С ростом любой компании нарастет сложность её бизнес-процессов. Пока предприятие мало и состоит из пяти, двух или вообще одного человека, можно охватить все процессы и данные одним взглядом, но с развитием фирмы этот целостный взгляд и контроль быстро утрачиваются. Число клиентов и других контрагентов растёт, появляются и разрастаются отделы, нанимаются новые сотрудники, появляются новые рабочие места, растёт объём документооборота. Утрачивается контроль. Сначала эта проблема решается наймом руководителей и созданием отделов, но вскоре уже и они начинают утрачивать контроль над своими подразделениями. Появляется потребность в автоматизации управления бизнесом. В статье мы рассмотрим кейс по разработке и внедрению простой системы управления небольшим кадровым агентством по найму линейного персонала.

Проблемы в кадровом агентстве

В кадровом агентстве по массовому подбору линейного персонала проблема потери управляемости чувствуется особенно остро.

Супервайзер (менеджер от клиента агентства) спамит заявками на срочное закрытие смен, менеджер общается с множеством заказчиков, линейные работники меняются сотнями из-за текучки: кто-то опаздывает, кто-то берёт подработку в последний момент, кто то уходит в запой.

Если учёт ведётся в почте и таблицах, неизбежно появляются расхождения: работник об отработанных сменах отмечает одно, заказчик — другое. Бухгалтерии приходится сопоставлять списки по отработке от тех и других, выясняя, что на самом деле произошло на объекте. На это уходят недели, а иногда весь месяц, и деньги работодателей за отработанные работниками смены застревают в ожидании закрывающих документов, создавая кассовые разрывы.

Параллельно менеджеры вручную обзванивают базу, существующую в виде множества таблиц, разбросанных по папкам сотрудников, спрашивают о готовности людей выйти в смену, ищут замены, теряют время на уточнения. Когда таких «ручных» операций сотни, подводит уже не дисциплина сотрудников, а сама организация учёта и контроля бизнес-процессов. А представьте, если тот менеджер, который обзванивает всех работников, ориентируясь на актуальную таблицу, заболел или ушёл в отпуск? Другой сотрудник не знает, где искать нужную информацию, какая из таблиц нужна в данный момент и каких именно сотрудников нужно прозванивать в тот или иной момент. Бизнес-процесс если не встаёт полностью, то стопорится, теряет эффективность.

Описание нашего решения

Мы предложили простое решение: перенести ключевые шаги этого бизнеса в систему, цифровую платформу управления, где каждый участник фиксирует свою часть работы там, где она и происходит. Супервайзер создаёт заявку в мобильном приложении, указывает условия и сроки; работники видят смены у себя в приложении и откликаются без звонков. В день выхода супервайзер отмечает фактическое прибытие и завершение, при необходимости ставит замену и оставляет комментарий. Эти отметки становятся основой цифрового табеля. Когда цикл закрывается, бухгалтерии не нужно собирать доказательства из разных источников — данные уже согласованы по времени и по людям будучи собранными самой системой автоматически непосредственно во время работы по заявкам.

Система состоит из трёх приложений, и у каждого своя роль.

Веб-приложение администратора

Веб-приложение администратора — это рабочее место агентства, через которое происходят автоматизированное управление всем бизнес-процессом найма линейного персонала, контроль качеством подбора, автоматизированная подготовка закрывающих документов.

В одной панели видны все клиенты, работники, заявки, отклики, выходы и проблемные точки. Здесь же формируются отчёты, выгружаются акты и на основе автоматических сверок табелей формируются закрывающие документы для отправки их клиентам агентства и получения оплаты от них. Ничего лишнего: только то, что помогает отвечать на ежедневные вопросы «кто, где и когда» отработал по сменам, «кто, где и когда» будет работать, и суммирование всех результатов в итоговые документы.

Мобильное приложение заказчика

Мобильное приложение супервайзера — автоматизированный инструмент для взаимодействия клиента с кадровым агентством. Создать заявку, подтвердить исполнителя, отметить приход и уход, зафиксировать замену — всё делается на месте, без последующих перекладываний данных в таблицы и какие то бумажки.

Мобильное приложение исполнителя

Мобильное приложение работника решает обратную задачу: показать подходящие смены, дать возможность быстро откликнуться, напомнить о выходе и отразить отработанные часы.

В этой экосистеме трёх приложений каждый видит только свою информацию, являющуюся частью общего для них бизнес-процесса.

Технологический стек

Технологический стек мы выбрали под задачу. Мобильные приложения сделаны на Flutter, чтобы сделать по одному приложению и под iOS и под Android. Это ускоряет и удешевляет разработку по сравнению с нативной разработкой, и упрощает поддержку, при этом интерфейсы остаются отзывчивыми и привычными для пользователей.

Серверная часть построена на Laravel — это зрелый и популярный фреймворк для разработки на языке PHP, где удобно описывать бизнес-логику, роли, очереди задач и интеграции. Если со временем появляется участок, который требует повышенной производительности или интенсивной параллельной обработки, мы выделяем его в отдельный сервис на Go — так система может расти без перестроек, закладываются возможности для будущего масштабирования уже на небольшой системе.

То есть Laravel — это открытый веб-фреймворк для PHP. Это каркас приложения c ORM, миграциями, очередями и шаблонами, который ускоряет разработку и упрощает поддержку.

