Начну с самого начала, чтобы любой начинающий предприниматель понял, что учет нужен корректный и не должен быть однобоким. Объясню, почему баланс ОБЯЗАТЕЛЕН, даже если у вас ещё только самозанятость, ИП или вы только открыли ООО.

Для более продвинутого уровня бизнеса покажу варианты этого отчета и способы оптимизации/автоматизации и неочевидные риски, когда баланс оставляют "на потом"

1. Система финансов - это 3 ключевых отчета

У бизнеса есть три фундаментальных отчета (остальные отчеты - это расшифровки или модификация этих основных):

1. Отчет о движении денежных средств (CF, ОДДС) — отвечает на вопрос: где деньги? Сколько пришло, сколько ушло и на что именно. Этот отчет полезен для контроля остатков денег на расчетных счетах и ликвидности: можем ли мы расплатиться по обязательствам завтра.
2. Отчет о прибылях и убытках (PL, ОПиУ) — показывает, сколько бизнес заработал и сколько потратил. Он важен для оценки эффективности и прибыльности.
3. Баланс — единственный отчет на основе остатков, который показывает, что есть у компании прямо сейчас и чем она это профинансировала.

Баланс — это снимок состояния компании на определённую дату.
Он показывает:

• что у компании есть (активы),
• за счет чего всё это профинансировано (пассивы, включая капитал).

Важное правило: сумма активов всегда равна сумме пассивов. Именно поэтому отчет называется баланс.

Что такое актив

Активы — это всё, что компания контролирует и может использовать для получения выгоды.

Примеры активов:

• деньги на расчетном счете и в кассе,
• товар на складе,
• оборудование и основные средства,
• дебиторская задолженность (нам должны клиенты или поставщики).

Что такое пассив

Пассивы — это источники финансирования активов.
К пассивам относятся:

• обязательства (долги перед банками, поставщиками, сотрудниками, налогами),
• капитал (вложения собственников + накопленная прибыль бизнеса).

Проще говоря: пассив отвечает на вопрос «откуда взялись активы».

2. Баланс для малого бизнеса

Малые предприниматели чаще всего не ведут баланс. Почему?

• Смешение личных и бизнес-денег. Владелец может «вкидывать» личные сбережения или, наоборот, использовать деньги бизнеса для личных целей.
• Отсутствие дивидендной политики. Прибыль не выводится, а полностью реинвестируется — часто без оценки окупаемости. Или диаметрально противоположная стратегия - выводить все или больше чем это возможно дивидендов
• Слепая зона инвестиций. Нет понимания, сколько средств реально «лежит» в товаре, оборудовании, запасах.

1. Когда возникает одновременно актив и пассив

Представим, что бизнес взял кредит в банке на 1 000 000 ₽.

• В активах появляется деньги на счете: +1 000 000 ₽.
• В пассивах появляется обязательство перед банком: +1 000 000 ₽.

Итого баланс сошелся: актив = пассив.

Ошибка, которую отловила при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только PL(ОПиУ) и то по денежному потоку, то кредит не успел отразится в этом отчете - на эту сумму была покупка другого бизнеса. А вот сумму траншей "приходится учитывать". Транш - это сумма денег, которая включает часть основного долга и % по кредиту. Учитывая всю сумму в отчет по доходам и расходам предприниматель занижает рентабельность своей компании. В PL уменьшают сумму прибыли только % по кредиту. Всё остальное это переливание денег из кошелька компании в банк, которые пришли из кошелька банка.

2. Когда один актив превращается в другой

Компания купила товар/материалы за деньги:

• Деньги на счете уменьшились: –500 000 ₽.
• Появился товар на складе (запасы): +500 000 ₽.

В пассивах ничего не изменилось, просто один актив превратился в другой.

Ошибка, которую я увидела при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только CF(ОДДС) и то большая сумма закупки значительно уменьшает денежный поток предпринимателя. С учетом того, что данный материал используется на протяжении периода 6-12 месяцев, возникает проблема в понимании суммы себестоимости товара/услуги и как следствие фин результат не просчитывается корректно.

