Самозанятые и их роль в бизнесе

В последние годы эта категория работников становится всё более актуальной для бизнеса, поскольку они предоставляют гибкие решения и часто цену на свои услуги делают менее завышенной, чем традиционные подрядчики.

Тем не менее, работа с самозанятыми требует особого подхода в области бухгалтерии и документооборота. В частности, необходимость сбора чеков и других документов может занимать много времени и ресурсов, что в конечном итоге сказывается на общей эффективности работы компании.

Преимущества автоматизации выплат

Автоматизация выплат и ЭДО предоставляет множество преимуществ для организаций, работающих с самозанятыми. Вот некоторые из них:

1. Скорость и эффективность. Автоматизация процесса выплат позволяет сократить время, затрачиваемое на обработку чеков и расчетов, благодаря чему деньги могут быть переведены гораздо быстрее.
2. Снижение количества ошибок. Ручной ввод данных и работа с бумажными документами всегда связаны с риском человеческой ошибки. Автоматизация позволяет минимизировать эти ошибки, что существенно упрощает бухгалтерский учет.
3. Простота документооборота. Системы ЭДО позволяют быстро обмениваться документами в электронном формате, что избавляет от необходимости хранить бумажные носители и облегчает процесс согласования.
4. Аналитика и отчетность. С помощью автоматизированных систем можно генерировать отчеты в реальном времени, что помогает лучше оценивать затраты на услуги самозанятых и принимать более осознанные решения для будущего.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО)

Процесс автоматизации выплат зачастую включает внедрение системы ЭДО. Это позволяет организовать максимально удобный обмен документами между компанией и самозанятыми. ЭДО обеспечивает следующее:

• Электронные чеки и счета-фактуры. Самозанятые могут быстро и удобно выставлять свои счета в электронном виде, что существенно ускоряет процесс их обработки.
• Безопасность данных. Все операции проходят на защищенных платформах, что уменьшает риски потери данных и фальсификации документов.
• Упрощенный архив. Хранение всех документов в электронном виде позволяет легко находить и использовать их по мере необходимости.

Как начать автоматизацию?

Для внедрения автоматизации выплат и ЭДО в вашей компании есть несколько шагов:

1. Выбор подходящей платформы. Исследуйте рынок и выберите поставщика, который предлагает решения, соответствующие вашим потребностям.

2. Обучение сотрудников. Убедитесь, что ваша команда готова работать с новыми инструментами, проводя обучение по использованию новой системы.

3. Интеграция. Настройте интеграцию новых решений с существующими системами учета и управления, чтобы минимизировать дополнительную работу.

4. Мониторинг и оптимизация. Следите за результатами автоматизации и регулярно анализируйте, как можно улучшить процессы.

Как оформлять расчеты с самозанятым?

Первый документ, наличие которого необходимо проверить бухгалтеру, — это договор с самозанятым, где указаны его реквизиты.

Самое главное, чтобы договор соответствовал всем требованиям к договору ГПХ, иначе отношения с плательщиком НПД могут переквалифицировать в трудовые.

Второй ключевой документ для работы с самозанятым — это чек. Чек он формирует сам через банковское приложение или приложение «Мой налог» сразу после получения платежа от вас, если он получен через электронное средство платежа или наличными.

Если платеж поступит через расчетный счет, безналично, то чек самозанятый обязан выдать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором поступил платеж. При этом в чеке нужно указать фактическую дату поступления средств, а не дату выписки чека.

В письме ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ сказано, что если самозанятый аннулирует чек в дальнейшем, то у заказчика не теряется право на учет этих расходов, при условии, что деньги самозанятому не были возвращены (т.е. он аннулировал чек, например, в целях занижения налоговой базы). Но, конечно, вам нужно иметь первичный чек, доказывающий, что плательщик НПД получил оплату.

Проводки по расчетам с самозанятым

Итак, выплату вы сделали, чек от самозанятого получили. Осталось разобраться с проводками.

