Елена Михайлова

Посмотрите на слайды «с вертолёта»

2022-12-22T23:15:17.404Z

Работая над презентацией, мы переключаемся между отдельными слайдами и можем не видеть всю картинку целиком. Некоторые шероховатости становятся заметны только при взгляде на презентацию «сверху».

Чтобы вывести на экран все слайды, выберите «Вид» → «Сортировщик слайдов» или нажмите на иконку в правом нижнем углу:

Вид «из вертолёта» помогает увидеть, насколько презентация цельная, насколько слайды «дружат» между собой.

Какие недостатки можно заметить, при просмотре презентации целиком

Нарушен единый стиль оформления

Где-то на слайдах появился цвет, шрифт или элемент, который выбивается из общего стилистики:

Есть монотонные участки

4 схемы подряд могут наскучить. Поставим между ними слайды с фото:

Историю неудобно рассказывать

В примере ниже неудобно начинать рассказ об оргструктурах с описания первого типа оргструктуры — не хватает общей теоретической подводки. Перенесём слайд с теорией в начало:

Вид «из вертолёта», помогает посмотреть на слайды свежим, незамыленным взглядом и оценить историю целиком 🚁

Уберите лишнее

2022-12-17T16:47:55.991Z

Если слайд выглядит сложным и перегруженным, проведите его «аудит» 🧐: какие элементы помогают выразить идею, а что добавлено для красоты или по ошибке?

Обилие заливок, обводок и украшательств делают слайд сложным для восприятия. Сравните два слайда:

Здесь трудно понять, что главное и куда смотреть

Цветом выделено только главное. Глаза и мозг отдыхают

Визуальные элементы заставляют думать. Мозг обрабатывает каждую линию, иконку, цвет и строит гипотезы: «Что это значит? Почему это стоит рядом с этим? Они связаны?». Поэтому обилие произвольных элементов утомляет и сбивает с толку.

Один и тот же прием может, как работать на смысл, так и быть украшательством

Сравните, как использован градиент в первом и во втором примере:

Здесь градиент не несет смысловой нагрузки

А здесь градиент намекает, что работа по двум направлениям продолжится после 2022 года

Принцип понятности

Украшательства — не всегда зло, иногда без них никак. Главное видеть, где они помогают, а где вредят. Я придерживаюсь принципа:

Чем сложнее содержание, тем проще оформление

Обратите внимание, слайд с сложным содержанием может быть визуально сложным. Но все его графические элементы будут работать на отображение смысла, произвольных элементов будет минимум.

Графически можно показать так:

Кривая соотношения сложности содержания и оформления 🤓

Примеры визуального мусора

Обилие обводок и разделителей

Лишние элементы в таблицах

Обилие шрифтов, начертаний или цветного текста придает таблице непрофессиональный вид. Но можно использовать эти приемы сознательно и в меру, чтобы помочь читателю разобраться в информации.

Обычно таблицам не нужны заливки — если цвет использовали «для красоты», он будет только отвлекать от данных.

Здесь нет необходимости в заливке. Информация с сайта https://calorizator.ru/product/cereals

Но заливкой можно выделить важный по смыслу кусок таблицы:

Выделяем цветом главное для читателя

Черезполосицу можно использовать в больших таблицах, чтобы помочь глазу не терять стоку:

Здесь цвет помогает сориентироваться в данных

Нередко данные заточают в клетку из линеек, которая забирает внимание на себя. Хотим смотреть на цифры, а видим разделители.

Клетка перетягивает внимание на себя

Обычно достаточно одной горизонтальной линии для отделения шапки таблицы:

Здесь всё внимание на цифры

В более сложном варианте:

«Но тогда потеряется структура таблицы и цифры повиснут в воздухе!» — может кто-то возразить. Эта проблема решается выравниванием. Выравнивание имитирует «решетку», помогая глазу видеть, что с чем соотносится:

Выравнивание показывает связь данных не хуже решеток

Выравнивание в таблицах: по умолчанию данные выравнивают по левому краю. Цифры выравнивают по правому краю (а именно по запятой), если подразумевается их сравнение (цены, прибыль, расходы, вес и др). В остальных случаях цифры выравнивают по левому краю (индексы, телефонные номера).

