычку к чему-либо — это найти в этом удовольствие и пользу. Вернитесь к тому, что вас привлекает в том, что вы читаете: любите ли вы быть на краю сиденья, читая загадку/триллер, витать в облаках, читая роман, или удивляться изобретательности человечества, читая книгу по истории.

Сделайте обстановку, в которой вы читаете, как можно более комфортной, чтобы вы с нетерпением ждали этого. Читайте на удобном диване или кресле, под уютным пледом, с чашкой чая, горячего шоколада или бокалом вина. Бесконечное количество историй, которые можно открывать и поглощать, превращает чтение в приятное бегство в неизведанную местность и далекие миры.

Автор: Элейн Мейер

Статья: https://blog.doist.com/read-more-books/

Магия приведения в порядок списка дел, меняющая жизнь

2021-08-05T05:05:19.055Z

Ваш список дел должен вызывать радость, а не страх.

Ваш список дел — это продолжение вашего разума. Это свободная комната, где вы храните завтрашнюю работу, чтобы сосредоточиться на том, что находится перед вами сегодня.

Но, как и в случае со свободной комнатой, если вы регулярно не приводите в порядок свой список, он становится беспорядочным. Вместо того чтобы быть надежным источником дел, он превращается в самоцель — разобраться в беспорядке и понять, над чем работать дальше. Приведенный в порядок список задач не просто повышает производительность, он улучшает ясность ума, принятие решений и даже настроение.

По совету Мари Кондо в ее замечательной книге «Магия уборки, меняющая жизнь», вы можете навести порядок в своем списке задач так же, как она наводит порядок в своих вещах: создав несколько простых организационных привычек.

Итак, начните с системы Мари Конмари:

1. Прежде чем начать, определите отправную точку

Как определить, какие задачи стоит решать, если вы не знаете, куда хотите попасть? Как вы найдете мотивацию, чтобы не захламлять свой список дел, если не знаете, зачем вообще затеяли уборку?

Прежде чем прикоснуться к беспорядку, Мари просит своих клиентов сначала представить себе жизнь, которую они хотят достичь, наведя порядок.

Мыслите конкретно, чтобы вы могли живо представить, каково это жить в свободном от беспорядка пространстве.

Или, в нашем случае, в свободном от беспорядка списке дел. Прежде чем приступить к рассмотрению своих задач, напишите, что бы значил для вашей жизни аккуратно организованный и расставленный по приоритетам список дел. Может быть, вы хотите вести успешный бизнес, привести себя в форму, быть более внимательным к своей семье, иметь более близкие отношения с друзьями или вести более насыщенную приключениями жизнь.

Найдите средство, которое позволит вам по-настоящему представить себе все детали. Вы можете описать это словами, составить мысленную карту, нарисовать, создать доску Пинтерест, собрать видео на Ютуб или устроить мозговой штурм в любой удобной для вас форме.

Но не останавливайтесь на достигнутом. «Чтобы не допустить отскока, вам нужно правильно, шаг за шагом, двигаться вперед, когда вы приступаете к этому событию, которое бывает раз в жизни», — говорит Мари. «Следующий шаг — определить, почему вы хотите жить именно так».

Почему вы хотите привести себя в форму? Ответ может быть таким: «Чтобы иметь больше энергии и чувствовать себя более уверенно». Почему вы хотите иметь больше энергии и чувствовать себя более уверенно? Возможно, ответ — «чтобы быть более полным самим собой и перестать беспокоиться о том, что думают о вас другие люди». Спросите себя «почему» 3-5 раз для каждого пункта вашего видения. Мари объясняет важность этого шага для предотвращения рецидива беспорядка:

По мере того, как вы будете продолжать исследовать причины, лежащие в основе вашего идеального образа жизни, вы придёте к простому осознанию. Смысл как выбрасывания, так и хранения вещей заключается в том, чтобы быть счастливым. Это может показаться очевидным, но важно осознать это на собственном опыте и дать ему проникнуть в ваше сердце. Прежде чем начать наводить порядок, посмотрите на образ жизни, к которому вы стремитесь, и спросите себя: «Почему я хочу навести порядок?».

Не забывайте о своем «почему» во время уборки и после нее, создав в планировщике задачу, отражающую ваше окончательное видение. Если у вас есть сопроводительный документ или изображение, сделайте ссылку на него в задаче или прикрепите его к комментариям к задаче. Это ваш истинный север, который поможет вам определить, стоит ли выполнять задачу. Если вы написали всеобъемлющее видение, разбейте его на несколько целей для каждой сферы вашей жизни и создайте задачу для каждой.

Возможно, вы захотите установить повторяющуюся дату выполнения задачи, чтобы в начале каждого дня пересматривать видение, которое вы для себя наметили.

Когда вы четко определите, зачем вам нужно навести порядок, вы будете готовы приступить к принятию трудных решений о том, что оставить в списке дел, а от чего отказаться.

2. Сначала закончите выбрасывать вещи

Думайте о своем списке задач как о физическом пространстве: когда он забит случайными вещами, становится слишком трудно найти то, что вам действительно нужно.

Прямо сейчас ваш планировщик может быть заполнен полузаброшенными идеями, пустыми проектами и задачами, которые вы забыли проверить.

Следуя системе Мари, пришло время провести инвентаризацию задач.

Это не только Мари. Дэвид Аллен, автор книги «Gettings Things Done», считает, что организация нашей жизни — это поиск ментального пространства: GTD — это «скорее система управления пространством».

Проведите полную инвентаризацию задач

Когда Мари Кондо приходит в дом, чтобы навести порядок, она начинает с того, что опускается на колени на пол в центре гостиной, чтобы продемонстрировать уважение ко всем вещам. Отсюда она помогает своему клиенту начать путь, рассматривая по очереди каждый предмет.

Примените тот же подход (колени необязательны) и проведите полную инвентаризацию всех задач и проектов в вашем планировщике. В зависимости от того, насколько захламлен ваш список дел, вы можете посвятить этому занятию целый день или даже выходные. Как говорит Мари: «Наводите порядок понемногу каждый день, и вы будете наводить порядок всегда».

Помните, что это упражнение не просто наводит порядок в вашем списке дел — это отсечение несущественного, чтобы у вас остались только те задачи, которые приближают вас к той жизни, которую вы хотите прожить. Знаменитый стандарт Мари: «Вызывает ли это радость?». Если ответ положительный, оставьте его. Если нет, избавьтесь от него.

Для вашего списка дел мы рекомендуем немного другой критерий: если ответ положительный, сохраните его. Если нет, удалите его из списка задач.

Вы столкнетесь с задачами, которые захотите удалить, но давайте посмотрим правде в глаза, грубая работа необходима для любого значительного достижения. Попробуйте переосмыслить задачи, которые не вызывают у вас восторга. Если «бегать каждый день» может казаться рутиной, то «постараться пробежать милю за 10 минут сегодня» может быть более конкретной и мотивирующей задачей.

Даже Мари признает, что есть вещи, которые нужно хранить, даже если они не приносят радости — например, важные документы. Для таких дел, как вынос мусора или уплата налогов, создайте отдельный проект под названием «обязанности» и сократите его до тех вещей, которые, хотя и не приносят вам радости, вы всё равно должны делать.

Это хорошее упражнение для того, чтобы проверить, сколько в вашем списке дел составляют те, которые вы должны сделать, а сколько те, которые вы должны сделать.

Отпустите дела

Возможно, вам трудно отказаться от давно запланированных дел. Возможно, вы всегда представляли себе, как сами закончите ремонт дома. Или, может быть, вы не хотите расставаться с романом, который так и не осилил первую главу (или страницу). Это может быть похоже на отказ от той версии себя, которой вы хотели стать, когда добавляли эту задачу или проект в первую очередь.

