Max Zavyalov

Чек-лист операционной оценки помещения под кофейню

2020-04-24T13:13:03.144Z

Прежде чем договариваться о начале стройки по вашему дизайн проекту, нужно понять, насколько помещение подходит для вас и не выйдет ли так, что затраты после начала стройки или в течение операционной деятельности выйдут далеко за рамки инвестиций или бюджета.
Я намеренно не рассматривают юридические тонкости заключения договора. Для этого есть чек-листы от юристов.

Арендные каникулы предоставляются.

Старайтесь получить максимальный период времени, но не меньше 1 месяца. Лучше - 2-3.
Без арендных каникул только если это помещение вашей мечты и инвестиционный бюджет позволяет вам пойти на этот шаг.

Выход из договора аренды имеет допустимые параметры.

Проверьте, не требует ли арендодатель дополнительных выплат, если вы запланируете досрочно расторгнуть договор. И за какое время вы должны предупредить арендодателя о расторжении. Чем меньше - тем лучше.

Размер депозита вас устраивает.

Арендодатели, как правило, требуют оплаты первого и последнего месяца аренды. Бывают и более жесткие требования. Проверьте, вложены ли эти расходы в ваш инвестиционный бюджет.

Договор заключен в рублях.

Крайне желательный параметр в условиях бесконечной волатильности.

Электрической мощности достаточно.

Чтобы оценить этот пункт, составьте список оборудования, декора и освещения, которое будет потреблять электричество и выведите общую сумму киловатт.

План БТИ существует и соотвествует действительности.

Мокрые точки находятся в зоне будущего бара, либо подведение не требует значительных инвестиций.

Если слив и вода находятся далеко от зоны будущего бара, нет стояков или возможностей простого подвода, это увеличит время и стоимость ремонта.

Системы вентиляции в помещении присутствуют.

Также оцените, насколько просто будет подключить к этой системе кондиционирование.

Инвестиции в ремонт пола вас устраивают.

Оцените состояние пола. Обычно полная замена покрытия занимает дополнительное время и требует затрат.

В помещении есть подвод горячей воды.

Если это не так, это повлияет и на инвестиции в водяные бойлеры и на требования к электрической мощности.

Зимой в помещении есть центральное водяное отопление.

Если нет - готовьтесь к дополнительным расходам на электричество из-за установки электрических обогревателей.
И, опять же, на зимней период изменятся требования к выделяемой электрической мощности.

Есть возможность оформления алкогольной лицензии.

Если вы открываете кофейню - это не значит, что вам не понадобится алкогольная лицензия. Это не значит, что уже завтра вы начнете продавать кофе-алкоголь, но иметь такую возможность на будущее - верное решение.

Есть возможность размещения вывески нужного размера на фасаде.

Загляните в требования города к внешнему виду фасадов зданий.
У каждого города и района они свои.

Есть возможность размещения дополнительной вывески.

Визуальное оформление фасада - важный пункт привлечения внешнего трафика.
На многих зданиях разрешено размещение дополнительной вывески в виде выносной конструкции на фасаде здания.

Есть возможность видоизменять внешний вид фасада.

Условие необязательное, но желательное. Если есть возможность, например, перекрасить фасад в яркий цвет - это всегда дополнительное преимущество.

Разрешена установка летней веранды или небольшого количества посадочных мест на улице.

Разрешена установка дополнительных элементов декора у фасада: велосипедные парковки, кашпо с цветами и т.д.

Если помещение находится в жилом доме:
есть отдельная, не общедомовая канализация для помещения

есть отдельная вентиляционная шахта, не затрагивающая вентиляцию жилого дома

уровень шумоизоляции стен и потолка позволяют кофейне функционировать, не затрагивая комфортный уровень жизни жильцов

мусорная площадка находится не ближе, чем 25м. от кофейни

Что делать кофейням 20 марта 2020 года: 15 идей

2020-03-20T07:11:11.573Z

По стечению многих обстоятельств и факторов кофейни буквально за 1,5 недели перешли от стабильного функционирования к борьбе за выживание.

И сейчас уже вопрос стоит не в том, как увеличить транзакции в данный момент, а как максимально быстро выйти на прежний уровень (или около) после того, как все уляжется. Но давайте по порядку.

В первую очередь работайте над самыми крупными статьями расходов. Аренда, потери и списания (которые влияют на себестоимость) и оплата труда.

