@yukinaleksey

Скидки на Platrum по черной пятнице 2024

2024-11-18T09:01:40.763Z

Привет! Меня зовут Алексей Юкин. Я являюсь сертифицированным партнером Platrum и уже 4й год занимаюсь внедрением этого сервиса. Через меня также можно приобрести лицензию на сервис, с дополнительными бонусами, которых бы не было при оплате напрямую.

В этой статье я разберу подробнее акции Platrum по черной пятнице в 2024 году. Предложу вариант, как можно воспользоваться предложениями сервиса наиболее эффективно для себя. А также упомяну о моментах доступных клиентам только при оплате через партнера.

Содержание для навигации

Предложения для новых пользователей

Вот что предлагает сервис в этом году для новых пользователей

Бесплатный месяц

Тут все просто. Берем лицензию на полгода или год, получаем на 1 месяц больше за те же деньги.

По умолчанию предложение позволяет повторить механику бонусного периода от партнера, но без учета лицензии на 3 месяца.

Имею ввиду, что если приобретать лицензию через партнера, то доступны следующие предложения:
- при оплате на 1 год - бонус 1 месяц
- при оплате на 6 месяцев - бонус 1 месяц
- при оплате на 3 месяца - бонус 2 недели

При оплате через партнера бонус применяется при каждой оплате. По акции от Platrum бонусный месяц добавится на оплаченный срок 1 раз. Просуммировать и получить два бесплатных месяца нельзя.

Скидка на модуль из базового тарифа при приобретении тарифа начального

Давайте прежде всего пройдемся по тарифам в целом.

Есть бесплатный тариф "Персональный" для 1 пользователя с ограничениями по всему инструментарию и платные тарифы "Начальный", "Базовый" и "Профи" (сравнительная табличка будет чуть ниже)

Оплаченный начальный тариф на любой срок и любое количество пользователей снимает ограничения по следующему инструментарию:
- в базе знаний можно создать неограниченное число статей
- в академии можно создать неограниченное число курсов
- в задачах нет ограничений по количеству поставленных задач в месяц
- в структуре, метриках и дашбордах при оплаченной лицензии также нет ограничений

На остальные инструменты на начальном тарифе остаются ограничения.

Тариф "Базовый" снимает эти ограничения по остальным инструментам. Но по стоимости он обойдется в 1,5-2,5 раза дороже, чем тариф "Начальный" (в зависимости от срока/числа пользователей).

В целом на первых порах бизнесу функционала тарифа "Начальный" чаще всего достаточно для работы и апгрейд до тарифа "Базовый" происходит позже. Но порой требуется что-то из базового тарифа сразу. И чтобы не переплачивать за весь тариф, Platrum предоставляет возможность приобрести только 1 модуль из этого тарифа по цене 75р в месяц за пользователя, вместо 187,5р за весь тариф (стоимость при оплате лицензии на год).

На картинке ниже обвел о каких модулях речь и чуть ниже расскажу по описанию каждого модуля, чтобы было проще определиться.

Предлагаемые модули

Итак, базовый тариф снимает ограничения на следующие модули:

финансовое планирование
финансовый учет
бизнес-процессы
склад
контроль качества
пароли

Пройдусь чуть подробнее по каждому из инструментов и ограничений на начальном тарифе.

Фин. планирование представляет из себя работу с заявками сотрудников на траты средств за определенный период на необходимые нужды. Электронная записка руководству проходит необходимые этапы в цепочки согласования, пока не будет одобрена или отклонена. Так вот, таких заявок может быть не более 20-ти в месяц.
Фин. учет в платруме представляет собой ряд отчетов, которые строятся на основе введенных данных транзакций дохода, расхода и перемещений между кассами. В частности, реализован отчет ДДС и PnL с наличием огромного числа фильтров для аналитики. Так вот, таких транзакций суммарно можно сделать не более 50, причем лимит распределен из логики не более 20 транзакций дохода, 20 расхода и 10 перемещений.
Бизнес-процессы представляют собой инструмент, который позволяет выстроить цепочку событий в рамках какого-либо бизнес-процесса. В нём может быть задействовано несколько должностей, которые будут задействованы когда БП дойдет до них. К процессам можно сделать описания шагов, ссылаясь, например, на то как выполнить тот или иной шаг, оставив ссылку на базу знаний, или можно сделать подробное описание в самом шаге. У вас может быть сконструировано сколько угодно различных БП, но суммарно запустить получится не более 500 в месяц
Склад позволяет вести учет имущества, закреплять какие-то вещи за сотрудниками (например, выданный ноутбук), закладывать реальную и остаточную стоимость, предусматривать срок амортизации того или иного товара. Соответственно, общий лимит - 50 товаров.
Контроль качества позволяет создать чек-лист проверки и интегрировать его в другую систему. Самый частый пример - в CRM в карточке сделки при прослушивании звонка менеджер контроля качества активирует браузерное расширение - созданный чек-лист в платруме открывается в окне карточки сделки - менеджер делает в нем свои заметки и комментарии - аналитика уже в самом платруме подсвечивает систематически повторяющиеся ошибки у одного и того же сотрудника. Соответственно, доступно суммарно не более 50 проверок в месяц
Пароли позволяют централизованно выдавать пароли именно внутри системы (и нигде больше) определенному сотруднику. Вы создаёте тематическую вкладку - например, "маркетинг". Туда помещаете пароли, которые обычно выдаёте маркетологу. После смены сотрудника, во-первых, система подсветит вам, какие сотруднику были известны пароли (их лучше бы сменить). Во-вторых, передача паролей новому маркетологу займёт минимальное количество времени - буквально пару кликов. Паролей суммарно может быть не более 50 в рамках ограничений.

С помощью акции можно снять ограничение одного из вышеперечисленных модулей, оставшись при этом на начальном тарифе.

По своему опыту продаж лицензий и внедрений скажу, что чаще всего компании используют пароли и бизнес-процессы. Чуть реже фин. учет и фин. план. Общая статистика может отличаться от моей. Лично у себя я в данный момент использую пароли и фин. учет

Также отмечу, что можно воспользоваться данным предложением сервиса и суммировать его вместе с дополнительным партнерским месяцем. Это будет самый идеальный вариант по моему мнению :)

Скриншот из моих паролей. После недавней замены смм-щика очень удобно было выдать необходимые доступы в пару кликов.

Скидка на модуль из тарифа "Профи" при приобретении базового тарифа

Механика та же самая что и в предыдущем предложении. Только действует при приобретении сразу базового тарифа.

Предположу, что по стоимости на сайте таки ошибка в стоимости 368р, т.к. если брать тариф "Профи" на год, то стоимость пользователя будет 742,5р (ниже скриншот из раздела "Тариф и оплата" в кабинете Platrum)

Функционал на тарифе так сказать специфический. Подробно описывать не буду. Но если нужно, то напишите мне и обсудим по всем вопросам.

Если воспользоваться данным предложением, то партнерский бонусный срок от меня также будет суммироваться.

