Знакомая ситуация? Вы считаете сложную спецификацию, тратите три дня на прозвон поставщиков, отправляете КП, а в ответ — тишина. Проходит месяц, полгода, год. Вы уже мысленно похоронили этот проект.

И вдруг звонок: «Ребята, бюджет выделили, всё горит! Нужно поставить то, что вы считали год назад. Счет нужен вчера, отгрузка позавчера». Именно такая история случилась у нас недавно. И она отлично показывает, почему в закупках «порядок бьет класс», а сервис важнее цены.

С чем пришел клиент (вернее, вернулся). Это был старый строительный проект — реконструкция административного здания. Спецификация была «с душком» еще на старте: в ней были заложены отделочные материалы и электрика, которые производители уже начали выводить из ассортимента.

Год назад, когда мы делали первичную оценку, ситуация была пограничная: Часть позиций официально сняли с производства («End of Life»). Купить их можно было только из складских остатков у дистрибьюторов. Этих остатков было еще много, дефицита не чувствовалось. Проблема: когда «просто повторите счет» не работает

Когда клиент вернулся через год с криком «Срочно!», мы сразу поняли: мы в зоне риска. За год складские остатки по тем самым «снятым» позициям просто испарились. Их раскупили. Клиент требовал именно то, что было в смете, но найти это в природе было уже невозможно. Обычно в такой ситуации менеджер по закупкам начинает паниковать. Он лезет в Яндекс, обрывает телефоны десяткам поставщиков, слышит везде «нет в наличии» и тратит на это 2–3 драгоценных дня. А клиент нервничает

Как нас спасла «цифровая память» в Mertago

В чем была наша фишка? Год назад, когда мы прорабатывали этот проект в системе Mertago, мы не просто нашли самую низкую цену. У меня есть правило, выработанное годами: если видишь товар с риском вывода из ассортимента — сразу ищи и сохраняй аналог. В процессе работы в системе мы тогда сохранили ВСЕ варианты:

И дешёвые остатки (которых сейчас уже нет).

И более дорогие современные аналоги, которые предлагали поставщики.

И альтернативных производителей, на которых мы тогда не обратили внимания из-за цены.

В Mertago эта информация не пропала. Она лежала в архиве заявки.

Что мы сделали за 2 часа. Пока наши конкуренты (а клиент разослал запрос веером) пытались найти несуществующие товары или с нуля подбирали замены, мы: Открыли старую заявку в Mertago. Увидели пометки годичной давности: «Снято с пр-ва, аналог такой-то, артикул такой-то». Нажали кнопку «Актуализировать» по сохраненному списку поставщиков аналогов. Получили свежие цены и сроки. Мы выставили счет на аналоги с гарантированной поставкой через 2 часа после звонка клиента.

Результат: почему мы выиграли, хотя были дороже

Честно скажу: по цене мы «не проходили». Из-за срочности и замены на более новые коллекции наша смета выросла. Конкуренты, возможно, могли бы дать цену ниже, если бы потратили неделю на поиск китайских «ноунейм» замен.

Но мы забрали проект. Почему?

Скорость реакции. Клиент понял, что мы единственные, кто понимает ситуацию и уже имеет решение. Гарантия наличия. Мы предложили не воздух, а конкретные позиции, которые уже были зарезервированы. Экспертность. Мы объяснили: «Иван Иванович, того артикула больше нет в стране. Кто обещает его привезти — либо врет, либо продаст вам просрочку со склада 2015 года. Берите этот аналог, он встанет идеально».

Мы продали не товар, мы продали решение проблемы «здесь и сейчас».

Антикризисный чек-лист: как работать со сложными и срочными закупками. Если к вам прилетел проект с пометкой «Форс-мажор» или вы видите в спецификации устаревшее оборудование, действуйте по этому алгоритму. Это кровью и потом написанные правила.

1. Диагностика «Мертвых душ» (Снято с производства). На этапе первого расчета (даже если закупка планируется нескоро) проверяйте статус товара. Если видите пометку «распродажа остатков» или «снято с производства» — это красная тряпка.

Действие: Сразу же запрашивайте у поставщика официальное письмо о замене или подбирайте современный аналог. Не надейтесь на авось.

2. Правило «Плюшкина» в цифровом виде. Никогда не выбрасывайте альтернативные предложения. Если вам прислали 5 счетов, а вы выбрали один — остальные 4 должны остаться в системе, а не в удаленных письмах на почте.

Действие: В системе автоматизации (как у нас в Mertago) прикрепляйте все полученные КП к карточке товара. Через год именно тот поставщик, который был «дорогим и ненужным», может оказаться единственным, у кого товар есть в наличии.

3. Работа с аналогами «на берегу». Не ждите, пока грянет гром. Согласовывайте возможность замены на аналоги до подписания договора.

Действие: Включите в договор пункт: «В случае прекращения производства товара Поставщик имеет право поставить аналог с характеристиками не хуже заявленных, по предварительному согласованию». Это развяжет вам руки в критический момент.

4. «Теплый круг» поставщиков. В форс-мажоре нет времени на проверку благонадежности и заключение договоров с нуля.

Действие: Имейте под рукой список из 3-4 проверенных альтернативных поставщиков с действующими рамочными договорами. Чтобы в час Ч вам нужно было только отправить спецификацию, а не согласовывать протокол разногласий с юристами.