Аренда. Все зависит от конкретного арендодателя, но наиболее вменяемые из них уже сейчас дают некоторым кофейням арендные каникулы (есть подтвержденные факты). Если не удастся договориться о каникулах, договаривайтесь об аренде, которая будет составлять 10-15% от фактического товарооборота. И если не срабатывает и это - просто обсуждайте максимально возможную скидку.
Максимально снизьте количество заказываемого скоропорта, если спроса на него нет или полностью уберите его из ассортимента.
Персонал - одна из самых сложных историй.
Но подумайте о том, что в то же время существуют сегменты, которые растут многократными темпами и где людей не хватает: ритейл, доставка.
Договоритесь о временном трудоустройстве своих коллег.
iGoods, например, готовы трудоустроить 2000 человек, освободившихся в офлайн бизнесе.
X5, аналогично, сильно нуждается в сотрудниках. Контакт для связи я оставлю в своем телеграм канале @maxaboutcoffee.
Многие кофейни поступают правильно и рассказывают о том, что они делают для того, чтобы обезопасить гостей.
Но не все делают это достаточно детально.
Если говорите, что дезинфицируете поверхности каждый час и после ухода каждого гостя, напишите, какое дез.средство используете, в какой концентрации и одобрено ли оно Роспотребнадзором. Сейчас все эти детали гостям важны как никогда.
Дайте возможность минимизировать физические контакты.
Fine_coffee_moscow на Волхонке запустили предзаказ онлайн, где можно заказать продукцию кофейни и, не заходя внутрь, получить ее на входе, оплатив через выносной терминал.
Эти же ребята запустили 20% скидку на депозиты. Отличный шаг. Покупаете сертификат на 1000р. за 800р. Это даст гостям мотивацию вернуться именно к вам позже.
Тестируйте ультракороткую доставку в радиусе 800-1000 метров (8-10 минут пешком). Есть сервисы, которые позволят вам относительно быстро настроить такую услугу собственными силами. Например, Smartomato.
Либо используйте возможности собственных социальных сетей.
Удерживайте то небольшое количество гостей, которые все еще продолжают ходить к вам: делайте небольшие комплименты к кофе, подарки, скидки на регулярные посещения или повышение уровня в программе лояльности.
Не сейте панику.
Любимые кофейни остаются чуть ли не последним оплотом тепла и стабильности. Не нужно писать, что кофейня погибает, срочно оформите подписку на кофе, а то 18 человек останется без работы.
Сейчас всем непросто.
Подумайте, в первую очередь, о гостях: пишите слова поддержки; а если используете доставку, пишите эти слова на коробочках и стаканах; вселяйте уверенность постами и сториз в Инстаграм. Вы будете выглядеть куда привлекательнее в этом случае.
В два раза активнее развивайте SMM. Социальные сети в ближайшее время будут чуть ли не единственным вашим каналом общения с аудиторией. Более того, возможно, пришло время взяться за те каналы коммуникации, о которых раньше не думали. Я ни на что не намекаю, но когда ты в самоизоляции, то YouTube отлично заходит. Подкасты - туда же.
Привычного количества публикаций в ваших текущих соц.сетях больше недостаточно. Делайте больше постов, сториз, рассказывайте о текущей ситуации, делайте это в максимально теплом ключе.
Самое время заняться сторителлингом с помощью SMM: устраивайте онлайн сессии с владельцем/владельцами. Расскажите, наконец, почему вы решились на открытие кофейни, какую идею и философию несете, с какими трудностями сталкивались и каким видите свой бизнес в будущем.
Пришло время создать эмоциональную связь с вашей концепцией. В трудные времена сплочённость и эмпатия возрастает многократно.
Проводите кофейные завтраки онлайн. С бариста, шефами, основателями и т.д. Тут вам и пригодится YouTube или прямые эфиры в Инстаграм (но из-за довольно низкого качества трансляций, это не лучший инструмент, как я его вижу).
Сфокусируйтесь на образовательном контенте. Кофейни активно начали обучать гостей тому, как лучше приготовить любимый кофе дома. Это отличная тема для прямого эфира с шеф-бариста или владельцем.
Займитесь качественным обучением команды. Вы можете потратить свободное время на дополнительные аттестации и обучение, чтобы значительно повысить компетентность и сервис в будущем.
Начните разработку летнего меню. Самое время сделать это без спешки. Привлеките онлайн аудиторию для оценки разработок с помощью голосования.