Если таблица «разваливается» без линеек, можно ~~пока дизайнер не видит~~ добавить внутренние тонкие горизонтальные линии:

Минимализм — не самоцель

Не добавляйте в таблицу элементы оформления (заливки, линии, начертания, цвет) произвольно. Задавайте вопросы: «Как этот элемент помогает читать таблицу? Можно ли убрать его без ущерба для смысла и читабельности?»

В этом видео показывают, как «почистить» таблицу: http://static1.squarespace.com/static/56713bf4dc5cb41142f28d1f/t/56fd4c83746fb9261146eed5/1459440776291/ClearOffTheTableMd.gif

Произвольные цвета

Иногда отдельные элементы раскрашивают в произвольные цвета «чтобы было повеселее». Но раскраска, которая ничего не обозначает производит несерьезное впечатление и сбивает с толку:

Шесть этапов проекта раскрашены в произвольные цвета.

В деловых презентациях лучше не использовать цвет без необходимости, особенно если речь идет об элементах одной группы.

Здесь использование одного цвета обосновано

Можно цветом выделить отдельные элементы по смыслу:

Здесь дополнительный цвет обоснован

Лишние элементы в графиках

Как правило, если на графиках показаны значения, то шкалу убирают. Или наоборот.

Пример 1:

Пример 2:

Другие примеры мусора в графиках:

Power Point предлагает такие варианты оформления — не ведитесь

Перебор с иконками

Иконки помогают привлечь внимание к отдельным частям слайда, но как любое украшение, хороши в меру.

Здесь перебор:

Перебор иконок: и в схеме и около текста

А так лучше:

Схема выглядит проще и аккуратнее без иконок

Избыточное брендирование

Нередко на слайдах размещают логотипы и элементы фирменного стиля. Это нужно, чтобы люди во внешней среде связывали презентацию с данной компанией. Для внутренних презентаций брендирование не так важно.

Допустим, мы добавили элементы бренда на слайд:

Пока, кажется, все в порядке (тревожная музыка)

В исходном варианте, все в порядке, но если на слайд поместить сложное содержание, возникает перегруз. Блок заголовка вверху и крупный логотип внизу занимают много места и оттягивают внимание от содержания слайда.

Уже не в порядке: лого влезает в график, мало места — приходится мельчить

Представьте, что это будет толстый отчет на 30 слайдов — навязчивые элементы бренда успеют надоесть:

😱😱😱😱😱

В этом случае, брендирование можно упростить, отдав место и внимание плотному содержимому слайда:

Теперь весь фокус на графики 👍

Чтобы убрать лишнее задавайтесь вопросами: «Как можно изобразить это проще? Что из этого можно «безболезненно» убрать? Что можно упростить?» Как писал дизайнер Эдвард Тафти: «Совершенная визуализация — это максимум информации в минимуме формы» (книга «Наглядное отображение количественной информации»).

Старший коллега-дизайнер как-то сказал мне: «Я верю в тебя: ты можешь меньше!» Вы тоже можете меньше — попробуйте! ✂

Добавьте этот финальный штрих в презентацию

2022-12-02T21:22:37.123Z

Добавить плавное переключение слайдов можно за несколько секунд, но смотреть презентацию станет гораздо приятнее.

Сравните:

переключение по умолчанию (без переходов между слайдами)

Слайды сменяются резко, дергано, неестественно

и переключение с плавными переходами:

Слайды сменяются органично, плавно

Как правило, я задаю такие настройки: переход — «Появление», длительность — 00,40.

Настройки для нейтрального невычурного перехода

С переходами слайды перестают «дергаться» и выглядят более профессионально. Советую всегда добавлять готовым презентациям этот финальный штрих ✨

Приемы и горячие клавиши для быстрой работы в PowerPoint (Win)

2022-11-11T21:18:26.429Z

При постоянной работе в PowerPoint не обойтись без горячих клавиш. Расскажу о сочетаниях клавиш и приемах, которые гарантированно сэкономят много времени при работе со слайдами.

Ctrl+Shift+C и Ctrl+Shift+V — скопировать формат одной фигуры или текста и применить к другому.

Показываю, как копировать и применять форматирование к фигурам и текстовым полям.

Выделить фигуру, зажать Ctrl+Shift и тянуть в любом направлении — позволяет скопировать выделенную фигуру (как бы "вытягивая" из исходной). При этом новая фигура оказывается на одной линии с исходной.