Мари объясняет, что даже незавершенные задачи служат какой-то цели. Вы прояснили, что вас на самом деле волнует и почему:

Не каждый человек, которого вы встретите в жизни, станет вашим близким другом или возлюбленным. С некоторыми вам будет трудно ужиться или невозможно полюбить. Но и эти люди преподают вам драгоценный урок: кто вам нравится, того вы и будете ценить.

Отказ от старых задач и проектов научит вас освобождать место для того, что важно для вас сейчас. Перебирая свои старые задачи, признайте, что у них была цель, когда вы их добавили, но они больше не имеют отношения к той жизни, к которой вы стремитесь сегодня.

Если вы просто не можете заставить себя удалить задачу и навсегда вычеркнуть ее из своей жизни, у вас есть возможность сохранить ее во временном проекте в планировщике. Мари бы категорически не одобрила это: «Хранение — это не более чем косметическое решение. Вы должны начать с выбрасывания!» Но вы должны делать то, что подходит именно вам.

Если вы намерены сохранить задачи, создайте проект под названием «Может быть, позже» и спрячьте его от посторонних глаз, заархивировав. Позже вы всегда сможете вернуться и снять архивацию.

3. Отведите каждой задаче своё место

Итак, у вас есть нужные задачи — теперь пришло время сортировки и организации. Подобно правилу Мари о том, что у каждого физического предмета должно быть свое место, у каждой задачи в вашем списке дел должен быть свой проект. Группируйте задачи так, чтобы они были интуитивно понятны вам.

Например, если ваша цель — привести себя в форму, вы можете начать с категории «фитнес» и создать проект с таким названием. Найдите все задачи, связанные с вашей целью, и перенесите их в проект.

Повторите это для каждой категории, пока ваш планировщик не будет организован в проекты. Для задач, которые не подходят ни под одну из категорий, которые вы определили как важные, спросите себя, стоит ли их включать в список дел.

Держите свои проекты на виду

На этом этапе очень соблазнительно начать создавать кучу подпроектов, которые можно спрятать от посторонних глаз (например, сезонное хранение), но Мари советует своим клиентам держать все на виду круглый год. Так же, как видение каждого физического предмета, которым вы владеете, помогает вам не накапливать слишком много вещей, так и видение каждого проекта, который вы обязались выполнить, может стать полезным напоминанием о необходимости сосредоточиться на главном и не позволять новым задачам и проектам загромождать ваш список.

Установите последовательность выполнения задач

Отличный способ оставаться в потоке проекта — закончить одну задачу и сразу же перейти к следующей. Прежде чем приступить к работе, потратьте время на то, чтобы расположить задачи в логическом порядке.

Расставьте приоритеты

Есть задачи, которые более важны для достижения цели, чем другие. Установите приоритеты задач, чтобы отслеживать, что из них важнее.

Установите срок выполнения каждой задачи

Наконец, установите дату выполнения каждой задачи. Удобный совет — прикинуть, сколько времени займет выполнение задачи, а затем удвоить его. Лучше переоценить и закончить раньше, чем недооценить и закончить позже. Назначьте каждой задаче срок выполнения и планируйте повторяющиеся задачи с повторяющимся сроком выполнения.

Убедитесь, что ваш список дел «вызывает радость»

Эстетика влияет на наше мышление. Когда Мари проводит инвентаризацию, она приходит одетая по высшему разряду. Она тщательно подбирает каждый элемент своего внешнего вида, чтобы соответствовать требованиям дня. Такой же подход она применяет и к помещению, которое рассматривает:

Представьте себе, что это за жизнь — иметь книжную полку, заполненную только теми книгами, которые вы действительно любите. Разве этот образ не завораживает? Для человека, который любит книги, что может быть большим счастьем?.

Придайте планировщику вид, который будет настраивать вас на позитивный лад каждый раз, когда вы заходите в него. Заимствуя фирменную фразу Мари, сделайте так, чтобы ваше цифровое пространство для задач «искрилось радостью». Вот несколько советов:

пишите четкие, конкретные и мотивирующие названия проектов и задач. Например, вместо того, чтобы называть свою задачу «пойти на пробежку», попробуйте «совершить утреннюю пробежку по лесу» или «исследовать новый беговой маршрут сегодня»;
добавьте форматирование текста и эмодзи, чтобы придать им жизнь: «совершить утреннюю пробежку по лесу 🌅🏃🌲»;
используйте цветовую тему, которая соответствует вашему стилю или настроению;
организуйте свои проекты интуитивно понятным образом;
постоянно отпускайте проекты и задачи, которые вас не увлекают.

Ваш планировщик готов к работе. Просто входите в систему каждый день, и вид «Сегодня» подскажет вам, над чем нужно поработать. Когда дел становится много, вы будете четко знать, на чем нужно сосредоточиться в следующий раз.

4. Измените свое мышление, а затем привычки

Вы изменили свой список задач, чтобы он стал чище, проще и больше соответствовал вашим целям. Но не ждите, что работа будет завершена в одночасье.

Мари заметила, что на этом этапе многие люди теряют веру — «Я просто грязный человек!». Но это не так. По ее словам, аккуратность — это приобретённый образ мышления.

В случае со списком дел это означает, что вы должны задавать этот важный вопрос каждой новой задаче, появляющейся в вашем планировщике: ведет ли она к вашему видению? Если нет, отбросьте ее на месте. Если да, добавьте его в соответствующее место в списке.

Конечно, время от времени в список будут попадать бесполезные задачи. Отсеивайте их с помощью еженедельного обзора, чтобы каждую неделю начинать со списка дел, четко расставленных по приоритетам. Отбрасывайте задачи, которые не приближают вас к вашим целям. Организуйте свободные задачи, которые оказались в вашем почтовом ящике, в нужные проекты. Некоторые задачи или проекты не соответствуют вашей цели? Отбросьте и их.

Наконец, раз в несколько месяцев проверяйте свои общие цели. Вполне естественно, что приоритеты меняются по мере того, как вы развиваетесь и узнаете больше о том, какие задачи и проекты действительно мотивируют вас.

Если ваши цели меняются, обновите задачу «Видение жизни» и сделайте мини-инвентаризацию, чтобы привести в порядок свой планировщик. Со временем те цели, которые выдержат испытание временем, станут для вас ценными, а теперь у вас есть инструменты для их организованного достижения.

Мы проводим много времени в цифровом пространстве. К счастью, мы можем взять за основу идеи Мари Кондо о физическом пространстве, чтобы поддерживать порядок в нашей цифровой среде, а значит, и в наших мыслях и жизни. Это не просто повышение производительности. В мире постоянных прерываний и информационной перегрузки здоровые организационные привычки помогут вам оставаться уравновешенным и выкраивать время для того, что приносит вам радость, одновременно продвигаясь к тому, что для вас важнее всего.

Автор: Нил Видьярти

Статья: https://blog.doist.com/life-changing-magic-tidying-todoist/

Ошибка невосполнимых затрат

2021-08-04T08:54:34.035Z

Почему так трудно уйти, даже если это единственное разумное решение.

Вы когда-нибудь начинали читать книгу и решали, что она ужасна, но все равно продолжали ее читать? Если да, то вы стали жертвой самого большого раздражителя экономистов — заблуждения о нерастраченных средствах.

Ложь невосполнимых затрат описывает нашу склонность продолжать заниматься каким-либо делом в результате прошлых инвестиций в него. Невосполнимые затраты — это любые затраты, такие как время, энергия или деньги, которые мы вложили в прошлом и которые мы не можем вернуть. Поскольку мы ничего не можем с ними поделать, рациональнее всего игнорировать невозвратные издержки при принятии решения о том, как инвестировать наше будущее время, энергию и деньги.