Эти 2 сущности (деньги и товары) в БАЛАНСе не влияют на сумму прибыли напрямую. Если товар/материалы быстро реализуются, прибыль будет больше, иначе деньги "закопали" в товаре и обанкротились.

3. Когда актив «гасит» пассив

Компания заплатила долг поставщику 200 000 ₽:

• Деньги на счете уменьшились: –200 000 ₽.
• Обязательства перед поставщиком уменьшились: –200 000 ₽.

Баланс снова в равновесии.

4. Когда актив «переходит» в пассив

Компания дала рассрочку клиенту 300 000 ₽:

• Товары на складе уменьшились: –300 000 ₽.
• Обязательства клиентов увеличились: +300 000 ₽.

Баланс в равновесии с четом выручки и себестоимости.

Ошибка, которую отловила при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только PL (тоже по деньгам и это имеет место быть косвенный способ если нет амортизации и курсовых разниц), то за счет того, что от клиентов поступает сумма контрактов в другом периоде, рентабельность (% фин результата от выручки) в прошедших периодах постоянно меняется.

Эти 2 сущности (товары и обязательства клиента) в БАЛАНСе находятся в активах, ведь дебиторская задолженность клиентов - это деньги компании, которые она заработает со временем. Именно в этом случае баланс покажет, что прибыль есть, а денег нет и хорошо бы вовремя подумать что с этим делать и замотивировать менеджеров продаж на отработку ДЗ.

5. Когда появляется капитал

Собственник вложил в бизнес 900 000 ₽:

• В активах появляются деньги: +900 000 ₽.
• В пассивах появляется капитал: +900 000 ₽.

Это собственный источник финансирования активов.

Ошибка, которую отловила при разборе начинающего предпринимателя:

Т.к. такие собственники бизнеса ещё не чувствуют, что это бизнес и не ведут никакого учета и вообще не составляют никах таблиц (иногда заказывают фин модель, но плановые цифры не анализируют в сравнении с фактическими), то они теряют счет вложениям и двигаются, исходя из внутренних ощущений.

Эти 2 сущности (деньги и капитал) в БАЛАНСе очень трезво дают возможность увидеть, что можно не создавать бурную деятельность. Когда ставка ЦБ высокая, предприниматель может положить деньги на депозит и получать доходность без рисков, логистики и бессонных ночей.

Немного понятнее?

• Активы — то, что есть у бизнеса.
• Пассивы — то, откуда это взялось: либо долг (обязательства), либо вклад владельца и прибыль (капитал).
• Баланс всегда равен: активы = пассивы. Он отвечает на вопрос: чьими деньгами владеет бизнес — своими или заемными.

Чем это опасно:

• Нельзя оценить реальную стоимость бизнеса.
• Нет понимания, насколько эффективны вложения.
• Сложно масштабироваться: для запуска второго такого же бизнеса неясно, сколько реально нужно вложений.

3. Баланс для среднего бизнеса

В среднем бизнесе баланс уже становится частью управленческой рутины. Как правило, есть финансисты или бухгалтеры, которые собирают его регулярно

Что показывает баланс:

• Структуру активов (деньги, товар, дебиторка, основные средства)
• Структуру пассивов (кредиты, задолженности поставщикам, обязательства перед персоналом)
• Размер капитала и нераспределённой прибыли
• Возможность прогнозировать дивиденды и кредитную историю

Баланс может быть разной детализации

Основные сложности среднего бизнеса:

1. Прогнозирование. Составить баланс по факту — несложно. Спрогнозировать — сложнее
2. Договорные условия.
• Если товар куплен, но не оплачен → это кредиторка (мы должны)
• Если сделали предоплату, но товар не получили → это дебиторка (нам должны)
• Если по одному договору контрагента переплата - это может быть ДЗ, а по другому договору этого же контрагента задолженность - это уже КЗ

Эти нюансы искажают картину и требуют внимательного учета.

