Клиент и проблема

Клиент - крупная оптовая компания из Республики Татарстан. К сожалению, мы не можем указать ее настоящиееназвание, поэтому назовём ее компания X. Компания является лидером продаж в своей категории в своем регионе. Так же у компании есть своя розничная сеть из более чем 8 магазинов. Поставки осуществляются так же в другие страны (Китай, Германия, Турция)

Летом 2024 года компания обратилась к нам с запросом на создание аналитических BI дашбордов. Основная работа компании по товарному учету, отгрузкам и заказам ведётся через облачный сервис "Мой Склад". Но внутренней аналитики при большом количестве данных оказалось недостаточно, хотелось расширить возможности системы, взять данные изнутри и повертеть под разными углами.

Чего не хватало в аналитике сервиса:

• Нет возможности вывести персональную аналитику для каждого менеджера. Менеджер видит все показатели всех менеджеров, менеджер не видит свой личный план по продажам в рублях и в килограммах
• Нет аналитику необходимых метрик для данного вида бизнеса
• Нет аналитики контрагентов и их активности, частоты заказов
• Нет аналитики товарных остаток, которые залежались на складе и давно не продаются
• Нет удобной аналитики по контрагентам в срезе разных юр.лиц (есть компании, которые работаю с разных ООО и ИП, хотя по факту это одна компания, нужно объединить их в аналитике)
• Нет удобной аналитики для контроля дебиторской задолженности клиентов компании

Для реализации были обозначены следующие задачи:

• Настроить импорт данных из системы МойСклад в облачную базу данных PostgreSQL
• Настроить сервис для внесения плановых значений по сотрудникам/брендам
• Объединить фактические и плановые значения, провести обработку и очистку данных, собрать аналитические витрины для дашбордов, обеспечить быструю работу системы аналитики
• Визуализировать данные в итоговые дашборды с помощью российской BI платфорты Yandex DataLens

Ход работ и планирование дашбордов

Заказчик обратился к нам без конкретного технического задания, поэтому за сбор тех.задания мы сели совместно. С помощью нашей технологии мы собрали все запросы и боли клиента, разобрались в структуре компании, ключевых метриках, отделах и их задачах. Для работы с планированием мы используем фреймворк на базе сервиса Miro

В общем виде наш фреймворк выглядит так. На этом этапе ОЧЕНЬ ВАЖНО определить, что мы делаем, а что для нас не важно и мы это упускаем. Цель дашбордов - обеспечить доступ только к тем данным, которые действительно будут помогать принимать решения и оптимизировать работы.

На основании полученных данных о работе компании мы совместно спланировали, какие доступы, страницы и чарты (графики) у нас должны получиться на дашбордах

Чтобы согласовать структуру - нам нужно накинуть вот такие макеты. Вот вам пример, на то чтобы понять что нам нужно на одной странице - мы потратили 2,5 часа.

Как это происходит? Моя цель помочь заказчика натолкнуть на нужные вопросы в его голове. Т.е. я не могу ему сказать "Кароче, вот будет так и так и так, ок?". Я должен понять, а что реально важно для него и чего он сам хочет. А как правило он не понимает чего хочет. Чем то напоминает коучинговую работы, где коуч не дает советов, а как бы наталкивает клиента к решению с помощью своих вопросов.

Всего страниц планируется 4-5. А еще ограничение доступов по сотрудникам. Итого минимум около 10 часов работы только на согласование структуры дашбордов, чтобы всё получилось по уму

Дашборды в Yandex DataLens

Мы организовали автоматическую выгрузку данных из их аккаунта в облачную Базу Данных, и каждые 5 минут обновляем данные в хранилище, накапливая историческую информацию. Далее мы обработали информацию, дополнили ее своими источниками (Например, МойСклад не дает выставить свои KPI на сотрудников, мы добавляем этим планы отдельно из Google Sheets).

Далее к этому хранилищу мы добавляем визуализацию в Yandex DataLens, и получаем готовую панель управления!

Доступы есть не только у собственника, а так же у каждого сотрудника свой персональный дашборд, в котором видно только его данные. Так же у РОПа свой вариант, с урезанным функционалом.

Больше сотрудники не заполняют эти чертовы Гугл табличку и отчеты в чатах, экономят кучу времени и видят наглядно свои результаты.

Какой получился дашборд - смотрите ниже. Данные конфиденциальны, поэтому мы заменили все на случайные цифры. А так же вы можете самостоятельно прогуляться по демо-версии

https://datalens.yandex/8lsciid1go4iv?_embedded=1&_theme=dark&_no_controls=1

Поможем вашему бизнесу

Напишите нам в Telegram и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры

t.me/krinicyn18

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал, там еще больше интересного контента

https://t.me/+62NIsqClWUtiOWVi

Всем привет! На связи Евгений Криницын, основатель компании "Бизнес в цифрах". Сегодня я расскажу историю нашего клиента из Кирова, крупной компании ONVIZ, которой мы помогли с автоматизированной отчётностью из Битрикс24 с помощью Yandex DataLens

О компании

Компания Onviz (Онвиз) - зарегистрированный бренд и единственный российский производитель бесшумных электрокарнизов, а так же автоматизированных солнцезащитных систем.

На сегодняшний день ассортимент компании Onviz располагает 14 основными моделями электрокарнизов и солнцезащитных систем, а штат специалистов и партнёрская сеть позволяют выполнять проекты любой сложности!

Все наши изделия привносят функционал, приватность и комфорт в Ваш интерьер и экстерьер. Вы сможете настроить их работу так, как будет удобно именно Вам! Электрокарнизы Onviz имеют высокую степень автоматизации, управляются с помощью выключателей, пультов, приложений, голосовых помощников или систем умного дома.

