Цифровой 2020

В этой статье в прошлом году я рассказывал о том, какие решения использую для оптимизации рабочих и личных процессов: где веду задачи, события, как систематизирую информацию в Notion и как работаю с почтой. Всё это прекрасные инструменты, которые позволяют структурировать дела и процессы.

Я считаю, что для каждой задачи есть определенный инструмент, который решает её настолько профессионально, насколько это возможно. Существуют, конечно, швейцарские ножи, в которых собраны инструменты на все случаи жизни, однако обычно каждый отдельный кусок металла в таком ноже справляется со своей задачей хуже профессионального орудия труда, а сам «швейцарец» становится неприменимо большим. Так и получается два основных пути: рюкзак, полный хороших и профессиональных инструментов или менее удобный, но более компактный швейцарский нож.

В прошлом году мой набор составлял что-то среднее: был и многофункциональный Notion, и множество точечных инструментов вроде Todoist и Fantastical. Всё это работало в прекрасной связке, когда конкретная информация попадает в нужное место, связана с информацией другого типа в других потоках, а всё вместе образует систему. Назначена встреча в календаре, к ней нужно подготовится по определенным задачам в Todoist, а заметки встречи попадают в Notion, где всё это часть какого-то проекта. Так я проработал достаточно долго, в Notion я уже более 2 лет, пережил все падения сервиса, лаги и развитие проекта. Но потом я написал статью, в которой рассказывал о том, как часть процессов у меня всё же осталось на старой доброй бумаге. Тогда я подумал: «Черт, мне же нравится работать на бумаге, почему я перевел в сервисы большую часть жизни, даже дневник самочувствия?». Ответ пришел сразу же — на бумаге сложно ориентироваться и искать конкретные записи. Я люблю сервисы за поиск, структуру, напоминания и связи между данными, то есть объединение в проекты и иерархии. А бумагу я люблю за её хаотичность: место, где можно чертить, рисовать, писать по диагонали, просто размышлять без ограничений и зачёркивать. Но самое важное — ощущение замедления работы, когда пишу от руки. Для меня это какой-то более вдумчивый процесс, поэтому я и считаю его более «творческим», чем механическое набирание на клавиатуре. По итогам той статьи я понял, что иногда мне хочется менять пропорции: я устаю от цифровых инструментов, возвращаюсь к аналоговым, затем снова сажусь за клавиатуру. В итоге, по результатам двух статей с разницей в полгода, кажется, я нашел баланс.

Мне нужен был компромис, система другого уровня и с другими процессами. В конце концов, любая система развивается и меняется вместе с вами.

Так я и перешел к новой системе, оставив ключевые принципы неизменными. Сформулирую новые задачи:

• Меньше экрана в повседневных делах. Мне хватает рабочи часов, 90% которых проходят у экрана.
• Больше «бумажных» размышлений и творческих процессов.
• Сохранить структуру записей с основными типами даных: задача, встреча, заметки.
• Продолжать формировать накопленную базу знаний, проектов, статей, размышлений, то есть придерживаться концепции Second Brain.

Что в блокноте?

После того, как определил основные задачи, которые стоят перед новой системой нужно было понять, как максимально структурно работать с блокнотом. Я же говорил, что записи в нем хаотичны и их сложно искать. Значит, даже в блокноте нужна какая-то система. Так я вспомнил о старом добром Bullet Journal, которые я вел в университете и на первых этапах уже профессиональной жизни. В университете было удобно вести записи каждый день, как не странно. Во время работы я все же перешёл на недельное планирование. Тем не менее, сейчас Bullet Journal казался самым логичным способом систематизации: им можно заменить Todoist, часть Notion, часть календаря и весь Daylio, в котором я фиксировал настроение и активности в течение дня.

Что такое Bullet Journal?

Bullet Journal — аналоговый способ систематизации жизни, основанный на ведении записей в блокноте от руки (!). История берет собой начало с основателя метода Райдера Кэрролла, который страдал СДВГ и сам придумал систему быстрой записи, позволяющую ему оставаться сфокусированным. Однажды Райдер поделился своим опытом с коллегой, что привело её в восторг. Так Райдер начал свой блог о Bullet Journal, а потом написал книгу.

Я подробнее расскажу о своем Bullet Journal в другой статье.