Веб-интерфейс админки собран на Vue.js: он лёгкий, быстрый и понятный, а при необходимости публичных разделов можно добавить серверную отрисовку через Nuxt, чтобы ускорить загрузку и улучшить индексацию. Такой набор хорошо известен рынку, стабилен и не привязан к экзотическим решениям — это снижает риски и стоимость владения.

Результаты внедрения

Что меняется для бизнеса после запуска. Заявки не теряются, потому что создаются в одном месте и собираются системой автоматически. Закрытие смен ускоряется: подтверждения выходов и отметки по отработанным сменам происходят по ходу работы, а не «вспоминаются» задним числом. Сверки не превращаются в многонедельное расследование — табель собран по факту автоматически, поэтому акты и закрывающие документы готовятся быстрее, и денежный поток не «зависает» до следующего месяца. Руководитель видит текущую картину: где хватает людей, где нужны замены, где проседают сроки.

То есть документы для получения оплат от клиентов формируются на основе совокупных данных по всем сменам, при этом руководитель может провалиться внутрь каждого контракта и посмотреть, какие заявки от каждого клиента были отработаны, сколько там было смен, как хорошо отработали линейные работники и сколько они заработали для себя и агентства.

Отдельный вопрос — почему выгоднее идти по пути кастомной разработки под себя, а не использовать якобы готовое коробочное решение. Готовые продукты всегда несут свою встроенную логику. Чаще всего под неё приходится подстраивать работу бизнеса и придумывать обходы при интеграции коробочной системы в бизнес-процессы компании. В итоге компания продолжает жить в двух мирах: часть действий — в системе, часть — в таблицах и переписках по старому. Кастомная платформа берёт ваши реальные процессы за основу и аккуратно переносит их в цифру, тут не нужно ломать уже устоявшиеся процессы вашего бизнеса. Это снимает внутреннее сопротивление персонала при внедрении системы, потому что люди видят знакомые шаги, только без лишних движений из-за автоматизации. При этом по затратам подход сопоставим с коробочными решениями - это цифры одного порядка.

Преимущества собственной кастомной, а не допиленной коробочной, системы складываются из трёх вещей. Скорость работы сервиса — вы получаете очень быструю информационную систему, в которой нет долгих загрузок и тормозов. Даже если они и появляются, это исправляется легко и быстро либо оптимизацией кода (исходный код полностью в вашей власти) либо расширением мощности серверов (система работает на ваших ресурсах в облаке или на собственном сервере). Безопасность — данные и логика под вашим контролем, вы сами решаете, кто видит информацию и как она хранится, вас не ограничивают чужие правила обновлений и лицензий, все данные находятся всегда под вашим контролем и вы имеете к ним доступ. Эти данные хранятся на ваших локальных или национальных серверах, а не где то в облаках в других странах. Контроль — весь код, контроль версий, все базы данных у вас под полным контролем. Вы всегда знаете, что там есть, а чего нет.

Заключение

Проект «Августина» показывает, как при помощи кастомной разработки может быть реализована система управления небольшим бизнесом, который начинает за счёт своего роста терять управляемость. Такая система возвращает бизнесу былую управляемость и прозрачность, повышая производительность: теперь не нужно раздувать штат бухгалтеров для проведения сверок, не нужно нанимать толпу менеджеров для согласования выхода работников на смены. Это и есть цель — сделать обычную работу чуть проще и надёжнее, не ломая привычные процессы, а переводя их в цифровую платформу. Бизнес становится такой цифровой платформой, которая уже содержит в себе потенциал для дальнейшего масштабирования и роста. Теперь не нужно ломать голову, как воспроизвести бизнес-процессы в новом филиале, как обучить работников и проконтролировать качество работы: просто нанимаем людей и даём им доступ в систему.

Сроки подготовки закрывающих документов для получения оплат за отработанные работником смены сократились с 1 месяца до нескольких минут. Это полностью устранило кассовые разрывы в кадровом агентстве!

Из-за автоматизации требования к компетенции сотрудников падают, а производительность каждого рабочего места растёт. Сроки подготовки закрывающих документов для получения оплат за отработанные работником смены сократились с 1 месяца до нескольких минут. Бизнес преодолел кризис и готов к экспансии.

Если вы чувствуете, что ваш бизнес тоже уже вырос из детского возраста и начинает испытывать проблему потери управляемости, а вал информации, сопровождающей процессы, начинает нарастать и распадаться по неподконтрольным вам ресурсам сотрудников, утрачиваются прозрачность и контроль - вам тоже пора внедрять систему автоматизированного управления бизнесом.

У каждой организации бизнес-процессы уникальны и неповторимы. Поэтому именно кастомная разработка наилучшим образом способна решить задачу создания наиболее точно подходящей системы управления именно под ваш бизнес. Обращайтесь к нам для обсуждения проблем вашего бизнеса и возможности его автоматизации через создание приложений под него.

Посмотреть приложения системы можно по ссылкам в магазинах приложений:
Приложение под Android для работника

Приложение под Android для заказчика

Приложение под iOS для работника

Приложение под iOS для заказчика

или заключить контракт с кадровым агентством на подбор линейного персонала можно по контактам: avgustinapersonal@gmail.com и по телефону +7 (987)925-06-59.

Контакты студии разработки приложений для автоматизации бизнеса "Киберволга"

https://kibervolga.ru/

Телефон: +7 (996) 622-07-21

Телеграм: @kibervolga

ТенЧат: @ischmichail

Электронная почта: direktor@kibervolga.ru