Оставить заявку на приобретении лицензии или на взаимодействие по внедрению можно, написав в рабочий Whatsapp или Telegram. По этой ссылке можно также более подробно ознакомиться с перечнем услуг по внедрению.

Предложения для тех, кто пользовался ранее сервисом, но сделал паузу

Здесь имею ввиду тех, кто хотя бы раз оплачивал лицензию.

Был согласован партнерский бонус, что "бывшие" пользователи сервиса, у кого закончилась лицензия больше чем 1 месяц назад, также приравниваются к новым и для них доступны все предложения как для новых клиентов.

Еще партнерский бонус для новых клиентов и тех, кто на паузе

Акция в целом подразумевает что нужно приобрести лицензию по 30 ноября включительно. Но что делать если предложение в целом интересно, но вот не прямо сейчас. То есть нет прямо сейчас ресурсов, чтобы начать полноценно пользоваться сервисом, а скажем "было бы предложение условно через 2 месяца ну точно бы купили, чтобы 2 месяца просто так у нас не сгорели"

На этот случай есть возможность приобрести "отложенную лицензию". Технически это будет выглядеть так - после оплаты я пришлю код активации, который можно будет применить в течение 1 года. И соответственно активировать когда это будет удобно. Отсчет срока лицензии начнется с момента активации :)

Предложения для текущих клиентов

Выглядят они вот так.

Собственно это дополнительная возможность из тарифа "Профи" при апгрейде с начального тарифа на базовый.

И корпоративный мессенджер в подарок при переходе на тариф "Профи" с любого тарифа.

Оставлю ниже еще раз сравнительную табличку, в том числе по возможностям тарифа "Профи".

Если что-то заинтересовало - с радостью отвечу на вопросы и помогу с подключением. Ниже будут контакты по которым можно обратиться.

Еще раз табличка для наглядности

Заключение

На этом по акциям у меня сегодня все. Давайте краткое резюме

выбрать можно одно предложение по акции из нескольких
опция приплюсовывается к моему партнерскому бонусному сроку, если только это не предложение по бесплатному месяцу
купить лицензию с бонусами черной пятницы можно сейчас, а активировать позднее в течение года (недоступно для новых клиентов)

Еще раз по партнерскому бонусному сроку, если вдруг пролистали раздел с этой информацией. И по остальным бонусам тоже.

При оплате через меня, как партнера сервиса:
- на 3 месяца приплюсуются сверху 2 недели
- на 6 месяцев приплюсуется сверху 1 месяц
- на 12 месяцев приплюсуется сверху 1 месяц
- при продлении на следующий период бонусная механика сохраняется
- докупка пользователей в текущую оплаченнную лицензию будет со скидкой в 10%
- при каждой оплате лицензии на следующий период предоставляется возможность воспользоваться бесплатной консультацией по наиболее оптимальному решению своих задач с помощью сервиса

Ну и раз черная пятница - давайте добавим скидку в 15% на услуги внедрения при оплате до 30 ноября включительно :)

Оставить заявку на приобретение лицензии или на взаимодействие по внедрению можно, написав в рабочий Whatsapp или Telegram. По этой ссылке также можно более подробно ознакомиться с перечнем услуг по внедрению. Если есть вопросы по лицензии, черной пятнице, Platrum'у в целом - также обращайтесь. На бесплатной консультации разберем все необходимые вопросы :)

Интервью Platrum для их канала на YouTube. Записывалось весной 2023г.

Систематизация / автоматизация бизнеса

2024-11-10T18:31:53.097Z

Привет! Меня зовут Алексей Юкин. Уже 4й год как я (теперь уже вместе с командой) занимаюсь внедрением в компании различного инструментария, который позволяет оптимизировать те или иные бизнес-процессы и высвободить время сотрудников компании или самого руководителя (в основном на базе сервисов Platrum и amoCRM).

Основные направления в которых я могу быть полезен:
- разработка структуры компании
- описание и оптимизация бизнес-процессов
- создание регламентов, базы знаний и обучения
- внедрение Platrum и amoCRM (в т.ч. продажа лицензий)

Чуть ниже будет подробное описание по каждому направлению.

В цифрах за 3 с лишним года деятельности:
- более 10 партнеров-сервисов на базе которых осуществляется внедрение
- более 40 реализованных проектов различной сложности
- более 100 приобретенных лицензий сервисов клиентами

Навигация по статье для удобства:

Небольшое интервью со мной от АРБ Мой Бизнес в г.Рязань

Основные услуги

Внедрение Platrum

Любые работы по сервису. Быстро обучить пользоваться вас или сотрудников. Или быть только на технических работах. Или на длительным сопровождении. Или помогать разовыми консультациями. Или полноценно внедрить несколько инструментов сервиса с полным погружением в бизнес-процессы. Определим наиболее оптимальное решение вашей задачи на базе сервиса.

Разработка базы знаний и системы обучения

Флагманский продукт включающий в себя разработку структуры компании, выделение отделов, должностей и их ЦКП, погружение в бизнес-процессы и этапы того или иного бизнес-процесса. Определяем ответственных на каждом этапе. Формируем структурированную базу знаний, папки отделов и должностей. Описываем бизнес-процессы и регламенты по каждому этапу. Укладываем разработанные материалы в обучающие курсы для каждой должности.

Упаковка базы знаний франшизы

Продукт для владельцев франшиз, у которых есть уже несколько открытых филиалов и есть желание масштабироваться на относительно отработанных процессах при выстраивании первых филиалов. На базе Platrum выстраиваем базу знаний и систему обучения для будущих франчайзи, управляющих своих филиалов и их сотрудников. Погружение в ваши бизнес-процессы, их докрутка при построении пошаговой системы обучения и открытия обучающих материалов ученикам по мере необходимости. В результате вся информация выдается автоматически и последовательно в пару кликов.

Внедрение CRM

Внедрение CRM происходит на базе amoCRM и включает в себя пожалуй три больших этапа работ. 1й этап - составление ТЗ: погружаемся в ваши бизнес-процессы, разрабатываем все необходимые воронки с учетом вашего дальнейшего роста компании, а также выделяем необходимые этапы на них исходя из логики перехода лида на следующий этап. Проработываем все сегменты клиентов, причины отказов, необходимые поля, доступы для менеджеров и т.д. Второй и третий этапы - техническая настройка по ТЗ и интеграции с необходимыми сервисами. И обучаем этим всем пользоваться. В дальнейшем возможно сопровождение или разовые работы по улучшениям.

Приобретение лицензии на сервис

С такими сервисами как Platrum, amoCRM, Wazzup (и т.д.) у нас оформлены партнерские взаимоотношения, что позволяют нам предоставлять дополнительные бонусы при оплате лицензии через нас, а не напрямую. Это может быть дополнительный период, или бесплатная консультация при каждом продлении или пакет бесплатных виджетов к CRM. Все зависит от сервиса и необходимо уточнить, что мы сможем предоставить при оплате того или иного сервиса через нас.

