Личный помощник- это доверенное лицо. Человек который умеет организовать и провести переговорный процесс дистанционно. Предан интересам дела и своему руководителю. Доброжелателен, тактичен. Быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения. Продукт должности - выполненная задача, поставленная руководителем.

Что предстоит делать:

-Поиск информации по запросам

-Заполнение таблицы в программе Trello(входящие задачи, в работе, выполненные, отмененные)

-Поиск наиболее выгодных цен и коммерческих предложений

-Поиск исполнителей при необходимости(сантехник для дома ,автосервис, рабочие, фотограф),(Поиск на Авито, НН, Профи Ру, Яндекс услуги , Юду)

Суть работы: снять с руководителя рутинные и бытовые вопросы.

Успешные кейсы

Начну от простого к сложному, ну или к оперативному.

Первая задача была разместить объявление на Авито

Мне были предоставлены фото,и ссылка этого объявления на Циан

Первые мои действия:

-Обрезала лишние рамки у фото. Подготовила фото к объявлению.

-Начала регистрацию на Авито.

-Указала номер телефона, который был указан в объявлении Циан.

-Позвонила на указанный номер для получения пароля для входа.

Мой диалог начинался так "Здравствуйте. Меня зовут Нина, я личный помощник Евгения Назарова. По его поручению я публикую объявление на авито.В котором указан ваш номер телефона..."Из разговора узнала что Юрий Николаевич абонент данного номера, отец Евгения

-После успешной загрузки объявления, я выждала 30 минут пока проходила модерация. А после ,заметила что мы заблокированы за несоответствие фото.

Вторые мои действия:

-Я начала искать в социальных сетях объявления с арендой койки места. Моя задача была найти фотографии схожие с нашим дизайном, размещения окна и т д

-Нашла фотографии в Инстаграме. Сделала скрины и обрезала лишние рамки.

-Повторно их загрузила на авито

Причём на последней фотографии пол был темнее чем наш. Через программу PicsArt -кисти-палитра-прозрачность. Я высветлила пол.

Итог: мы успешно прошли модерацию. Объявление опубликовано. Ну а самое главное задача выполнена.

Третий шаг: ссылка на объявление отправлена Евгению. Готова принимать следующие задачи.

Задача №2

Найти фотографа- срочно. Который сделает фотосессию для авто Порш Каен. Который в дальнейшем будет выставлен в аренду. Машина стоит возле дома родителей в Сколково.

Первые действия:

-Внесла задачи в программу Trello

-Нашла фотографа на площадке Яндекс услуги

-Проверила отзывы

-Созвонилась и проконсультировалась. Выводы были такие: на фоне дома не очень эстетичные фотографии получаться. Узнала о свободных датах и площадках. А так же сколько по времени займет фотосессия и сумма. и запросила портфолио авто работ.

-Созвонилась с Павлом(брат Евгения).Уточнила ближайшую площадку для фотосессии. Уточнила, сможет ли он загнать авто на автомойку, и привезти на фотосессию, либо обратится к отцу Ю.Н

-После утвердительного ответа. Я созвонилась с фотографом и назначила встречу. Обменяла Павла и Андрея(фотографа) контактами.

-Написала Евгению о том что встреча назначена. Сумма фотосессии 3.500р,время работы 1.5 часа, фото в этот же день, обработанные и исходники.( Сумма была переведена мне)

-За день до фотосессии напомнила Павлу и фотографу о встрече. В виде смс оповещения

-После фотосессии мне прислали ссылки на материал. которые я сохранила в гугл диск. Оплатила услуги фотографа. Сделала скрин чека.

-Задача выполнена. Ссылка на фотографии и скрин чека, отправлено Евгению.

Задача №3

Через несколько дней мне приходит фото авто. С задачей, найти пару фар на каен. Так как их сняли ночью. Найти установщика фар. и гравировщика.

Плакать хочется от таких фото. Но держим себя в руках. Первым делом выполняем задачу, а потом эмоции в подушку 🤦‍♀️🤣

Действия:

-Нашла фары на Авито, Не с первого раза. Так как ,то условия не подходят, то срок.