Команда Onviz – это 37 специалистов своего дела, которые и формируют конечный продукт, ведь покупатель получает не только карниз с двигателем, а всесторонний сервис с безоговорочной гарантией в 5 лет!

Запрос и начало проекта

Мы начали работу с ONVIZ в марте 2024 года. Компания обратилась с запросом автоматической отчетности в удобных дашбордах на базе источника данных - CRM системы Битрикс24

Основные запросы:

• Увеличение эффективности отдела продаж за счет удобного доступа к аналитике и ускорения принятия решений
• Увеличение эффективности отдела марктинга за счет организации аналитических дашбордов и построения сквозной аналитики
• Удобная аналитика с мобильного устройства в любой момент времени
• Организация дашборда для телевизора в отделе продаж для того, чтобы сотрудники видели свои KPI

Для решения запросов были выбраны следующие технические решения:

• Для организации хранилища данных компании была выбрана облачная база данных PostgreSQL
• Для организации ETL процессов и извлечения данных из источников было выбрано готовое решение - сервис MyBI Connect
• Для визуализации данных и BI дашбордов был выбрал российский сервис Yandex DataLens

Типовая схема решения выглядит так

Отдельно хотел бы рассказать про решение запроса по ETL. Так как задача была сделать решение в короткие строки, вместо создания своих коннекторов данных было выбрано готовое решение - mybi connect.

mybi connect позволяет выгружать данные из различных источников, подключаясь к ним через API или вебхукам. Для хранения данных используется облачная БД на базе PostgreSQL, которая обновляется ежедневно и является распространенным источником для множества BI-решений. К ней вы получаете полные права доступа на период использования mybi connect.

Реализация дашбордов Отдела Продаж

План/факт по всем отделам, динамика и ключевые метрики на едином экране. Углубленная статистика по каждому отделу, план-факты по сотрудникам, статистика звонков, источников трафика, атрибутов сделки

Руководители отделов и собственники практически в режиме реального времени смогут отслеживать все ключевые метрики и держать руку на пульсе, чтобы планы были выполнены, а если есть отклонения - вовремя внести корректировки в работу.

Так же внутри отделов в офисе работает табло мотивации, на котором сотрудники видят показатели друг друга, и могут соревноваться между собой, улучшая метрики.

Дашборд отдела маркетинга

Еще один интересный кейс аналитики, который выходит за рамки стандартных отчетов одного источника - отчет по эффективности рекламы у блогеров c глубиной аналитики до конкретной запущенной интеграции

Проблема, которую решает этот отчет - он объединяет в себе данные из нескольких источников и подливает новые данные туда автоматически. Данные по закупленным интеграциям (их стоимости, дате выхода, площадке и блогере, и так же планам на интеграцию) заполняются вручную из Google Sheets, далее автоматически берутся данные из:

- Счётчика Яндекс.Метрика - смотрим а сколько было переходов по рекламной ссылке? Сколько людей зашло на посадочную страницу

- CRM cистемы - смотрим сколько людей оставили заявку, сколько из них были квалифицированы, сколько в итоге купили и на какую сумму

В итоге можно понять, окупилась интеграция или нет, в чем причина неудачно интеграции, и т.д.)

Как правило сейчас такие отчеты собираются руками в какую то таблицу, что как мне кажется весьма неудобно.

Телевизор в отделе продаж

Мы разделяем дашборды на 3 основные направления:

- Для аналитики и поиска точек роста (ищем аномалии и закономерности, можем углубленно копаться в цифрах, фильтрах и срезах данных, крутить их под максимальными углами)

- Для контроля собственников и топов (держим руку на пульсе, заходим ежедневно на короткое время и сверяем план-факт, немного данных и фильтров, только самое важное)

- Для мотивации сотрудников (сотрудники соревнуются между собой, видят в открытую результаты отдела и друг друга. Подкрепляем это системой мотивации, готовим пряники для лучших и кнуты для худших

На фото какраз третий вариант для мотивации. Играемся с размерами и масштабом страницы

Данные тянутся из Битрикс24, и регулярно обновляются автоматически с частотой, которая требуется заказчику

Недавно были в гостях у ребят, подсняли работу менеджеров и дашборд в Отделе Продаж

Дашборды для отдела сервисного обслуживания

Дашборды для оценки эффективности выставок и мероприятий

Итоги проекта

Продолжаем администрировать проект. Так же недавно записали видео-отзыв, скоро опубликаем в нашем телеграм-канале и здесь в кейсах. А пока оставлю короткую обратную связь от клиента

Поможем вашему бизнесу

Напишите нам в Telegram и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры

t.me/krinicyn18

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал, там еще больше интересного контента

https://t.me/+62NIsqClWUtiOWVi

Друзья, всем привет! На связи Евгений Криницы, основатель компании "Бизнес в цифрах". Сегодня расскажем вам историю нашего клиента, с кем мы работаем и улучшаем продукт по сей день. Предлагаю посмотреть видео-версия кейса, в которой будет наглядная прогулка по аналитическим отчетам

О компании

Компания "FOOD заправка"® была основана в 2023г. Пилотный проект по производству умных холодильников был запущен в г.Киров при поддержке агрохолдинга "Дороничи", FOOD ZAVOD".
Несмотря на простоту сборки первого оборудования, она показала востребованность на предприятиях и стала находкой для компаний, которые мечтали о готовом питании 24/7 для своих сотрудников.
Так к концу 2024г сеть выросла до 50 холодильников в 4х регионах России, а ассортимент, представленный в микромаркете насчитывает не менее 60 позиций

Проблемы и начало работы

Мы начали работать с компанией в начале 2024 года, когда в сети было 15 холодильников. У ребят стоит глобальная задача - дойти до первой сотни холодильников по всей России.

