Школа системного менеджмента | Узбекистан

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы | 3 часть

2022-11-12T07:30:52.720Z

Последняя часть

В предыдущих статьях описал, как сформулировать работу так, чтобы побороть прокрастинацию, и как начать действия с низкой мотивацией. В этой статье обсудим как повысить мотивацию.

Этот материал поможет тем, кто откладывает дела по причине подвешенного состояния и мысленного ступора. Что делать, если вы попали в «подвешенное состояние», не знаете как действовать и поэтому откладываете. Какие шаги предпринимать, чтобы вытащить себя из этого состояния.

Причина откладывания № 3 — Непонятная ситуация

Когда человек неясно понимает что делать, то его мотивация падает. Сложно быть мотивированным, когда каша в голове. Мотивация и энтузиазм зависят от того, насколько убедителен план действий. К примеру, мотивация падает, если план неубедителен. Человек это интуитивно осознает и не верит что получится. Так же и наоборот, когда человек верит, думает что план получится и сработает, мотивация возрастает. Поэтому, ключ к повышению мотивации лежит через разрабатывание себе убедительных планов.

Так как человечество с момента его развития сталкивается с непонятными и сложными задачами, то в результате преодоления таких непонятных задач разработались практики, которые помогают думать и справляться с неопределенностью. Одни из таких практик называются стратегированием и problem-solving (решение проблем).

Стратегирование простыми словами, это когда компания старается предвидеть будущее и разрабатывает стратегию, план развития и действий для достижения своих целей. Когда люди продумывают о будущее и настоящее, то они занимаются стратегированием.

Problem-solving — это набор шагов, с помощью которых определяется проблема, разрабатываются возможные пути решения, чтобы с помощью них устранить проблему. Консультанты McKinsey используют problem-solving и пошагово помогают руководителям компаний решать их бизнес задачи. Ниже предоставляю упрощенный вариант Проблем-солвинга с книги «Problem-solving 101«.

Далее разберем, как применить эти практики.

Как сделать ситуацию понятной: стратегирование и problem-solving

Практика решения задачи (problem-solving), состоит из 4 шагов:

Оценка текущей ситуации.
Поиск возможной причины (ин) проблемы.
Разрабатывание плана эффективных действий.
Корректирование и выполнение разработанного плана до тех пор, пока проблема не будет решена.

Процесс «выхода из неопределенности» очень похож на то, как врачи лечат пациентов. Когда человек посещает врача почувствовав недомогание: врач терапевт сперва задаёт пациенту вопросы по поводу симптомов, мерит его температуру. Также он может сделать анализ крови или рентгеновский снимок. То есть, он собирает информацию и анализирует эту информацию для того, чтобы узнать причину плохого самочувствия.

Врач проводит диагностику пациента.

И только после того, как врач провел диагностику, он решает что назначать пациенту: будет это лекарство от простуды или операция по удалению опухоли.
Врач различает разницу между симптомом — головная боль, высокая температура, причиной — простуда, и лечением — принятие лекарства от простуды. Чем лучше доктор разобрался в симптомах и узнавании причины проблемы, тем увереннее и лучше он будет разрабатывать результативные решения.

Если бы врач не проведёт диагностику, то увеличиться риск того, что он назначит неверное лечение. Это приведёт к опасности для здоровья.

Следовательно, уверенность врача зависит от того, насколько он уверен в диагнозе.

Поэтому, чтобы повысить личную уверенность, первым делом проведём оценку ситуации.

Шаг 1. Оценка текущей ситуации

Возьмите ручку с чистым листом бумаги или откройте записное приложение в телефоне, компьютере.
Смоделируйте ситуацию. Запишите на листе, своими словами, мысли о ситуации, опишите что вас беспокоит: стремления, проблемы, цели, желания, переживания или неудовлетворенности.

Запись разгрузит мозг, поэтому будет неидеальна.

Привожу пример моей записи:

Демонстрация выписывание личных мыслей

После того как зафиксировали текущие мысли и понимание, сделайте следующий шаг.

Шаг 2. Поиск возможной причины (ин) проблемы

Врач вылечит пациента эффективно, если найдёт причину возникновения болезни. Нам так же будет полезно определить вероятные причины проблемы, чтобы увеличить эффективность дальнейших усилий.

Определите какую из проблем решаете.
Письменно ответьте, — «в чём причина проблемы и почему эта проблема возникает?». Если трудно отвечать, используйте диаграмму Исигавы, видеоинструкция.

Пример диаграммы Исигавы, который сделал за 5 минут:

После применения диаграммы Исигавы, пришёл к выводу: чтобы перестать откладывать, надо выспаться и упорядочить задачи.