5. Прозрачность с клиентом. Не пытайтесь молча найти то, чего нет.

Действие: Сразу скажите: «Этого товара нет нигде. Но у меня есть план Б, он стоит вот столько, приедет тогда-то». В ситуации паники клиент ценит честность и наличие плана больше, чем низкую цену.

Вывод прост: Автоматизация — это не про то, чтобы нажимать кнопки быстрее. Это про то, чтобы в критический момент у вас под рукой была история, контакты и готовые решения, пока другие начинают всё с чистого листа

Регистрируйтесь по ссылке, всем новым пользователям бесплатный демо достап

Если вы работаете с поставщиками, то знаете: закупочная деятельность — это не просто обмен деньгами на товар. Это целый процесс: поиск партнеров, сравнение цен, контроль сроков, работа с документами, постоянное отслеживание изменений. И всё это — без ошибок, задержек и недоразумений

А теперь вопрос: насколько у вас сейчас организован этот процесс?

Если информация о поставщиках разбросана по почте, Excel-таблицам и головам сотрудников — возможно, пора всё систематизировать. Сегодня расскажем, как сделать работу с поставщиками прозрачной, эффективной и комфортной для обоих сторон — с помощью платформы Mertago

Почему так сложно работать с поставщиками?

Давайте разберемся, с чем чаще всего сталкиваются компании:

• Нет единой базы поставщиков
• Цены меняются, а старые данные теряются
• Сложно отследить историю заказов и оплат
• Каждый сотрудник действует по-своему, дублируя работу
• На рутину уходит больше времени, чем на развитие

И всё это ведёт к задержкам, ошибкам, недополученной прибыли… и раздражению как внутри команды, так и среди ваших поставщиков.

Но можно сделать иначе - работать чётко, быстро и без лишней нервотрёпки

Что дают цифровые инструменты в управлении поставками?

Вместо таблиц, записей в блокнотах и бесконечной переписки — системный подход . С помощью специализированных решений, таких как Mertago, можно автоматизировать большую часть рутинной работы и сосредоточиться на главном

Вот что получает ваш отдел закупок:

· Автоматизация заявок и запросов — система сама создаёт шаблоны, отправляет запросы поставщикам и собирает ответы

· Единая база поставщиков — вся история взаимодействий, контракты, цены и контакты хранятся в одном месте

· Контроль выполнения заказов — вы всегда видите, где находится заказ, кто за него отвечает, какие этапы уже пройдены

· Меньше ошибок, больше точности — благодаря системе снижается риск человеческого фактора

· Аналитика и прогнозирование — руководитель видит общую картину и может принимать решения на основе данных, а не интуиции

И самое важное: ваш поставщик начинает чувствовать себя уверенно и комфортно, потому что знает, что работает с профессионалами, которые всё держат под контролем

Подходит ли Mertago именно вам?

Mertago создан специально для малого и среднего бизнеса

Это не складской учёт и не ERP-система. Это рабочий инструмент для специалистов по закупкам, помогающий работать умнее, быстрее и без потерь информации.

Особенно актуален для собственников компаний, которые ещё сами участвуют в операционной деятельности, и для опытных специалистов по закупкам, которым нужно больше контроля и меньше хаоса

Реальный пример из практики

Представьте компанию, которая производит электрооборудование. До внедрения Mertago их закупщики работали так:

• Каждый искал поставщиков самостоятельно
• Цены хранились в разных файлах
• Историю заказов приходилось искать в почте
• При уходе сотрудника терялась масса полезной информации

Результат был предсказуем: дублирование усилий, потеря выгодных предложений, задержки поставок

После внедрения Mertago:

• Все данные о поставщиках были собраны в одной системе
• Каждый новый контакт и предложение сразу добавлялся в карточку
• Руководитель получил доступ к реальной аналитике
• Появилась возможность сравнивать поставщиков и выбирать самых надёжных и выгодных

Почему стоит начать уже сегодня?

Закупки — это стратегическая часть вашего бизнеса. От того, насколько грамотно вы организуете взаимодействие с поставщиками, зависит скорость работы, качество товаров, уровень издержек и даже ваша конкурентоспособность

Mertago помогает превратить хаос в порядок, а рутину — в автоматизированный процесс. Это инвестиция в вашу эффективность, стабильность и будущее

Хотите попробовать?

Вы можете протестировать Mertago бесплатно и посмотреть, как это работает.

Переходите на сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или закажите онлайн презентацию с рекомендациями по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

Введение: «Почему я ненавидел понедельники»

Представьте: каждое утро я начинал с десятка панических звонков от менеджеров. «Сырьё задерживается!», «Поставщик снова поднял цены!», «Линия простаивает — нет упаковки!». Моя компания — это производственное предприятие по выпуску строительных материалов — теряла до 15% прибыли из-за хаоса в закупках. Пока однажды я не решился на радикальный шаг — автоматизацию

Проблемы, которые довели нас до кризиса:

1. «Бумажный ад»

— Больше десятка Excel-таблиц, 3 разных реестра поставщиков и кипа договоров в шкафу

— Поиск нужного контракта занимал до 40 минут

— Результат: При аудите выяснилось, что треть закупок была не оптимальна

2. Человеческий фактор

— Менеджер забыл отследить заказ и оплату поставщику цемента по федеральному заказу- срыв сроков поставки - штрафы за просрочку заказа

— Потери: 416 000 рублей за один инцидент

3. Непрозрачность цен

— Поставщики годами диктовали условия. Тендеры проводились «для галочки»

— 35% закупок заключались без конкурентного анализа.