Оставайтесь добрыми кофейными соседями для своих гостей.
Несите тепло и понимание. Самое важное сейчас - это сохранить максимально дружественные отношения со своей аудиторией и вовлечь её.

Всем здоровья, давайте держаться вместе и помогать друг другу 🙌🏻

5 инструментов операционного управляющего кофейни

2020-03-20T05:49:18.488Z

Не секрет, что успешное операционное управление кофейнями невозможно осуществлять без рабочих инструментов. К ним относятся инструменты планирования, организации и контроля процессов.

Сегодня рассмотрим с вами несколько наиболее важных из них, без которых управление кофейнями будет невозможным, неэффективным или крайне затруднительным.

1. Финансовая аналитика.

Главный инструмент - текущая система автоматизации, либо (для более продвинутых управляющих) - BI система аналитики (PowerBI, QlickSense и т.д.)

Что с этим делать. Для того, чтобы свободно ориентироваться в том, как работает ваш бизнес, сфокусируйтесь на четырех основных финансовых показателях:

выручка
средний чек
количество транзакций
наполняемость чека (к сожалению, этот показатель не всегда доступен в базовых возможностях систем автоматизации)

Ваша задача - уметь анализировать эти показатели как в моменте, так и в сравнении с другими периодами.

Например:

Операционный день - сравниваем с прошлым днем и с таким же днем на прошлой неделе
Неделя - сравниваем с предыдущей неделей (полностью или частично на момент построения отчета)
Результат месяца: со сравнимым периодом в прошлом месяце и с аналогичным периодом/месяцем в прошлом году
Результат года: со сравнимым периодом в прошлом году. Например, с 1 января по 19 марта 2020 года сравниваем с периодом с 1 января по 19 марта 2019 года.

Метрика успеха - процент роста к сравниваемому периоду.

2. План действий, созданный по SMART.

Главный инструмент - простая таблица в Excel с 4 столбцами. Благодаря своей простоте, она поможет вам ставить задачи даже стажерам бариста.

Что с этим делать. Любая проблема, обнаруженная в бизнесе должна быть понятным образом зафиксирована, иметь решение, сроки и ответственного.

(Напомню, мы сейчас разбираем ежедневное операционное управление без стратегий и глобальных задач)

Роль этого инструмента возрастает пропорционально с ростом количества точек в непосредственном подчинении. Если задачи одной небольшой локации можно удержать в голове, то когда дело дойдет до управления командой, делегирования и чуть больших масштабов, в таком режиме продолжать уже не получится.

3. Мастер-график.

Главный инструмент - таблица Excel. К сожалению, других инструментов, которые содержали бы в себе все необходимые данные, я пока не нашел. Если вы знаете о них - напишите в комментариях или в Direct моего канала в Инстаграм.

Мастер график отражает ваше плановое расписание сотрудников с прогнозируемыми же выручками по дням недели, расчетом продуктивности и теоретическим фондом оплаты труда.

Мастер график составляется на месяц вперед с последующими еженедельными (иногда даже ежедневными) коррекциями, если этого требует реальность.

Количество человек в смене и в течение дня жестко зависит от прогнозируемой выручки, которая основывается на статистике по продажам в аналогичный день за последние 2-3 недели. С поправкой на праздники и другие внешние факторы.

Зная ставки бариста и менеджеров, количество часов, которые они должны отработать в течение месяца и выручку, можно легко просчитать теоретический фонд оплаты труда.

Таким образом, при значительных расхождениях в затратах на персонал, по результата месяца вы сможете отследить, где именно произошел сбой и почему факт стал отличаться от плана.

4. Отчет по результатам инвентаризации.

Формируется еженедельной выгрузкой из системы автоматизации.

У собственников и операционных управляющих существуют разные подходы к этому вопросу: от "никогда не делал" до "делаю каждую неделю по всем SCU".

Я обычно рекомендую держаться середины и раз в неделю проводить инвентаризацию по всем продуктам без расходников, а раз в месяц - продукты + расходники.

При увольнении ответственных лиц - полная инвентаризация, включая оборудование и денежные средства.

Думаю, излишне углубляться в подробности о том, почему важно использовать этот инструмент.

5. P&L.

Формируется еженедельной выгрузкой из системы автоматизации или сторонних сервисов, если вы решили использовать их для этой цели.