Если сомневаетесь в том, что правильно определили причину:

Определите, какая информация нужна, чтобы проверить, верно ли определили причину. Например, у меня заболела спина и я думаю что это из-за того, что недавно я поднимал тяжелые вещи. Но я сомневаюсь, потому что ещё я провёл последние дни в горах, где было холодно, и возможно я простудил спину. Поэтому я сомневаюсь и чтобы проверить точную причину, я думаю мне потребуется снимок рентгена спины.
Определите, как добыть информацию, чтобы подтвердить догадку. Нужно сходить в клинику, договориться с врачом и сделать рентген.
Соберите информацию. Сделав рентгеновский снимок, я получу информацию, на основе которой мне легче будет принимать решения в дальнейшем.

Шаг 3. Разрабатывание плана эффективных действий (решений)

После того как мы описали ситуацию, сделали предположения о причинах проблемы, разработайте как можно больше различных вариантов решения проблемы, чтобы после отсечь неподходящие варианты и выбрать самый привлекательный путь.

Письменно ответьте на вопрос «Что можно сделать, чтобы устранить эту проблему?»
Запишите в ответ как можно больше идей и путей решения проблемы, для этого используйте Дерево решений (Issue trees) или обычный список идей.

Консультанты McKinsey, Bain и BCG разрабатывают идеи с помощью Деревьев решений (источник). Этот инструмент помогает не забывать и удерживать во внимании решения, замечать между ними разницу, а так же находить новые креативные идеи. Справочник и видеоинструкция по составлению.

Пример Дерева решений:

Сперва записываем задачу, затем записываем как можем решить эту задачу и как можно реализовать эти решения. Сделал за 5 минут. Ещё пример с объяснением.

3. Приоритизация идей: выберите лучшие идеи и составьте из этих идей последовательный план действий.

И снова, если сомневаетесь насчет правильности решений, соберите нужную информацию, чтобы удостовериться в верности идей, как это описано тут.

Цель этой статьи довести читателя до этого шага, чтобы он разработал себе решения, опираясь на знания и понимание, которые он имеет. На этом этапе, разработанные решения положительно повлияют на человека, повысив его определенность, понимание, что ему делать и мотивацию.

Но чтобы двинуться дальше, нужно будет не забывать и о реализации этих решений.

Шаг 4. Корректирование и выполнение плана до тех пор, пока проблема не будет решена

Выполняйте тот план, который получился в результате.
Если план не сработал, вернитесь к шагу 1.

Вам придется часто пересматривать свои планы и решения, потому что, во-первых, мир регулярно будет преподносить сюрпризы, во-вторых, когда вы будете реализовывать план, вам будут открываться новые подробности. Такое происходит с юристами, когда они ведут дело, то дело «раскрывается», и малейшая информация может повлиять на результат всего дела кардинально.

Поэтому будьте готовы пересматривать свои планы и решения, чтобы оставаться гибкими, эффективными и мотивированными.

Заключение

С помощью четырех шагов Problem-solving-a, предпринимайте активные шаги по решению проблемы и справляетесь с откладыванием из-за нерешительности. Когда чувствуете, что перестали понимать, что происходит, что делать, используйте problem-solving и думайте, это поможет сдвинуться с «мертвой точки». Это поможет так же быстрее «войти в колею» и меньше прокрастинировать, откладывать.

Собрал, проверил идеи, нарисовал, написал и отредактировал: Малик Валиходжаев, @malik_valikhodjaev (telegram)

Источники идей: Маккинзи, Кен Ватанабе, Церен Церенов, Анатолий Левенчук, Скотт Янг, Ричард Фейнман, Кеннет Стэнли, Школа системного менеджмента.

Заметка от Малика: это была последняя часть статьи про то, как не откладывать и получать удовольствие от дела. Если что-то упустил, или неправ — буду рад идеям, пишите.

Какой шаг самый полезный?

Напишите ниже комментарий 🧠

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы | 2 часть

2022-11-12T07:27:21.312Z

Мы живем в мире, где в обществе популярна мысль, что люди откладывают дела только потому, что им не хватает мотивации или силы воли. И чтобы сделать что-то, нужно или иметь мотивацию, или если её не хватает, то нужно замотивировать себя.

Человек может мотивировать себя, но важно понимать, что одной мотивации для действий недостаточно.

Давайте разберёмся, как вообще устроено человеческое поведение и как избавиться от нехватки мотивации. Но прежде чем продолжить, если вы не читали первую часть этой статьи про эффективную борьбу с прокрастинацией, рекомендую посмотреть её тоже.