В действительности же мы чувствуем себя вынужденными продолжать, чтобы сделать эти предыдущие инвестиции «стоящими». Мы продолжаем вкладывать больше денег, времени и энергии в начатые обязательства, даже когда наши ограниченные ресурсы могли бы принести большую прибыль в другом месте. Что еще хуже, общество говорит нам, что заблуждение о невосполнимых затратах — это добродетель. Нам говорят, что те, кто бросает, никогда не выигрывают. Нам говорят, что нам нужны смелость и стойкость. Мы приравниваем уход от дел к неудаче, хотя на самом деле это может быть самым логичным вариантом действий.

Ошибка невосполнимых затрат не даёт нам потратить время с пользой в больших и малых делах, от продирания сквозь плохую книгу только потому, что мы её начали, до продолжения карьеры, которая делает нас несчастными, потому что мы уже потратили годы своей жизни и тысячи долларов на получение диплома. Тот факт, что вы вложили в карьеру один год, два года или даже десять лет страданий и недовольства, не является веской причиной для того, чтобы продолжать быть несчастным в течение следующих трех десятилетий. И тем не менее, именно к этому нас подталкивает заблуждение о потопленных затратах.

Что вы можете с этим сделать

Четко сформулируйте альтернативные издержки. Каждое решение имеет две стоимости. Первая — это фактическая сумма денег, времени или энергии, которую вы вкладываете. Вторая стоимость — это выгода, которую вы могли бы получить от следующей лучшей альтернативы. Эта скрытая цена называется альтернативной стоимостью, и мы гораздо чаще игнорируем ее при принятии решений. Например, рассматривая возможность смены профессии, мы, как правило, сосредотачиваемся на деньгах, от которых придется отказаться. Мы не принимаем во внимание радость и удовлетворение, которые мы упускаем, оставаясь на прежнем месте. Первый шаг в борьбе с ошибкой невосполнимых затрат — чётко определить, от какой альтернативы мы отказываемся, продолжая вкладывать больше времени, энергии и денег в то, что уже начали.

Ежеквартально проводите инвентаризацию своих обязательств. Нам часто не удаётся изменить курс, потому что мы никогда не доходим до перекрестка, где нужно решить, продолжать ли нам идти дальше или уйти. Вам нужно создавать свои собственные моменты принятия решений, когда вы делаете шаг назад и решаете, имеет ли смысл продолжать выполнение цели или обязательства. Установите конкретные сроки, чтобы периодически составлять общую картину того, куда уходит ваше время и куда вы хотите его направить. Чтобы сделать очевидными альтернативные затраты, представьте свое время в виде круговой диаграммы, чтобы вы не могли ничего добавить, не отняв что-то другое.

Спросите себя: «Если бы я сегодня только начинал это дело, стал бы я им заниматься?». Если ответ отрицательный, то логичнее всего будет покончить с потерями и уйти. Иногда побеждают те, кто бросает дело.

Автор: Бекки Кейн.

Статья: https://blog.doist.com/sunk-cost-fallacy-comic/

Используйте правило двух минут, чтобы перестать откладывать дела на потом

2021-08-04T08:44:32.121Z

Простая техника, позволяющая сделать так, чтобы мелкие задачи не превращались в большую головную боль.

На 267 страницах знаменитой книги Дэвида Аллена о тайм-менеджменте «Getting Things Done» содержится мощная и часто упускаемая из виду тактика повышения продуктивности. Между советами по кропотливой настройке правильных ведер для ваших задач и внедрению комплексного еженедельного обзора, в ходе которого вы «проясняете, обновляете и творчески подходите к делу», он делится техникой, которую вы можете использовать немедленно — правилом двух минут:

сли действие займет менее двух минут, его следует выполнить в тот момент, когда оно определено.

Это простое, но действенное правило является защитой от промедления и позволяет мелочам в работе и жизни накапливаться. Следуя этому правилу, мы можем начать действовать, быстро завершая задачи, а не оставляя их навсегда невыполненными.

Как бы просто ни звучало правило двух минут, стоит понять, как Аллен обосновал эту концепцию и почему она является таким эффективным инструментом в вашем арсенале продуктивности:

Если следующее действие можно выполнить за две минуты или меньше, сделайте это, когда вы только взяли предмет в руки... Правило двух минут обосновывается тем, что это более или менее та точка, когда хранение и отслеживание предмета начинает занимать больше времени, чем работа с ним, когда он впервые попал к вам в руки — другими словами, это предел эффективности.

Часто именно мелкие задачи накапливаются в наших списках дел, вселяют в нас ужас и в конечном итоге кажутся непреодолимыми. Вообще говоря, ответить на электронное письмо, полить растение, навести порядок на столе, подшить квитанцию или протереть зеркало — все эти задачи можно выполнить за 120 секунд или меньше. Но если взять их вместе и оставить на потом, они превратятся в список дел, которые мы постоянно откладываем. В результате мы тратим больше времени и энергии на размышления о том, как мы их еще не сделали, и на чувство вины за это, чем на то, чтобы просто сделать эти дела в первую очередь.

В этой статье мы подробно рассмотрим преимущества быстрого выполнения задач по мере их возникновения, точные способы применения правила двух минут и то, как избежать ловушки переключения контекста после принятия этого новообретенного правила продуктивности.

Два способа применения правила двух минут

Правило двух минут является одновременно простым и динамичным. Выполняете ли вы быстро разовую задачу или отрываете небольшой кусок от более крупного проекта, использование этого правила поможет вам преодолеть паралич откладывания и добиться большего.

Выполнение быстрых задач

По мере того, как мы переходим от задачи к задаче, не всегда стресс вызывают отнимающие много времени дела и огромные проекты.

Напротив, запись к врачу или электронное письмо, которое нужно отправить, задерживаются в нашем списке задач на несколько дней или недель. То, что могло бы быть быстрым заданием, которое мы выполняем сразу же, становится точкой отсрочки. Маленькое дело может начать жить своей собственной жизнью в нашем сознании, преследуя нас, пока мы пьем утренний кофе, и изводя нас, когда мы заканчиваем вечер.

С другой стороны, вы, вероятно, тоже испытывали это чувство: после нескольких дней или недель откладывания таких дел, как «вытереть пыль с перил» или «ответить на электронное письмо», вы набираетесь сил, чтобы начать, и обнаруживаете, что закончили так же быстро, как и начали. Зачем было откладывать выполнение задачи, которая не требует много времени?

К сожалению, чем дольше вы что-то откладываете, тем труднее это сделать. Чтобы избежать этого явления, решайте задачи сразу после их появления или вскоре после этого, чтобы избежать их накопления.

Вы можете применить правило двух минут к любому количеству случайных и несвязанных задач, которые возникают в течение дня — от выноса мусора до сортировки почты.

Начало большой задачи

По другую сторону от мелких задач находятся крупные. Это амбициозные и часто неоднозначные проекты, которых мы избегаем, потому что не знаем, с чего начать. Это реферат по истории на 3000 слов, который начинается с пустого документа Гугл, или поиск работы, который мы должны начать.

Но вы не можете взобраться на гору одним махом, вы должны подниматься на нее по одной ступеньке за раз. К счастью, некоторые из этих шагов не так уж сложны, если рассматривать каждый из них по отдельности.

Вот тут-то и приходит на помощь правило двух минут. Вы можете разбить любую большую задачу или крупный проект на быстрые кусочки, которые позволят вам начать, поддержать темп и завершить непосильную задачу за две минуты.