P&L - profit & loss. Ежемесячный отчет о прибылях и убытках кофейни.

Для того, чтобы он формировался максимально корректно, все начисленные расходы должны быть ежедневно внесены в систему: от закупки скрепок до зарплаты персонала с максимально подробной разбивкой по статьям расходов.

Причем, неважно, закупаете ли вы продукты за наличные средства из кассы или оплачиваете их поставщикам по безналу. Учтено должно быть все.

Это по-настоящему детальная работа, но если вы делаете ее успешно каждый день, то по факту закрытия ежемесячной инвентаризации, сразу сможете оценить финансовый успех прошедшего месяца и составить план действий, согласно пункту №2, чтобы улучшить показатели.

Эти 5 инструментов по умолчанию должны использоваться в каждой кофейне.

Конечно, это далеко не исчерпывающий список и если тема инструментов операционного управляющего кофейни для вас интересна - напишите в комментариях и я подготовлю продолжение.

У стандартов безопасности пищи выходных не бывает.

2020-01-10T07:46:47.792Z

Сегодня несколько слов про безопасность пищи.

Канал PIR-COFFEE на днях выложил отличное видео о трех составляющих Specialty кофеен.

Specialty - это не только зерно.

PIR—COFFEE 2019. Лилия Гадельшина и Богдан Прокопчук. Три составляющие идеальной спешалти-кофейни

И вот что прекрасно - я, наконец, услышал то, что давно назрело. Specialty кофейня - это не только зерно 80+ по оценке SCA. Это совокупность деталей - от оборудования и сервиса до (внимание) безопасности пищи.

Конечно, Прокопчук и Гадельшина особенно сфокусировались только на чистоте тряпочек и рабочего пространства, но и это уже хороший знак.

Думаю, ни для кого не секрет, что безопасность пищи в кофейнях и ресторанах массово находится на очень низком уровне. Поверьте, я знаю изнутри огромное количество кухонь. И риск получить отравление даже в московских ресторанах и кафе очень высокий. Не говоря уже о региональном бизнесе.

И отсутствует не только продвинутое управление рисками заражения, но и базовые вещи - дезинфекция рук, корректное разведение дез.растоворов, термометры разных форматов, корректная приемка продукции и т.д.

Чаще всего единственным ориентиром в управлении безопасностью пищи становится утверждение вроде: "Ну дома же я пью молоко, которое три дня стояло открытым, а этот тортик вообще 5 дней отлично хранится в холодильнике".

Кофейни завтрашнего дня.

Есть одна причина, по которой все так печально - стандарты безопасности пищи довольно сложные, изобилуют не всегда понятной терминологией, канцеляризмами и отсутствием наглядных практических советов.

Но когда-то и стандарты приготовления кофе по стандартам SCA многим казались космическими. Тем не менее, сейчас все это становится необходимостью и логичным требованием времени.

К счастью, медленно, но верно позади остаются страшные дамы из Роспотребнадзора, целью которых было одно - навесить максимум штрафов вместо того, чтобы научить и рассказать - а как надо. Как и в других сферах на смену им приходит новое поколение, способное к общению и обучению.

Я нашел одного такого человека. Ее зовут Натали и она ведет свой канал в Инстаграм - @resto_doctor, и попросил дать 5 практических советов о том, как начать внедрять стандарты безопасности пищи в свои кафе и кофейни.

5 советов о том, с чего начать внедрение стандартов безопасности пищи в кофейне.

1. Начните с поточности и товарного соседства - это основа основ.

Вы должны знать, что нельзя пересекать чистое и грязное, сырое и готовое, а десерты и мясные блюда не могут стоять на витрине рядом.

Возьмите схему производственных помещений кофейни и отследите путь: продукция пришла, полежала на складе, ушла в продажу/приготовление. Убедитесь, что эти пути не пересекаются.

Заведите отдельный инвентарь (доска+нож) для овощей/фруктов, хлеба, мясной гастрономии, сыра. Инвентарь должен быть промаркирован цветом.

Весь инвентарь: ножи, доски, тары для мытья - маркируются, чтобы следить за поточностью.

Для альтернативного молока и цельного должны быть тряпки разного цвета. Нельзя одной и той же тряпкой протирать паровик после животного молока и альтернативного. В идеале необходимо иметь два разных питчера под разные виды молока. Цветовая маркировка должна быть понятно описана в инструкции для персонала.