Причина откладывания № 2 — Низкий уровень способности

Есть модель человеческого поведения, предложенная Стэнфордским профессором Б. Дж. Фоггом. Эту модель, так же, использовали в создании Инстаграма его основатели. Они были учениками Фогга в Стэнфорде, в его знаменитой лаборатории дизайна поведения.

Модель:

Профессор Фогг говорит, что любое человеческое действие складывается при наличии трех факторов — 1) мотивации, 2) способности и 3) подсказки.

Мотивация — то, насколько мы хотим что-то сделать;
Способность — то, насколько нам легко совершить это действие;
Подсказка — что-то, что напоминает нам про это действие. Чтобы сделать какое-то действие, мы должны о нём помнить или вспомнить.

Представление в модели:

Мотивация от высокой до низкой, и способность от высокой до низкой(трудно, легко). Чуть дальше станет понятнее.

В модели, так же, имеется «линия действия». Она условная, но она помогает увидеть, сколько мотивации и способности человеку потребуется для действия. Для того чтобы человек совершил действие, нужно чтобы его мотивация, способность, и подсказка встретились за пределами линии действия:

Мотивация и способность компенсируют друг друга.

Так же и наоборот — когда человек откладывает, это значит что его действие находится под линией действия:

Мотивации и способности недостаточно для действия

Рассмотрим на примере. Вы идете откуда-то домой, по пути, на улице к вам подходит активист Гринпис и говорит: «Мы собираем деньги на приют для китов. Дайте нам денег, пожалуйста. Сколько можете»

Так вот запрос со стороны активиста будет подсказкой для вашего мозга, что нужно совершить действие.

А ваша мотивация, это ваша реакция на эту подсказку, хочется помогать или нет. Допустим вам захотелось помочь. Вы не супер большой поклонник Гринписа, но почему бы и нет. Мотивация средняя. На модели:

Теперь пожертвуете вы деньги или нет, зависит от вашей способности. От того, насколько вам легко это сделать.

Если вы выходили с магазина, вам дали сдачу, и вам нужно всего лишь сунуть руку в карман, чтобы дать небольшую для вас сумму денег — вы дадите:

Теперь представьте ту же самую ситуацию, тот же самый активист, та же самая мотивация, но только ваша способность изменилась. Теперь, ваши небольшая сумма лежит не в кармане, а в кошельке. Вам нужно открыть рюкзак, вынуть деньги с кошелька, отдать деньги, потом положить всё обратно.

Вероятность того, что вы пожертвуете деньгами уменьшится.

И точно такой же сценарий, та же подсказка и мотивация, но только теперь деньги лежат дома. До дома идти 15 минут.

Какова вероятность, что вы совершите действие? Вероятности еще меньше.

К тому же, если на улице холодно, вы замерзли, то возможно вы точно не дадите:

Мотивация, способность и подсказка находятся под линией действия

Эти примерные ситуации показывают, что при той же самой мотивации и подсказке, сделаете вы или нет, так же зависит от вашей способности.

Чтобы перестать откладывать дела, нужно не мотивировать себя, а повышать свою способность к действию

Мотивация динамична. Предположим, что почти у каждого человека была ситуация, когда он вдохновлялся заниматься спортом в один день, а на следующий, эта мотивация внезапно падала:

Чем ждать возвращения вдохновения, желания, настроения, лучше начать повышать свою способность и тогда вам не потребуется большой мотивации для старта. Это является основной рекомендацией профессора Фогга.

Но как повысить свою способность?

Существует три эффективных способа.

Три способа упрощать действия, чтобы перестать откладывать

Способ  № 1: Повысить свои знания или навыки

Иногда, чтобы упростить дело, достаточно того, что вы больше о нём узнаете. Непонятные для мозга дела требуют дополнительных умственных усилий. Чем лучше вы разбираетесь в деле, понимаете что к чему, тем меньше мотивации вам потребуется для начала этого дела.

Как повысить знания:

Записать, какое дело не даётся легко.
Записать ответ на вопросы: «Что именно я в этом деле плохо понимаю?». «Каких знания мне нужны для более лучшего понимания дела?».
Найти информацию: поискать в интернете, спросить у знакомых или выбрать любой другой удобный вам вариант поиска информации.
Обучиться и применить найденную информацию. А если не хватает навыка, потренировать свой навык до нужного состояния.

Пример, когда мне сложно было трудоустраиваться:

Способ № 2: Преобразовать контекст: инструменты и ресурсы

Ещё один хороший способ упростить действие, это изменить инструменты, ресурсы или контекст.