Установка голосовых роботов Томору

Отличие от обычных надоедливых автообзвонов в том что звонят роботы на искусственном интеллекте, которые подстраиваются под разговор и далеко не всегда понятно что ты общаешься с роботом. Конверсия таких роботов сильно выше чем у обычных спамящих автообзвонщиков, а возможность робота позволяет обработать около 3 тысяч контактов в день, что гораздо быстрее чем если бы это делали менеджеры. Робота можно настроить на различные задачи, например обзвон холодной базы, обзвон теплой базы, сегментация клиентов и т.д.

Как происходит взаимодействие

Общий план взаимодействия

Записываетесь на бесплатную консультацию
На встрече определяемся с задачами
Присылаете карточку с реквизитами
Составляем договор на внедрение. По лицензии на сервис оплата по счету-оферте публичного договора
Оплачиваете и приступаем к работе
По завершении работ/активации лицензии обмениваемся закрывающими документами (есть ЭДО)

Примерный план внедрения

В зависимости от услуги есть свои особенности по процессу внедрения. В целом все сводится к тому, чтобы погрузиться в бизнес-процессы для создания ТЗ. По ТЗ далее идет техническая настройка (если внедряем CRM). Если внедряем инструменты Platrum - то, как правило, процесс следующий:

Встреча по выяснению деталей/разбору БП/работе отдела/функциям или метрикам должности/и т.д.
Техническая настройка того или иного инструмента / описание бизнес-процесса / написание нами регламентов / проверка написанных регламентов вашими сотрудниками
Встреча с ОС по сделанному и дальнейшее продвижение по задачам/отделам/регламентам/должностям

Встреча производится мною или инженерами моей команды с носителем знаний из вашей команды. Это можете быть сам собственник, или руководитель отдела или опытный рядовой сотрудник. Возможна работа параллельно сразу с несколькими отделами и с разными представителями компании (частая ситуация при создании базы знаний)

Оставить заявку

Оставить заявку на взаимодействие или более подробно узнать информацию по заинтересовавшей услуге можно написав в рабочий Whatsapp или Telegram.

Материалы со мной

Интервью Platrum

Записывались с Platrum весной 2023 года для их канала на YouTube рубрики "Интервью с партнером". Перезалил на RuTube для удобства. Ссылка на оригинал на YT. С момента записи реализованных проектов поприбавилось :)

Видео с канала Platrum на YouTube

Отзывы

Основатель франшизы фитнес-студий TotalBody Павел Сивков. Упаковали базу знаний в Platrum и разработали методологию для будущих франчайзи и текущих управляющих своих филиалов. Подробный кейс можно изучить по ссылке.

Управляющий нескольких филиалов в Подмосковье центров скорочтения IQ007 Мария Соколова. Создали структуру компании, а также реализовали базу знаний и обучение для менеджеров отдела продаж.

CPA-сеть AdsFin. Коммерческий директор Михаил Барышников. Переработали логику работы в amoCRM для реализации полноценной работы как с рекламодателями, так и с веб-мастерами на всех этапах взаимодействия с ними (первичная воронка продаж, текущие клиенты, допродажи, сегментация базы отказников и т.д.)

Дмитрий Горягин - основатель школы пляжного волейбола VolleyFamily. Разработали структуру компании, сделали логику базы знаний, перенесли и систематизировали данные из гугл-диска, разобрали основной бизнес-процесс на подпроцессы, выделили ответственного на каждом шаге и задачи решаемые на каждом подпроцессе, создали обучение для задействованных должностей.

Основатель сети фитнес-студий в г.Рязань "Летай" Анастасия Гелло. Внедряли нишевую CRM-для студий - ImpulseCRM. Работали как со всей логикой воронки продаж, текущих клиентов и базы отказников в разделе CRM, так и с настройкой учета работы с текущими клиентами - расписание, абонементы, фин.учет, телефония и т.д.

Основатель сети центров грудничкого плавания МамаКупала Кирилл Казанцев. Разрабатывали логику базы знаний и необходимого пакета документов для действующих филиалов и будущих франчайзи для последующего их наполнения.

Никита Смирнов - маркетолог. Создавали для его клиента BBQ Shaverma мастер-шаблон для последующий работы с каналом E-mail рассылок.

Со-основатель SMM-агентства Republic Антон Зарукин. Отзыв с консультации по бизнес-процессам и вариантам развития закрытого клуба учеников школы Republic.

Еще немного текстовых отзывов :)

Управляющий филиала IQ007 Казань. База знаний/обучения для менеджеров отдела продаж в Platrum.

Андрей Иванов. CPA-сеть Adv.Cake. Настройка отчетов ДДС и P&L в Platrum при переезде из Excel

Сеть магазинов женской одежды ByNati. Настройка отчетов ДДС и P&L в Platrum при переезде из Excel

Юлия Казанцева. Таргетолог. Отзыв о консультации с запроса о построении команды и проблемами при прошлом опыте делегирования задач.

Скидки на Platrum по черной пятнице

2023-11-20T08:59:25.154Z

Содержание
Предложения для новых пользователей
Предлагаемые модули
Предложение для текущих пользователей на начальном тарифе
Информация по порядку подключения

Предложения для новых пользователей

Вот что предлагает сервис в этом году для новых/бывших пользователей

Новых пользователей (или тех, кто раньше пользовался, но сейчас сделал паузу) наверняка заинтересуют первые два предложения. Соответственно, можно выбрать один из двух вариантов.

Сразу скажу, что при оплате через меня как партнера сервиса, при выборе дополнительного модуля, удастся сохранить и дополнительный срок в подарок - при этом не обязательно брать сразу на год, можно и на меньший срок.

Но тут важно понимать, что предлагаемый дополнительный модуль будет доступен только на оплаченный период. При продлении на следующий период система технически не предложит такого варианта:

Скриншот из данных моего партнерского об аккаунте клиента с подключенным дополнительным модулем. Как видно, продление недоступно

Поэтому есть смысл задуматься о более длительном сроке подключения. Осталось только выбрать необходимый модуль.

Предлагаемые модули

Итак, в базовый тариф без ограничений входят следующие модули:

финансовое планирование
финансовый учет
бизнес-процессы
склад
контроль качества
пароли

Пройдусь чуть подробнее по каждому из инструментов и ограничений на начальном тарифе.