И вообще:

2. Маркируйте всё, что видите.

Уследить за каждым десертом невозможно, а контролировать сроки годности нужно.

Десерт - вещь скоропортящаяся, а значит эпидемически опасная. Персонал одной смены пирожные принял, в витрину выставил. Персонал другой смены точно должен знать до какого момента времени его нужно продать, чтобы не списывать.

Вся еда, вскрытые бутылки сиропа и пакеты молока маркируются, чтобы следить за годностью.

Для всего этого вам понадобится двухстрочный (!) маркировочный пистолет.

Верхняя строка будет говорить о том, когда у продукта начало срока годности, вторая строка - конец.

Создайте простой и понятный для персонала лист со сроками годности всей продукции в кофейне и допустимыми температурами хранения (не забудьте обзавестись корректно работающими термометрами в каждой холодильной и морозильной камере).

Скорее всего, он будет иметь дополнительные столбцы, так как срок после вскрытия упаковки отличается от срока годности до вскрытия. А срок годности дефростированных десертов будет значительно меньше, чем замороженных.

Внесите знание этого листа в аттестацию при переходе на уровень бариста со стажера бариста.

Не забывайте обновлять его при вводе/выводе продукции.

3. Контролируйте медицинские осмотры и прививки персонала.

Как бы вы не соблюдали поточности и сроки годности, если бариста носитель дизентерийной бактерии, к примеру, он может обсеменить и сэндвич, и кофейную чашку. Внеплановая проверка по отравлению может кончиться штрафом до 600 тыс руб, а может - закрытием на 90 суток.

Iiko, например, позволяет вести учет анализов и сроков годности мед.книжек для всей команды. Если подходящего программного продукта у вас нет, то используйте таблицы Excel - на просторах интернета лежит множество шаблонов для подобного учета.

4. Расскажите сотрудникам о том, почему все это важно.

Будет здорово разобрать 3-4 заболевания, передающихся грязными руками после туалета. Например: сальмонеллёз, дизентерия, тиф, иерсиниоз.

Важно, чтобы они узнали про бессимптомные формы болезней, когда вроде бы здоров, но для других людей опасен.

На каждом собрании заостряйте внимание на том, что соблюдать сроки годности, личную гигиену и использовать дез.растворы не менее важно, чем граммовку кофе и идеальный темпинг. Ведь от этого зависит здоровье гостей.

В первую очередь сами подходите к санитарии осознанно и вовлеченно. Если вам всё равно, то команде тоже будет все равно и никакой кнут не сработает.

5. Как можно скорее заключите договор с компанией-поставщиком дез.средств.

Это могут быть как гос.учреждения, так и частные компании. Как правило, они снимают часть вопросов по безопасности пищи. Например, предоставляют программу производственного контроля, журналы учета дез.средств, могут проводить регулярную дезинсекцию и дератизацию и, в целом, дают базовые рекомендации, которые точно помогут вам избежать больших проблем при возможных проверках Роспотребнадзора.

Безопасная кофейня - это трудоемкая работа и непростой путь.

Но любой, даже самый сложный путь, начинается с первого шага.

Мы с Натали призываем вас сделать его сегодня.

И тогда уже в ближайшем будущем вы сможете с гордостью смотреть на свою кофейню, потому что будете уверены не только в качестве, но и в безопасности своего бизнеса.

AGILE vs WATERFALL

2019-12-26T06:51:57.116Z

Сейчас подробно поясню, без паники)
И расскажу, как все это работает в кофейнях, конечно же.

ДАНО.
Задача: разработать и ввести в меню новые напитки.
И вот как это делали мы в сетевой компании.

Waterfall.

Маркетологи анализируют рынок и выкатывают бриф: а давайте-ка запустим колд брю, латте с пончиком и капучино на подставке из желудей (не знаю, почему, просто пример такой).

Сваливают этот бриф на F&B департамент, где творческие ребята начинают это все воплощать в жизнь. (Можете легко это все переложить на вашу реальность, где вы лично маркетолог, а шеф-бариста - F&B)

Проходит месяц, F&B выдают 15 красивых напитков и показывают заказчику. То есть, обратно в маркетинг.

Все цокают языками, что-то там пробуют, смотрят себестоимости, дают обратную связь, F&B уходит на доработку.