Разбивая большие проекты на части, мы можем избежать первоначального паралича, который мы испытываем перед началом работы, и просто приступить к выполнению небольшой части. В следующий раз, когда вы почувствуете тягу к откладыванию, определите, что вы можете сделать всего за две минуты, чтобы начать работу.

Преимущества правила двух минут

От техники Помодоро до матрицы Эйзенхауэра существует огромное количество способов добиться результата. Нет недостатка в методах и механизмах, позволяющих делать больше за меньшее время. Но правило двух минут — это антиметод, обладающий многими преимуществами (и продуктивной отдачей) полноценной системы.

Нет системы - нет проблемы

В правиле двух минут нет сложного рабочего процесса, сетки 4×4 или ящика для ввода задач. Вместо этого все просто и понятно: сделайте задачу быстро. Для тех, кто устал от процессов и процедур, это правило легко соблюдать и применять немедленно.

Оно предотвращает промедление до его начала

Избежать ловушки промедления можно, прежде всего, избегая его. Вместо того чтобы добавлять задачу в список и искать время в ближайшем или отдаленном будущем для ее выполнения, действуйте в настоящем.

Это создает импульс благодаря маленьким победам

Часто в нашей голове задерживается не одна двухминутная задача, а полдюжины или больше: распечатать налоговую декларацию, оплатить счет за интернет, отправить благодарственное сообщение, протереть счетчики, выбрать название для эссе, вычитать электронное письмо. Когда вы используете правило двух минут для выполнения только одной задачи, это часто вызывает чувство выполненного долга, которое подталкивает вас к следующей задаче. Это может означать быстрое реагирование на входящие сообщения электронной почты или переключение с одной задачи на другую при наведении порядка в домашнем офисе. Действия порождают новые действия, и правило двух минут может стать тем катализатором, который необходим нам для того, чтобы выполнить цепочку мелких задач, которые в итоге превращаются в нечто большее.

Это формирует стремление к действию

Соблюдение правила двух минут вырабатывает привычку с головой погружаться в выполнение задач, а не позволять им томиться в списке. Быстрое и эффективное выполнение задач может стать частью вашей личности и предметом гордости. Естественно, время от времени вы все равно будете откладывать выполнение дел. Однако эти периоды промедления будут становиться все реже и реже по мере того, как будет нарастать удовлетворение от действий.

Гибкость

Хотя прелесть правила двух минут заключается в его конкретности, оно обладает гибкостью, если вам это необходимо. Аллен считает, что люди могут увеличивать или уменьшать отведенное время по своему усмотрению:

На самом деле две минуты — это всего лишь ориентир. Если у вас есть большой свободный промежуток времени, в течение которого вы можете обработать свой лоток, вы можете увеличить время на каждый элемент до пяти или десяти минут. Если же вам нужно быстро разобраться со всеми поступающими данными, чтобы понять, как лучше использовать вторую половину дня, то вы можете сократить время до одной минуты или даже до тридцати секунд, чтобы справиться со всем немного быстрее.

Правило двух минут в действии

Давайте конкретизируем. Мы привели несколько примеров в статье, но что именно вы можете сделать за две минуты или меньше? Ниже несколько повседневных задач, к которым вы можете применить это правило.

Быстро общаться

Никогда не затягивайте общение, если ответ требует пары минут:

ответ на электронное письмо или текстовое сообщение,
одобрение/согласование,
запрос обратной связи по работе.

Советы по оптимизации общения:

используйте аудио-текстовую диктовку, чтобы быстрее отвечать на тексты и сообщения,

оставляйте сообщения на голосовой почте вместо того, чтобы добавлять обратный звонок в список дел.

Совет по продуктивности: примените правило «одного касания» при работе с большинством электронных писем и текстов. Например, когда вы обрабатываете электронную почту, либо сразу архивируйте письмо, либо сохраняйте его как задачу, а затем архивируйте, либо отвечайте сразу.

Избавьтесь от домашних дел

вымойте посуду, которую вы только что использовали,
наведите порядок на столе в домашнем офисе,
полейте растения,
продезинфицируйте мышь и клавиатуру,
подметите пол на кухне.

Избавьтесь от цифрового беспорядка

удалите или скройте приложения, загромождающие главный экран вашего телефона;
организуйте рабочий стол компьютера,
очистите корзину на компьютере,
очистите папку с нежелательной электронной почтой,
отпишитесь от надоедливых писем.

Здоровье и уход за собой

упакуйте остатки еды для завтрашнего обеда,
сделайте перерыв на растяжку,
подстригите ногти,
займитесь медитацией.

Станьте собственным помощником администратора

оформите квитанцию для налоговых и бухгалтерских целей,
записывайтесь на прием по телефону или через Интернет,
сортируйте и подшивайте входящую почту,
подпишитесь на уведомления о поездках.

Оставайтесь на связи и показывайте, что вам не все равно

отправьте им быстрое электронное письмо или сообщение,
сделайте что-нибудь приятное для кого-то,
скажите что-то доброе человеку в вашей жизни,
отправьте кому-то записку, когда вам нравится его работа,
отправляйте последующие сообщения и благодарности после виртуального общения.

Маленькие части больших задач

напишите первое предложение эссе,
заведите доску Пинтерест для планирования мероприятия,
разложите тренировочную одежду для утренней тренировки.

Избегайте переключения контекста с помощью правила двух минут

У каждого метода повышения продуктивности есть свои плюсы и минусы. Правило двух минут не является исключением, и у него есть особый риск, снижающий продуктивность: переключение контекста. Если мы не будем осторожны, то можем обнаружить, что выполняем двухминутные задачи, в то время как нам следовало бы уделить внимание более длительному периоду. Дэвид Аллен тоже признал эту потенциальную ловушку:

При этом не стоит становиться рабом того, чтобы проводить свой день, выполняя двухминутные действия. Это правило следует применять в первую очередь тогда, когда вы работаете с новыми данными. Например, обрабатываете входящую информацию, общаетесь с кем-то в офисе или дома, или просто решаете проблему на случайном перекрестке в коридоре.

Короче говоря, есть время и место для применения правила двух минут. Быстрое заглядывание в почтовый ящик, чтобы ответить на письмо, отвлекает нас, когда мы должны готовиться к предстоящей презентации. Однако правило двух минут можно применять с осторожностью, чтобы избежать ловушки переключения контекста.

Выделите время для сосредоточенной работы

Не все можно разбить на аккуратные двухминутные отрезки. Трудная и сложная работа часто требует более длительных отрезков времени и интенсивного сосредоточения. Эти периоды времени должны быть выделены в календаре как время, которое не подлежит обсуждению. В это время отложите правило двух минут. Вместо того чтобы прерывать концентрацию, чтобы быстро завершить работу, оставайтесь в режиме концентрации и возвращайтесь к двухминутным задачам позже.

Убедитесь в том, что время сосредоточенности ограничено определенной остановкой, наличие времени окончания психологически приятно, позволяет нам не отвлекаться и может быть мотивирующим. В одном из эпизодов подкаста The Tim Ferriss Show известный комик и писатель Джерри Сайнфелд сказал следующее:

У вас должно быть время окончания писательской сессии. Если вы собираетесь сесть за стол с проблемой и больше ничего не делать, вы должны получить за это награду. И награда заключается в том, что будильник срабатывает, и вы заканчиваете.

Выделите время для двухминутных задач

Мы можем выделить время, когда мы можем использовать правило двух минут. Одно из лучших времен для использования правила двух минут — это периоды структурированного откладывания дел. В это время вы откладываете одно дело, но концентрируетесь на менее важных задачах.

Это подходящее время для того, чтобы заглянуть в почтовый ящик, просмотреть сообщения, ответить на телефонные звонки или пополнить запасы лекарств по интернету. Когда мы избегаем более важной задачи, эти двухминутные дела могут послужить приятной отсрочкой.