Чем мне подходил Bullet Journal и почему я советую вам

Во-первых, структурирование записей по типам позволяет вам хранить все в одном блокноте, то есть вы не выбираете куда записать ту или иную информацию, а просто пишите ее в свой Bullet Journal, чтобы дальше решить что с ней делать. Во-вторых, Bullet Journal — это постоянная рефлексия. Утром, когда вы только планируете свой день и вечером, когда можно структурировать информацию, подвести итоги дня и подготовить почву для следующего.

Для меня часть с рефлексией забирало приложение Daylio, в котором я делал короткие заметки по собственным ощущениям, настроению, активностям вроде пробежек или уборки. В определенный момент все это стало достаточно механическим, когда вечером я набирал определенные иконки, а в заметках писал что-то вроде «всё ок». При этом Daylio совершенно не касался рабочих активностей. Я смотрел список выполненных задач в Todoist, а события дня в Fantastical. Физическое состояние в Polar Flow. Так и получалось, что мне приходилось просматривать все эти приложения утром и вечером, чтобы держать порядок везде и оставаться на треке. Bullet Journal упростил эту задачу до нескольких перелистываний в блокноте, а благодаря системе Rapid Logging можно быстро структурировать информацию по основным типам: задача, событие, заметка. Также я добавил несколько своих типов записей — именно этим и прекрасен модульный Bullet Journal. В начале месяца я расчерчиваю небольшой трекер привычек и активностей, что раньше отмечал в Daylio, задачи и события планирую шагово: месяц, неделя, день. Часто они мигрируют в одну или другую сторону — это одна из основных механик, о которой я расскажу в следующей статье.

«Но как же быть с поиском информации?» — тут у меня и существует отдельный тег и два способа. Если информация относится к какому-то проекту или это идея для работы, статьи, подкаста — я добавляю символ →, который для меня значит «занести в Obsidian. Что это такое и как я с этим работаю расскажу в одной из следующих статей. Сейчас важно понимать, что это цифровое хранилище всех моих идей и рабочих заметок, которое отчасти было в Notion и Evernote.

Второй способ, которым я пользуюсь, когда информация не структурирована для Obsidian, содержит важные зарисовки и размышления или привязана к определённому дню — я сканирую такую страницу в Evernote, где есть поиск по рукописному тексту. В следующий раз, когда я хочу вспомнить события дня, когда я летал в Иваново — достаточно вбить в поиске Evernote нужное слово «Иваново». Честно признаюсь, такое сканирование я делаю нечасто.

Давайте соберу все итоги моего опыта дауншифтинга к бумаге:

• Возможность вдумчиво прорабатывать проекты, месяцы, недели и планы отпуска, расчерчивая схемы, делая зарисовки и не стесняя себя в форм-факторе приложения.
• Возможность собрать в единый поток заметки, рефлексию, благодарности, задачи и события.
• Возможность больше рефлексировать и писать, как в полноценном дневнике.
• Возможность не забывать писать от руки, исследования показывают, что этот способ более оптимальный для запоминания и обработки информации.
• Возможность расставлять приоритеты, начиная каждый день с нового листа. В приложениях просроченные задачи автоматически переносятся, и открывая Todoist утром ты видишь красное полотно просроченных дел, что не очень заряжает позитивом и мотивацией.
• Ношу с собой блокнот, что по началу было не очень привычно.
• Да, постоянное переписывание информации осталось (о нём я говорил в статье), но я наконец-то осознал ценность этого нелогичного процесса — после пары переписываний задумываешься важно ли это, если уде третий день задача актуальна.

Сложно не согласиться с тем, насколько приятно писать от руки качественной ручкой на качественной бумаге. Перелистывать страницы с прошедшим днём и возвращаться к ним, рефлексируя по результатам недели, месяца или года. Есть в этом что-то совершенно особенное, магическое и прекрасное.

Итоги и принцип работы новой системы

Выделю два:

1. Bullet Journal забрал на себя задачи, события, заметки, рефлексию и трекер привычек. Я отказался от любимых Todoist, Fantastical, Daylio, Evernote и Notion (последние два — частично) в пользу это эксперимента и пока доволен.
2. Основное цифровое пространство — Obsidian, о котором я расскажу в следующих материалах.

По моему опыту, абсолютно жесткие системы работают плохо. Ваша система, привычки, инструменты развиваются вместе с вами, меняются или уходят. Если чувствуется дискомфорт — значит, можно пробовать что-то новое. Такое новое для меня — продолжающийся побег от цифровых и удобных инструментов в аналоговый мир для большего созидания. По крайней мере так красиво это хочется видеть мне.

Хорошего дня!