Фин. планирование представляет из себя работу с заявками сотрудников на траты средств за определенный период на необходимые нужды. Электронная записка руководству проходит этапы согласования, пока не будет одобрена или отклонена в цепочке согласований. Так вот, таких заявок может быть не более 20-ти в месяц.
Фин. учет в платруме представляет собой ряд отчетов, которые строятся на основе введенных данных транзакций дохода, расхода и перемещений между кассами. В частности, реализован отчет ДДС и PnL с наличием огромного числа фильтров для аналитики. Так вот, таких транзакций суммарно можно сделать не более 50, причем лимит распределен из логики не более 20 транзакций дохода, 20 расхода и 10 перемещений.
Бизнес-процессы представляют собой инструмент, который позволяет выстроить цепочку событий в рамках какого-либо бизнес-процесса. В нём может быть задействовано несколько должностей, которые будут задействованы когда БП дойдет до них. К процессам можно сделать описания шагов, ссылаясь, например, на то как выполнить тот или иной шаг, оставив ссылку на базу знаний, или можно сделать подробное описание в самом шаге. У вас может быть сконструировано сколько угодно различных БП, но суммарно запустить получится не более 500 в месяц
Склад позволяетвести учет имущества, закреплять какие-то вещи за сотрудниками (например, выданный ноутбук), закладывать реальную и остаточную стоимость, предусматривать срок амортизации того или иного товара. Соответственно, общий лимит - 50 товаров.
Контроль качества позволяет создать чек-лист проверки и интегрировать его в другую систему. Самый частый пример - в CRM в карточке сделки при прослушивании звонка менеджер контроля качества активирует браузерное расширение - созданный чек-лист в платруме открывается в окне карточки сделки - менеджер делает в нем свои заметки и комментарии - аналитика уже в самом платруме подсвечивает систематически повторяющиеся ошибки у одного и того же сотрудника. Соответственно, доступно суммарно не более 50 проверок в месяц
Пароли позволяют централизованно выдавать пароли именно внутри системы (и нигде больше) определенному сотруднику. Вы создаёте тематическую вкладку - например, "маркетинг". Туда помещаете пароли, которые обычно выдаёте маркетологу. После смены сотрудника, во-первых, система подсветит вам, какие сотруднику были известны пароли (их лучше бы сменить). Во=вторых, передача паролей новому маркетологу займёт минимальное количество времени - буквально пару кликов. Паролей суммарно может быть не более 50 в рамках ограничений.

По своему опыту продаж лицензий и внедрений скажу, что чаще всего компании используют пароли и бизнес-процессы. Чуть реже фин. учет и фин. план. Общая статистика может отличаться от моей. Лично у себя я в данный момент использую пароли и фин. учет

Соответственно от вас остается выбрать - какой инструмент в ближайшее время мог бы помочь именно вашей компании, позволив сократить ваши расходы за счет акционного предложения. Сам по себе базовый тариф дороже начального в 1,5-2,5 раза в зависимости от числа пользователей.

Если предложение (любое из скриншотов в начале статьи) вас заинтересовало - напишите мне об этом ответным сообщением (если получили эту статью в мессенджере, где у нас вёлся диалог), либо же по одной из этих ссылок: Whatsapp, Telegram или ВК. Если нужна дополнительная консультация или остались вопросы - также дайте знать, я со всем помогу.

Предложение для текущих пользователей на начальном тарифе

А что же есть для тех, кто уже находится на начальном тарифе, полностью не готов переходить на базовый, но хотел бы получить по акции какой-то из модулей?

С технической точки зрения подключение по акции будет происходить по коду активации, который будет иметь срок жизни 3 месяца. А это значит, что если у вас лицензия заканчивается в конце февраля - можно также получить по акции дополнительный модуль на оплаченный период, просто активировав его ближе к окончанию вашей лицензии.

На всякий случай допишу, что активируемый код всегда сразу начинает работу с момента активации и сбрасывает все то, что было ранее доступно/оплачено. Суммирование с остаточным сроком не сработает. С этим повнимательнее :)

Пример:

У вас лицензия оканчивается 31 января 2024 года
Оплачиваете лицензию сейчас по акции
Получаете код активации (действует 3 месяца с момента получения)
Активируете его 31 января по окончании периода текущей лицензии

Начиная с 31 января у вас будет доступна лицензия с дополнительным модулем из базового тарифа на оплаченный по акции период

Информация по подключению

Как выглядит процесс подключения Platrum со всеми возможными бонусами от партнера:

Пишете обращение мне с заранее выбранным тарифом, сроком, количеством сотрудников, подарочным модулем. Либо же пишете мне, что готовы взять, но нужно проконсультироваться и помочь определиться (в этом случае я сразу даю обратную связь, и мы переходим к дальнейшим действиям)
Присылаете реквизиты. Я выставляю счёт.
После получения средств ставлю задачу в Platrum, чтобы сформировали под вас индивидуальный код активации. Это занимает 1-2 рабочих дня.
Присылаю вам код, при необходимости подсказываю, где и как его активировать.

И еще раз продублирую куда обращаться :) Whatsapp, Telegram или ВК.

P.S. По этой и этой ссылке можно ознакомиться с кейсами внедрений. Ещё сейчас в разработке около 5 кейсов, включая оргструктуру таксопарка на 150 сотрудников. Можете подписаться, чтобы ознакомиться с ними после публикации в ближайшее время.

Как описать бизнес-процесс компании, чтобы новичок быстро все понял и не зарылся в бюрократии

2023-10-23T08:20:40.865Z

Всем привет! Меня зовут Алексей, я занимаюсь внедрением инструментов управленческого контроля в бизнес (преимущественно на базе Platrum), таких как: организующая схема, метрики сотрудников, база знаний, обучение сотрудников и т.д. Другими словами, занимаюсь систематизацией бизнеса.

В этом кейсе расскажу, какие работы я провел в рамках проекта, чтобы новичку в компании было проще разобраться, чем он будет заниматься, с кем из других отделов и на каком этапе будет взаимодействовать, каких результатов от него ждет руководитель.

О проекте

Компания Waymorr занимается продажей майнингового оборудования, предоставлением аренды размещения в майнинг-отеле, а также разработкой специализированного ПО для оценки работоспособности оборудования для майнинга.

Запрос

Собственник компании обратился ко мне за консультацией по работе с сервисом автоматизации менеджмента Platrum. Запрос был такой:

Сделать так, чтобы каждый новый сотрудник мог легко разобраться, с кем из других отделов и на каком этапе он взаимодействует в рамках своей деятельности;
Помочь с построением структуры компании - какой она должна быть с точки зрения отделов, каковы функциональные обязанности сотрудников и результаты деятельности каждого из них.

Исходные данные

Клиент сам зарегистрировался в Platrum и взял один из предложенных шаблонов орг.схемы, расставил на ней сотрудников. Но так как это был всего лишь шаблон - естественно, он не отражал реальной картины, и потому нужно было помочь выстроить все в актуальном виде.

Один из шаблонов структуры компании в Platrum

Реализация

Подготовка

Если со структурой компании в плане реализации для меня уже все было просто и понятно, то как описать взаимодействие отделов и сотрудников, нужно было еще разобраться. Я помнил, что когда-то давно создавал себе шаблон регламента взаимодействия между отделами, который в теории должен был решить эту задачу.

Шаблон содержал перечисление всех функциональных отделов и должностей в них, функции каждой должности и результаты деятельности (ЦКП - ценный конечный продукт). За каждой должностью была прикреплена табличка, содержащая 5 столбцов:

Что мы принимаем от предыдущей должности (вход),
Критерии приемки,
Что делаем на этом шаге (процесс),
Кому передаем информацию дальше (выход),
Критерии передачи.

