В режиме "к нам едет ревизор" или что-то в духе "аудит будет через две недели" основная задача - грамотно распределить силы и не распыляться на лишние действия.

Ваши два первых и основных шага:

1. Анализ состояния документов на производстве;
2. Проврека площадки: потоки, инструкции на рабочих местах, склад и все остальное.

Проанализировать состояние документов можно по краткому чек-листу минимально необходимых документов, файл находится тут - ссылка.

Проверки бывают:

• До начала поставок - что-то типа проверки производства;
• Во время:
• Плановый контроль;
• Проверка из-за жалоб на продукт;

Здесь и далее мы говорим про аудит со стороны клиентов (покупателей), не касаемся проверок Роспотребнадзора или других органов.

Некоторые клиенты до начала поставок (в процессе переговоров, например) говорят, что предполагается аудит перед стартом отгрузок.

Если переговоры движутся к поставкам и аудит "забывается" напоминать дополнительно про него - не нужно.

Лучше пусть аудит наступит тогда, когда вы уже планово будете отгружать продукцию - претензий (рисков на вывод (если вы не жестите у себя на производстве)) будет меньше.

Аудит состоит из:

1. Уведомления (договоренности) о приезде
   Почти в каждом крупном договоре поставки с сетями есть пункт про возможные проверки. Обратите внимание на сроки, за которые вас уведомят и скорректируйте его при подписании, если это нужно.
   
2. Чек-листа с списком требований (пунктов), которые будут рассматриваться на проверке
   Присылается / запрашивается до приезда проверяющих.
   
3. Непосредственно самого аудита
1. Документы
   Проверка всех нормативных документов, на основании которых вы работаете.
2. Площадка
   Непосредственно сама площадка, персонал, сырье, инструмент и оборудование.
   
4. Получения оценки после аудита.
5. Внесение исправление
6. (опционально) Повторная проверка
   

В идеале, аудит - это приезд к поставщику с целью совместной проверки площадки и поиск мест, где требуются улучшения. В реальности - все зависит от аудитора, его подхода + вашей реакции на проверяющего и самой площадки, насколько вы ответственно подходите к своей работе.

Декларация служит подтверждением для клиента (сети, магазина), что продукт безопасен и соответствует вашим Техническим Условиям производства, а также межгосудартсвенным Техническим Регламентам Таможенного Союза.

Декларация выпускается на основании:
- протокола испытаний (ПИ) на продукт;
- ТУ.

Декларация определяет к какой группе товаров ваш продукт относится и (что очень важно) какая к нему применяется ставка НДС. На это очень часто обращают внимание менеджеры по закупкам сетей.

Как сэкономить на декларировании продукции:

• Регистрировать ее самостоятельно
  
  С 2020 года поставщики регистрируют декларации самостоятельно на сайте ФГИС ФСА. Достаточно иметь ЭЦП (ту, с которой вы попадаете в Контур.Диадок для отправки документов контрагентам через ЭДО или бухгалтер использует для отчетности).
  
  До 2020 года (и сейчас) компании, занимающиеся сертификацией, брали (и берут) от 500 до 6000 руб за сам факт декларирования (загрузки данных по вашей продукции в систему ФСА).
  
• Если у вас уже есть ДС, но вы согласовали новый вкус продукта - перерегистрировать ДС самостоятельно на основании прежнего протокола испытаний (сэкономите на испытании продукта).
  
  И уже новую ДС - предоставлять клиенту.
  
• Не пытаться впихнуть в одну категорию все возможные продукты
  
  Например, не надо сырники отправлять в мучные кулинарные изделия, если вы продаете их в сеть через менеджеров молочной категории.
  
  А если все-таки не уверены до конца - запросите у менеджера пример декларации конкурента / похожих продуктов, чтобы сделать такую же. Если ее не дают - спросите коды ТН ВЭД, с которыми будет разрешен ввод в сеть.

Как проходит процесс декларирования с нуля:

1. ТУ
   
   Вам нужно иметь Технические Условия - написать их самостоятельно (используя шаблоны/информацию из технических регламентов) или заказать у компании, которая специализируется на этом.
   
   В ТУ нужно будет перечислить весь перечень продукции, который вы планируете выпускать. Не переживайте, это внутренний документ, его (перечень выпускаемой номенклатуры) потом можно будет легко дополнять и переписывать сколько угодно раз.
   
2. Протокол Испытания (ПИ)
   
   Вам нужно договориться с лабораторией на ресурсные испытания (испытания по полному перечню параметров безопасности) для декларирования:
1. Передать в нужный день и время необходимоей количество образцов;
2. Заполнить и передать вместе с образцами заявку на испытание (некоторые лаборатории забирают продукты сами).
   
3. После получение ПИ вам нужно зайти на ФГИС ФСА и зарегистрировать ДС: ввести все необходимые данные по компании (уставные данные, адрес производственной площадки и т.п. + подгрузить протокол испытаний).
   
4. Готово. Вы можете выгрузить ДС и отправить ее клиенту.