Чтобы построить крупную сеть и стать лидером рынка, необходимо жестко управлять цифрами в бизнесе, контролировать прибыльность каждого отдельного холодильника и видеть эффективность всех точек, быстро и в удобном формате.

Была поставлена общая задача - создать систему, которая позволит соединить данные со всех холодильников в одном месте, и организовать удобную систему аналитики для принятия решений.

До работы с нами эффективность холодильников приходилось расчитывать отдельно с помощью Эксель-таблицы, куда заполнялись данных из внутреннего ПО холодильников, а отдельно вручную вносились все косвенные расходы - зарплаты, аренда, интернет, и прочее

Основные проблемы:

• Нет достаточной аналитики для понимания эффективности холодильников
• Ручной труд по внесению данных в аналитику
• Много времени для аналитики компании и принятия бизнес-решений

Подготовка проекта

В ходе планирования было решено подготовить несколько важных этапов для работы:

1) Автоматизировать выгрузку данных по продажам из ПО KitShop, настроить ETL процессы и организовать хранилище данных компании

2) Подготовить отдельную систему для заполнения справочных данных по косвенных расходам холодильников, которых нет в KitShop, настроить выгрузку данных из системы в общее хранилище данных

3) Подготовить BI отчеты для визуализации данных и принятия решений с помощью системы Yandex DataLens

Ход работ

В ходе работ были выполнены все этапы работ, подготовлены эффективные отчеты для работы компании, автоматизирована выгрузка данных в облачную базу данных PostgreSQL

Мы подготовили демо-дашборд с тестовыми данными, чтобы вы могли сами опробовать решение и пощупать его

Ссылка на демо-дашборд:

https://datalens.yandex/q5hn3iuqlzwmd?_embedded=1&_no_controls=1&_theme=dark&tab=on&state=ae9f2ff4223

Подготовлен отдельный сайт-админка для управления сторонними данным, чтобы сам владелец мог вовремя корректировать данные

Эмоции от клиента

В ходе работы были намечены дальнейшие улучшения системы. Оставляем отзыв и эмоции клиента

Продолжаем работу дальше

На этапе BI отчетности мы не остановились.

Важнейшим бизнес-процессом в компании является "Снабжение и закупки продукции". Чтобы клиенты оставались довольны и бизнес рос, необходимо своевременно закупать продукцию, следить за товарными остатками на холодильника, молниеносно пополнять запасы. Все это завязано на тонких расчетах и множестве условий, которые закупщик должен держать в голове и не забыть учесть. Человеческий фактор может сыграть здесь злую шутку

Ника пришел к нам с идеей функции "Автозаказ", чтобы по заданным настройкам система сама делала расчет, учитывая текущие остатки, рабочие дни и выходные, переходящие остатки, количество товаров в упаковке, объемы холодильников, а далее формировала эту заявку поставщику в файл и присылала на почту.

Не описать в двух словах, какой большой пласт логики там заложен, но штука должна получится очень эффективная. Выходим на стадию боевого тестирования.

Поможем вашему бизнесу

Напишите нам в Telegram и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры

t.me/krinicyn18

Подписывайтесь на наш Телеграм-канал, там еще больше интересного контента

https://t.me/+62NIsqClWUtiOWVi

О компании

Компания "ВерСталь" работает на рынке складского оборудования с 2014 года. За время работы оборудовали стеллажами и техникой более 1000 объектов складского и производственного назначений. Сэкономили более ста миллионов рублей нашим клиентам на аренде складских помещений и фонде з/п, за счёт профессионального подбора складской техники и стеллажей.

Среди постоянных клиентов:

• оборонные предприятия
• производственные компании
• федеральные и международные сети
• оптовые базы
• агрохолдинги

Цели и задачи проекта

По мере роста в компании Никиты, собственника компании, а так же у команды топ-менеджмента возникла потребность в новых инструментах и оптимизации учета, а именно:

учета, а именно:

• Аналитику по маркетингу в режиме одного окна (куда тратим бюджет, какая статистика по источникам, откуда приходят лиды, по какой цене, какая эффективность по рекламным каналам).
• Аналитику по отделу продаж. Видеть эффективность менеджеров, статистику по категориям продаж, продажи по регионам, количество целевых действий по каждому менеджеру (сколько звонят, отправляют КП, сколько встреч проводят с клиентами), видеть статистику по среднему чеку, видеть дебиторку по клиентам.
• Аналитику по отделу сервиса и ремонта. Сколько клиентов в работе на текущий момент, эффективность бригад, дебиторку по клиентам и многое другое.
• Оптимизация финансового учета. Раньше в компании заполнялся отчет ДДС, но все это было вручную и занимало много времени, не хватало визуализации и простоты восприятия, не хватало нужных отчетов и инструментов управленческого учета.

Цель - сделать систему аналитики компании в режиме «одного окна», чтобы в реальном времени видеть текущий План-Факт по всем показателям, понимать куда мы идем, в плане мы или нет, и главное, чтобы вовремя реагировать и принимать верные решения с помощью данной системы.

Реализация проекта

Шаг 1 - Составление технического задания и плана проекта

Самая важная часть, для того чтобы проект был удачным - составить верно техническое задание и определить цели и задачи проекта. Дашборды и система аналитики должны помогать собственнику достигнуть поставленной цели (в росте прибыли, экономии времени в операционке и т.д.). Иначе без этого - это просто набор таблиц и графиков для «красоты».