Часть шаблона регламента взаимодействия между отделами

В целом документ был как будто бы неплох, и из него легко бралась необходимая информация для орг.схемы (отделы, основные функции, ЦКП). Также из него потом можно было взять много полезного при построения базы знаний. И вроде бы он как раз показывал, кто с кем взаимодействует. Решил начать работать в нем.

Старт работы

С собственником и сотрудниками разобрали отдел продаж, заодно захватив некоторые функции других отделов, которые с ним взаимодействовали (юр. отдел, закупки, бухгалтерия, фин.отдел). Результаты заносились в регламент.

В какой-то момент полотно текста стало разрастаться до таких размеров, что я сам начал в нем путаться - даже несмотря на кликабельное удобное содержание, которое предлагал текстовый редактор в базе знаний Platrum (работали сразу в нем). Собственник тем более не понимал, что происходит в файле и как с ним работать.

Часть получавшегося полотна и как оно выглядело. На самом деле, оно было еще длиннее, так как это видео из моего проекта, а в какой-то момент стали работать в аккаунте клиента.

Встал вопрос, как нерабочий документ сделать рабочим? Как минимум, огромное полотно нужно было разбить на удобные документы, в которых бы содержалась информация только для одной должности. Точно нужно было упрощать таблицу, потому что и она получалась громоздкой и нечитабельной даже в рамках одной должности. Пришел к тому, что нужно создать документ с описанием бизнес-процесса как рабочего документа.

Что должно быть в описании бизнес-процесса?

На тот момент это был новый опыт для меня. Я начал изучать информацию по теме. В процессе понял, что нет какого-то единого шаблона для описания бизнес-процессов - каждый делает как хочет, в целом придерживаясь каких-то общих моментов. При этом объем такого документа у некоторых мог достигать более 50 страниц текста.

Такие объемы пугали и отдавали легким привкусом нечитабельной бюрократии. В большинстве случаев все выглядело громоздко, скучно, непонятно. А нам важно помнить, что документ должен быть рабочим и простым в потреблении и усвоении информации - особенно для человека, который только пришел в компанию.

После нескольких дней аналитики и сравнений я пришел к следующему наполнению описанного БП:

Общая информация о документе: кто ответственный за конкретный процесс, кто еще в нем участвует, кто ответственен за актуальность и редактирование документа, кто ещё имеет право редактирования, дата и версия документа. Эту информацию можно спрятать в спойлер - текстовый редактор Platrum’а недавно стал это позволять.
Диаграмма бизнес-процесса: наглядное представление БП в виде схемы. Лично для меня, пожалуй, это самое главное для быстрого понимания, кто что делает и на каком этапе.
Таблица функций, входов и выходов: табличное представление бизнес-процесса с названием шага, ответственным за него, упоминанием, от кого что мы получаем и что именно и кому мы передаем.
Описание процесса: понятное, написанное человеческом языком.

Получившийся шаблон описания бизнес-процесса

В целом пункты 2-4 представляют собой одно и тоже, но в разном исполнении. Смотря кому как удобнее воспринимать информацию. От какого-то из этих пунктов вполне можно отказаться.

Лично мне, уже на опыте использования программы и создания своих регламентов для внутреннего обучения, табличное представление кажется не самым удобным для восприятия. Есть вероятность, что я от него откажусь, оставив диаграмму и описание процесса простым языком.

Различные детали, такие как критерии приемки/передачи, время выполнения, задействованное ПО или документация - я не стал включать в описание процесса в п.3-4, посчитав это лишней информацией, которую можно спокойно вынести уже непосредственно в регламент выполнения того или иного шага БП. (Снова держим в голове цель этой работы).

О диаграммах

Остановлюсь подробнее на диаграммах. В процессе исследований мне показалось, что диаграмма процесса будет восприниматься новым сотрудником легче, чем текст (особенно в ее табличном варианте), и как минимум должна дополнять таблицу, если не заменять ее полностью.

Попробовал накидать диаграмму (пока еще без особых навыков построения) уже разобранного ранее процесса. Показал ее собственнику. Обсудив примерные времязатраты на построение, пришли к выводу, что с диаграммами будет лучше - их тоже нужно будет построить ко всем основным процессам, где задействовано много должностей.

Погрузился в тему построения диаграмм - какие бывают, чем отличаются и т.д. Я уже давно знал, что основной стандарт - это bpmn 2.0, но детально в нем разобраться пока не было времени и повода. Начав погружение в него, понял, что вот так сходу за 5 минут это невозможно - есть риск наделать много ошибок, а этого мне не хотелось.

Ну и показалось малость сложноватым оно для восприятия с точки зрения новичка (по моему субъективному мнению).

Увидев это, решил отложить bpmn на потом

Решил придерживаться в отрисовке нотации EPC (с учетом задействованных должностей). Показалась мне она сильно проще и с точки зрения ее понимания и с точки зрения самостоятельного быстрого изучения и построения. Детальное изучение bpmn 2.0 снова отложил на будущее. Ниже скрин одного из процессов.

Допускаю что где-то могут быть ошибки в отрисовке, и что где-то что-то я не учел или сделал “не по стандартам”. Но обратная связь клиента (и будущих клиентов) на подобные диаграммы была положительной, всем все было понятно - а это самое главное. Ну и то, что я потратил на изучение минимальное количество времени, достаточное для выполнения задачи, тоже немаловажно.

Пример диаграммы одного из процессов из другого проекта

О возможностях текстового редактора Platrum

Пару слов о текстовом редакторе в Platrum. Помимо базовых возможностей работы с текстом в саму статью в базе знаний можно вставить картинку, таблицу, прикрепить файл, зашить ссылку в текст, вставить аудио, видео (и смотреть его прямо из статьи), видео из внешнего источника (например, из ютуба, и так же смотреть его прямо из статьи), виджет через iframe и еще ряд ситуативных функций, на которых не буду сегодня заострять внимание.

Возможностям и работе самой базы знаний в связке с академией в Platrum я уделил большое внимание в прошлом кейсе

В рамках нашей работы еще оказалась очень полезной возможность упоминания статьи из базы знаний, конкретного пользователя или должности. Разница между двумя последними в том, что если мы указываем конкретного пользователя, то он в тексте так и останется - независимо от того, работает он с вами или ещё/уже нет. Если же упоминаем должность, то система подхватывает имя на структуре и подставляет его с упоминанием самой должности. Если вы замените человека на структуре компании, система автоматически подставит в статью имя сотрудника, который занимает должность в текущее время.

Пример описанного бизнес-процесса с применением упоминаний статьи или должности

Забегая вперед скажу - возможность проваливаться в кликабельную статью на том или ином шаге описания процесса позволила создать подготовительную базу документов с точки зрения необходимых регламентов для какой-либо должности. Описывая процесс по пунктам, мы понимали, кто за него ответственен на каждом шаге - а значит, понимали, в какую именно папку (должности) нужно поместить кликабельную заготовку регламента данного шага, который останется лишь наполнить контентом, когда дело дойдет до описания самих регламентов.