4. Срочные заказы = стресс

— Поломка дозатора на линии требовала срочной покупки запчастей. Пока искали поставщика, линия простаивала

— Стоимость простоя: 260 000 руб

Как выбирали решение - Мы рассматривали три варианта:

1. Нанять дополнительных менеджеров (но это увеличивало расходы на 2 400 000/год)

2. Разработать свою систему (срок — 1 год, бюджет —20 000 000 руб)

3. Готовое решение для автоматизации закупок

Почему выбрали третий вариант:

— Скорость: Внедрение за 5 дней против не одного месяца разработки

— Гарантия ROI: Разработчик системы показал кейсы, с экономией только на одних закупках до 15% не считая увеличение роста эффективности сотрудников до 40%

— Безопасность: Сертификат ISO/IEC 27001:2013 (защита данных). Реестр ПО Минцифры РФ

Что изменилось после внедрения

1. Единая система вместо хаоса

— Все поставщики в одном реестре с фильтрами: «рейтинг», «сроки поставок», «история»

— Эффект: Поиск контрагента для оперативного заказа сократился с 2 часов до 10 минут

2. Тендеры за 1 клик

— Система автоматически рассылает запросы 100+ поставщикам. Раньше менеджеры обзванивали 10-15 вручную.

— Пример: Закупка полимерных добавок. Раньше — закупка у одного поставщика. Сейчас — от 5 предложений. Экономия: 182 000 руб.

3. Прозрачность для директора

— Видно у кого и почему покупался тот или иной товар. Понятен выбор поставщиков. Динамика цен

— Нет необходимости постоянных планерок с отчетами

— Планирование и напоминание о платежах

Итоги через 6 месяцев работы

— Экономия: более 4 млн. руб (9% бюджета закупок)

— Время: Менеджеры тратят на рутину на 70% меньше часов

— Нервы: Я больше не получаю панических звонков в 3:00 из-за срыва поставок

Главный бонус: Мы перестали зависеть от «незаменимых» менеджеров. Даже если ключевой сотрудник уволится — процессы защищены

4 совета для тех, кто хочет автоматизировать закупки и не знает с чего начать

1. Начните с аудита. Найдите 3 самые дорогие проблемы (например, «срочные закупки» или «непрозрачные тендеры»).

2. Выберите систему, которая учится под вас. Нам подошла платформа без жёстких справочников номенклатуры - Mertago.

3. Не экономьте на обучении. Проведите 3 воркшопа для сотрудников — это снизит сопротивление.

4. Внедряйте поэтапно. Сначала автоматизируйте 1 процесс (например внутренние закупки), потом масштабируйте.

Заключение: Автоматизация — это не про технологии. Это про свободу. Она дала ресурсы для роста. И да, я снова люблю понедельники.

P.S. Если ваш отдел снабжения до сих пор работает в Excel и заявки обрабатываются вручную — вы теряете деньги прямо сейчас

Как попробовать?

Переходите на сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или закажите онлайн презентацию с рекомендациями по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

В сфере оптовых поставок строительных и промышленных товаров, вы точно знаете: поиск поставщиков, организация и контроль поставок съедают львиную долю ресурсов. Ошибки в заказах, срывы сроков, ведение таблиц с отчетами — все это не просто раздражает, а напрямую влияет на прибыль. В статье разберем, как система автоматизации закупок помогает систематизировать процессы, снизить риски и упростить контроль над бизнесом

Основные задачи автоматизации закупок: Почему малый бизнес сталкивается со сложностями?

Закупки — это не просто «купил-продал». Это цепочка из десятков этапов: поиск поставщиков, анализ цен, согласование условий, контроль поставок, учет платежей. В малом и среднем бизнесе эти задачи часто ложатся на плечи 1-2 сотрудников, которые вынуждены работать в режиме многозадачности. Вот ключевые сложности:

1. Ручной учет данных. Excel-таблицы с контактами поставщиков, прайсами и заказами быстро превращаются в хаос. Вероятность ошибок (например, опечаток в суммах или наименованиях) растет, а поиск информации отнимает часы
2. Сложность контроля выполнения заказов. Отслеживание статуса поставки, напоминания поставщикам о сроках, проверка соответствия товара спецификациям — без автоматизации контроля управления заказами легко упустить важные детали
3. Неоптимальный выбор поставщиков. Без системы анализа и мониторинга рынка вы можете годами работать с известными и “удобными” поставщиками, не замечая более выгодных вариантов
4. Проблемы с документооборотом. Акты, накладные, счета-фактуры — их нужно не только хранить, но и оперативно запрашивать, находить для проверок или претензий

Но почему тогда компании медлят с автоматизацией?

1. Страх сложных внедрений. Кажется, что системы автоматизации процессов закупок требуют времени и бюджета, которых нет

2. Ошибочная экономия. «Excel бесплатный, а за ПО придется платить» — так рассуждают многие, не считая потери от человеческого фактора

3. Нехватка экспертизы. Неясно, какое решение выбрать: доработать 1С, купить корпоративную систему или искать узкоспециализированный сервис

Выбор решения: Какие варианты автоматизации закупок доступны малому бизнесу?