Для того, чтобы действительно понять, что и как визуализировать, на старте необходимо понять, какие процессы, связи, сотрудники, роли есть в компании. Чтобы узнать нюансы работы компании, нам необходимо пообщаться с собственника и ответственными людьми на процессах (в данном случае с РОПом и подрядчиками по трафику).

Важный момент, почему необходимо общаться с руководителями и топ-менеджерами, а не только с собственниками. Часто идея визуализации и аналитики принадлежит только собственнику, а менеджеры даже не в курсе нововведений. Однако, внедрять и контролировать внедрение предстоит именно топ-составу. Все должны быть в одной лодке, понимать зачем и для чего мы это делаем, какие задачи хотим достичь с помощью новых инструментов. Тогда внедрение будет проходить проще и быстрее.

Шаг 2 - Источники данных и их оптимизация

Для того, чтобы нам визуализировать данные и сделать дашборды, необходимо понять откуда и как мы будем забирать необходимые массивы данных. Для этого мы:

• Анализируем текущие источники сбора данных в Таблицах
• Анализируем облачные сервисы и системы, где уже работает компания (CRM системы, сервисы для бизнеса, складские программы и т.д.)
• Смотрим, каким образом будет выглядеть связка для подключения ее к источнику визуализации

Как правило, есть 2 пути, для разных типов компаний с разными инструментами:

• Ручной сбор данных от сотрудников через отчёты (у каждого сотрудника есть свои целевые метрики, за которые отчитывается вручную в специальный файл или форму в конце каждого дня)
• Автоматические выгрузки из сервисов (забираем целевые данные автоматически с помощью коннектора данных напрямую в систему визуализации)

Как правило, в одном проекте бывает и так и так, потому что не всегда есть коннектор к нужному сервису, и не всегда в сервисе ведется правильная гигиена. Даже если в компании есть, допустим, Битрикс, это не значит что он ведётся правильно и имеет нужный набор данных

Шаг 3 - инструменты для решения бизнес-задач и сбора данных. Дашборды

Пробежимся по основным отчетам, которые появились в компании у собственника и топ-менеджеров.

Маркетинг

Отчет по маркетингу

Продажи

Отчет по продажам

Отчет по продажам

Отдел сервиса

Отчет по отделу Сервиса

Финансы и управленческий учёт

В дашбордах мы используем принцип «Светофор» - индикаторы красного, желтого и зеленого цветов, для того чтобы было видно, где мы в плане, а где нет.

Что было разработано еще?

• Система обработки банковской выписки с автоматической подгрузкой в ДДС. (Masthave для тех, у кого много безналичных операций)

Помните про запрос от клиента о том, что ручное внесение данных - очень долго и занимает много времени?

Придумали, разработали и написали мини-сервис который помогает выгрузить данные из выписки, остается внутри вписать некоторые недостающие поля и нажать на кнопку "Отправить". И всё - данные улетели в наш ДДС. Работает в облаке через браузер

Со слов Никиты, собственника компании, это позволило сократить ежедневно время внесения с 30 минут до 3х минут

• Работа с фондами компании, удобно в минимум кликов, на базе Google Sheets

Реализовали для клиента довольно удобную механику работы и перемещения в фонд/между фондами на базе Google Sheets и ДДС. А сам собственник видит все остатки и передвижения у себя в дашборде.

Физически, фонд - это один отдельный счет в банке, но для удобства распределение внутри системы мы его дробим по направлениям. Отчисления происходят от чистой прибыли, каждый месяц после свода отчетности и фиксации прибыли.

• Оптимизированный ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках)

Теперь не нужно постоянно пересоздать или копировать листы, перенастраивать формулы. Все тянется из ДДС и пересчитывается самостоятельно.

Работает это так:

• Платежный календарь, который подтягивает план из отдельного листа «Планирование», факты из ДДС, и пересчитывается на конец периода, исходя из фактически поступлений.

ИТОГИ

Спасибо, что дочитали до конца! Проделана большая работа, много инструментов и новых решений было придумано прямо в процессе.

Всего на старте, к сожалению, учесть не возможно. Оцифровка - это творческий процесс, и мы многое допиливали и дорабатывали уже в моменте работы.

Было приятно работать с Никитой и его командой, так как они максимально вовлечены в процесс, объединены одной идеей и миссией компании.

НАШЛИ СВОИ БОЛИ И РЕШЕНИЯ БОЛЕЙ В СТАТЬЕ? ПРИХОДИТЕ НА БЕСПЛАТНЫЙ СОЗВОН ИЛИ ВСТРЕЧУ

Заполните форму и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры: https://forms.gle/ZEV7WwFQ9LFnbaEk7

О том, как мы работаем, в нашем видео

На данный момент мы сделали бизнес процесс - Производства и Стройки.

Что мы сделали?

Мы придумали инструмент для управления сотрудниками производства и стройки.

Как это работает?

У каждого сотрудника есть личный кабинет, куда ему приходят персональные задачи в удобном виде. Сотрудник понимает, что от него хотят, и работает только по текущим задачам в приложении.

Когда сотрудник нажимает кнопку «Завершить», это видно в системе. Мы можем детально контролировать работу на каждом посту или объекте, видеть каждого сотрудника.

Так же недавно выкатили обновление - сотрудник не может завершить задачу, пока не сделал фотоотчет. Данные из фотоотчета улетают в нужную папку на Диск.

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт

Кто клиент?

Вера Фотеевна - это проект, который разрабатывает детские учебные материалы для дошкольников, а так же для детей с 1 по 4 класс.

О проекте в цифрах

✅ Учитель начальных классов
✅Удостоена звания "Почётный работник образования"
✅Автор рабочих тетрадей, которые освобождают родителям и педагогам от 24 ЧАСОВ в месяц!