3. Подгонка данных.
Иногда финансисты, чтобы баланс «сошёлся», искусственно уменьшают капитал или нераспределённую прибыль. Это опасно: баланс становится формальностью, а ошибки остаются скрытыми

Баланс в автоматизации

При автоматизации бизнеса баланс часто настраивают последним. Сначала внедряют:

• казначейство (платежный календарь),
• отчеты о движении денег (остатки и обороты),
• план-факт по ОПиУ (обороты).

Только потом переходят к балансу

Как баланс работает в системе:

• Основой служат остатки на счетах
• Метод двойной записи. Каждая операция имеет дебет и кредит
• Закрытие счетов. Например, счет «Выручка» должен быть обнулен: он отражается только в ОПиУ, но не остаётся в остатках

Управленческий баланс отличается от бухгалтерского. Начиная от структуры и заканчивая валютой баланса (суммы активов и пассивов разные), с расхождениями на суммы поправок и корректировок в упр учете. И тут не перестановка цифр с одной строки на другую в excel единственный способ отразить такие разницы, тут смотрим какое количество таких "цифр" надо поправить. Управленческий учет с использование двоичной записи (Дт/Кт) дает настоящую проверку корректности всех добавленных ручных проводок.

Если внедрена и разработана методология даже в нумерацию упр счетов, то любую отчетность легко собрать и анализировать. Даже из Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) уже видно:

• Закрыт ли период
• Сходится ли актив с пассивов
• Нет ли зависших сумм на транзитных счетах

Чтобы не потеряться в потоке очень рекомендую использовать уже готовые решения по автоматизации. Ниже видео, показываю, какие подходы в программе Бит финанс предусмотрены, чтобы по одной кнопке собрать Баланс. Для примера разбираю самый "сложный" отчет по мнению финансистов - Баланс и его настройку

После формирования отчета в программе баланс подсвечивает ошибки:

• в первичных документах, которые проглядела бухгалтерия
• в правилах сбора факта (мэппинг) со счетов бух учета на счета упра учета
• в формулах и настройках самого отчета
• в ручных операциях упр учета
• кражу ДС из компании

Честный и нечестный подход:

• Честный подсветят владельцу, где именно есть расхождения. Это помогает выявить проблемы — например, «утекшие» деньги или ошибки учета.
• Нечестный «подгонят» баланс, скрыв проблему.

Автоматизированный баланс помогает минимизировать такие риски: система показывает реальную картину, которую сложно исказить вручную.

Баланс — это отчет, который «отрезвляет» предпринимателя. Он:

• показывает реальную стоимость бизнеса,
• помогает оценить окупаемость вложений,
• даёт основу для стратегических решений,
• защищает владельца от ошибок и искажений.

Баланс нужен не только крупным компаниям, но и малому бизнесу. Если предприниматель хочет видеть реальную картину, а не жить в иллюзиях, баланс должен стать обязательным инструментом.

А если вам нужна "Скорая финансовая помощь", где за 2–10 часа профессионал может собрать прозрачную финансовую картину и подсказать, куда двигаться дальше - https://t.me/kosterina_olga.

Если вы финансист и чувствуете, что уже невозможно много информации, которую нужно собрать в балансе и хочется переехать в программу из excelпрограмму, где от А до Я выстроен бизнес-процесс управленческого учета и уже подготовлен готовый конструктор под все 3 ключевых отчета по финансам - пишите мне: https://t.me/kosterina_olga.

Кратко обо мне

Почему у малого бизнеса финансы превращаются в хаос и как навести порядок: пошаговый чек-лист

«Есть деньги на счете — значит, бизнес в порядке»

Так думает большинство предпринимателей, которые только выходят на стабильный оборот 1–2 млн. И это нормально: на первых этапах хочется сосредоточиться на клиентах, продажах, продукте. Это логично — деньги ведь приходят, и можно потрогать их на счете.

Но именно здесь кроется первая ловушка.
🔹 Продукт - люди сейчас не покупают воздух

🔹 Продажи — если их не будет, то и нечего считать

🔹 Трафик - надо найти тех людей, кому нужен ваш продукт

🔹 Финансовая отчетность — это фундамент, на котором держится бизнес.