1. Готовые решения для автоматизации базы поставщиков: Excel и каталоги

Плюсы: бесплатно, просто, не требует обучения

Минусы: нет интеграции с другими процессами; высокие риски ошибок; сложно систематизировать и анализировать данные, особенно при их увеличении

Итог: Подходит для микро-бизнеса с 10-20 поставщиками и списком постоянно закупаемой номенклатуры до 200 позиций. Но для роста нужны более мощные инструменты

2. Готовые решения для контроля заказов: Канбан, Trello, 1С

Канбан-доски (Trello, Jira) — визуальное управление задачами

Плюсы: наглядно, гибко, подходит для отслеживания этапов заказа

Минусы: нет интеграции с учетными системами, сложно вести историю закупок

1С:Управление торговлей, УНП — учет товаров, расчеты с поставщиками

Плюсы: автоматизация учета расчетов, формирование документов

Минусы: высокая стоимость внедрения; требует обучения; слабый функционал для анализа и мониторинга цен от поставщиков

Итог: Эти инструменты решают часть задач, но без дорогостоящих доработок не покрывают основные задачи при организации закупок

3. Комплексные корпоративные системы (SAP, Oracle)

Плюсы: полный контроль всех бизнес-процессов, включая автоматизацию поставщиков и заказов

Минусы: дорого (от 500 тыс. руб./год); долгое внедрение; избыточность функций для малого бизнеса

Итог: Подходит для крупных компаний. Малому бизнесу невыгодно и сложно

4. Собственная разработка или доработка существующих решений

Плюсы: система идеально подстраивается под ваши процессы

Минусы: дорого (от 1 млн руб.); риски ошибок в логике; долгий срок разработки

Итог: Рискованный вариант, если нет IT-экспертизы в штате

5. Специализированное решение для автоматизации закупок Mertago — облачная система для малого и среднего бизнеса

Автоматизация базы поставщиков: Хранение контактов, прайсов, истории заказов. Классификация поставщиков и товарных групп. Автоматизация подбора поставщиков и отправки запросов

Контроль выполнения заказов: Статусы выполнения заказов. Автоматические напоминания для контроля поставки

Автоматизация отчетов: Конкурентный анализа цен для выбора поставщика. Формирование отчётов по каждому этапу закупок. Экспорт готовых ответов в EXCEL

Плюсы: низкий порог входа (не нужны IT-специалисты). Гибкие тарифы (от 3,9 тыс. руб./мес). Фокус на задачах закупок без лишних функций

Минусы: Не подходит для строительных компаний со сложной системой согласования заявок

Заключение: Почему автоматизация закупок — это необходимость?

По данным исследований, малые предприятия ежегодно теряют значительные суммы из-за ручного управления закупками. Оценки показывают, что потери могут достигать до 30% от общего объема закупок. Это связано с неэффективностью процессов, высокой вероятностью ошибок, а также с недостаточной прозрачностью и контролем. Ручное управление закупками требует значительных временных затрат, что приводит к увеличению операционных расходов и снижению конкурентоспособности. Кроме того, отсутствие автоматизации затрудняет анализ данных и принятие обоснованных решений, что может привести к невыгодным сделкам и потере возможностей для оптимизации затрат

Современный рынок требует скорости и точности. Пока вы вручную сводите таблицы, ваши конкуренты уже используют системы автоматизации заказов поставщикам, чтобы сократить издержки и повысить эффективность своей работы

Mertago это золотая середина для малого бизнеса

• Экономия времени за счет автоматизации рутинных операций
• Прозрачность процессов — вы видите каждый этап закупки
• Рост прибыли за счет выбора оптимальных поставщиков
• Бесплатный тест-драйв 7 дней — загрузите данные поставщиков и убедитесь, как система автоматизирует рутину. Есть готовые бесплатные инструкции для быстрого обучения специалиста
• Персональный демо-тур — наши эксперты проведут вас по интерфейсу и покажут, как использовать Систему для решения задач вашей компании

Ссылка для старта: https://mertago.ru/dlya-kogo/dlya-snabzheniya-i-zakupok/

На сегодняшний день реалии таковы что найти хорошего специалиста по закупкам и сложно и дорого, а если пытаться найти недорогого и чтобы были какие-то компетенции, то как правило это ни к чему хорошему не приводит. Почти всегда руководитель не доволен результатом, начинает искать замену или вкладываться в обучение

Плюс кто-то из команды уходит в отпуск или увольняется и как следствие компания сталкивается с одной и той же проблемой: знания уходят вместе с человеком. Новому сотруднику приходится тратить месяцы, чтобы разобраться во всех нюансах

Чтобы избежать этой головной боли, компании нужно не просто нанимать «супер специалистов», а создавать систему, которая сохраняет знания компании и помогает новичкам быстро вливаться в процессы. И здесь на помощь приходят современные инструменты автоматизации

Как обучить специалиста и делегировать задачи?