Какая стояла задача?

Клиент активно продает в мессенджерах, но до этого у клиента отсутствовало единое место сбора лидов (не было CRM системы).

До этого общение велось в WhatsApp, рассылки делались вручную.

ЗАДАЧА 1: Организовать систематическое место сбора и хранения клиентской базы, чтобы потом настраивать на неё рассылки и автоворонки.

ЗАДАЧА 2: Настроить чат-бота, который будет принимать оплаты от клиентов, и отправлять материалы после оплаты автоматически в сообщение.
Проблема: ЦА проекта - люди в возрасте, которые с опаской воспринимают общение с ботом и оплату через эквайринг. Поэтому нужно сделать как можно меньше действий клиента до оплаты.

Реализация проекта

ЭТАП 1 - планирование инструментов для выполнения задач.

Для сервиса сбора лидов и настройки бота выбрали AMO CRM

Для интеграции с WhatsApp выбрали компанию Radist.Online https://radist.online/

ЭТАП 2 - настройка триггерных фраз для срабатывания бота.

Настроили триггерные фразы, по которым будет отвечать бот. Эти фразы вставили в форму связи на сайте.

Шаг 1 - Клиент нажимает «Купить

Шаг 2 - Клиент переходит по ссылки на WhatsApp. В ссылке вставлено ТРИГГЕРНОЕ СООБЩЕНИЕ

Шаг 3 - Настройки воронки и SalesBot в AMOCRM

Настроили попадание нового лида в воронки, так же сделали сегментирование по разным этапам, в зависимости от типа покупки, для того чтобы в дальнейшем настраивать на эту аудиторию прогревы и авторассылки.

На всех этапах воронки настроены автоматические действия через Salesbot. Ключевое действие находится на этапе «Лиды в WhatsApp Новые», далее после покупки лид автоматически переносится на этап «Купили в WhatsApp», и через 7 дней бот запрашивает обратную связь для замера NPS.

Общая структура бота выглядит примерно так. Всего триггерных фраз получилось 35 и 35 разных сценариев срабатывания бота. На скрин влезли не все связки :)

Если разбирать на примере 1 связку, то получается примерно такая картина условий для бота.

Так это выглядит из окна сделки в AMO CRM. Триггерное сообщение так же записывается в поле сделки АMO CRM, для дальнейшего использования.

После оплаты бот автоматически запрашивает почту и отправляет ссылки на материалы, а так же индивидуальный промокод. Так же он записывает почту в поле контакта и переносит сделку на следующий этап.

Автооплата через эквайринг внутри WhatsApp

Так же мы тестировали вариант с оплатой через эквайринг внутри мессенджера.
Оцифровка позволяет глубоко заглянуть в процессы, и увидеть в каких процессах можно, что-то докрутить, улучшить, убрать, или даже автоматизировать, полностью заменив человека.
Заменили человека на полную цепочку оплаты через бота, теперь клиенту автоматически приходит ссылка на оплату картой или через СБП (Систему Быстрых Платежей), клиент переходит по ссылке и оплачивает онлайн в 2 клика. Оплата фиксируется на автомате, и бот переводит клиента в CRM в режим "Оплачено", затем отправляет ему необходимый файл.

Как работает эта механика - смотрите наше видео.

Протестировав этот сценарий, мы поняли что аудитория неохотно пользуется данным вариантом, и перешли к более простым триггерам (которые описаны выше).

ИТОГИ

В чем преимущества оцифровки бизнеса с нами? Оцифровка позволяет глубоко заглянуть в процессы, и увидеть в каких процессах можно что-то докрутить, улучшить, убрать, или даже автоматизировать, полностью заменив человека.

Бот позволяет значительно увеличить конверсию в продажах, так как раньше человек мог долго ждать ответа от менеджера, и пока ждал - мог спокойной соскочить с оплаты.

Так же работа над данным проектом еще продолжается, и в дальнейшем можно настроить следующие автоворонки после продажи, продлив взаимодействие с клиентом и увеличив LTV (жизненный цикл клиента)

______________________________________________

Бизнес в цифрах
Оцифровываем малый и микро-бизнес, помогаем увидеть свой бизнес на языке цифр и показателей. Внедряем системное управление на основе твёрдых данных.

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт

Всем привет! В очередном кейсе расскажем, как помогли нашему клиенту разобраться с цифрами продаж, финансов, и контролировать сотрудников с постановкой задач на базе облачного сервиса Brizo CRM.

Кто клиент?

Александр Решетников - руководитель агентства iMAgency

iMAgency - маркетинговое агентство полного цикла, успешно работают с клиентами по всей России, работают с крупными федеральными брендами.

Работа компании в цифрах:

Более 500 успешно реализованных проектов; Более 200 выпустившихся студентов онлайн школы; Откручено более 55 миллионов рублей рекламного бюджета; Увеличили на 350 миллионов рублей суммарную прибыль клиентам; Проведено более 250 индивидуальных консультаций.

Какая задача стояла?

На первой встрече мы провели небольшое знакомство и узнали, какие проблемы были в учете. Что именно «болело»:

1) Не был настроен учет сделок в работе и хода сделок по ним. Не была внедрена CRM система.

2) Отсутствовал система постановки задач сотрудникам в режиме одного окна. Не понятно, какие задачи сейчас в работе, какие просрочены, какие стоят в будущем, кто за какую задачу отвечает и отчитывается.

3) Не был организован учет финансов, не внедрены базовые отчеты собственника - ДДС, ОПиУ (Отчет о Прибылях и Убытках). Подсчеты велись в таблице Эксель, но структурированных просчётов внутри и разбивки по категориям доходов-расходов не было.