-Договорилась об установке

-Созвонилась с Юрием Николаевичем, он перенаправил меня к Павлу.С Павлом договорилась, и передала координаты установщика.

-Узнала, что при смене фар на некоторых моделях Порше может загораться ошибка (чек) на панели .

-Решила действовать по факту ошибки. Перед этим позвонила в автосервисы для уточнения цены, и исправности работы. Но проинформировала Юрия Николаевича, о таких допускаемых проблемах.

-После установки фар, ошибки не появилось

-Гравировка сделана

-Задача выполнена. Trello заполнено. Отчёт Евгению в смс.

Задача №4

Мы имеем 5 апартаментов в бывшем пансионате "Родник" г.Красногорск. Мне присылают видео, как соседи с верху затапливают один из наших апартаментов.

Суть задачи: Созвониться с администратором, чтоб перекрыть воду. Созвониться с Управляющей Компании(УК) Ольгой или Светланой для разъяснения ситуации. Созвониться с владельцем апартаментов для возмещения ущерба.

Действия:

-Созвонилась с администратором, для того чтобы он перекрыл воду. Объяснила какой апартамент затапливают(314). Вода перекрыта. Нас затапливает 413

-Созвонилась с Управляющей компании Светланой. Мне предоставили номер владельца 413 апартаментов. И было сказано, что за ущерб отвечает собственник который вас заливает.

-Созвонилась с собственником 413 апартаментов, и услышала то ,что трубы прогнившие, и отвечает за это УК(Управляющая Компанией)

-Каждый тянет одеяло на себя. А вопрос о возмещении ущерба не решается.

-Комендантом составлен акт об ущербе. Фото имеется.

-Решено заняться поискам эксперта, который проведет досудебную независимую экспертизу.

-Эксперт найден и назначен. Но нашла не так быстро, как хотелось. Экспертов много, отзывы хорошие. Но как только забиваешь компанию в поисковик, видишь обратные отзывы. Обращайте на это внимание! Не всё так хорошо как пишут.

-Экспертиза проведена, акт с печатью.

-Договор(который был выслан мне на почту) и оплата эксперта произведена. Ожидаем готовую экспертизу 28числа. Её передадут Павлу

Задача №5

В собственности в Сколково (Московская область) имеется дом. Арендатором дома является Марина.

С утра на WhatApp мне пришло сообщение от Марины. Проблема была такова: сломаны два сливных бочка в унитазе, и капает с потолка.

Действия:

-Я перезвонила и уточнила детали о поломке сливных бочков( что именно не работает?как не работает? когда нажимаешь или всегда?).Что находится над потолком( крыша или помещение)? Над потолком выяснилось что находится душ.

-Созвонилась с сантехником ,зовут Евгений. Он обслуживает дом в Сколково.

-Дополнительные материалы отправлены сантехнику.

-Сантехник пришел, проблемы устранил, оплачен

-Задача выполнена.

-Всё по стандартной схеме оповещения о готовности. И запись в Trello

Задача№6

Пришло сообщение от Виталия. Он арендовал авто (Порш Каен ) до марта месяца

Действия:

-Позвонить в автосервис где делали ремонт 2 недели назад. Сообщить о неисправности. И договориться о встрече.

-Созвониться с Виталием , передать координаты встречи. Попросила чтоб держал в курсе выполняемых работ.

-Работа выполнена. Но обнаружены ещё неполадки. Договорились о ремонте с 26 по 28 декабря

-Держу задачу на контроле с Виталием.

-Основная задача выполнена. Евгений оповещён . Продолжаю заниматься дополнительными задачами.

Невыполненный кейс

Возвращаемся к 5 апартаментам в Красногорске. Там где нас затопили.

Ранее до затопа, я уже оплачивала коммунальные услуги по реквизитам сверху

Но возник вопрос о сумме обслуживания помещения площадью 17 м2.

Я созвонилась с Ольгой УК. Попросила прислать отчёт , в котором детально нужно расписать суммы. Из которых получается такая большая сумма за м2 .

Мне ответили положительно. И я выдохнула, задача ведь решена.