1. База знаний вместо «устных инструкций»

Вы можете потратить кучу времени, объясняя новым сотрудникам, как работать с поставщиками, какие условия договоров у нас есть, как выбирать товары и контролировать поставки. Также Вы можете сэкономить огромное количество сил и времени если информация хранится в одном месте — в системе автоматизации закупок. Это как википедия для вашего бизнеса: всё структурировано, доступно и понятно

2. Обучение через практику

Вместо того чтобы заваливать новичка теорией, дайте инструкцию, как работать с системой. Настроенные классификаторы поставщиков и алгоритмы подскажут, что делать: какого поставщика выбрать для запроса цен, помогут оформить заказ, отправить запрос и отследить поставку. Это как навигатор: даже если ты никогда не был в этом городе, ты точно быстро доедешь до точки назначения

3. Делегирование без потери контроля

Основная проблема при делегировании задач новым специалистам, контроль что всё делается правильно. Вы будете гораздо спокойнее если вместо вас: система напомнит сотрудникам о сроках, сохранит и систематизирует полученные документы и результаты. А вы сможете просто и в любой момент проверить, как идут дела

4. Защита от «кадровых рисков»

Если кто-то из команды уходит, это больше не катастрофа. Все данные остаются в системе: история заказов, контакты поставщиков, условия договоров. Новый сотрудник может начать работать практически сразу, не тратя месяцы на изучение тонкостей

Почему это доступно и удобно?

Раньше автоматизация бизнес процессов была дорогой и сложной задачей. Но сегодня, есть решения, которые доступны и подходят даже для небольших компаний. Например, “Mertago”—это простая в использовании, быстро внедряемая и недорогая система

Её рекомендует Минцифры как часть программы цифровизации экономики

Это значит, что разработчики действительно думают о том, чтобы сделать инструмент полезным и доступным для бизнеса

Как попробовать?

Переходите на сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или закажите онлайн презентацию с рекомендациями по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Автоматизация — это не про то, чтобы заменить людей. Это про то, чтобы сделать их работу проще, а бизнес — устойчивее. Если вы хотите, чтобы ваша команда работала эффективно, а вы могли сосредоточиться на стратегии, попробуйте современные инструменты. Это действительно работает.

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

За пять лет работы специалистом по автоматизации закупок в малых и средних компаниях я слышу один и ту же проблему снова и снова: «Закупщик и руководитель тонут в рутине. Всё время уходит на одни и те же вопросы: что куплено, когда приедет, сколько стоит и почему столько? Мы теряем деньги на задачи, которые должны решаться за минуты, а не часы»

История почти всегда одинаковая

В компьютере снабженца и руководителя - десятки Excel-файлов: заявки, сравнения цен, переписка с поставщиками, сводные отчеты для контроля проектов. Информация о поставщиках и ценах размазана по почте, мессенджерам, телефонным звонкам. Если нужно срочно закупить партию болтов или офисную мебель - вместо того чтобы оперативно сравнить условия хотя бы трех поставщиков, сотрудник выбирает того, кто первым ответил в WhatsApp , потому что на полноценный сбор КП и анализ нет времени и желания делать новую сравнительную таблицу

На одну заявку из десяти позиций может уходить по два -три часа, если повезёт получить оперативный ответ от поставщика. А таких заявок за день набирается несколько. В итоге отдел закупок работает в режиме пожарной команды: гасит авралы, но не управляет процессами. Компания платит больше, получает худшие условия и теряет контроль над закупками не из-за некомпетентности сотрудников, а из-за отсутствия инструментов

Главная проблема здесь - это системный дефицит простых, доступных и адекватных по цене решений для малого бизнеса

Внедрять в таких случаях полноценные корпоративные SRM-системы - всё равно что стрелять из пушки по воробьям: для малого бизнеса это слишком дорого, сложно и избыточно

А между «всё вручную» и «комплексная автоматизация процессов» - пропасть, в которой и теряются деньги, время сотрудников и возможности роста компании

Пора признать: автоматизация закупок - не роскошь, а необходимость даже для команды из нескольких человек когда объем задач растет и начинает превращаться в снежный ком нерешенных вопросов и проблем. Такая не контролируемая рутина продолжит съедать ресурсы компании ограничивая ее потенциал и текущие возможности

На своём опыте я не раз убеждался, что вместо сложных и затратных решений «с нуля» часто эффективнее обратиться к специализированным облачным сервисам - особенно тем, что напрямую закрывают ключевые боли бизнеса. Один из таких инструментов, который мы успешно внедряем - Mertago

Это не «программа для учета», а именно инструмент для наведения порядка в оперативных закупках. Вот как это работает на практике

Вы создаете заявку загружая спецификацию из Excel прямо в систему . Mertago автоматически проверяет вашу базу поставщиков и показывает, кто может поставить товар или у кого вы уже покупали подобное. Одной кнопкой вы отправляете запрос коммерческого предложения сразу нескольким подходящим поставщикам. Они получают его по почте и так же просто отвечают - даже не регистрируясь в системе

Все КП собираются в одной карточке заказа. Вы видите все цены, сроки и условия в одном окне - специалисту не нужно сводить данные в отчетную таблицу. Это экономит до 80% времени на обработку одной заявки. А главное - вы сразу видите, кто предложил выгоднее. Практика показывает, что такой простой инструмент конкурентного запроса позволяет снижать стоимость закупок в среднем на 5-8%, а в некоторых случаях до 15-17%

Прозрачность - второй ключевой эффект. Руководитель в любой момент может зайти в систему и увидеть: что закупается, на каком этапе находится заявка, какие были цены и почему выбрали именно этого поставщика. Исчезают вопросы «а почему мы у него покупаем?» или «когда будет?»