Показываю, как копировать объекты перетаскиванием

Стрелки вверх, влево, вправо, вниз — для точного перемещения текста, фигур, картинок на слайде

F4 (Win) — повторить/снова применить любое предыдущее действие

Показываю, как использовать F4 для быстрого форматирования.

Ctrl+G — сгруппировать объекты

Ctrl+Shift+G — разгруппировать объекты

Shift+Ctrl+> или Shift+Ctrl+< — увеличить или уменьшить размер шрифта выделенного текста. Можно выделить сразу несколько текстовых фрагментов и одновременно менять на них размер текста.

Показываю, как увеличивать/уменьшать размер шрифта сразу нескольких блоков текста.

Ctrl+крутить колесико мыши — приблизить или отдалить слайд (Zoom)

Ctrl+L или Ctrl+L или Ctrl+С — выровнять текст по левому, правому краю или ширине

Ctrl+B — сделать текст жирным

Ctrl+I — сделать текст курсивом

F9 — включить/отключить направляющие

Ctrl+D — дублировать слайд

Shift+F5 — включить показ слайдов с текущего слайда

Ctrl+ N — новая презентация

Как сделать несдвигаемую нумерацию слайдов

2022-07-12T10:57:41.151Z

Когда номера не получится нечаянно сдвинуть или удалить.

1. Зайти в меню «Образец слайдов»: «Вид» → «Образец слайдов»

2. Удалить символ <#> со всех сладов

3. Кликнуть на образец слайдов (верхний родительский макет, от которого «ответвляются» макеты ниже)

4. Выбрать инструмент «Надпись» (вкладка «Вставка») (4.1) и нарисовать на родительском макете текстовое поле (4.2). Затем нажать на «Добавление номера слайда» (4.3). В текстовом поле появится обозначение номера — <#>.

5. Настроить номер: размер, шрифт, цвет, выравнивание, положение на слайде

6. Выйти из «Образца слайдов»

7. Готово! На слайдах должны появиться номера

Как убрать сжатие картинок в PowerPoint

2022-07-11T12:58:03.574Z

Бывало ли у вас такое: добавляете в презентацию картинку, продолжаете работать над слайдами, а через какое-то время картинка становится мыльной, нечёткой?

Изначальное качество Качество после нескольких сохранений презентации

Дело в том, что по умолчанию Power Point чуть сжимает изображения при каждом сохранении. В результате, после n-ого сохранения чёткая картинка превращается в «кашу».

Решение 1

Отключите сжатие картинок в настройках презентации: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Размер и качество изображения»→ поставьте галочку «Не сжимать изображения в файле».

Решение 2

Вместо jpeg и png берите картинки в формате svg, если есть такая возможность. С фотографиями так не получится, но скачивать иконки и небольшие иллюстрации лучше именно в svg-формате.

Где взять бесплатные иконки для презентации

2022-07-07T10:24:20.356Z

Приведу несколько доступных источников.

1. Шрифты со значками вместо букв

Не все знают, что найти иконки для презентации можно в Power Point-е. В Windows есть стандартные шрифты, символы которых не буквы, а иконки.

Чтобы вставить символ-иконку, поставьте курсор в текстовое поле, как будто собираетесь что-то написать, нажмите «Вставка» → «Символ» → выберите шрифт (Windings или Segoe Symbol) → выберите символ.

Меню «Символ»

Символы (иконки) шрифтов Windings и Segoe

Такие символы редактируются как текст: чтобы увеличить, увеличьте размер шрифта; чтобы перекрасить, измените цвет текста. Символ будет оставаться чётким, при любом размере.

Символы удобно применять в таблицах: при изменении ширины столбцов, колонок, значок сохраняет свое положение, «не выпадает» из таблицы.

2. Меню «Значки»

Доступно только в Microsoft 365. Найти так: «Вставка» → «Значки».

3. Специальные сайты

Я беру иконки с flatcion.com: можно скачать иконки бесплатно в png формате, выбрать иконки по стилю (цветные, однотонные, с прямыми или скругленными углами и проч.)

Сайт flaticon.com

Другие сайты с иконками:

thenounproject.com
iconfinder.com
uxwing.com
fonts.google.com/icons
svgrepo.com

4. Нарисовать самостоятельно

Простые иконки можно составить из фигур:

Зайдите в меню «Фигуры»

Иконки составленные из простых фигур