СУТЬ БРИФИНГА

• Помочь каждому участнику группы самостоятельно ежедневно сфокусироваться и понять свой следующий шаг по задачам, ведущим к цели
• Убедиться, что все необходимые шаги, которые всплывают в разговоре, зафиксированы в системе планирования на доске в Bitrix24

Зачем нужны брифинги?

1. Чтобы проанализировать задачи за предыдущий период и сфокусироваться на предстоящих задачах нового дня.
2. Чтобы вы тратили время на те задачи, которые принесут нужный результат, а не которые уводят вас от цели.
3. Чтобы все необходимые шаги по движению к цели были выполнены в срок, чтобы гарантировать качество поставленных перед собой задач.
4. Чтобы Трекер мог заранее увидеть препятствия в работе участника группы и мог помочь найти решения и мог быстро получить картину по результатам работы участников.

Что получается в результате запуска регулярных брифингов?

1. Участники привыкают к постоянному ритму планирования своих задач.
2. Действия получаются более точными и осознанными, за счёт сфокусированной на цели работы.
3. Вы начинаете получать удовольствие от чёткого понимания своих задач и достигнутых результатов.
4. Вы начинаете постепенно избавляется от "пробуксовки".

Правила проведения брифингов

Брифинг - это ежедневная встреча группы, на которой участники общаются голосом по простым правилам

Брифинг должен проходить каждый рабочий день точно в одно и то же время утром, иначе в нём не будет столько пользы.

На брифинге участники по-очереди должны ответить всей группе и Трекеру только на три вопроса, эти вопросы выработаны мировой практикой на основе опыта тысяч команд:

1. Сделал: ...что сделал за прошедший рабочий день.
2. Планирую: ...что планирую сделать за новый день.
3. Мешает: ...что мешает мне делать задачи из недельного рывка, где "буксую"?
4. Можно добавить начальный вопрос: "Впечатление дня", чтобы вовлечь группу в обмен опытом.

Все ответы очень важно давать в одном сообщении, но разделять их пустой строкой, чтобы ответы не смешивались.

Как оформлять:

• Каждая задача пишется с новой строки
• Каждая задача пишется с большой буквы
• Используем стандартные формулировки вопросов - Сделано, Планирую, Мешает
• Ставим пустую строку между блоками ответов
• Можно использовать визуальное выделение заголовков жирным шрифтом

Ещё до начала встречи (желательно минимум за 10 минут до созвона) каждый участник должен записать свои ответы текстом в групповом чате, чтобы потом легко прочитать на встрече. Практика показывает, без записей текстом брифинги затягиваются и теряют смысл.

1. При записи планируемых на день задач важно опираться на список задач недельного рывка с электронной доски.
2. Удобно записывать свои ответы заранее при окончании рабочего дня, предшествующего брифингу, чтобы психологически закрыть прошедший день - многие считают завершением своего рабочего дня именно отправку трёх ответов.

Навык правильной постановки задач нужно оттачивать каждый день и не забывать об этом в брифингах.

Как формулировать задачи

• Задача всегда начинается с глагола. Проверка, поиск, подготовка, анализ, подписание - это не глаголы, будьте внимательны.
• Избегаем коммуникативных глаголов (позвонить, встретиться, поговорить, обсудить и тд). Заменяем их конкретным результатом, которого мы ждем от акта коммуникации.
• В задаче используем не менее 5 слов без учёта предлогов. Дополняем задачи контекстом, если необходимо. Но стараемся не описывать задачи слишком подробно, чтобы это не превращалось в рутину и не занимало много времени.

7

Брифинг обычно длиться 10-15 минут, не больше, иначе он превратится в очередную рутину. Чтобы избежать пауз, можно отвечать в том же порядке, как были отправлены в чате группы предварительные сообщения с ответами.

8

Во время брифинга очень важно вспомнить цель своего недельного рывка и ответить себе, удаётся ли её достигнуть текущими темпами.

9

Ответы нужно готовить по простому принципу - чётко сфокусироваться на своих задачах:

1. Не нужно много мелких деталей, если это не поможет самому уловить ключевую суть и бизнес-ценность своих задач на день.
2. Не стоит давать короткие односложные ответы, если из них сразу не видна бизнес-ценность.

В блоке Мешает нельзя использовать слова: "Мне не хватает времени". Нехватка времени - это следствие неправильных приоритетов, переоценки своих сил на планировании, не продуктивной работы. Важно честно отвечать себе, что на самом деле мешает выполнять задачи. Это ценное упражнение для саморазвития.10

Если во время брифинга всплывают новые вопросы, их нужно вынести на отдельное обсуждение, для этого важно:

1. Остановить дискуссию.
2. Выбрать конкретное время для проведения встречи и необходимых участников.
3. Записать тему и время встречи сразу в чате или в календаре.

Давать краткую обратную связь и задавать уточняющие вопросы по ответам участника важно только после окончания его рассказа, иначе участник будет сбиваться, группа станет отвлекаться, а брифинг будет затягиваться.

ВАЖНО: Если у участника нет возможности принять участие в голосовом брифинге - очень важно предупредить об этом после своих трёх ответов текстом в чате группы. Если у сотрудника нет возможности даже записать три ответа - нужно заранее сообщить об этом в чате группы.

"Волшебные вопросы"

Вопросы для фокусировки на результат:

1. Что стало ключевым результатом за прошедший день?
2. Какой ключевой фокус на новый день?
3. Какой первый шаг нужно сделать по этой сложной задаче, чтобы её стартовать?
4. Что станет результатом выполнения этой сложной задачи? Как можно будет проверить, что она готова?
5. Успеваем ли достигнуть цель недельного рывка? Что ещё нужно взять в работу и сделать, чтобы достигнуть цель рывка?

Вопросы для повышения продуктивности:

1. Что можно сделать сейчас, чтобы уже сегодня получить результат по этой задаче?
2. Что помешало взять в работу и доделать задачу с прошлого дня?
3. Будет ли эта задача сегодня закончена?
4. Сможем ли завтра посмотреть результат этой задачи?
5. Какая нужна помощь, чтобы довести задачу до результата?