В то время как полноценные системы вроде Getting Things Done могут помочь нам сделать больше в долгосрочной перспективе, правило двух минут побуждает нас к немедленным действиям и помогает довести список дел до конца. Будь то заправка постели утром или уборка кухни вечером, концентрация на быстрых делах поможет вам со временем превратить правило двух минут в привычку.

Многие из нас, столкнувшись с быстрой задачей, решают отложить ее на потом или избегают её на неопределенное время. К сожалению, это становится привычкой, которую мы повторяем снова и снова, предпочитая откладывать выполнение задач вместо того, чтобы их решать. Но соблюдение правила двух минут может проложить новый нейронный путь. Мы можем взять тот же триггер (двухминутное задание), распознать нашу привычную реакцию (игнорирование) и выбрать вместо нее другую: действие. При достаточном количестве времени и настойчивости вы сможете выработать привычку делать, а не избегать.

Автор: Фадеке Адегбуйи

Статья: https://blog.doist.com/two-minute-rule/

Амбиции и баланс

2021-08-04T04:26:58.021Z

В своей книге-бестселлере «Атомные привычки» Джеймс Клир определяет титульную концепцию как «регулярную практику или рутину, которая не только мала и проста в исполнении, но и является источником невероятной силы, компонентом системы сложного роста».

Это определение атомарных привычек во многом раскрывает простую, но мощную предпосылку всей книги: крошечные позитивные привычки, которые мы выполняем каждый день, могут быть преобразующими, меняющими нашу жизнь к лучшему. И наоборот, столь же незначительные вредные привычки, которые мы сознательно или бессознательно культивируем, могут сбить нас с пути, которого мы хотим достичь, еще больше отдаляя нас от того человека, которым мы хотим стать.

Будучи в полной мере осознанной, эта концепция является мощной и может изменить наше отношение к получению желаемого от жизни: мы достигаем своих целей намеренными, но постепенными шагами, а не «преобразованиями раз в жизни».

Если это единственное, что вы вынесли из 271-страничной книги, то вы не пожалели своих денег. Но «Атомные привычки» — это полноценное руководство по созданию привычек и их закреплению надолго. Вот пять уроков от Клир, которые стоит внедрить в свою жизнь, когда вы будете стремиться к своей следующей цели — будь то приведение себя в форму или откладывание денег на будущее.

Создавайте привычки, основанные на личности

Когда дело доходит до перемен, Клир советует читателям сосредоточиться на личности, а не на результате. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, чего вы хотите достичь, сосредоточьтесь на том, кем вы хотите стать. Например, вместо того чтобы «избегать тратить деньги», станьте «экономным». Это различие означает, что в долгосрочной перспективе ваше поведение изменится в соответствии с вашей новой идентичностью. Финансово подкованный человек, естественно, избегает легкомысленных покупок и вместо этого инвестирует свои деньги. Формирование новой личности вызывает чувство гордости, которое побуждает нас к созданию положительных привычек. Каждый раз, когда вы выполняете одну из них, это укрепляет вашу личность. С другой стороны, критически подумайте о том, какие уже принятые вами идентичности могут не служить вам, например, о том, что вы «не читатель» или «откладываете дела». Как отмечает Клир, «истинное изменение поведения — это изменение идентичности».

Складывайте привычки

Чтобы начать новую привычку, подумайте о том, чтобы «сложить» её с уже существующей. Например, планируйте свой день после того, как выпьете утренний кофе за кухонным столом, или делайте 5-минутную растяжку после окончания работы в 17:00. Ваша первоначальная привычка, предпочтительно привязанная к месту или времени, служит сигналом для желаемой привычки. Как только вы освоите эти маленькие стопки, Клир предлагает перейти к «созданию цепочки из множества привычек, каждая из которых служит сигналом для следующей». Со временем эта цепочка привычек превратится в рутину, которая поможет вам достичь своих целей.

Примите силу племени

На каком-то уровне все мы стремимся «вписаться в общество, сблизиться с другими, заслужить уважение и одобрение сверстников». В некоторых случаях это приводит к худшим последствиям — мы можем поддаться давлению сверстников, пить больше алкоголя, чем следует, или жестоко сплетничать о других, чтобы соответствовать. Но Клир предлагает использовать эту природную склонность в своих интересах, погружаясь в культуру, где желаемое поведение является стандартным, и окружая себя людьми, которыми мы восхищаемся и которым хотим подражать. Чтобы улучшить свои музыкальные способности, запишитесь в хор. Чтобы стать лучшим инженером-программистом, найдите наставника на работе, с которым вы сможете вместе программировать. Подражание может стать пропуском к нашим амбициям.

Используйте немедленное подкрепление

В книге «Атомные привычки» Клир делится «кардинальным правилом изменения поведения»: «То, что немедленно вознаграждается, повторяется. То, что немедленно наказывается, избегается». Мы можем использовать эту эвристику, чтобы заставить наши привычки закрепиться, сделав их приятными и обеспечив себе немедленное вознаграждение. Например, чтобы мотивировать себя готовиться к экзамену, делайте это на свежем воздухе с любимым напитком. Во время тренировки слушайте свой любимый подкаст или составьте веселый плейлист. В большинстве случаев привычки имеют отсроченное вознаграждение, а этот метод предполагает немедленное вознаграждение, задействуя мощную систему вознаграждения нашего мозга. В конце концов, наши хорошие привычки принесут нам внутреннюю награду, и мы сможем меньше заботиться об этих дополнительных занятиях. Однако на начальном этапе они являются толчком в правильном направлении.

Отслеживайте свои привычки

В повседневной жизни мы можем забыть о том, что добиваемся прогресса. Запись наших привычек может сделать наши усилия и наш прогресс заметными. Ведение журнала тренировок, запись новых рецептов, которые мы пробуем, или перечисление книг, которые мы прочитали, дает нам чувство удовлетворения и признания хорошо выполненной работы. В этом и заключается сила отслеживания привычек. Если вы хотите использовать бумагу и ручку, существует бесконечное множество способов отслеживать свои привычки с помощью метода пульного журнала. Но отслеживание привычек не только фиксирует наши успехи, оно подталкивает нас к большему, становясь самоцелью: не прерывайте цепь.

Автор: Фадете (команда Тудуист).

Статья из рассылки.

Почему сосредоточенность — ваше самое большое конкурентное преимущество на работе (плюс 19 способов сделать это)

2021-08-03T13:38:38.581Z

Узнайте, как преодолеть отвлекающие факторы и отточить свое внимание.

Результаты научных исследований неутешительны: переключение контекста — постоянное переключение внимания с одного приложения, экрана или задачи на другую — для вашей продуктивности то же самое, что курение для вашего здоровья.

Вот лишь несколько неутешительных статистических данных:

попытка сосредоточиться на нескольких вещах одновременно снижает вашу производительность на 40%. Это когнитивный эквивалент работы всю ночь.
Средний сотрудник, работающий за письменным столом, теряет 2,1 часа в день на отвлечения и прерывания. В сумме это составляет более полного рабочего дня в неделю.
В среднем, сотрудники, выполняющие большую часть своей работы на компьютере, отвлекаются каждые 10,5 минут.
Отвлечение на входящие звонки или электронную почту может снизить IQ сотрудников на целых 10 пунктов.

К счастью, не все эти новости плохи. 44% отвлекающих факторов на работе возникают сами по себе, а еще 23% - из-за электронной почты.

Это означает, что в ваших руках полный контроль над тем, чтобы устранить (или, по крайней мере, значительно сократить) 67% отвлекающих факторов, снижающих производительность, которые срывают весь ваш рабочий день.