Mertago не заменит вам 1С и не будет вести складской учет. Он решает конкретную задачу: наводит порядок и скорость в процессе закупок. Система стоит от 3900 рублей в месяц, а начать работать можно буквально за день

Если ваши закупки до сих пор живут в Excel и почте, потратьте 15 минут, чтобы посмотреть, как можно работать иначе. Зарегистрируйтесь на сайте mertago.ru - тестовый период бесплатный. Или сразу запросите презентацию - вам наглядно покажут, как система решит именно ваши задачи. Это тот случай, когда проще один раз увидеть, чем продолжать терять время и деньги каждый день

Автоматизация закупок – это мощный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Однако это обобщенное понятие, которое требует уточнения. Прежде чем приступать к внедрению автоматизации, важно четко понимать, что именно вы хотите автоматизировать и какие цели хотите достичь. Для малого бизнеса этот процесс особенно важен, так как он помогает сэкономить время, уменьшить ошибки и оптимизировать расходы. В этой статье мы расскажем о 5 основных шагах, которые помогут вам начать путь к автоматизации закупок.

1. Постановка цели

Определите, зачем вам автоматизация. Хотите сократить время на поиск поставщиков? Снизить затраты на закупки? Упростить отчетность? Четкая постановка цели поможет вам определить, какие инструменты или системы вам необходимы.

2. Анализ текущей ситуации

Для того чтобы успешно применить автоматизацию, нужно понять, как проходят закупки на текущий момент.

Проведите ревизию текущих процессов:

· Какие задачи занимают больше всего времени?

· Какие инструменты вы уже используете?

· Где чаще всего возникают ошибки?

Этот анализ покажет, что требует изменений и где внедрение автоматизации даст максимальный эффект.

3. Определение целей и границ автоматизации

Автоматизация может касаться разных аспектов: от управления складом и логистики до обработки заказов и платежей. Постарайтесь установить границы – не нужно стремиться автоматизировать все сразу. Начните с наиболее критичных задач, которые принесут наибольшую выгоду и определите, какие функции и процессы вы хотите автоматизировать, а какие пока останутся в ручном управлении.

· Какие процессы вы хотите автоматизировать в первую очередь?

· Какие процессы пока останутся без автоматизации?

· Какие ресурсы вы готовы выделить (время, бюджет, команда)?

Четкие рамки помогут избежать «размывания» проекта и сосредоточиться на приоритетах.

4. Оценка возможных решений

Автоматизация закупок невозможна без подходящего программного обеспечения. Важно выбрать решение, которое соответствует вашим целям и бюджету.

Оцените функциональность, удобство интерфейса, сложность внедрения и уровень поддержки. Обязательно используйте бесплатные демо-версии, чтобы понять, подходит ли решение для вашего бизнеса.

Оцените разные варианты:

· Программы складского и бухгалтерского учета, системы управления проектами могут решить некоторые задачи по контролю и управлению закупками .

· Специализированные системы управления закупками, такие какMertago, которые подходят для автоматизации взаимодействия с поставщиками.

· Excel или Google Sheets для малого объема данных при отсутствии бюджета и наличии свободного времени у специалистов которые придется потратить на настройку и контроль таблиц

Выбирайте инструмент, который соответствует вашим целям, бюджету и масштабу бизнеса.

5. Тестирование и выбор

Перед полным запуском обязательно проведите тестирование: настройте пробные процессы, обучите сотрудников и получите обратную связь. Это поможет выявить слабые места и доработать систему перед полноценной эксплуатацией.

Попробуйте использовать выбранный инструмент на одной категории закупок или на одном специалисте .

· Соберите обратную связь

· Проанализируйте, удалось ли достичь поставленных целей.

Это поможет оценить эффективность решения, даст возможность быстро переключится на тестирование другого решения и поможет избежать проблем при дальнейшем внедрении.

Заключение

Автоматизация закупок – это не только про технологии, но и про правильный подход.

Постепенное внедрение, основанное на четком планировании и тестировании, поможет вам выбрать решение, которое максимально эффективно соответствует нуждам вашего бизнеса

Mertago позволяет не только автоматизировать процессы и снизить затраты на закупки, но и обеспечивает простое и доступное решение, которое могут использовать любые компании в том числе ИП и микроорганизации

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

При разработке и развитии проекта Mertago одной из самых трудоемких задач, с которой мы столкнулись, стала обработка полученных заказов и предложений от поставщиков для ввода этих данных в систему

Чтобы упростить этот процесс, мы уже используем функции автозаполнения, автоматического поиска и добавления товаров из прайс-листов или истории предыдущих сделок. Но этого функционала недостаточно, так как специалистам часто приходится вносить данные из документов, которых еще нет в системе и которые невозможно просто скопировать из документа для переноса в систему

Эта задача особенно актуальна на первых этапах внедрения автоматизации в компании

Не секрет, что для решения подобных задач используют программное обеспечение OCR, которое позволяет переводить изображения с отсканированных документов в редактируемый текст. Мы решили найти подходящее решение для интеграции с Mertago

Существующие на рынке решения либо специализированы на типовых текстовых документах (например, договоры или паспорта) и, как правило, рассчитаны на крупные компании, либо решение сделано для внесения бухгалтерской документации и ограничено этим функционалом

Проанализировав обратную связь от наших пользователей, мы сформулировали ряд требований, которые необходимо соблюсти при выборе OCR-системы

1. Работа с нестандартными документами. Система должна распознавать не только типовые документы (счета, накладные), но и любые другие, содержащие информацию о товарах и ценах

2. Полная интеграция в интерфейс Mertago. Процесс отправки документа на распознавание и получения результата должен быть максимально простым и не требовать от пользователя дополнительных авторизаций, переходов в новый интерфейс и т. п.