Как проходила работа?

ЭТАП 1 - Погружение в процессы компании.

Выяснение цепочек взаимодействий и нюансов работы с клиентами в компании. Составили карту процессов и выдвинули гипотезы, какие сервисы будем использовать и какие нюансы будут внутри.

Карта процессов компании, гипотезы по оцифровке

Этап 2 - Реализация оцифровки сделок

Оцифровали воронку продаж, разделили весь цикл на 2 отдельные воронки - «Работы с новыми клиентами» и «Клиенты в работе», прописали этапы, настроили автоматические действия на каждом этапе воронки. Все клиенты теперь - в одном месте, прозрачно видно всю информацию по ходу сделки.

Теперь все клиенты агентства в одном месте

Внутри карточки-сделки вся информация: комментарии, переписка с сотрудниками, метки, нужные ссылки и контакты, а так же главное - детализация всех расходов и доходов по конкретной сделке, чтобы контролировать плановую и фактическую рентабельность по каждому клиенту и фиксировать дебиторку.

Панель сделки

Далее мы оцифровали процесс постановки задач. Теперь к каждой сделки прикрепляются ответственные сотрудники, по ответственным раскидываются задачи, и всегда в одном окне виден ход работы по всем задачам: что просрочено, что сделать сегодня, что завтра, что в будущем.

Блок управления задачами в агентстве между сотрудниками

Далее приступили к оцифровке финансов. Изначально настроили заполнение доходов и расходов по каждому дню, внедрили панель управления финансами, где всегда видно:

• Остатки по всем счетам на данный момент времени
• Полное движение денежных средств по каждому дню
• Плановые поступления в будущем
• Платежный календарь
• Видна дебиторка по клиентам и кредиторка своя
• Динамика поступления и расходов

Панель управления финансами агентства

Теперь для принятия верных управленческих решений всегда собираются автоматически основные финансовые отчеты - ДДС (Движение Денежных Средств) и ОПиУ (Отчёт о прибылях и убытках), в которых в срезе каждого месяца можно увидеть:

• Срез по всем доходам и расходам месяц
• Срез по каждой категории (сколько потратили на разные категории в отдельности за месяц-квартал)
• Сколько выручки по каждому направлению пришло
• Рентабельность и валовая прибыль компании
• EBITDA (Чистая прибыль до вычета налогов и % по кредитам)

Отчет ДДС по каждому месяцу

Отчет о прибылях и убытках по каждому месяцу с детализацией. По ней видно, сколько прибыли приносит компания!

Далее мы собрали на базе Google Sheets реестры сбора данных по маркетингу компании, для того чтобы отслеживать данных в цифрах (сколько бюджетов тратим, сколько заявок получаем, какие цены лидов).

Реестры сбора данных по маркетингу (Google Таблицы)

Далее на основе полученных данных по финансам за 1,5 месяца мы построили Финансовую Модель.

Финансовая модель — это таблица, которая объединяет показатели вашего бизнеса и показывает, как они влияют на выручку и прибыль компании. Наверняка вы составляли воронку продаж — это когда у вас на верхнем уровне просмотры рекламы, посередине какие-то конверсии и на выходе сумма продаж. Финансовая модель — это примерно то же самое, только для всего бизнеса и сложнее.

В финансовой модели прописываются все этапы работы вашего бизнеса с точки зрения финансов: от выручки до чистой прибыли. Если конкретнее, то вот:

Воронка продаж — как формируется выручка компании: сколько нужно заходов на сайт или посетителей в магазине, какая часть из них покупает, какой средний чек.

Прямые/косвенные или постоянные/переменные расходы: сколько и на что вы тратите, от чего зависят расходы.

• Амортизация основных средств и налоги.
• Чистая прибыль: сколько зарабатывает компания.
• Денежный поток: сколько живых денег у компании на счетах.
• Оборотный капитал: дебиторка, кредиторка, запасы — и как они влияют на количество денег.

А дальше гвоздь программы и главный смысл финансовой модели: когда вы меняете один из показателей, то видите, как это сказывается на всех остальных.

Блок того, как прогнозируется выручка. Это только верхняя часть - на самом деле вся фин модель выглядит вот так (см. вниз)

Прогнозируется все - доходы, расходная часть, валовая прибыль, рентабельность в разрезе каждого направления, а главное - ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ!

ИТОГИ И ОТЗЫВ КЛИЕНТА

Срок реализации занял порядка 2х месяцев, так же продолжается адаптация к новым инструментам.

Записали для вас целый подкаст, где поговорили о том, и что такое оцифровка, и как она повлияла на работу компании Александра. Приятного просмотра!

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт

Кто клиент?

«Свой Бизнес» — центр по упаковке и продаже франшиз. Компания помогает региональным компаниям выйти на федеральный уровень, развивать свой бренд по всей стране без вложений в помещения, персонал и продвижение.

За три года разработали и помогли вывести на рынок более 30 франшиз в самых разных сферах: от женского клуба и кофейни до сельскохозяйственной техники и недвижимости. Из купленных 700+ проектов, закрылись единицы.

Сайт компании - https://svbizn.ru/

В чём стояла задача?

• Собрать разные источники данных по разным процессам в одном месте - в Дашборде
• Автоматизировать работу в таблицах по максимуму, уменьшить количество таблиц для удобства работы
• Создать системы мотивации на основе данных в наших таблицах

Этапы реализации проекта

ЭТАП 1 - провели интервью с собственником, в котором выяснили какие есть взаимосвязи и какие процессы нужно точно оцифровать и улучшить. Поняли, какую связку из таблиц и отчетов необходимо использовать.

