Несомненно, на просторах интернета множество информации о том, как научиться управлять своим временем, выстроить комфортный график работы и при этом все успевать.

Я же, хочу с вами поделиться, исключительно теми методами управления временем, которые помогли мне выжить и выстроить свой рабочий график на удаленке.

Для начала, кто меня еще не знает, вкратце представлюсь.

Меня, зовут Ирина Маштайтис. Я финансовый директор на маркетплейсах.
15 + лет в сфере финансов и экономики

5 + лет в сфере маркетплейсов

Обучила более 20 финдиректоров

В настоящий момент одновременно сопровождению несколько селлеров и помогаю им выстраивать управленческий учет. При этом успешно совмещая работу с домашними делами, воспитанием детей, участием в родительском комитете и своими интересами, не упахиваясь 24/7.

Но так было не всегда.

Мой переход на удалёнку, как и у многих произошёл в 2020 году в пандемию. 24/7 ты находишься дома - работа, дети, дистанционное обучение, времени на себя совсем не хватает. Просто ужас.

Мечта работать из дома в какой-то момент оказалась красивой разрекламированной картинкой.

Я нашла для себя оптимальный вариант - определенное время на работу, определенное - на домашние дела, интересы и т.д.

Как мне удалось продуктивно выстроить работу из дома?

1.   Планирование графика

Да-да, именно так. Выписывание всех задач на день, позволяет увидеть картинку целиком. Обязательно включаем отдых и активность, спорт, прогулку.

Списки: ежемесячные, еженедельные, ежедневные.

В начале месяца выписываем все дела, которые хотели бы сделать в течение месяца. Начиная с простых, таких как записать себя или ребёнка в больницу, оформить какие-то документы и так далее.

Дальше планируем недели. Расписываем то, что делаем раз в неделю, например: встречи, можно ориентировочно, когда они проходят, сбор необходимой информации, анализ данных и т.д. Даже если несколько пунктов пойдет не плану, ничего критичного. Главное не разочаровываться и не сдаваться. Научиться использовать возникшие изменения в своих интересах и получить от них выгоду.

Ежедневные списки, где мы выписываем все самые мелкие дела, которые должны сделать в течение дня и потом их вычеркиваем. При этом очень важно включать в этот список дел и отдых, и занятия спортом. Именно так, то есть мы выписываем не только рабочие дела, но и домашние дела, и приятности для себя. Важно, чтобы наш мозг понимал, что мы не только работаем, но и отдыхаем.

Отдых - обязательный пункт в жизни!

В выходные дни полноценный отдых, который позволит наполниться энергией, расслабиться и с удовольствием приступить к работе.

2. Техника «Pomodoro»

Об этой техники достаточно много есть информации в интернете, как и многих других. Большая часть техник включает в себя 3 компонента - расставление приоритетов, планирование и структурирование. Техника «Pomodoro» широко распространён для повышения производительности и сокращения прокрастинации. В том случае, когда сложно сосредоточиться на задаче и повысить производительность.

Техника заключается в том, что мы 20 минут работаем 5 минут отдыхаем, через 3 цикла. У нас 20 минут работы 20 минут отдыха. Здесь важно соблюдать именно график не только работы, но и отдыха. То есть, техника помогает начать отдыхать до момента, когда мы устали.

Соглашусь с мнением о недостатках в технике. Разбивая большую задачу на мелкие, трудно полностью погрузиться в задачу и может потребоваться частое переключение внимания. В последствии привести к разочарованию и снижению продуктивности. В общем, техника может сработать не для всех. Но если вы гибкий человек, то можно приспособиться. Или подобрать себе более подходящую технику.

3. Ведение фактического учета времени и дел

Когда возникает чувство, что ты работаешь 24/7 и ничего не успеваешь, хорошо работает учет времени и его фиксирование. Скажем такой замер, сколько и куда ты расходуешь своего времени.

По итогу сделав замер времени, можно увидеть действительно, куда фактически сливается время в течение дня. Сколько по факту уходит на выполнение рабочих задач, а сколько на все остальное. Особенно когда ты находишься в 4 стенах все время с включённым компьютером. Может показаться, что ты все время работаешь.

Грамотно выстроив свой режим дня, можно рассчитать сколько клиентов одновременно комфортно вести в легкости и без лишнего стресса. Оставляя достаточно времени на семейные и другие задачи.

Ниже приведу таблицу, в которой обозначены рабочие задачи с учетом делегирования некоторых из них. Таким образом в среднем, время затраченное на работу может составлять от 2 до 4 часов в день.

4. Уходить работать из дома в кафе или коворкинг

Да, из дома по возможности нужно уходить, чтобы не превратиться в пижамного работника. И к тому же не все близкие могут воспринимать, что, сидя за компьютером ты выполняешь работу.

Поэтому, когда нет встреч с клиентами, когда не нужно тихое пространство и есть возможность, то лучше покидать стены дома. Если допустим есть ребенок можно кого-то попросить присмотреть за ним некоторое время. Или использовать время, когда ребёнок в садике, в школе. Не желательно находиться 100% дома. Работать можно уходить в кафе, в коворкинге, или в любое другое уютное для себя место. Летом я предпочитаю вообще уезжать куда-нибудь на природу: лес, залив, используя преимущество удаленной работы - работа из любой точки, где есть интернет и электричество. Моего ноутбука вполне хватает на 3-4 часа автономной работы, так что и электричество не всегда нужно, а мобильный интернет в моем регионе есть практически везде. И все это позволяет сменить обстановку и не чувствовать себя в заточении в 4 стенах.

Есть еще одни лайфхак, который позволяет не чувствовать себя Золушкой - это привычка переодеваться, когда работаешь. Вылезать из домашней пижамы, халата и одевать красивую деловую одежду не только на встречи, но и для себя. Так мы помогаем стимулировать мозг на то, что он сейчас работает.

5. Делегирование возможных процессов

Делегирование в широком смысле этого слова. Когда мы делегируем, например какие-то домашние процессы своим родным и близким, старшим детям, мужу, тем самым высвобождаем свое личное время. Если доход позволяет, можно воспользоваться услугами клининговой компании. Пусть и не часто, хотя бы раз в месяц.

В плане работы это могут быть ассистенты, либо финансовый менеджер для финансового директора.

Да, бывает сложно начать делегировать. "Кто же сделает лучше меня". Возможно ваши близкие или ассистент может сделать не так как делаете это вы, но результат может быть тоже хорошим. Так вы снимите с себя лишние задачи и освободится время для отдыха.

Освобождайте свое время, отдавая задачи на выполнение другим

Также важно помнить!

Когда нет четкой цели, то нет мотивации, дисциплины и время просто ускользает.

Не забывайте делать себе подарки. Это хорошо работающий инструмент для мотивации, особенно когда наш мозг включает сопротивление и не понимает зачем ему это надо. А так, выполнил задание, получи плюшку.

Мотивировать себя заменяя привычное, иногда демотивирующее "НАДО", другими мотивирующими фразами, например "Для меня это важно, полезно". Здесь можно поиграть со словами, которые вам больше отзываются. И понаблюдать как меняется уровень мотивации.

Помнить про знаменитое "Правило Парето", что 20% усилий, приносит 80% результата и наоборот.

Эффективное распределение времени помогает сохранять фокус внимания на приоритетных задачах, улучшить качество нашей работы и жизни в целом.

Пробуйте, коллеги! И у вас обязательно все получится!