3. Доступность. Для компаний с небольшим количеством документов (транзакций) на распознавание цена должна быть приемлемой. Крупный бизнес с 50 000 отсканированных документов в год может позволить себе дорогое специализированное ПО. Однако у малого бизнеса нет таких объемов документов и таких бюджетов

Как отметил один из наших клиентов: «Если станет совсем плохо, за 40 000 рублей в месяц я найму удаленного сотрудника без опыта, который будет обрабатывать всю документацию. Но сейчас у меня нет для этого 40 тысяч и количество документов такое, что я могу распределить их между специалистами, поэтому каждый вносит необходимые данные вручную. Пока мы теряем время, а иногда проседаем по срокам, но в итоге справляемся»

То есть итоговое решение должно быть значительно дешевле нового сотрудника и при этом позволять справляться с текущим количеством задач

4. Возможность установки ПО на сервер заказчика (для обеспечения конфиденциальности). Это требование, с одной стороны, расширяет ограничение по стоимости, т. к. используется только с выделенным сервером и большим бюджетом на проект, а с другой - ограничивает выбор и не позволяет использовать решения, которые работают только в формате SaaS

5. Отечественное ПО. Ну и финальное, пятое условие - если ПО платное, то оно должно быть отечественным. Тут вступает в силу объективная реальность: если сервис зарубежный, то завтра его может уже не быть на рынке.

В итоге, проведя дополнительные тесты и отобрав лучшие решения по отзывам и результатам, мы получили такую картину:

Smart Engines и Content AI, несмотря на результаты распознавания, были отсеяны из-за отсутствия доступного по стоимости решения

У Content AI есть варианты массовых офисных продуктов, которые теоретически можно использовать индивидуально при решении наших задач, но серверное решение все-таки дорогое, и его применение слишком рискованно для первых этапов разработки

Ценовая политика Smart Engines явно не рассчитана на малый и средний бизнес и сделала для нас невозможным и, в принципе, ненужным дальнейшее тестирование

Сервис Entera показал хорошие результаты, и если бы мы работали только с первичной документацией, то выбрали бы его, несмотря на отсутствие возможности установки на сервер заказчика

IlovePDF - быстрый инструмент для конвертации PDF в Excel. Мы оставили доступ к нему по ссылке в качестве бесплатной альтернативы для тех случаев, когда пользователю будет достаточно такого варианта

В итоге мы выбрали EasyDoc от ITFB Group в качестве основной системы для автоматизации распознавания документов по нескольким причинам:

1. ITFB EasyDoc справляется с распознаванием любых документов, а не только типовых, что для нас было приоритетом
2. В процессе итерации получилось реализовать вариант, когда пользователю не нужно ничего настраивать - процесс распознавания максимально автоматизирован
3. Отличная техподдержка, разработчики оперативно отвечают на вопросы и постоянно совершенствуют свой продукт
4. Адекватная стоимость решения, которая позволяет применять его для работы с малым бизнесом

Сейчас мы активно сотрудничаем с ITFB Group и уверены, что в скором времени на российском рынке появится продукт, который позволит небольшим компаниям легко и быстро автоматизировать оцифровку документов, а пользователям Mertago станет еще проще автоматизировать свои процессы закупок

Оптимизация процессов закупок — одна из ключевых задач для малого и среднего бизнеса. Важно эффективно управлять процессом закупок, минимизировать затраты, выстраивать и поддерживать долгосрочные отношения с партнерами

Основные методы с помощью которых компания может снизить затраты на закупку:

1. Переговоры о снижении стоимости и получении скидок за объем и предоплату, или наоборот предоставление отсрочки оплаты и более лучших условий поставки (обслуживания)
2. Конкурентные закупки и мониторинг рынка для сравнительного анализа поставщиков
3. Консолидация закупок для получения более крупных объемов и соответственно лучших условий
4. Улучшение бизнес процессов в компании - обучение персонала, оптимизация процессов закупки, контроль основных этапов закупки для снижение вероятности ошибок и связанных с ними расходов
5. Оптимизация логистики - сокращение складских запасов и времени их хранения, улучшение организации перевозки грузов, снижение административных и операционных расходов на обслуживание склада и другие мероприятия для минимизации затрат на доставку и хранение
6. Заключение долгосрочных договоров поставки с фиксированными ценами
7. Переход на альтернативные товары и материалы для снижения стоимости их закупки при сохранении требуемого качества
8. Развитие партнерских отношений с поставщиками для установления долгосрочных отношений и получения более выгодных условий

Из этого списка выделяются универсальные методы которые связаны с базовыми принципами эффективности и применимы в любой компании независимо от ее инфраструктуры, размера и специфики работы

1. Сравнительный анализ поставщиков (мониторинг рынка, конкурентные закупки)
2. Переговоры о получении лучших условий
3. Развитие долгосрочных партнерских отношений с поставщиками для получения лучших условий
4. Оптимизация бизнес процессов и обучение персонала для повышения его квалификации

Теперь когда мы выделили универсальные методы которые помогают компании снижать затраты на закупки, мы можем лучше понять как применение информационных систем улучшает результат

Как Mertago помогает снизить затраты на закупки?