Финансовый учет кажется чем-то громоздким и ненужным:

• непонятно, какие отчеты собирать;
• страшно открывать Excel-таблицы с сотнями строк;
• пугают слова «P&L» или «баланс»;
• кажется, что всё это нужно только крупным компаниям, а у вас и так всё прозрачно
• надежда, что «как-то само разберется».

В итоге бизнес работает «по факту»:

• пока деньги на счете есть — всё нормально,
• если денег нет — «надо срочно что-то сократить».

Но такой подход рано или поздно приводит к кассовым разрывам, неожиданным увольнениям, убыткам и постоянной тревоге. В малом бизнеса возникает хаос: деньги приходят и уходят, а понимания реальной картины нет.

Пример 1. Бизнес услуг (Татьяна, косметолог)

У Татьяны клиника, где лечат акне по авторской методике.

Её запрос: проверить, верно ли она считает себестоимость? Всё время путается, тк закупает на одну сумму, а CRM система для бьюти салонов - показывает другую цифру

Она закупает препараты оптом, чтобы вышло дешевле. В январе потратила на закупку 500 000 ₽, а расходует постепенно по 30–60 тыс. ежемесячно до сентября.

Почему у Татьяны постоянная тревога, ощущение хаоса и начинает болеть голова, когда она садится, как собственник бизнеса, проверять фин отчет который ей составила управляющая салоном?

Деньги ≠ прибыль

👉 В деньгах: минус 500 000 сразу.
👉 В прибыли: себестоимость распределяется по мере оказания процедур и с учетом оказания услуг косметологов, как прямые расходы.

Результат — прибыль вроде бы должна быть, но денег на счете меньше, чем ожидалось. Возникает временной разрыв.

Главная ошибка малого бизнеса — смешивание двух разных показателей:

• Деньги (Cash Flow, ОДДС) — реальные приходы и расходы ДС на счету.
• Прибыль (P&L, Отчет о прибылях и убытках) — разница между заработанным и потраченным с учетом обязательств.

Когда бизнес работает на потребительских услугах (клиент пришел — заплатил — ушел), деньги и выручка совпадают. Но как только появляются авансы, закупки впрок или отсрочки платежей — возникает временной разрыв.

Именно этот разрыв и путает предпринимателей.

Пример 2. Бизнес товаров (Кирилл, кирпич)

Кирилл продает облицовочный кирпич. По договору:

• 50% предоплата сразу,
• 50% — через 2–3 месяца при поставке.

Его запрос: каждый месяц сильно "скачет" рентабельность бизнеса от 10% до 25%. Хочет понять прибыльность, если масштабироваться и сотрудников нанимать по трудовому договору

Почему у Кирилла всегда разное соотношение прибыли к выручке? К тому же в его консолидированном шаблоне оборот всегда отличается от оборота в файлах, которые ведут менеджеры по месяцам?

Тут несколько было проблем:

1) Оборотом считалась сумма контракта

2) В день поставки товара клиенту, доплата плюсовалась к той сумме, в периоде когда был заключен договор

3) "замораживал" деньги на счету стараясь резервировать их под оплату налогов

Некорректно составленная таблица Excel врёт

На первых этапах предприниматели берут готовые шаблоны Excel или пытаются самостоятельно выстроить логику расчета ключевых показателей. Но вместо упрощения они сталкиваются с:

• потерей контроля - деньги заходили с отсрочкой и жонглирование с суммами в разных периодах, не давало возможность сверить конечный остаток на счетах
• увеличивали время сверки - много файлов НЕ дают прозрачность по задолженности клиентов по договорам и потерей мотивации у сотрудников над контролем ДЗ (дебиторской задолженностью);
• ошибочные управленческие решения - «плавающая» рентабельность исказит прогноз: «выдержим ли рост налогов?», «потянем ли нового сотрудника?», «какой будет чистая прибыль через полгода?» предприниматель опирается на иллюзию, а не на реальность.

📌 Случай Татьяны: Как только развели эти 2 понятия CF и PL и сразу стало понятнее, что прибыль получается по расчету из начислений/обязательств, а чистый денежный поток виден на расчетном счете. Сумма закупок в данном случае отличается всегда от себестоимости

📌 Случай Кирилла: Прибыль «скакала» с 10% до 25%, но это был не рост, а ложное чувство «прибыли». Рентабельность нужно считать после доставки кирпича. Предприниматель думает, что бизнес работает в плюс, и принимает рискованные решения.