Работа над структурой

Перейдем непосредственно к работе с отделами и структурой. Напомню: исходные данные - это один из предлагаемых шаблонов структуры Platrum и расставленные на нем люди без каких-либо изменений по отделам.

Разобранные БП отдела продаж позволили разграничить функционал менеджера. Если на бумаге (и практике тоже) ранее он делал вообще все, то теперь мы определили все шаги БП в отделе продаж, что позволило разделить зоны ответственности на отделы call-центра, входящих заявок и сопровождения клиентов и увидеть, где и чем заканчивается деятельность одного менеджера и начинается деятельность другого.

Пример разобранного отдела в оргструктуре компании

Соответственно, выделение функциональных обязанностей и результатов деятельности менеджеров продаж (с отображением их на структуре компании) позволяет нам лучше понять, кого нам нанимать на конкретные должности с конкретными функциями. Это может помочь сэкономить, например, на менеджере call-центра, где не требуется таких компетенций по знанию продукта - в отличие от менеджеров теплых заявок и сопровождения.

Продолжили в таком же формате (описанный БП+перенос ключевой информации на структуру) разбирать производство. С отделом закупок и логистики особо сложностей не возникло, их делали уже по разработанным согласованным материалам. Немного застопорились на складе. Там разграничили функции руководителя склада, менеджера склада и тестировщика. С сервисным центром тоже проблем не было.

Далее занялись отделом маркетинга. Разобрали его по уже действующим направлениям и обозначили те, что сейчас на паузе. Потом перешли к поддерживающим процессам - финансовому отделу, бухгалтерии, персоналу. В поддерживающих процессах особо долго разбираться не пришлось - там пока что все функции выполняет владелец. То есть, основная работа пришлась на маркетинг, продажи и производство. В конце разобрали еще IT-отдел, который создавал собственное ПО.

Итоги

В результате исследований и двойной работы (по переносу информации из старого шаблона в разработанный документ описания БП) у нас неплохо так подзатянулись сроки. В рамках компенсации я решил дать заказчику несколько больше оговоренного и сделал полностью заготовку для базы знаний всей компании. То есть, заготовил все необходимое для папки каждой должности. Что в нее должно входить, я разбирался параллельно в рамках другого проекта - это уже тема для отдельного кейса.

В рамках тех же исследований я сделал шаблон должностной инструкции и оставил его в проекте у клиента. Также выставил все доступы в получившейся базе знаний, чтобы каждый видел только то, что должен видеть (всего одна строка в тексте, за которой скрывается несколько часов монотонной технической работы).

Окно с возможностью выставления доступов к разделу по должностям

Итак, что получилось в итоге:

разработана структура компании в актуальном на сегодняшний день виде, с учетом развития компании в ближайшем будущем
прописаны на орг. структуре функции сотрудников и их результаты деятельности (ЦКП)
разработаны шаблоны документов описания бизнес-процесса, регламента, должностной инструкции
описаны все основные бизнес-процессы компании, в которых участвовало бы двое и больше сотрудников из разных отделов
отрисованы диаграммы бизнес-процессов для более быстрого понимания сотрудниками своих задач и их нахождения в рамках задействованного процесса в целом
разработана база знаний, логически разделенная по разделам, по папкам каждого отдела и папкам должности
разработана и сделана заготовка папки должности каждого сотрудника компании
созданы и размещены в папках необходимых должностей заготовки для регламентов, необходимых для наполнения, исходя из шагов в описанных бизнес-процессах
технически реализована взаимосвязь между документами и автоматическое упоминание сотрудника на ответственной должности
выставлены все необходимые доступы как в разделах в базе знаний и в должностных папках, так и в документах описанных бизнес-процессов, исходя из участников процесса

Оргсхема на момент окончания работ

Нужно создать структуру компании, описать бизнес-процессы, создать базу знаний с нуля или структурировать уже имеющуюся, либо же внедрить другие инструменты управленческого контроля? Напишите мне в Whatsapp, Telegram или ВК. А в этой статье я описываю, с чем еще мог бы помочь.

Спасибо за уделенное время! Рад, если кейс оказался для вас полезным :)

Как систематизировать работу франшизы фитнес-студий и автоматизировать пошаговый процесс открытия студии в одной системе

2023-10-18T14:58:00.127Z

Всем привет! Меня зовут Алексей, я занимаюсь внедрением инструментов управленческого контроля в бизнес, таких как организующая схема, база знаний, введение в должность и т.д. Другими словами занимаюсь систематизацией бизнеса.

Данный кейс описывает достаточно объемную работу по выстраиванию системы контроля всей франшизы фитнес-клубов, созданию логичной базы знаний, а также последовательное ведение будущих франчайзи от привлечения инвестиций до открытия собственной студии внутри единой системы.

О проекте:

Франшиза фитнес-студий Total Body, у которой на момент обращения клиента ко мне было уже порядка 10 студий по всей стране. На конец работы открылось еще 3

Сейчас (октябрь 2023го) открыто уже более 20 студий. Работа велась летом 2022 года, кейс был написан в сентябре того же года и опубликован на vc.ru. Кроме данной вставки все остальное в тексте оставлено без изменений

Исходные данные:

Папка на гугл-диске со всеми чеклистами, регламентами и бизнес-процессами. Материалов очень много, есть что-то похожее на логику хранения папок, но в целом достаточно хаотично.

Скрин части папок на гугл диске

Какой запрос:

Клиент находился в поиске системы, которая могла бы решить следующие вопросы (далее идут цитаты со слов клиента с минимальными правками):

чтобы все регламенты, чеклисты, структура были прописаны, чтобы каждый сотрудник понимал за что он отвечает, что нужно делать. Сейчас все на гугл-диске для администраторов, приходится открывать очень много доступов к папкам. Нет логической цепочки что за чем должно идти
воронка найма (кадровый резерв). Чтобы все было в одном месте. Все по сотрудникам. Стажировка, найм, регламенты и обучение
обучение. Чтобы была возможность после каждого урока провести тестирование или где-то он (ученик) мог бы написать свои мысли или выполненные задачи и можно было бы открыть следующий блок обучения
регламенты устаревают и при их обновлениях тратится много времени, пока все сотрудники ознакомятся с нововведениями
чтобы был контроль постановки и выполнения задач (пробовали битрикс, но он громоздкий и неудобный)
хотелось бы систему, чтобы все было последовательно. Чтобы у каждого были свои доступы и документы. Чтобы при невыполненном одном этапе (обучения) не открывался новый этап. Чтобы взяли аккаунт-менеджера и он понимал как контролировать все. Самое важное - структуризация всего. Чтобы каждый понимал, что ему делать и как отчитываться
хотелось бы, чтобы сотрудники заходили (в систему) и всегда в нужном разделе находили информацию. Понимали за что отвечают, какие есть новые регламенты, быстро ознакамливались со всеми обновлениями, видели свои задачи и делали шаги по их выполнению.

То есть нужно - систематизировать хаос, продумать логику базы знаний и внутренней академии, оптимизировать процессы ввода в должность и знакомства с нововведениями.