Инструменты — это инструменты: оборудования, снаряжение и пр.
Ресурсы — это время, деньги, физические и умственные силы. Без этих 4-ех ресурсов человеку сложно действовать. Поэтому, если вам трудно, убедитесь что вам хватает этих ресурсов для действия.
Контекст — это окружение, погодные условия, местность и пр.

Когда у вас неподходящий контекст, недостаточно инструментов или ресурсов, это снижает вашу способность действовать.

К примеру, если вы решите провести пробежку утром, а у вас рваные кроссовки, пасмурно на улице и вы плохо выспались ночью, то бегать вам будет сложно. То есть вам потребуется высокая мотивация, чтобы начать. Если такой мотивации не будет, вы не побежите.

Если у вас комфортные и удобные кроссовки, погода приятная, и вы хорошо отдохнули ночью, то вы побежите с большей вероятностью. Даже если у вас средняя мотивация.

Пример, как я изменял контекст, для облегчения работы за компьютером:

Часто бывает что человек откладывает какое-то дело из-за нехватки умственных ресурсов — внимания. Рекомендую эту книгу на эту тему — «Hyperfocus», там автор рассказывает как эффективно восстанавливать своё внимание, а так же техники по улучшению своей сфокусированности в целом.

Как преобразовать контекст:

Записать, какое дело не даётся легко.
Ответить на вопросы — «Почему мне сложно выполнять это действие, что мешает?», «Каких ресурсов, инструментов мне не хватает?», «Насколько контекст мне мешает?».
Ответить на вопросы — «Как упростить выполнение этого действия?», «Какие ресурсы, инструменты или контекст могли бы помочь мне выполнять это действие?»
Изменить контекст так, чтобы стало легче действовать.

Этот принцип полезен и для того, чтобы бороться с плохими привычками

Пример, как я изменил контекст и уменьшил проведение времени в социальных сетях:

Способ № 3: Уменьшить действие

И наконец, упростить действие можно уменьшив его.

Человеку морально легче начинать с малого. А ещё, маленькие действия обладают преимуществом: импульс, заданный ими, часто подталкивает нас к следующим шагам. Происходит «эффект снежного кома» — нам легче продолжать действовать тогда, когда мы уже начали. Незначительный шаг постепенно переходит к гигантским последствиям.

Уменьшить действие можно до «первого шага» или «маленького варианта» действия:

Как уменьшить действие:

Записать, какое дело не даётся легко.
Сократить это действие до его маленького варианта, или до первого шага по этому действию. Сократить до такой степени, чтобы действие требовало минимальных усилий для его выполнения.
Начать маленькое действие или сделать первый шаг. Если после действия появится желание продолжить, можете продолжить.

Заключение

В этой статье мы узнали, что человеческое действие основывается не только на мотивации, но и на способности и подсказке. Так же мы рассмотрели, почему одной мотивации не хватает и как начинать дела упрощая себе действия. В результате использования модели поведения Фогга, вы сможете более точно находить корень своих, а так же и чужих трудностей и эффективно их решать надёжными, понятными способами:

Способ  № 1: Повысить свои знания или навыки
Способ № 2: Преобразовать контекст: инструменты и ресурсы
Способ № 3: Уменьшить действие

Итоговая схема упрощения выглядит так:

Заметка от Малика: Чуть задержался со сроками выпуска этого цикла, но всё же решил сделать так, чтобы было полезно и применительно.

1. Первая часть этой статьи тут — Причина откладывания № 1 — Несформулированная работа

3. Последняя статья — Причины откладывания №3 - Непонятная ситуация.

Собрал, проверил идеи, иллюстрации, текст, редакция: Малик, @malik.valikhodjaev (telegram)

Источники идей: B.J.Fogg, Катерина Акулич, Stanford Behavior Design Lab

https://behaviordesign.stanford.edu/resources/fogg-behavior-model

Какой из трёх способов по вашему мнению лучший?

Напишите ниже комментарий 🧠

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы

2022-11-12T06:58:13.426Z

Стикер паки: le_kinzhal

Что такое прокрастинация

Прокрастинация (от англ. procrastination «откладывание» или «промедление»; от лат. procrastinatio) — в психологии склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам: стресс и чувство вины, снижение работоспособности, падение самооценки.

Человек, страдающий прокрастинацией, винит себя, но не может взять себя в руки и начать действовать.

Давайте разберёмся, почему так происходит и как избавиться от прокрастинации.

Причина откладывания №1 - Несформулированная работа

Оказывается, что одной из проблем откладывания является то, что мозг выбирает дела не по принципу “важная или не важная работа”, а по принципу “хорошо сформулированная или плохо сформулированная работа”

Наш мозг любит простые задачи.