Связка из таблиц и вкладок для дашборда

ЭТАП 2 - Разработка связки таблиц

Таблицы, переданные для заполнения сотрудникам

ЭТАП 3 - реализовали механизм работы в таблицах для call-центра.

Подробнее про это мы писали в отдельном большом кейсе по этой ссылке: https://vk.com/@cifrobiz-keis-optimizirovali-process-raboty-call-centra-za-schet-avto

ЭТАП 4 - сборка управленческих отчетов и Дашбордов.

1) Отчёт - Центр Показателей Бизнеса на базе Гугл Таблиц - это единый свод всех показателей за неделю в одном месте.

Данные в Центр Показателей поступают автоматически из всех таблиц, которые заполняют сами сотрудники

2) Этап управленческих учетов - Дашборды.

Общий вид Дашборда (полный). Версия для компьютера/телевизора

ИТОГИ

• Значительно сократили время на обработку данных сотрудниками, увеличили за счет этого производительности отдела
• Оцифровали деятельность отдела - видно кто сколько целевых действий в отделе выполняет, видно какую конверсию дает каждый сотрудник
• Сократили количество ошибок при ручном переносе из одной таблицы в другую таблицу

Самое ценное - что мы реализовали полную цепочку действий отдела, и за счет этого можем строить отчеты по работе

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт

Введение

Всем привет! Эта история началась в июле 2023 года, когда к нам обратился руководитель строительной компании Toda House - Дмитрий Токарев. Изначально Дмитрий пришёл с запросом оцифровки и оптимизации финансов компании, а обернулось это полноформатной работой по всем бизнес-процессам.

Первый контакт с Дмитрием

О компании TODA HOUSE — команда инженеров - строителей, занимающихся проектированием и строительством домов по каркасной технологии из деревянных элементов. У ребят полностью свое производство под ключ.

Вы только посмотрите, какая красота!

Запрос и точка А

Одна из первых встреч

Первоначальный запрос был в том, чтобы помочь оцифровать финансы компании. До этого работа велась в Гугл Таблице, но заполнение данных было не оптимизировано, многое терялось, и не хватало более глубоких срезов. В процессе общения с Димой мы пришли к тому, что работать только с финансами, в отрыве от других бизнес-процессов, будет не совсем эффективно, и мы предложили полноценное внедрение оцифровки по всем крупным бизнес-процессам в Toda House. Далее - пожали руки и приступили к работе!

Что уже сделали

На первом шаге - как всегда сначала разобрались в текущих бизнес-процессах компании, как что выстроено и кто за что отвечает в компании, для того чтобы подобрать нужные инструменты.

Карта бизнес-процессов Тода Хаус

Далее мы начали с базовой необходимой вещи - внедрения и настройки CRM системы. В компании до этого вообще не было CRM, нужно было срочно начать копить базу клиентов и работать с аудиторией.

Воронки

Сделали 4 основные воронки для удобства работы, львиная доля ведётся в Продажах. В воронку добавили автоматические сообщения через SalesBot, автозадачи по дате. Ключевая цель, которую ставили перед собой - снять рутинные действия с менеджера, чтобы бот делал максимум из того что возможно снять с человека. А так же цель №2 - чтобы клиент был постоянно на связи с нами, видел и ощущал что про него не забыли.

ОПиУ собирается самостоятельно и автоматически прямо в таблице

Все детали по работе воронки описать в одном кейсе сложно. Если действительно интересная для вас тема - дайте реакцию на этот кейс или напишите в личку, расскажу подробнее как и что работает.

Что сделали еще?

Следующий блок - Финансы. Здесь мы предложили на старте использовать наше новое решение - ДДС Бот.

С помощью него мы собираем всю информацию по доходам и расходам компании в разрезе каждого продукта. Далее из нее мы формируем ОПиУ (Отчет о Прибылях и Убытках)

Отдельным блоком мы сделали отчет План-Факт по объектам: детальный контроль за расходами по заказу.

В сделках с длинным циклом всегда одна и та же проблема: есть риск потратить лишние деньги, сверх того что заложены в смете или в расчете. Тут обсчитался, там где то купил дороже чем планировал, тут рабочим переплатил. Итого по копеечке сжирается наша желанная валовая прибыль. Хотел купить новую машину - а тут бац, и денег нет. Куда делись?

К нашему боту для клиента подвязали наглядный реестр учета Плана/Факта по каждому объекту в работе. Просто выбираешь нужный объект из списка, и видишь всю информацию по финансам внутри. Видно не вышел ли из плана. Если все необходимые материалы закупил - позиция станет зеленой, а если еще и потратили меньше, чем заложили в смете - то вообще красота, дополнительно заработали.

По такому отчету можно наглядно просмотреть, на каком материале точность планирования хромает, и усилить это слабое место быстро. Отдельно мы разработали по ТЗ заказика инструмент для расчета финансовых показателей в срезе каждого отдельного дома, запущенного в стройку.

Отчет по каждому объекту в разрезе

Далее все финансы попадают в нашу Панель Управления, где в наглядном виде можно посмотреть всю аналитику по финансам в удобном виде.

Панель Управления Компанией

Все показатели по продажам мы можем наблюдать на странице «Продажи». В ней - все срезы по менеджерам, продуктам, источникам трафика, динамики по месяцам года, анализ дебиторской задолженности за объекты.

Форма обратной связи клиентов

Дашборд "Контроль Качества"

Отдельной страницей мы вывели лист контроля качества. Каждый клиент ставит нам оценки рейтинга от 1 до 10 баллов, эти баллы попадают в нашу Панель Управления, формируя рейтинг. Получая оценки, мы можем вовремя контролировать узкие места, и проводить работу по улучшения качества или сервиса.

