Как провести мероприятие
Прежде чем создать своё мероприятие от имени ФАС CZ вы должны отдавать себе отчёт в том, что несёте отвественность за мероприятия и его последствия
✏Мероприятия бывают разных типов, не забудьте про то, что некоторые требуют регистрации в магистрате
Что касается мероприятий типа своп, маркет или вечер чтений/музыки/кино, подготовку следует начать не позднее 3 месяцев до начала мероприятия, а СММ продвижение за 2 месяца.
На протяжении подготовки мероприятия, если вам нужны созвоны ячейки — организуете их вы сами, без помощи координаторо_к, но в общем чате. Протоколы таких созвонов обязательны, их нужно выложить в общий чат непозднее следующего календарного дня. В протоколе должно быть указано кто были на созвоне, какие темы были оговорены, какие решения приняты.
Хорошо, если у вас есть представление, где будет проходить мероприятие и контакт с местом , а также что именно (и от кого) вам может понадобиться по дороге до начала подготовки, в противном случае — прежде чем питчить идею, проконсультируйтесь с координатор_ками. Лучше сразу определиться, какие партнёр_ки и инфлюенсер_ки будут поддерживать промо-кампанию и как это будет происходить.
При переходе на новый этап — согласуете это у координаторо_к, написав сообщение в общий чат с хештегом #координатор_кам
И самое важное: если вы по каким-то причинам (что крайне не желательно) не можете присутствовать на мероприятии — это не снимает с вас отвественность за него и его последствия, а также обязует вас своевременно назначить отдельную особу (без других обязанностей на ивенте), которая будет отвечать за протекание всего мероприятия и разрешать возможные конфликтные ситуации по мере поступления на месте. По возможности, вы должны быть на связи с этой особой на протяжении всего мероприятия. Ответственность за мероприятие и последствия остаётся на вас, а не на назначенной особе!
Этапы
- Питчинг идеи в общем чате
- Подготовка пространства для работы: создание доски на MindMeister и/или Трелло с задачами и процессами мероприятия (обязательно добавить [email protected] в коллаборацию, если вы не координатор_ка, в случае координаторо_к необходимо создать доску напрямую из аккаунта ФАС CZ, доступ к которому даётся исключительно через Сигнал у других координаторо_к, не ждите, пока вам отправят, пишите сами).
- Создание контент-плана и подтверждение у СММ отдела (СММ отдел только лишь корректирует и направляет, разработка лежит на вас). Для продвижения будут требоваться сторис (3-10 карточек для единовременного постинга, может быть несколько наборов), для этого нужно разработать бриф со скриптом для дизайнерки (вместе с СММ отделом), в котором описать какой текст будет на каждой карточке с возможными пожеланиями по оформлению.
- Набор рабочих групп, создание тематических чатов, в каждом из которых обязательно долж_на присутствовать хотя бы од_на координатор_ка ФАС CZ. *Для распределения задач и мониторингом дедлайнов рекомендуем использовать сервис Asana
- Не менее, чем за 2 дня до мероприятия нужно как можно подробнее расписать задачи для дня проведения мероприятия и перепроверить, все ли волонтёр_ки помнят и готовы исполнять свои роли. В случае форс-мажоров: поиск людей на замену тех, кто не могут.
Если вы в ком-то не уверены, заранее найдите особу, которая может подменить. Особенно это касается профессиональных навыков — например, фото, видео съёмка, выступления.
Взаимодействие с СММ отделом и заказ дизайна
✏Контент-план для СММ прописываем тут (заходить из ФАС или Элипсы)
✏Заказываем дизайн одной карточки не менее, чем за день до выхода поста (не позднее 18:00 по Праге), путём написания в личку дизайнер_ке
✏Заказываем дизайн набора карточек не менее, чем за 3 дня (не позднее 18:00), путём отправки брифа в личку дизайнер_ке
*Для карточек необходимо написать бриф в google.docs, прописав текст каждой карточки (+при желании идею для оформления)