1. Классификация поставщиков - возможность создавать собственный классификатор и классифицировать поставщиков. Этот функционал позволяет специалисту более эффективно организовывать процесс закупок за счет автоматизации подбора поставщиков и создания правил работы с учетом существующих классификаций
2. Управление поставками - помогает отслеживать выполнения основных этапов закупки чтобы минимизировать задержки, временные затраты на составление отчетности и исключить возможные ошибки
3. Конкурентные закупки - Mertago предоставляет платформу для совместной работы с поставщиками, что делает мониторинг цен и условий более прозрачным и эффективным
4. Автоматизация рутинных процессов – это один из главных способов, снижения затрат. Mertago помогает решать задачи по подбору поставщиков, отправке запросов, созданию отчетов и мониторингу сделок. Это позволяет ускорить процесс закупок и снизит затраты времени и ресурсов на его организацию и сопровождение
5. Автоматизация базы поставщиков - Mertagoпозволяет создать и управлять каталогом из собственных поставщиков. Это хороший инструмент для развития и поддержания партнерских отношений с поставщиками и незаменимая база знаний для обучения персонала, которая также снижает начальные требования к специалисту обеспечивающему поиск и анализ поставщиков

В результате вы получаете:

Сравнительный анализ поставщиков. Развитие долгосрочных партнерских отношений для получения лучших условий. Оптимизацию бизнес процессов и обучение персонала

Mertago позволяет не только автоматизировать процессы и снизить затраты на закупки, но и обеспечивает простое и доступное решение, которое могут использовать любые компании в том числе ИП и микроорганизации

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

Малый и средний бизнес часто сталкивается с необходимостью оптимизировать свои процессы и улучшить управление поставщиками. Многие компании, особенно на старте, используют привычные и доступные инструменты, такие как Excel и Google Sheets. Эти решения имеют свою ценность на первых этапах, но по мере роста бизнеса их возможности становятся ограниченными. Здесь мы рассмотрим основные проблемы использования электронных таблиц и почему специализированные системы, такие как Mertago, могут стать ключевым фактором повышения эффективности

1. Ограниченные аналитические возможности

Электронные таблицы требуют значительных знаний и времени для настройки сложных формул, макросов и проведения анализа данных. По мере увеличения объема информации, управление таблицами становится громоздким. Специализированные системы, такие как Mertago, предлагают готовые инструменты для анализа и отчетности, что снижает нагрузку на сотрудников и необходимость глубоких технических навыков

2. Отсутствие централизованного доступа

Таблицы EXCEL при коллективной работе, создают сложности. Часто возникают конфликтующие версии файлов, что приводит к путанице и снижению эффективности. В Mertago все данные централизованы и доступны в реальном времени с возможностью управления правами доступа для каждого сотрудника. Это устраняет риск потерять актуальные данные и минимизирует ошибки

3. Проблемы с обновлением и синхронизацией данных

Обновление данных вручную в таблицах может вызвать задержки и ошибки. Формулы, взаимосвязи между листами и зависимости требуют регулярного контроля. Специализированные системы автоматизируют обновления и синхронизацию данных, что существенно экономит время и снижает вероятность ошибок

4. Высокий риск ошибок и проблемы безопасности

Человеческий фактор всегда будет важным аспектом работы с таблицами. Ошибки ввода данных могут иметь серьезные последствия для бизнес-процессов. А наработанная база поставщиков в файле EXCEL может покинуть компанию вместе с сотрудником не оставив никаких значимых следов для дальнейшей работы. Специализированные системы обеспечивают надежную защиту данных и минимизируют риски ошибок за счет автоматизации ввода и контроля информации

5. Недостаточная поддержка совместной работы и рутинность процессов

Электронные таблицы затрудняют одновременную работу нескольких сотрудников. Не всегда можно ограничить права на внесение изменений, и велика вероятность случайных перезаписей. Mertago решает эту проблему с помощью единой базы данных, где сотрудники могут работать с актуальной информацией в режиме реального времени в соответствии со своей ролью настроенной администратором Системы

Когда Excel и Google Sheets могут быть приемлемым решением?

Электронные таблицы подходят для микро бизнеса и ИП на самых ранних стадиях, когда компания работает с небольшим количеством поставщиков и объемы данных минимальны. Однако по мере роста бизнеса возникает потребность в более продвинутых инструментах для управления закупками и взаимодействия с поставщиками

Когда переход на специализированную систему становится необходимостью?

Как только компания начинает привлекать сотрудников и работать с увеличивающимся количеством поставщиков, эффективность управления при помощи электронных таблиц резко снижается

Mertago позволит не только улучшить управление закупками, но и повысить общую эффективность и гибкость бизнес-процессов

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!