Через два дня Евгений сообщил, что никакого письма на почту не приходило. Я вновь созвонилась с Ольгой. Мне было сказано что, в договоре всё прописано, и если они пришлют то, тоже самое.

На следующий день от знакомой я узнаю как называется такой отчет. Но когда позвонила Ольге, она в грубой форме ответила что у нее выходной.

В будний день было отправлено повторное смс с просьбой о детализации счёта. Только теперь я поставила временные рамки до четверга 24.12. Итог: результата ноль.

Пока пишу инструкцию, понимаю что можно позвонить и Светлане , второй УК.

Моя ошибка в том, что я изначально не донесла до Ольги, какого вида отчёт мне нужен.

Мои планы: заполучить детализацию счёта, даже если она не нужна. Дело принципа.

Ведь в Trello зависла нерешенная задача. А это очень режет глаз, когда в день ты решаешь несколько задач. А отчёт висит 2 недели.

Как решаю задачи которые я не умею решать или не знаю как?

Легко!

1. Читаю задачу, вдох-выдох и погнали.
2. Уточняю детали
3. Думаю у кого я могу проконсультироваться из знакомых, чтоб при поиске исполнителя я четко смогла огласить задачи, и в ответ не получить лапшу на уши.
4. Звоню и представляюсь либо как заказчик, либо как личный помощник, либо как личный помощник владельца, либо как доверенное лицо.
5. Ищу дополнительную информацию в поисковиках.
6. Отслеживаю исполнителей по отзывам в поисковиках
7. Записываю каждый номер. Чтоб иметь команду быстрого реагирования.
8. При урегулировании конфликтов выслушиваю две стороны, делаю объективные выводы. Опираясь на трезвый разум и законодательство РФ
9. Откидываю панику
10. Читаю и учусь
11. Всегда могу обратится за помощью к Евгению.

Будущее зависит от того, что вы делаете сегодня. Уверенность в себе- это основа всех крупных успехов и достижений.

Телефонная книга

1. Евгений - +7916-781-52-22
2. Юрий Николаевич(папа Евгения)- +7926-234-14-50
3. Павел(брат Евгения)- +7926-523-17-07/+7905-779-69-33
4. Елена(мама Евгения)- +7926-516-30-98
5. Марина(арендует дом в Сколково)- +7960-100-38-88
6. Андрей(фотограф авто)- +7926-579-00-90
7. Лилия(риэлтор 5 апартаментов) +7965-129-26-19
8. Светлана( УК 5 апартаментов) +7985-099-43-54
9. Ольга( УК 5 апартаментов) +7977-814-52-97
10. Алексей(администратор ресепшн 5 апа) +7915-327-96-47
11. Марина Викторовна(которая затопила) +7926-729-71-96
12. Максим(независимый эксперт) +7905-525-63-96
13. Али(рабочий в 5 апар-строитель) +7962-954-44-29
14. Штутгард Гараж( автосервис в Сколково)- https://yandex.ru/maps/org/1150996755
15. Виталий (арендует авто порш) +7909-992-32-22
16. Петр(обслуживание котла и фильтров в Сколково) +7903-723-61-11/ +7985-427-17-73
17. Антон(сосед Ск. арендует 1/4 пользует частично водой) +7926-120-61-99
18. Алексей(сосед по дому Ск) +7926789-57-95
19. Шукрулло(рабочий в Ск,следит за участком) +7962-900-41-17
20. Евгений(сантехник в Ск,постоянный) +7926-042-75-69
21. Дмитрий (Сервис Турбин GTurbo порш) +7925-274-24-04

https://www.yandex.ru/search/?lr=2&offline_search=1&text=Gturbo%20%D0%BC%D0%BE%D1%81%D0%BA%D0%B2%D0%B0

1. Юрий(автосервис Gturbo) +7915-378-48-93

Далее заполняем формы корректными данными.

Далее нужно зайти в настройки раскрыв меню в верхнем левом углу и перейдя в "настройки компании"

Далее выбираем "рекламные аккаунты" и создаем рекламный аккаунт.