Их немного, по сути они аналогичны проводкам, которые вы бы сделали при получении услуг или товаров от обычного поставщика.

Проводки по операциям с самозанятыми:

Напомним, что самозанятые могут продавать только товары собственного производства. К примеру, организация может заказать сборку компьютера по заданным параметрам из запчастей, которые исполнитель купит сам или приобрести предметы искусства для оформления бутика или офиса компании.

Самозанятый может создавать и программные продукты (НМА) — разрабатывать мобильные приложения, создавать базы данных или системы учета.

Что учесть при работе через электронные площадки и сервисы

Многие компании работают с самозанятыми через специальные площадки. Это удобно, если у вас несколько (и тем более много) исполнителей и сложно контролировать все расчеты.

Принцип работы с переводами прост: организация пополняет номинальный счет, с которого затем проводятся все оплаты по реестру. Во-первых, не нужно будет формировать платежные поручения на каждого исполнителя. Во-вторых, платить можно как по полным реквизитам банковского счета, так и просто по номеру телефона или карты.

Если вы переводите деньги получателю через сервис, то проводку используйте такую:

Дебет 76 субсчёт «Расчёты с посредником (например, сервисом „Мои самозанятые“) по номинальному счёту» — Кредит 51

Перевод денежных средств на номинальный счет не является расходом. В затратах для целей налогового учета можно будет принять уже фактические расходы — после расчета с самозанятыми и получения от них документов.

Чек сервис пришлет автоматически, поэтому ждать его и требовать от исполнителя не придется. Необходимые документы — договор, акт — также формируются прямо в сервисе, так что самозанятому не придется изобретать собственную форму.

Обычно такие переводы ограничены каким-либо лимитом в месяц, при его превышении, процент комиссии возрастает. В Моих самозанятых размер комиссии не будет меняться — совершайте столько оплат, сколько вам требуется и на любую сумму. Если у вас или ваших исполнителей возникнут вопросы, их можно задать в чате, где ответы дадут эксперты по работе с самозанятыми.

При оплате вознаграждения сервису проводка будет такой:

Дебет 20 (25, 26, 44...) — Кредит 76

➡️ Чтобы избежать ошибок при оформлении договоров с несколькими исполнителями, используйте сервис «Мои самозанятые». В нем можно дистанционно подписать договоры и акты, за минуту собрать чеки, найти новых исполнителей и быстро проверить статус плательщика НПД ✅

Оставьте заявку на демо-доступ к единому сервису работы с самозанятыми.

Мы расскажем, как эту проблему решила региональная сеть продуктовых супермаркетов Сибири и Дальнего Востока.

➡️ Сеть включает в себя более 1300 магазинов, занимается собственным производством, а также осуществляет курьерскую доставку через интернет-магазин. Общее число сотрудников составляет около 35 тыс. человек. «Внезапно выпадало из смен» порядка 6,8 тыс. человек, что затрудняло для компании планирование работы, выполнение ежедневных задач в магазине, ставило под угрозу своевременное появление товара на полках, создавало риск порчи продуктов.

Необходимость быстро находить замену сотрудникам стала приоритетом. В этом контексте успешное партнерство с маркетплейсом самозанятых оказалось инновационным решением.

Много путей — мало решений

Для снижения временного дефицита персонала можно использовать множество традиционных методов, но практика показала, что все они обладают существенными недостатками. Розничная сеть супермаркетов исследовала различные подходы, но ни один из них не принес ожидаемых результатов.

Однако со временем желание работников подрабатывать сильно уменьшается, поэтому на постоянной основе это решение неэффективно. Мотивация падает, люди отказываются.

При использовании аутсорсинга компания столкнулась с низким качеством труда, так как посредники часто привлекали не самых лучших работников. Компания получала «темную лошадку», не могла предварительно проверить нанятого сотрудника, и не всегда была уверена в его благонадежности.