Ошибки в учете → ложные выводы → неправильные управленческие решения. Можно решить «масштабироваться», хотя по факту бизнес уходит в минус.

Как навести порядок: пошаговый чек-лист

Чтобы перестать путаться и начать управлять финансами осознанно, достаточно сделать несколько простых шагов.

1. Введите три базовых отчета

• ОДДС (Cash Flow) — движение денег. Видно, хватит ли оплатить аренду и зарплаты.
• ОПиУ (P&L) — прибыль и убытки. Видно, приносит ли бизнес доход или вы работаете «в ноль».
• Баланс — активы и обязательства. Видно, чем владеете и чем обязаны.

На обороте до 2 млн можно вести их в простой таблице, главное — разделять деньги и прибыль.

2. Сгруппируйте расходы по ответственным

Если предприниматель за всё отвечает сам, то у него нет ещё 10 человек в компании. Далее появляются руководители, которые должны контролировать своё направление или отдел и отвечать за результативность и как следствие влиять на увеличение прибыли.

Есть популярное деление расходов на:

• Постоянные — аренда, фиксированные зарплаты, налоги.
• Переменные — закупки, реклама, сдельные выплаты.

Но оно необходимо только для расчета точки безубыточности (сколько нужно денег, если продаж будет 0, чтобы бизнес не обанкротился и ключевые сотрудники не разбежались)

3. Считайте расходы не только в рублях, но и в % от выручки

Вопрос со *. Чистая прибыль 1 млн - это хорошо или не очень? Смотря с чем сравнивать :)

• если оборот = 2 млн, а чистая прибыль 1 млн - это хорошо, потому что рентабельность 50%;
• если оборот = 20 млн, а чистая прибыль 1 млн - это опасно, потому что рентабельность 5%;

То есть абсолютная величина чистой прибыли может оставаться на одном уровне, а относительная - подветит проблемы

4. Смотрите на то, что реально влияет на прибыль

• Не дробите доходы и расходы на сотни строк, если это не помогает принимать решения. Группируйте до 5-7 основных
• Анализируйте, что является ключевым показателем. Для бизнеса услуг в косметологии важнее загрузка специалистов и количество самих специалистов, а для бизнеса товаров - детализация по номенклатуре и спрос по ней.

5. Проверьте корректность учета

• Сверьте данные из CRM/Excel с документами.
• Поймите, по какой формуле считается себестоимость.

Это поможет сделать простые выводы, но эффективные выводы

Управленческая математика сводится к трём вариантам роста дохода:

• повысить цену,
• увеличить продажи,
• сократить расходы.

Всё надо считать - универсального совета от финансистов НЕТ: всё зависит от рынка, конкуренции и ваших условий.

Еще больше полезных информации об ошибках, которые допускают предприниматели, в чек -листе. И помните, всегда дешевле и проще купить чужой опыт , чем самому его получить потратив 1000 часов на обучение и практику.

А если вам нужна "Скорая финансовая помощь", где за 2–10 часа профессионал может собрать прозрачную финансовую картину и подсказать, куда двигаться дальше - пишите мне: https://t.me/kosterina_olga.

Кратко обо мне

Все бухгалтеры отлично знают и очень часто пользуются стандартной оборотно-сальдовой ведомостью для выверки данных. Финансисты тоже прибегают к ней, ведь это удобная табличная форма, которая показывает:

• начальный остаток,
• обороты по дебету и кредиту,
• конечный остаток по каждому счету.

Обычно финансисты перекладывают 50, 51, 52, 57 счета БУ в ОДДС (отчет по движению денежных средств) и 90, 91, 20, 26, 44 счета БУ в форму ОПиУ (отчет о прибылях и убытках). Такой метод в целом позволяет достаточно быстро собрать упр отчетность.