Есть такой миф о лени, часто люди думают что они не делают что-то потому что ленятся, но это не так. Наш мозг ни в коем случае не лентяй. Он трудяга, и трудится он постоянно. Попробуйте ничего не делать — узники в тюрьме сходят с ума, если ничего не делают.

Сам факт выполнения любой работы благоприятно воздействует на мозг, при этом важность работы для мозга вторична.

Получается, что наш мозг-трудяга буквально выискивает в течение дня хорошо сформулированные работы.

Поэтому, человеку нужно сформулировать свою работу так, чтобы она стала ему понятной, простой.

Ещё раз, наш мозг любит простые задачи. Поэтому чтобы ему хотелось что-то делать, нужно хорошо сформулировать задачи.

Давайте разберемся как это делать на примере написания этого поста:

Работы для написания поста про прокрастинацию и как с ней справиться

Можно долго спорить какие работы нужны, чтобы написать пост, но тут это не важно, главное посмотреть разницу в детальности и понятности.

После формирования и разбиения оказалось, что пунктов намного больше.

С написанием этого поста я вначале откладывал, потому что хоть и понимал что делать, но смутно. В результате разбиения работ на более понятные, простые работы, дело пошло.

Как формулировать работы

Принцип “плохо понятные или понятные работы”

Чтобы сложная работа с большей вероятностью была бы сделана, необходимо разложить её на большое число простых работ:

Разбейте работы так, чтобы их можно было выполнить максимум за 1–2 часа.

Если работа занимает больше 1–2 часа, то это часто означает, это что не совсем простая работа, сложная, где требуется несколько разных действий, знаний, и возможно этапов.

Незнакомые дела

Незнакомые дела, это те, которые мы не знаем, как и с чего начинать, что нужно будет сделать для успешного результата.

В этом случае мы прежде собираем информацию об этой работе: гуглим (смотрим в интернете), спрашиваем знакомых компетентных в этой области как эта работа делается.

После, собранную информацию используем при составлении плана работ, желательно как она делается пошагово, и так же разбиваем работы, чтобы каждая работа была простой и её можно было выполнить максимум за 1–2 часа.

В результате вашему мозгу будет приятнее и комфортнее работать. Вы будете делать свою работу с удовольствием, без ощущения внутренней неудовлетворенности.

Результат раскладывания сложных работ на простые работы

Заметка от Малика: В процессе собирания этой статьи, она стала расти в объёме, поэтому я решил выдавать содержание порционно, чтобы было полезно и можно было сразу применять в своей жизни. Следующие «причины» с решениями:

2. Причина откладывания №2 - Мотивация (Как начинать дела с низкой мотивацией).

3. Последняя статья — Причины откладывания №3 - Непонятная ситуация.

Собрал и проверил идеи, сделал иллюстрации и дизайн: Малик Валиходжаев, @malik.valikhodjaev (telegram)

Источники идей, повествования: https://system-school.ru/introonline, Церен Церенов, Анна Лубенченко, https://ru.wikipedia.org/wiki/Прокрастинация

Как вы формулируете свои работы?

Напишите ниже комментарий 🧠

Школа системного менеджмента | Узбекистан

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы | 3 часть

Последняя часть

Причина откладывания № 3 — Непонятная ситуация

Как сделать ситуацию понятной: стратегирование и problem-solving

Шаг 1. Оценка текущей ситуации

Шаг 2. Поиск возможной причины (ин) проблемы

Шаг 3. Разрабатывание плана эффективных действий (решений)

Шаг 4. Корректирование и выполнение плана до тех пор, пока проблема не будет решена

Заключение

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы | 2 часть

Причина откладывания № 2 — Низкий уровень способности

Чтобы перестать откладывать дела, нужно не мотивировать себя, а повышать свою способность к действию

Три способа упрощать действия, чтобы перестать откладывать

Способ № 1: Повысить свои знания или навыки

Способ № 2: Преобразовать контекст: инструменты и ресурсы

Способ № 3: Уменьшить действие

Заключение

Как перестать откладывать дела и получать удовольствие от работы

Что такое прокрастинация

Причина откладывания №1 - Несформулированная работа

Как формулировать работы

Незнакомые дела

Причина откладывания № 3 — Непонятная ситуация

Причина откладывания № 2 — Низкий уровень способности

Способ  № 1: Повысить свои знания или навыки

Способ № 2: Преобразовать контекст: инструменты и ресурсы

Способ № 3: Уменьшить действие