Это решение не подошло, так как договор ГПХ не подразумевает постоянного присутствия, и внештатники на ГПХ могли быть заняты в момент, когда они понадобятся компании.

Даже при избытке сотрудников проблема недоштата в пиковые нагрузки не исчезала полностью. Всегда возникали случаи отпусков и болезней. Например, если требуется пять человек, а нанимают десять, все равно возникают ситуации, когда кто-то уходит в отпуск или заболевает, и их становится меньше. И одновременно с этим приходится переплачивать.

Как временные помощники помогли решить проблему с персоналом в торговой сети?

Специалисты сервиса «Мои самозанятые» в качестве решения предложили:

1️⃣ Использовать маркетплейс самозанятых «Я-сам». Он позволяет за пару часов найти и привлечь подходящих исполнителей по всей России, а также проверить законопослушность кандидатов в базах МВД и ФНС.

2️⃣ Автоматизировать документооборот, проверки и выплаты через сервис.

3️⃣ Подключить личного аккаунт-менеджера для помощи в размещении заявок, HR-анкеты и сбора списков откликнувшихся.

Торговая сеть зарегистрировалась в Личном кабинете сервиса «Мои самозанятые» и разместила заявку в маркетплейсе

• Чтобы искать исполнителей не только в интернете, но и офлайн, ритейлер изготовил листовки о вакансиях, на которых разместил QR-код для быстрого перехода на анкету кандидатов. Листовки разместили у входа в магазины, потенциальные исполнители сканировали QR-код и заполняли короткую форму. Полученные отклики и HR-анкеты стали доступны в личном кабинете сети на маркетплейсе ✅
• Ритейлер отобрал наиболее подходящих кандидатов и связался с ними. А сервис автоматически проверил их на благонадежность в базах МВД и ФНС.
• Также сервис позволил дистанционно заключить договоры с новыми исполнителями, подписать их электронно в два клика.
• После выполнения заказа исполнители сразу получили оплату через сервис после каждой смены. Благодаря возможности сервиса автоматически платить реестрами и короткими промежутками, нагрузка на бухгалтерию магазинов не увеличилась.

✔️ Сервис предложил ритейлеру новый способ: разбивать задачу на мелкие задания и передавать подменным сотрудникам задания, не требующие специальных навыков. Таким образом штатный персонал не перегружен и может оперативно подхватывать работу на кассе или любом другом ответственном участке. Компания четко разграничила задачи, которые можно поручить самозанятым, и к которым они подпускаться не должны.

✔️ Поиск исполнителей через маркетплейс самозанятых закрыл основную потребность торговой сети в персонале, не увеличивая штат на 20%.

✔️ Маркетплейс позволил ритейлеру выбирать самых благонадежных и проверенных исполнителей.

✔️ Компания сократила на 30% трудозатраты на обучение штатных работников складов и торговых залов, привлекая для разовых замен самозанятых исполнителей и скорректировав с управляющими методы взаимодействия с внештатниками.

✔️ Компания сразу разграничила для своего менеджмента, что именно можно поручить самозанятым, а чего внештатники делать не должны. И смогла в пиковые нагрузки оперативно находить помощников на маркетплейсе «Я — сам».

Сеть не останавливает свои бизнес-процессы при отсутствии сотрудников или в пиковые часы трафика, сохраняет высокие стандарты качества обслуживания и получает больше лояльных покупателей, а также укрепляет свой HR-бренд среди исполнителей и потенциальных кандидатов, благодаря которому:

✅ У компании есть быстрые отклики исполнителей без посредников.

✅ Самозанятые готовы взять подработку буквально на следующий день.

✅ По запросу менеджер сервиса проверяет внештатников для ответственных задач в базах ФНС и МВД.

Оставьте заявку, и менеджер расскажет подробнее о возможностях маркетплейса «Я-сам», функционале проверки самозанятых по базам ФНС и МВД и сервисе полного цикла работы с внештатниками «Мои самозанятые».