- Часовой пояс желательно выбрать МСК

- Называйте его как удобно

- Валюту выбираем "рубли"

Переходим в меню "люди" нажимаем на кнопку "добавить" и в открывшемся окне пишем мою почту. Актуальную спросите в чате

3. В открывшемся окне выбираем необходимые доступы "

Администратора

Также в последующих меню вы сможете сразу назначить роли для рекламного аккаунта и страницы Facebook привязанная к бизнес-менеджеру. Это необходимо для дальнейшей работы. Если вы дали доступы администратора от бизнес-менеджера, то приглашенный гость сможет самостоятельно выдать себе доступы от рекламного аккаунта и страницы Facebook

Доступы предоставляются для:

- Страниц Facebook

- Рекламных аккаунтов

- Каталогов продуктов

- Приложений

Приглашение отправляется на почту и перейдя по ссылке из письма, человеку нужно будет зайти в свой Facebook аккаунт и указать свои данные. Если письмо на почту не приходит или вы хотите дать доступы быстрей, вы можете отправить ему ссылку, вместо письма.

Для этого после стандартного приглашения нажмите кнопку "отправить приглашение еще раз". Выделив перед этим нужного человека.

Вы можете как повторно отправить письмо на почту, либо скопировать ссылку и отправить ее напрямую в любое удобное место, по этой ссылке можно точно также зайти в кабинет. Важно, отправить ее нужному человеку. По ней зарегистрироваться может любой человек и ему будет приписана указанная ранее почта, даже если эта почта не его. Это может вызвать осложнение при работе и отправке уведомлений Facebookом на почту

Если рекламный аккаунт внутри БМ новый, вам нужно привязать банковскую карту для оплаты рекламы. Это можно сделать перейдя в меню "настройки рекламных аккаунтов", подменю "биллинг" и нажав кнопку "добавить способы оплаты". У вас сразу же снимутся 100 рублей и вернутся обратно, это проверка работоспособности карты. Если денежных средств на карте нет, пополните ее и только потом осуществите привязку.

Поздравляю, доступы к БМ выданы и мы можем начинать работу.

Для этого просто введите в строку поиска его имя и фамилию и отправьте запрос в друзья. Чтобы не ждать долго, лучше сообщить человеку о заявке. А если таких заявок у него много, то и продублировать имя фамилию вашей странички. Особенно актуально, когда это имя отличается от вашего настоящего имени

2. Как только запрос будет одобрен, вам нужно зайти в рекламный аккаунт в меню настроек. Там то и можно отправить доступы. Попасть в меню можно следуя по скринам или пути в тексте:

- Открыть меню Facebook через треугольник справа вверху

- Нажать на кнопку "Управление рекламой"

- Открыть меню на кнопку из 3-х полосочек, слева вверху

- Раскрыть "Все инструменты"

-Перейти в "Настройки"

3. Далее открываем меню "Рекламные аккаунты", но в 99% случаев оно откроется у вас сразу тк. является главным экраном этого меню и нажимаем на кнопку "Добавить людей"

В открывшемся меню вводим имя и фамилию человека, которого хотим пригласить. При вводе данных появится окошко с выбором человека, кликаем на него и теперь человек выбран. Также нужно определиться с типом доступа. В большинстве случаев для работы с рекламной кампанией выбирается администратор или рекламодатель. Подробней о каждом из них ниже

О типах доступов:

Аналитик -

обладает правами только посмотреть. Не может вносить никаких изменений. Используется когда нужно сделать аудит рекламной кампании или показать рекламу новому таргетологу, если вы боитесь, что он может "что-то натворить".

Рекламодатель -

используется непосредственно в работе с таргетологом. Этот доступ позволяет полноценно вести работу с аккаунтом, но имеет ряд ограничений. Так не будет возможности оплачивать рекламу, менять карточку, изменять лимит затрат аккаунта. Они могут создавать, редактировать рекламу и создавать отчеты.

Администратор -

полноценные права. Могут создавать, редактировать и просматривать рекламу, работать с отчетами, редактировать способы оплаты и управлять разрешениями администратора.

После отправки приглашения человек получит уведомление на Facebook и сможет присоединиться к вашему кабинету для настройки или просмотра рекламы