Но здесь может появиться потребность в точках контроля:

• нужно быстро понять, по каким контрагентам была выручка
• какие документы прошли по упр учету

Кто-то выгружает журнал проводок и их ВПРит, чтобы собрать нужную детализацию и структуру цифр отчета и тогда выручку по 90.01 счету можно по кор счету 62 посмотреть в разрезе контрагентов. Сам же 90 счет ограничен 3мя субконто. Обычно это Номенклатура, Номенклатурная группа, ставка НДС и из ОСВ это не увидеть.

Для поставленной задачи можно раскрывать Карточку счета, но тогда в Аналитиках много лишней информации, которую сложно сопоставить или очистить.

Это долгая и трудоемкая процедура: первоклассный финансист доберётся до истины, но иногда это занимает дни, а то и неделю. При этом руководство редко ценит эти усилия:

• данные нужны «ещё вчера»,
• финансиста "долго тянет" с корректными данными в отчетности, тк работает он один, без разделения с кем-то ещё задач по месяцам или направлениям,
• контрольные точки приходится сводить вручную, через бесконечные формулы ВПР в Excel.

В итоге — колоссальные затраты времени и нервов.

Решение

Все эти истории сокращаются и упрощаются, если в работе применять дополнительные инструменты.

В Бит Финанс встроена интерактивная оборотно-сальдовая ведомость (ИОСВ). Это не просто отчет, а аналитический инструмент, в который финансисты и бухгалтеры влюбляются с первого взгляда.

На проектах я всегда показываю этот функционал на практике, и уже после первого обучения пользователи перестают выгружать ОСВ в Excel.

Что умеет ИОСВ

• раскрывать счета по любому субконто;
• делать множественный разворот (одно субконто можно раскрыть по данным другого);
• сразу видеть корреспонденцию счетов («шахматка»);
• раскрывать счета по любому кор субконто;
• быстро строить аналитику по субконто в виде удобной карточки счета;
• проверять полноту заполнения субконто(сразу видно пустые значения) и находить ошибки ещё на этапе бухгалтерского учета.

Особенно полезны:

• Сортировка (по убыванию или возрастанию, сразу можно увидеть повторяющиеся элементы)
• разворот по субконто (по очереди посмотреть или вниз по иерархии, один субконто в рамках другого)
• разворот по кор субконто (больше всего упрощает выверку - это то, чего очень не хватает в стандартных отчетах)
• по документам (детализация без лишних аналитик)
• по реквизитам (в договорах фиксируется Канал продаж, а в ИОСВ можно сразу увидеть цифры в разбивке)

Почему важно "дружить" с технологиями и системами

1. Экономия до 60 часов в месяц. Никаких ВПР, Excel и ручных выборок.
2. Быстрое сравнение УУ и БУ. Загружаем 2 таблицы — сверка по суммам за минуты.
3. Простота даже без настроенного УУ. ИОСВ может использовать любой бухгалтер, чтобы быстрее находить неточности.
4. Снижение рисков ошибок. Пропущенные или неверно заполненные субконто выявляются сразу.

Итог

ИОСВ в Бит Финанс — это инструмент, который:

• экономит время,
• упрощает выверки,
• снижает стресс,
• помогает бухгалтерии и финансистам говорить с руководством на языке быстрых и точных цифр
• не дает повод руководству обесценить экспертность финансиста

📹 Я подготовила видео, где показываю этот инструмент в действии. Смотрите, пробуйте и обязательно делитесь с коллегами — возможно, именно им сейчас не хватает этого инструмента, чтобы работать проще и эффективнее.

Впечатляет?

Сразу скажу, что Бит Финанс подходит не всем и решает не все запросы управленческого учета, но его можно установить в любую компанию, если есть программа 1С:БУХ 3.0

Если вы хотите больше узнать об автоматизации управленческого учёта и том как перейти из финансиста в фин аналитики 1С подписывайтесь на мой канал: https://t.me/OKfinance1C

А если хотите экпресс-обследование, где поймете готовы ли кавтоматизации финансов и на каком программном продукте это эффективнее всего сделать, пишите мне: https://t.me/kosterina_olga.

Кратко обо мне