Проходит ещё неделька (оптимистично) и на второй итерации все напитки наконец согласованы.

Дальше подключается департамент закупок.
Их задача - найти жёлуди, пончики и зерно для колд брю.
В самом печальном случае к цепочке уже подключились креативщики и начали создавать макеты картинок и слоганы для нового меню из желудей.

Когда все продукты найдены, поставщики согласованы и макеты созданы, разработанный продукт отправляется в кофейни, где его начинают учить готовить старшие бариста или управляющие.

Итого - упрощенная схема такая:

Упрощенная схема запуска нового кофейного меню в сетевой компании

И что же в этом всем плохого, подумаете вы. Выглядит красиво, водопадом. Все друг за другом. Рай перфекциониста.

А проблема в том, что в случае, если ошибку начальных этапов выявили в конце или середине, то придется все разрушить и построить заново. А с учетом горящих сроков, в итоге вы получите задержку с запуском и, самое печальное, - потерю времени и сил на создание того, что пришлось разрушить.

Пример: желудей в Москве нет. Или они есть, но по цене четырех чашек капучино.

А узнали мы об этом только на этапе закупки ингредиентов.

Что делаем? Рушим предыдущие этапы, откатываемся к брифу и начинаем разрабатывать что-то заново.

Конечно, хитрые маркетологи могут сразу вкладывать возможность таких ошибок и немного раздувают бриф. Но это только частично решает проблему.

Главная остается - трата времени на то, на что его тратить не нужно.

Аналогичная проблема может возникнуть на этапе обучения или ввода в кофейне. Нет оборудования, короткие сроки хранения, неудобно и долго готовить, не получается делать это стабильно, перебои с поставками и т.д.

А вот на этом этапе ничего уже обычно не меняют и просто вводят как есть, потому что маркетинговые материалы отпечатаны и запущены, а срок старта и так уже отложен на неделю.

Agile.

Предлагает организацию процесса.

Это максимально гибкая схема.

Давайте я сразу переложу ее на пример, который привел выше.

Если кратко, то представьте, что запустить новое меню - это не задача и цель маркетологов. А задача и цель сборной команды разных департаментов.

В эту небольшую команду входит шеф-бариста, закупщик, маркетолог, оперейшенс или любые другие люди, которые имеют отношение к продукту или будут его пользователями.

Дальше крупные задачи по всем направлениям бьются на равноценные по трудозатратности единицы и вносятся в общий план работ.

SCRUM внутри Agile предполагает, что команда двигается спринтами по одной или две недели.

Это значит, что к концу спринта должна быть полностью готова какая-то часть продукта.

Идеи генерируются и тестируются в одном информационном поле для всей команды.

А это значит, что капучино на желудях сразу не прошел бы дальше первой идеи. Потому что в команде проекта есть закупщик, который бы остановил это безобразие на начальном этапе.

А другие напитки, один за другим, полностью готовы к вводу к концу спринтов.

Вы можете применять этот метод в разных сферах: от строительства дома до организации личного развития.

У системы, конечно, есть большое количество условий, чек-листы старта, понятные метрики и графики скорости сгорания задач и т.д. Но если она запущена и работает, то это экономит колоссальные деньги и время. И часто становится конкурентным преимуществом компании.

Тойота много лет работает по Agile.

Додо пицца - аналогично.

И, судя по внешним признакам, Space X тоже.

Что почитать по этой теме, чтобы разобраться более глубоко:

Джефф Сазерленд: SCRUM революционный метод управления проектами.

Эндрю Стеллман, Дженнифер Грин: Постигая Agile

Max Zavyalov

maxzavyalov.ru

instagram: @maxaboutcoffee

ФОТ: 5 советов по управлению заработной платой сотрудников кофеен

2019-12-23T12:32:51.755Z

maxzavyalov.ru

Какую бы форму ведения расписания сотрудников вы бы не использовали, она должна содержать следующие данные:

Время начала и окончания рабочей смены
Планируемая выручка в день
Общее количество обработанных часов в день
Дневная продуктивность

Это минимально требуемый набор.

Если у вас нет автоматизированной системы учета, будьте готовы внести в таблицу данные по расчету ЗП, исходя из стоимости каждого сотрудника в день.

Это позволит вам оперативно видеть затраты на персонал.

1. Составляйте расписание, основываясь на прогнозе продаж.