Что еще внедряем?

На данный момент мы продолжаем совместную работу, сейчас у нас остался самый интересный процесс - Производство и Стройка. Что мы начали делать?

Мы придумали инструмент для управления сотрудниками производства и стройки. Как это работает?

У каждого сотрудника есть личный кабинет, куда ему приходят персональные задачи в удобном виде. Сотрудник понимает, что от него хотят, и работает только по текущим задачам в приложении.

Когда сотрудник нажимает кнопку «Завершить», это видно в системе, мы можем детально контролировать работу на каждом посту или объекте, видеть каждого сотрудника.

Так же недавно выкатили обновление - сотрудник не может завершить задачу, пока не сделал фотоотчет. Данные из фотоотчета улетают в нужную папку на Диск.

Дашборд "Производство/Строительство"

По итогу все эти данные от каждого сотрудника попадают в нашу систему, собственник и руководитель производства видят аналитику по каждому объекту.

Что мы можем увидеть внутри за 1 минуту:

% выполнения каждого заказа
% выполнения каждого этапа внутри заказа
Количество технологических операций, выданных сотрудникам
Количество технологических операций, завершенных сотрудниками
Какие задачи были просрочены по сроку выполнения
Время выполнения каждой завершенной операции
Детализацию по каждому сотруднику производства (сколько задач выполнил, сколько в работе, сколько просрочил)
Детализацию по каждому объекту (как операции в работе, какие просрочены, какие выполнены в срок)
Про эту часть работы мы сделаем отдельный кейс, и детально расскажем как работает наша система.

ВЫВОДЫ

Хоть работа еще не завершена, хотим сказать что уже проделан огромный путь по систематизации работы у внутреннему учету компании. Путь этот не бывает быстрым, на то чтобы провести внедрение и научить сотрудников уходит много времени. Но оно того стоит, без этого невозможно расти.

Главное во всей системе - бизнес-процессы и их логика. Это фундамент. И уже на них мы насаживаем нужные инструменты, а ни в коем случае не наоборот. В процессе работы так же мы исправили много недоучтенных моментов именно в бизнес-процессах. В данном случае мы затронули в кейсе очень малую часть работы, так как если бы расписывали каждый шаг - это заняло бы страниц 40 отборного текста и картинок.

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт

Кто клиент?

Анастасия, основатель студии Mix Bouquet

Знакомьтесь - Анастасия, основатель и руководитель компании MIX BOUQUET. Компания делает уникальные вкусные подарки для наших родных, близких и друзей. Компания работает в Кирове. Как выглядит продукт - взгляните сами. Красота!

Запрос и точка А

Впервые мы пообщались в сентябре, кстати спасибо Саше Решетникову за рекомендацию! Запрос оказался в следующем:

• Компания не работает с клиентской базой, нет СRM системы для хранения и обработки заказов
• Нет инструмента для работы с рассылками по клиентам. За годы работы скопилась приличная база лояльной аудитории, но как с ними взаимодействовать - непонятно
• Вся работа ведётся в таблицах, много ручной работы и общения с клиентами. Часть общения можно автоматизировать

На старте стало понятно, что какую-то глубокую оцифровку всех процессов мы делать не будет, наладим сначала работу с клиентской базой и правильную обработку лидов, упростим рутинные процессы в продажах.

Процесс работы

На 1м шаге определились, какой сейчас выстроен бизнес-процесс и последовательность действий, собрали пожелания. От этого начали накидывать логику какие воронки, этапы и триггеры будем внедрять. Здесь ничего необычного.

Далее приступили к сборке. Почему выбрали именно AMOCRM? На данном этапе развития бизнеса с небольшим количеством сотрудников это было самое жизнеспособное решение. Можно конечно внедрять что-то тяжелее, но тут всегда есть риск что все это заглохнет и не будет работать из за саботажа.

Этапы воронки в AmoCRM

Настройки воронки

Что конкретно внедрили в воронке?

Наша задача была не предлагать космолёт, а сделать основу, при этом сократить время обработки заявки. Для этого мы поставили там, где это уместно и не мешало процессу - автоматические сообщения, в замен на ручной ввод. Например: Автоматическое сообщение для подтверждения состава заказа. Данные берутся из данных в сделке, не нужно вводить руками.

Автоматические сообщения на этапах

Автоматические сообщения по готовности заказа, автоматический запрос контроля качества по заказу.

Автоматические сообщения

Автоматическое формирование календаря задач на упаковку

Дополнительно для удобства контроля качества мы сделали Панель Управления, где собираются все оценки и отзывы клиентов. Клиент ставит оценки от 1 до 10 по качеству, сервису и удобству транспортировки. Далее все это агрегируется в средний рейтинг месяца.

Панель управления качеством

Рассылки

Тут все довольно просто. Изначально Настя думала, что не имея CRM систему у неё не копилась база. Однако основной канал продаж - ВКонтакте, значить можем использовать сервис рассылок SENLER. Там на старте мы обнаружили хорошую начальную базу.

Ну а дальше все просто, если есть база - надо рассылать! Сначала сделали сами, потом показали Насте, теперь вся ее аудитория в курсе, какой впереди праздник и какой букет может подойти. Понятно, это лишь верхушка настроек, но для начала этого хватит, дальше можно будет прокачивать.

Итоги

Что по итогу понравилось и получилось оптимизировать - ответит сама Анастасия. На данный момент наблюдаем некоторые глюки со стороны самой AmoCRM, но я думаю это временный момент, поддержка поможет решить вопрос.

Залетайте в наши соц сети:

ВК - Бизнес в цифрах

ТГ - Канал

Бизнес в цифрах - Наш сайт