Навык номер один, который выделит вас из 99% отвлекающихся работников сферы знаний — это способность безжалостно выполнять одну задачу. Вот почему:

1.Когда вы работаете над одним делом одновременно, вы, как правило, работаете над нужными вещами. Эффективная однозадачность требует планирования. Начинать день без плана — значит отвлекаться и работать неэффективно. Когда вы садитесь утром, а лучше накануне вечером, чтобы составить список дел, это заставляет вас расставить приоритеты и подумать о том, какие задачи окажут наибольшее влияние на вашу работу. Вместо того чтобы теряться в бесконечных зарослях, казалось бы, срочных, но в конечном итоге неважных дел. Короче говоря, вы станете тем, кто сдвигает с мертвой точки важные проекты.
2. Когда вы занимаетесь одной задачей, вы достигаете большего за меньшее время и с меньшим стрессом. Мы уже рассмотрели отрезвляющую статистику многозадачности. Было доказано, что намеренное сосредоточение на одной задаче за один раз является наиболее эффективным способом продвижения по списку дел. Это также снижает уровень стресса, разочарования и ощущения воспринимаемых усилий. В итоге, работа над списком дел по одной задаче за раз — это эффективный способ стать более счастливым и продуктивным сотрудником.

Как выработать стойкую привычку к однозадачности

Я не буду вам врать, однозадачность — это сложно. Я, конечно, не овладел этим искусством, и, похоже, нет никаких волшебных коротких путей.

А пока вот то, что, как я уверен на 99%, является наиболее полным списком стратегий однозадачности, доступным в Интернете. Эти стратегии не являются взаимоисключающими и на самом деле наиболее эффективны, когда используются вместе, чтобы укрепить ваши усилия по решению одной задачи. Они объединены в 4 основных компонента эффективной однозадачности:

Устранение отвлекающих факторов.
Составление плана однозадачности, которого вы действительно будете придерживаться.
Борьба с неизбежными отвлекающими факторами.
Возвращение на правильный путь, когда вы сошли с дистанции.

Устранение отвлекающих факторов

В среднем сотрудникам требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться к первоначальной задаче после того, как их прервали. Первый шаг к однозадачности — убрать как можно больше отвлекающих факторов в вашем рабочем дне.

1. Боритесь с приложениями с помощью новых приложений.
Полагаться на то, что вам удастся просто избежать отвлекающих сайтов, которые вы имеете привычку посещать — это залог провала. Говорю по собственному опыту.

К счастью, существует ряд сервисов, которые блокируют их за вас. Freedom и Anti-Social - отличные варианты для блокировки отвлекающих сайтов на заданные периоды времени.

2. Отключите уведомления.
Это старый совет, но это потому, что он настолько эффективен. Серьезно, сделайте это. Попробуйте отключить все уведомления на рабочем столе на неделю и посмотрите, как изменится ваша продуктивность. Я знаю, что быстрый взгляд в правый верхний угол экрана кажется достаточно безобидным, но время и умственная сосредоточенность, потерянные при переключении внимания даже на секунду, накапливаются в течение дня.

Если мысль о том, чтобы перевести телефон в беззвучный режим, вызывает у вас учащенное сердцебиение, по крайней мере, включите приоритетные уведомления. Большинство телефонов позволяют назначить определенные приложения приоритетными. Некоторые телефоны даже позволяют автоматически переключаться в приоритетный режим в определенное время дня. Таким образом, вы сможете избавиться от ненужных отвлекающих факторов и не пропустить ничего важного.

3. Используйте два компьютера.
Основатель Туд, Амир, клянется использовать два компьютера, чтобы оставаться сосредоточенным. Он использует свой Айпэд для всего, что может отвлечь в течение дня, а именно для общения с командой и внешними партнерами. Затем он закрывает Айпэд и занимается сосредоточенной работой на своем обычном компьютере:

Я заметил, что часто делаю одну вещь (особенно когда сталкиваюсь с трудными проблемами) — оттягиваю время, открывая электронную почту, открывая Hacker News или что-то подобное. Один из способов, который я нашел, чтобы решить эту проблему — иметь два компьютера. На одном компьютере я занимаюсь работой и продуктивными делами.

Непродуктивные вещи блокируются на этом компьютере. На другом компьютере (Айпэд) я занимаюсь непродуктивной работой, например, проверяю Hacker News, Фейсбук и т. д.

4. Держите открытой только одну вкладку.
Это простая, но эффективная стратегия работы, которую использует соучредитель Буфер Лео Видуч, чтобы оставаться сосредоточенным и эффективным в течение дня. Работа с одной вкладкой повышает барьер для переключения задач, поскольку вам придется закрыть то, над чем вы сейчас работаете, чтобы начать работать над чем-то другим. Это конкретный способ убедиться, что вы работаете только над тем, над чем намеренно решили работать.

5. Используйте отдельные места на рабочем столе.
Теперь, когда я сказал вам, что нужно использовать отдельные вкладки, я должен быть честен. Хотя мне нравится эта идея, я никогда не мог привить себе эту привычку. Я решил использовать, возможно, менее эффективную, но гораздо более реалистичную для себя стратегию использования нескольких рабочих столов на ноутбуке, чтобы разделить задачи.

Я ограничиваюсь только четырьмя рабочими столами: один для коммуникационных окон (Gmail, Slack, Todoist, календарь Sunrise), а остальные три — для окон, связанных с различными проектами, над которыми я планирую работать в этот день. Я добавляю разный фон на каждый рабочий стол, чтобы точно знать, на какой задаче я сосредоточен в каждый момент времени. Я обнаружил, что это уменьшает вероятность того, что я переключусь на другую задачу в середине работы над чем-то другим.

6. По возможности работайте в автономном режиме.
Я знаю, что для большинства работа за компьютером является синонимом работы в Интернете. Тем не менее, когда у вас есть задача, не требующая подключения к Интернету, ничего хорошего из этого не выйдет. Я сократил время написания статьи в блоге вдвое, просто отключив Wi-Fi на время работы над черновиком.

7. Планируйте время работы с электронной почтой.
При разумном использовании электронная почта, вероятно, является величайшим инструментом продуктивности со времен огня. При небрежном использовании она представляет собой ящик Пандоры с отвлекающими факторами, которые только и ждут, чтобы сорвать ваш день. Но её можно приручить.

Запланируйте в своем дне определенные блоки времени для работы с электронной почтой. Я считаю, что лучше всего проверять ее дважды в день — в 11 утра и в 16:30. Обычно мне требуется 15–30 минут, чтобы каждый раз свести к нулю количество входящих сообщений. Во время запланированной проверки электронной почты следуйте правилу двух минут Дэвида Аллена: обрабатывайте все письма, на которые уйдет не более двух минут. Все остальное добавьте в список дел, чтобы сосредоточиться на них позже.

Составление плана однозадачности, которого вы действительно будете придерживаться

Для того, чтобы эффективно работать в режиме одиночной задачи, вам необходимо знать, над чем именно вы хотите работать. В течение дня вы никогда не должны задавать себе вопрос: «Над чем мне работать дальше?».

8. Ведите список дел, в котором должны быть сфокусированные, выполнимые пункты.
Выделите время утром или в конце рабочего дня, чтобы рассмотреть текущие проекты и определить следующую конкретную задачу, которую необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед. Добавьте эту задачу в свой список дел. Хотя ежедневный обзор требует предварительных временных затрат, он принесет огромные дивиденды в течение дня, когда вы в одиночку справитесь со своим списком.