Важно не путать прогноз с бюджетным планом. Хотелки остаются хотелками, а факт фактом.

Если вы понимаете, что последние два вторника вы наблюдали падение выручки, нет смысла завышать прогноз на этот день. Операционное управление бизнесом обязано быть максимально приближённым к реальности.

Прогнозируйте выручку корректно: с учетом выходных, праздников, мероприятий, проходящих поблизости и т.д.

Итак, прогноз продаж - это не бюджет и не хотелки, а реальность.

Для мотивации вы можете оставлять цифры бюджета, но для составления расписания - только прогноз.

2. Определите норму продуктивности.

Продуктивность труда легко рассчитывается про формуле:

ВЫРУЧКА/КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ=РУБЛИ В ЧАС

За день кофейня заработала 100.000р. При этом, в кофейне в течение дня находилось 4 бариста, каждый из которых отработал по 8 часов. Итого: 32 часа.

Продуктивность будет 100000/32=3125р/час.

А вот много это или мало - вам необходимо определить это самостоятельно.

На этот показатель влияет средний чек и общее количество транзакций.

Чем проще зарабатывается рубль, тем выше должна быть продуктивность.

Чем меньше транзакций - тем ниже продуктивность. Нельзя вывести в смену половину бариста, правда?

3. Обучайте свою команду.

Хоть и третий по порядку, но явно не третий по значению.

Не каждый владелец бизнеса может себе сходу представить, сколько денег теряет на текучести кадров и необученности команды.

Для примера приведу сумму, которую тратит одна их сетевых кофеен на обучение каждого нового сотрудника: примерно 30-40 тысяч рублей.

В эту сумму входит время работы наставника, затраченные продукты и риски того, что стажер сольется через несколько дней после обучения.

Но эта сумма не включает в себя потери, связанные с гостями, которые получили низкий уровень сервиса или качества продукта от стажера. (особенно актуально для тех кофеен, которые обучают стажеров непосредственно в кофейнях)

Другая выгода состоит в том, что хорошо обученный и давно работающий член команды сможет работать значительно продуктивнее, а это значит, что в часы пик два опытных бариста легко заменяют четверых неопытных.

4. Ежедневный/еженедельный анализ и корректировка целей.

Когда у вас будет выверенный показатель продуктивности, вы сможете проводит регулярный анализ результатов. Это метрика, которой вы будете измерять эффективность созданного расписания.

Будьте гибкими и, если можете повысить продуктивность, - делайте это.

Любая современная система автоматизации имеет отчет по почасовым продажам. Именно этот отчет поможет вам верно строить расписание.

Снимите почасовой отчет по каждому дню отдельно - вы увидите свои пики продаж, где необходимо усиление смен, а также провалы, где необходимо иметь минимум бариста.

Да, бывает так, что смены бариста будут очень короткими. Например, 4 часа. И, чтобы выдержать цель по продуктивности, вам придется ставить такие смены. Поэтому заранее ищите бариста, которые готовы в некоторые дни на короткие периоды работы.

В противном случае - это благотворительность. Вы будете платить деньги просто за то, что человек находится в баре.

По моему мнению - лучше взять в штат больше бариста с более гибкими графиками и короткими сменами, чем троих бариста на график 2/2.

5. Операционная эффективность работы в баре.

Кадр из фильма "Основатель"

Если вы смотрели фильм "Основатель" про Макдоналдс, то вспомните, как герой рисовал на полу схемы расстановки оборудования. Делал он это не просто ради красивого кадра.

И это очень важный момент в операционной эффективности.

Все часто используемые элементы на каждой станции должны быть в доступности шага или половины шага. Бариста не должны затрачивать энергию на дополнительные шаги для того, чтобы перемещаться с питчером от кофемашины к мойке, например.

Уделите особое внимание эргономике бара и удобству работы с оборудованием.

Это же касается рецептур напитков, процесса разогревания продуктов, сервировки "с собой" и "здесь".

Каждый шаг должен быть максимально упрощен, все расходники должны лежать под рукой, а открытие, передача и закрытие смен должны регламентироваться понятными чек-листами, которые предписывают держать все это в наполненном и готовом состоянии.

Если у вас есть вопросы или вы хотели бы, чтобы я более подробно написал по какой-либо из тем - пишите на ask@maxzavyalov.ru

И подписывайтесь на Инстаграм канал @maxaboutcoffee

Будем на связи!