А также создать рабочее пространство контроля постановки и выполнения задач.

Реализация

1. Старт работы

Любая работа по систематизации начинается с понимания всего бизнес-процесса и формирования структуры компании. В данном конкретном случае не было необходимости в формировании большой вариации организующей схемы с 7ю отделами по Хаббарду. Все сводилось к тому, что есть управляющая компания с несколькими ее отделами и есть фитнес-студии разных городов в которых есть 4 должности (управляющий, администратор, тренер, клининг-менеджер).

Вкратце вся система работы управляющей компании и открытия студии по франшизе была выяснена за 15 минут на созвоне. Дальнейшее выяснение всей информации было бессмысленно, так как уже есть огромное количество материалов с описанными процессами, которые как раз и нужно было собрать в единую логичную систему.

Свойства папки говорят о 662 объектах в папке с материалами на гугл-диске

2. Выбор необходимого сервиса для работы

На момент обращения клиент уже использовал несколько сервисов для работы компании. В частности был подключен Impulse CRM для учета клиентов студий, amoCRM для входящего потока заявок, Power BI для аналитики.

Но для организации внутреннего рабочего пространства ничего не было . Клиент был в поиске. Рассматривались кандидатуры GetCourse и Битрикс24, но они не подходили для решения описанных выше задач

По моему опыту, для решения таких задач отлично подходит Platrum. Ранее я уже работал несколько раз с этим сервисом и разобрался с функционалом достаточно хорошо, чтобы рекомендовать его.

Блок с сайта Platrum

Основной инструментарий сервиса перечислен на картинке выше. Добавлю что сервис постоянно развивается, дорабатывает существующий инструментарий, а также добавляет новый. В частности скоро будут добавлены внутренние чаты и бизнес-процессы.

В свете всех событий еще несомненным плюсом будет, что сервис наш отечественный (от создателя Roistat) и с ним не будет никаких проблем с оплатами или с его внезапной блокировкой в стране.

3. Перенос информации в базу знаний Platrum

Весь функционал сервиса построен на орг. структуре компании. То есть сперва создается структура, далее добавляются сотрудники на заранее созданные отделы и должности, затем все доступы к инструментам сервиса выдаются именно должностям, а не конкретному сотруднику. То есть убрав сотрудника с какой-либо должности на структуре, он тут же потеряет все доступы к инструментам в Platrum для этой должности. И наоборот.

Интерфейс сервиса и часть структуры из демо-данных

Чтобы не зарыться в рутинных процессах и не тратить лишнего времени по переносу информации в сервис, клиентом был выделен свой личный помощник.

Была выстроена первая версия орг. структуры без учета городов студий франшиз. На основании проанализированных материалов была создана первая версия логики базы знаний с разделами и папками каждого отдела. В несколько итераций, с моими уточнениями у клиента (что к чему из документов должно относиться), база знаний была наполнена материалами.

Следующим этапом необходимо было навести порядок уже в каждой папке. Разобрать все вплоть до последнего документа, чтобы каждый из них был на своем месте. Без этой работы сформировывать курсы было бы очень сложно, да и порядком это трудно было бы назвать.

Сейчас я понимаю, что изначальное наведение порядка на гугл-диске сократило бы работу в плане переноса информации. Но с другой стороны был риск все сломать (существующие доступы, например) на первоисточнике и остановить весь процесс работы вообще. Так что лучше несколько потраченных дополнительных часов работы, моей и ассистента, чем приостановка всей работы или случайная утрата нужных документов.

Интерфейс базы знаний и структура одного из созданных разделов

4. Выстраивание логики обучения по открытию франшизы

Далее сосредоточились на обучении по открытию студий в своем городе по франшизе. Данное обучение включало в себя два этапа. На первом этапе кандидат ищет средства. На втором открывает студию.

На первом этапе было очень важно выстроить обучение по такой механике, что пока кандидат не пройдет свое задание, он не получит доступ к следующему. А также пока не пройден первый этап, он не получит доступ к курсам второго этапа обучения.

Для реализации данной механики был сделан специальный отдел на орг. структуре, чтобы кандидат, находящийся на данном отделе, не мог видеть никакие материалы базы знаний, пока не пройдет путь до церемонии открытия собственной студии. Вся информация на данный момент должна выдаваться только в обучении. Самое главное было не допустить здесь утечек информации, ведь кандидат может и не пройти данное обучение

Пока проверяющий не примет ответ, кандидат не сможет продвинуться дальше

На втором этапе, после нахождения средств и подписания договора, кандидат должен выполнить некоторое количество действий для подготовки к открытию. Это поиск и ремонт помещения, заказ оборудования, установка необходимого ПО для старта работы и много чего еще.

Важно было сохранить элемент пошаговых действий. Но при этом сделать так, чтобы кандидат не испугался огромного количества обрушившейся сразу информации, ведь предстояло делать много одновременных процессов, при этом какие-то из них требовали проверки отдела сопровождения, а какие-то были уже под ответственностью самого кандидата.

Придумали логику прохождения всех материалов и для данной ситуации. Сделали несколько одновременных курсов для прохождения, а клиент со своей стороны разработал диаграмму Ганта в какой последовательности эти все курсы проходить и сколько дней должен занимать тот или иной этап.

Страница с курсами в инструменте «академия»

5. Выстраивание логики курса сотрудников студии

Настало время разобраться с сотрудниками студий и управляющей компании.

Чтобы было проще работать с инструментом «академия», сервис дает возможность добавить в курс материалы сразу всей папки. В том числе и поэтому было важно привести структуру каждой папки в такой вид, чтобы потом было удобно работать с академией.

В процессе приведения всех папок в порядок было удалено множество задублированных и устаревших файлов. Также пришло понимание, каких документов не хватает в работе того или иного сотрудника и какие еще предстоит создать.

Механика добавления материалов в курсы академии

6. Приведение к порядку системы обучения

Также решили поработать и над подачей материала, чтобы изучающий на следующем этапе получал не только сухой документ с бизнес-процессом и инструкцией, но и поясняющее видео перед этим - для чего нужен тот или иной документ с которым сейчас нужно будет ознакомиться. Клиент записал порядка 50 таких коротких видео.

Также были продуманы новые бизнес-процессы для отдела запуска и отдела сопровождения на предмет того как им самим пользоваться созданной системой. Была продумана логика и записаны видео как работать с базой знаний, как проверять отчетность, в каких случаях переносить кандидатов во франчайзи на орг. структуре и т.д.

Чтобы не обделить вниманием и эти два отдела - были созданы курсы с этими материалами и для них. Ведь когда-то будут сменяться сотрудники на этих должностях, а бизнес-процессы и обучение останутся. Всего было создано порядка 30 обучающих курсов для всех должностей.

Раздел с аналитикой прохождения курсов

7. Создание рабочих папок каждой студии

Чуть ранее была создана логика орг. структуры каждой студии. Так как уже была выстроена вся последовательность обучения и сделана удобная база хранения документов, решено было отказаться от нагромождения на структуре.