9. Визуализируйте свои дела по одному.
Когда вы работаете над одной задачей, помогает видеть только одну задачу за раз. Один из простых способов сделать это — перенести список дел из менеджера задач на листочки, когда вы планируете свой день. Используйте по одному стикеру для каждой задачи и располагайте их в том порядке, в котором вы будете их выполнять. Когда вы выполните задачу, просто удалите ее и начните работать над следующей.

Я люблю перемещать свои пометки «сделано» в угол стола, чтобы визуализировать, сколько я сделал за день. Видение прогресса помогает мне чувствовать себя мотивированным во время послеобеденного упадка продуктивности.

10. Составьте расписание дел на день.
Еще один способ сосредоточиться на выполнении одной задачи за один раз — составить расписание дел в календаре. Каждой задаче отводится определенное время, когда вы будете работать только над этим пунктом списка. Таким образом, вы будете точно знать, чему уделить все свое внимание в любой момент дня.

11. Создавайте нереально короткие сроки.
Давая себе меньше времени на выполнение задач, вы заставляете себя не отвлекаться. Как сказал эксперт по лидерству Питер Бергман в статье HBR, посвященной его собственным экспериментам с однозадачностью:

Ничто так не заставляет двигаться вперед, как дедлайн. А когда дела идут быстро, мы не можем не сосредоточиться на них. Сколько людей бегут наперегонки, переписываясь? Если у вас действительно есть только 30 минут, чтобы закончить презентацию, на которую, как вы думали, уйдет час, действительно ли вы собираетесь отвечать на прерывающий вас звонок?

12. Следите за таймером на своих задачах.
Тайм-листы имеют дурную славу зануды, но на самом деле они могут быть мощным инструментом для выполнения одной задачи независимо от того, оплачиваете ли вы свое время почасово или нет. Отслеживание того, как вы проводите свое время на работе, заставляет вас уделять внимание одной задаче за раз.

Для отслеживания времени работы над задачей существует множество отличных программ, выберите понравившуюся.

13. Распределите дни по темам.
У большинства из нас есть несколько проектов и сфер ответственности, которыми мы должны управлять одновременно. Трудно оставаться сосредоточенным, когда в течение дня вы переключаетесь между несколькими различными видами задач для любого количества проектов. Один из способов справиться с несколькими одновременными проектами — это распределить дни по темам. Консультант по продуктивности Майк Варди использует эту технику для определения приоритетности своих ежедневных задач:

Одна из лучших вещей, которую я когда-либо делал, чтобы быть уверенным в том, что я остаюсь на вершине всего, что происходит — это присвоение каждому из дней недели общей темы. Таким образом, я давал своему разуму подсказки о том, чему отдать предпочтение в каждый день, еще до того, как мне приходилось заглядывать в список дел. Таким образом, вместо того чтобы задавать вопрос «Что я должен сделать сегодня?», мой разум теперь задает вопрос, который по умолчанию имеет меньше возможностей — «Сегодня понедельник, значит, день блога. Какие задачи мне нужно/хочется выполнить, которые относятся к этой теме?».

Работа с прерываниями

Как бы дисциплинированно вы ни старались отвлечься и спланировать свой день, непредвиденные обстоятельства обязательно возникнут. Привожу несколько стратегий, как сделать так, чтобы эти прерывания не испортили вам весь день.

14. Прокрастинируйте специально.
Исследования показывают, что 73% прерываний сотрудники решают сразу же, независимо от того, является ли задача важной по времени или нет. Хотя некоторые прерывания неизбежны, вы можете ограничить их влияние на вашу продуктивность, просто добавив их в список дел, чтобы вернуться к ним позже.

15. Ведите список «прочитать позже».
Один из видов самопрерывания, с которым я борюсь больше всего — это чтение интересных или полезных статей, на которые я неизбежно натыкаюсь, пока ищу что-то другое в Интернете.

К счастью, у этого вида отвлечения есть простое противоядие. Всякий раз, когда вам попадается заманчивая статья, сохраните её на потом. Существуют расширения для браузеров, которые позволят вам сделать это в считанные секунды.

16. Храните хранилище «ярких идей».
Вы когда-нибудь ломали голову в поисках решения сложной проблемы, но ответ приходил вам в голову, когда вы даже не думали об этом? Наш мозг склонен устанавливать связи в самые неподходящие моменты, когда мы сосредоточены на чем-то другом. Однако если мы будем тратить время на то, чтобы отследить каждую идею, как только она приходит нам в голову, мы никогда ничего не сделаем.

Вместо того, чтобы сразу же приступать к реализации своих идей, ведите список мыслей, к которым вы хотите вернуться позже. Существует множество приложений для ведения заметок и списков, которые позволяют быстро записывать дела.

17. Выделите время для изучения.
Ваши списки «прочитать позже» и «яркие идеи» будут эффективны только в том случае, если вы действительно найдете время, чтобы вернуться и просмотреть их. Время на размышления, свободное от планов, необходимо для творчества и профессионального развития. Если мы все время с головой уходим в работу, мы можем упустить возможности и потерять представление об общей картине.

Алекс Тернбилл, основатель программного обеспечения для обслуживания клиентов Groove, объясняет, почему он выделяет в своем календаре время для обучения:

Я бы посоветовал выделить в календаре определенное время для чтения. Если вы увидите интересный пост вне этого времени, добавьте его в закладки и вернитесь к нему в отведенное время. Это превращает чтение из потенциально бесконечного отстойника времени в тщательно выполняемую «задачу», такую же, как встречи, написание статей или все остальное, что вы делаете для своего бизнеса.

Возвращение в нужное русло

Неизбежно будут дни, когда соблазн многозадачности возьмет верх над вами. Не паникуйте! Вот два способа вернуть концентрацию.

18. Регулярно делайте перерывы в течение дня.
Наш мозг просто не был создан для того, чтобы концентрироваться на чем-то одном в течение длительного времени. Исследования показали, что чем дольше мы работаем без перерывов, тем более склонными к рассеянности мы становимся. В одной из статей HBR объясняется польза регулярных перерывов, чтобы перефокусироваться на текущей задаче:

Когда вы работаете над задачей непрерывно, легко потерять фокус и запутаться в делах. Напротив, после небольшого перерыва, начав с того места, где остановились, вы можете потратить несколько секунд на то, чтобы глобально подумать о том, чего вы в конечном итоге пытаетесь достичь. Такая практика побуждает нас не забывать о своих целях и, как сообщают авторы исследования, достоверно способствует повышению эффективности работы.

19. Прощайте себя, когда ваш день идет не по плану.
Те из вас, кто следит за блогом, вероятно, подумают, что я уже заезженная пластинка, но я повторюсь, потому что считаю это очень важным.

Когда ваш день не задался, и вы поддались соблазну многозадачности и уходите с работы, не выполнив большинство своих дел, дайте себе разрешение просто оставить все как есть. Размышления о прошлом — одно из наименее продуктивных занятий. Исследования показывают, что практика сострадания к себе, когда вы не достигли того, чего хотели бы, фактически соответствует более продуктивному поведению при выполнении аналогичных задач в будущем.

Даже у самых продуктивных из нас бывают менее продуктивные дни (или мне так хочется думать). Простите себя и удвойте свою решимость завтра применить на практике стратегии однозадачности, о которых вы узнали из этой заметки.

Краткое изложение вашего плана действий при выполнении одной задачи:

Отключите отвлекающие факторы. Используйте сервисы для блокировки отвлекающих сайтов, отключите все уведомления и запланируйте время работы с электронной почтой.
Составляйте план выполнения одной задачи каждый день. Вы никогда не должны задавать себе вопрос «над чем мне работать дальше?» в середине рабочего дня. Записывайте свои дела на липких листочках или планируйте их в календаре.
Ограничьте количество самопрерываний. Сохраняйте интересные статьи и записывайте все идеи, которые приходят вам в голову во время работы над чем-то другим. Выделите неструктурированное время в течение дня или недели, чтобы просмотреть эти списки.
Вернитесь в нужное русло. Планируйте регулярные перерывы в работе, чтобы перефокусироваться. Прощайте себя, когда ваш день срывается из-за отвлекающих факторов; вместо этого сосредоточьтесь на том, что вы будете делать по-другому завтра.

Автор: Бекки Кейн.

Статья: https://blog.doist.com/focus-work/

Разрыв в продуктивности

2021-08-02T10:25:05.051Z

В последнее время я думаю о разрыве в продуктивности — несоответствии между тем, что мы хотим (а иногда и должны) сделать, и тем, что мы действительно можем сделать.

Этот разрыв определяет, чувствуем ли мы себя продуктивными или нет, независимо от того, были ли мы таковыми на самом деле.

Рассмотрим следующие два сценария. Марша имеет двадцать задач в списке дел на сегодня, но выполняет только десять. У Арнольда в списке дел на сегодня пять задач, и он выполняет все пять.

При прочих равных условиях Марша была объективно более продуктивна. Но как вы думаете, кто чувствовал себя более продуктивным в конце дня?

Марша сделала больше, так имеют ли значение десять незавершенных задач? Это имеет большое значение.

Эти невыполненные задачи со временем превращаются в снежный ком. Двадцать просроченных задач превращаются в сорок, потом в шестьдесят. Вскоре ваш список дел становится настолько перегруженным, что становится совершенно бесполезным, и вы начинаете избегать его.

Еще хуже то, что именно в период наибольшей загруженности мы наиболее уязвимы для предвзятого отношения к срочности; у нас развивается туннельное зрение, которое заставляет нас сосредоточиться на самых неотложных задачах, находящихся прямо перед нами (например, на ответах на электронные письма), теряя из виду общую картину, а вместе с ней и наш прогресс.

В конце концов, разрыв в продуктивности просто изматывает нас. Это все равно что бежать наперегонки, так и не добравшись до финиша. Как же найти мотивацию, чтобы продолжать? Почему бы не погрузиться в кроличью нору Ютуба или не отвлечься на Твиттер? Мы ведь все равно не собирались финишировать.

Чтобы ликвидировать пробел, большинство из нас сосредотачивается на том, чтобы сделать как можно больше. Мы совершенствуем свои системы, расставляем приоритеты, блокируем время, пытаясь выжать из каждого часа немного больше эффективности. Но лучшие методы повышения продуктивности имеют убывающую отдачу — вы можете оптимизировать работу только до определенного предела.

Есть гораздо более эффективное решение: поменьше включать в свой список дел.

Попробуйте определять только одну важную задачу каждый день (этот метод называется методом выделения).

Говоря по собственному опыту, одной важной задачи никогда не кажется достаточно. Это неправильно на глубоком, моральном уровне. Это заставляет меня чувствовать, что я ленив и самодоволен. Но самое смешное, что когда я не нахожу времени, чтобы выбрать «изюминку», часто я вообще ничего не вычеркиваю из своего списка дел.

Выполняя по одному важному делу каждый день, можно добиться многого. Представьте, чего бы вы могли достичь за месяц, год или десятилетие, если бы вы постоянно появлялись и вычеркивали одно важное дело пять дней в неделю, 48 с лишним недель в году?

На следующей неделе попробуйте устранить свой собственный пробел в продуктивности. Начинайте каждый день с одного важного дела в вашем списке дел. Только с одного. Без обмана. Независимо от того, что еще вы сделаете или не сделаете, дайте себе разрешение почувствовать удовлетворение и продуктивность, выполнив это одно важное дело. Как сказал Кэл Ньюпорт в своей книге «Глубокая работа»: «Когда вы закончите, прочувствуйте это и идите наслаждаться остатком дня».

Автор: Бекки (todoist.com)

Из рассылки компании.

Ошибка планирования

2021-07-29T10:54:58.099Z

Почему мы так плохо устанавливаем реалистичные сроки, и как сделать это лучше.

В следующий раз, когда ваш начальник спросит, почему вы не уложились в срок, обвините в этом свой мозг.

Ошибка планирования относится к нашей склонности недооценивать время, которое потребуется для выполнения будущей задачи, несмотря на то, что в прошлом подобные задачи занимали больше времени. Подрядчики недооценивают, сколько времени займет ремонт. Писатели недооценивают количество времени, которое им потребуется для завершения романа. Менеджеры по продуктам недооценивают, сколько времени потребуется на создание новой функции. Элон Маск пропускает сроки производства Тесла один за другим. (Когда Маска спросили о его склонности давать дико неточные прогнозы, он ответил: «Люди не должны приписывать злому умыслу то, что можно легко объяснить глупостью»).

Что еще хуже, многочисленные исследования показывают, что мы недооцениваем сроки даже тогда, когда знаем, что, скорее всего, недооцениваем сроки.

Ошибка планирования может быть очень полезной. Сколько проектов мы никогда бы не взяли в работу, если бы с самого начала точно понимали, сколько работы и времени потребуется? Иногда незнание — это блаженство. Но чаще всего соблюдение слишком оптимистичных сроков приводит к излишнему стрессу и чувству вины.

Мы не можем уложиться в сроки, но мы не можем ничего сделать без них (см. «Эффект срочности»), так как же научиться жить с ними?

Что вы можете с этим сделать

Разбивайте проекты на более мелкие части и оценивайте, сколько времени займет каждая из них. Чем более детальным будет планирование проекта, тем более реалистичными будут ваши оценки времени. Мне легко сказать: «Конечно, я могу сдать вам черновик за 2 дня», но когда я подсчитаю, сколько слов в час это потребует, это станет нереальным.

Вносите в свои графики больше, чем считаете нужным. Каким бы разумным ни казался вам график проекта, добавьте к нему 20%. Планируя свою неделю, представьте, что пятницы (20% рабочей недели) не существует. Если к пятнице у вас все будет готово, отлично! Вы можете потратить это время на обучение, работу над побочным проектом или подготовку к следующему делу. Но более вероятно, что работа, которую вы запланировали на четыре дня, в итоге перекинется на пятый. Лучше запланировать это, чем потом удивляться.

Используйте исторические данные для более точного прогнозирования. Начните отслеживать время, которое вам требуется, чтобы завершить работу, и используйте эти данные для более точного прогнозирования. Не обманывайте себя, думая, что в следующий раз вы сможете закончить работу быстрее. Используйте инструменты учета затраченного на задачи времени.

Ограничьте объем работы. В Doist мы работаем в четырехнедельных проектных циклах. Хотя за прошедшие годы мы стали лучше планировать свою работу, проекты все равно могут отставать. Вместо того чтобы увеличивать сроки, наши проектные группы начали сокращать объем работ в середине цикла. Таким образом, даже когда мы становимся жертвой ошибки планирования, наши команды все равно выпускают высококачественную работу, которая принесет пользу пользователям наших продуктов, даже если это означает отложить некоторые вещи на более позднюю версию.

Когда вы собираетесь пропустить срок, сообщайте об этом заранее и часто. Как бы вы ни были внимательны, вы неизбежно окажетесь перед лицом надвигающегося дедлайна и без шансов уложиться в него. Если вы похожи на меня, вашим первым инстинктом будет засунуть голову в песок и не думать об этом. Но это только усугубляет ситуацию. Чем раньше вы сможете поставить людей в известность, тем лучше они смогут скорректировать свои планы. Большинство людей относятся к этому с пониманием. Даже если это не так, они будут гораздо более понимающими, чем если бы вы сказали им, что пропустите срок после того, как это произошло.