Убраны были дополнительные описания в виде основных функций работы и ЦКП (ценный конечный продукт) каждого сотрудника. К тому же состав каждой студии повторялся и с повторениями ЦКП или описаний это выглядело бы неэстетично.

В базе знаний был создан отдельный раздел для каждого города согласно орг. схемы. В них управляющие своих городов уже будут непосредственно работать. Создавать документы и предоставлять еженедельную отчетность по задачам, финансам, сотрудникам.

Есть вероятность что структура будет полностью скрыта от всех сотрудников франчайзи, так как она в данном случае выполняет больше роль "технической опоры" для других инструментов, но никак не поможет в работе управляющих студий и их сотрудников на данном этапе развития франшизы в том виде в каком она есть

Часть структуры студий пока что без заведенных сотрудников

Рабочая папка управляющего в базе знаний Platrum

8. Настройка доступов и тестирование

Для каждого инструмента в системе, т.ч. базы знаний и академии, можно выставить доступы на работу в разных режимах. Почти во всех инструментах системы доступы выдаются должности, а не конкретному сотруднику. Также одной кнопкой можно выдать доступ к какому-либо инструменту, не только конкретной должности, но и всем подчиненным по вертикали структуры.

Была продумана логика доступов каждой папки базы знаний и академии. Опять же из вопросов безопасности. Например, управляющий в разделе фитнес-студий видел все документы раздела, а администратор видел только те материалы, которые ему положено было видеть.

Для проверки, что все работает как нужно, я создал и завел в систему тестовый аккаунт. Переставляя свой второй аккаунт на орг. структуре на разные должности я сразу проверял какие папки в базе знаний мне доступны и какие курсы мне необходимо пройти. В результате тестирования косяков выявлено не было :)

Механика выставления доступов в системе

9. Проверочные вопросы в документах

В конце каждой статьи в базе знаний система предлагает задать их. Это те самые вопросы из которых формируются тесты в инструменте «академия». Они могут быть с одним или несколькими вариантами ответа, а также с открытым вариантом ответа, как это было показано ранее.

На момент написания этой статьи клиент доделывает вопросы. Эту работу можно проделать и в самом конце после выстроенной логики в курсах академии. Тесты сами добавятся автоматически на нужное место после соответствующей статьи.

Есть несколько вариантов строгости проверки ответов при закрытых вопросах

Еще пару слов о возможностях академии. Обращу внимание на две механики.

Во-первых - система позволяет выставить такую настройку, что при определенном изменении документа, система не даст сохранить документ без добавления проверочного вопроса. Добавление проверочного вопроса, в свою очередь, обновит статистику курса - тем кто проходил его придет уведомление что курс обновлен. И можно также выставить настройку что если курс не будет пройден в течение какого-то количества времени - рабочий стол сотрудника будет заблокирован. Тем самым сотрудник обязательно ознакомится с нововведениями в документах

Во-вторых можно сделать автоматический контроль проверки знаний. Система раз в месяц (например) будет формировать несколько случайных вопросов среди тех, что сотрудник уже проходил ранее. Такая механика будет поддерживать в тонусе знания, а еще она не требует человеческого фактора. Все будет происходить автоматически.

Настройки контроля напоминаний изменений в регламенте и строгости прохождения курса в академии

10. Что еще?

На самом старте работ, силами привлеченного технического специалиста (из дружественного агентства CRM-маркетинга Fukuruma) была выполнена задача по переносу воронок в amoCRM в один основной аккаунт.

Ранее все студии работали каждый в своем аккаунте и дополнительного контроля за работой с заявками не было. Было решено все перенести на основной аккаунт.

Как партнер amoCRM, я взял на себя задачи по общению с тех.поддержкой и решением всех организационных моментов (возможность такого переноса, сохранение средств старых аккаунтов и т.п.). А коллега из агентства занимался уже всей технической частью.

Воронки были перенесены. Доступы были проставлены так, чтобы каждая студия видела и могла работать только в своей воронке. Были записаны необходимые мануалы для отдела сопровождения для самостоятельной настройки в будущем.

Пользователи в общем аккаунте amoCRM

В данный момент планируется заведение сотрудников всех студий (около 50 человек в сумме) в систему, чтобы они уже начали работать с базой знаний и академией.

Сделан дизайн обложек для курсов академии, чтобы все выглядело не так пусто :)

Ассистент клиента уже научился тонкостям самостоятельной работы с базой знаний для поддержания системы после окончания работ.

Также сейчас ведется работа над инструментом «задачи», чтобы был контроль постановки и выполнения всех задач также в одном месте.

Возможно, после, внедрим еще какие-то инструменты. Например, метрики или финучет/финплан. А может интеграцию Platrum и amoCRM. Но это уже темы для следующих статей :)

Интерфейс одного из экранов инструмента «задачи»

Страница со всеми курсами уже с обложками :)

Результаты работы

Инструменты орг. структуры, базы знаний, обучения, контроля и постановки задач находятся в одной системе
Создана орг. структура, учитывающая управляющую компанию и студии франшиз на одной схеме
Создана структурированная база знаний, содержащая только актуальные документы для работы
Каждый сотрудник видит все свои необходимые документы для работы в одном месте и понимает свою ответственность и задачи
Решен вопрос с доступами. Сотрудники видят только ту информацию, которую им нужно видеть.
Созданы условия учета найма, прохождения стажировки и прохождения обучающих материалов
Создана последовательная система обучения предполагающая самопроверку изученных материалов, а также контроль открытых вопросов проверяющим
Создана автоматизированные условия в системе при которой сотрудники не смогут не ознакомиться с нововведениями в регламентах
Созданы условия последовательного получения обучающих материалов кандидатами при открытии своей студии по франшизе, исключающие случайные утечки информации
Созданы условия при которых сотрудник всегда быстро видит какие задачи сейчас лежат на нем, с какими нововведениями ему необходимо ознакомиться
Собственник может быстро найти любую отчетную информацию по любой студии франшизы
Собственник видит и контролирует воронки всех студий франчази в одном аккаунте CRM, при этом сами франчази видят только собственную воронку

Подобные результаты можно повторить для любой ниши. Не только для франшизы. Абсолютно любой бизнес нуждается в наведении порядка у себя.

Главное - понимать, что без вовлеченности собственника в систематизацию своей компании хорошего результата не достичь. Необходимо выделять хотя бы 2-4 часа в неделю.

А сейчас время отзыва :)

Павел Сивков. Основатель сети фитнес-студий Total Body

Если вам нужно упаковать вашу франшизу в подобную систему, либо же просто навести порядок в вашей компании - буду рад сотрудничеству! Напишите мне в Whatsapp, Telegram или ВК

P.S. Даже если решите самостоятельно внедрить систему себе на базе Platrum - обратитесь сначала ко мне. Проконсультирую вас как лучше всего сможет Platrum решить именно ваши задачи . Поверьте это будет намного быстрее чем разбираться самостоятельно. И точно еще получится выиграть и в финансовом плане, подключив Platrum через мой партнерский аккаунт.