Электронные первичные документы в 2025 году: новые требования и переход в облако

С 2025 года все компании обязаны будут перейти на использование электронного документооборота (ЭДО). В этой статье от команды проекта 42Clouds мы подробно расскажем, как изменения, вступающие в силу с 2025 года, повлияют на работу бухгалтеров, и какие документы предстоит перевести в электронный формат.

Как налоговая реформа изменит работу бухгалтеров

В 2025 году вступает в силу новая налоговая реформа, которая значительно изменит правила ведения бухгалтерии. Главная цель изменений — усиление контроля за хозяйственной деятельностью предприятий. Налоговые органы будут активно использовать цифровые технологии для обмена данными с организациями, что требует от всех компаний перехода на электронный документооборот.

Это означает, что необходимость работы с бумажными документами уходит на второй план, а первичные документы, такие как накладные, акты, счета и договоры, будут оформляться и передаваться в электронном виде. Эти изменения обязательны для всех предприятий, и они должны будут адаптироваться к новым правилам.

Основные изменения, которые принесет налоговая реформа:

Усиление контроля за бизнесом и его хозяйственными операциями.
Обмен данными с Федеральной налоговой службой (ФНС) и другими контролирующими органами в автоматическом режиме.
Переход на электронные первичные документы вместо традиционных бумажных.

В этом контексте переход на ЭДО станет необходимым для того, чтобы не только соответствовать новым требованиям законодательства, но и снизить риски, связанные с нарушением налоговых норм.

Преимущества перехода на электронный документооборот

Электронный документооборот имеет множество преимуществ для бизнеса, которые делают его переход удобным и выгодным:

Отказ от бумаги. Перевод документов в электронный формат позволит избавиться от необходимости хранить и обрабатывать бумажные документы, что сделает работу более эффективной и ускорит процессы. Электронные документы легко передаются и хранятся в системе, исключая риски потери или повреждения.
Упрощение работы с контрагентами. Все документы будут иметь единый формат, что упростит процесс их передачи, подписания и согласования с контрагентами.
Прозрачность данных. Электронный документооборот позволяет повысить прозрачность операций и оперативно отслеживать изменения в документах, что поможет избежать ошибок и несоответствий.
Снижение вероятности ошибок. Использование стандартных форматов и автоматизация процессов значительно уменьшает возможность ошибок, которые могут привести к налоговым санкциям.
Снижение налоговых рисков. Переход на ЭДО помогает избежать штрафов за ошибки в документообороте и несоответствия в отчетности.
Оптимизация затрат. Переход на электронные документы позволит сэкономить на расходах на бумагу, печать, архивирование и хранение документов.

Облачные технологии для работы с ЭДО

Одним из важнейших аспектов перехода на электронный документооборот является использование облачных технологий. Облачные сервисы предоставляют возможность работать с документами из любой точки мира, где есть доступ к интернету. Они позволяют не только хранить данные, но и обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа.

Преимущества облачных технологий:

Доступность из любой точки. Благодаря облачным сервисам вы можете работать с документами через такие учетные программы как «1С:Бухгалтерия» в любое время и в любом месте, что значительно повышает удобство и гибкость работы.
Безопасность данных. Облачные технологии обеспечивают высокий уровень защиты информации, что снижает риски утечек и несанкционированного доступа.
Отсутствие необходимости в дорогостоящем оборудовании. Использование облачных сервисов исключает необходимость в покупке серверов и других дорогих IT-ресурсов, что позволяет существенно сократить затраты.
Упрощение учета и хранения данных. Облачные сервисы обеспечивают удобное хранение и сортировку документов, что упрощает доступ к нужной информации.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Если ваша компания еще не начала переход на ЭДО, важно правильно организовать этот процесс. Вот несколько шагов, которые помогут быстро и безболезненно перейти на электронный документооборот:

Определите документы и подразделения для первого этапа перехода. Начать лучше с тех подразделений, где объем первичных документов наиболее велик. Например, это может быть складская документация или операции с контрагентами.
Разработайте правила перехода на ЭДО. Составьте внутреннюю документацию, в которой будет прописан порядок внедрения ЭДО, использование электронных подписей, назначение уполномоченных сотрудников и прочие важные аспекты.
Выберите оператора ЭДО. Для работы с электронными документами необходимо выбрать оператора, который предлагает функционал для отправки, получения, подписания и хранения документов. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте ФНС.
Уведомите сотрудников. Важно, чтобы все сотрудники, которые будут работать с электронными документами, знали об изменениях. Это касается не только бухгалтеров, но и других специалистов, таких как кадровики или складские работники.
Обучите персонал. Обучение сотрудников позволит быстро освоить новую систему и избежать ошибок при работе с электронными документами.
Измените учетную политику. Внесите изменения в учетную политику вашей компании, отразив в ней переход на ЭДО.
Установите систему ЭДО и проведите тестирование. Убедитесь, что система работает корректно, и протестируйте ее перед полноценным запуском.
Обеспечьте квалифицированные электронные подписи. Для работы с электронными первичными документами необходимо, чтобы все уполномоченные сотрудники имели квалифицированные электронные подписи. Также подготовьте доверенности для сотрудников, которые будут подписывать документы.

Какие документы нужно перевести в электронный формат

Согласно новым правилам, все первичные документы должны быть переведены в электронный формат. Среди них:

Договор. Договоры и дополнительные соглашения могут быть подписаны в электронной форме всеми участниками сделки.
Счет. Счет не является первичным документом бухгалтерского учета, однако он необходим для уведомления покупателя о предстоящем платеже.
Платежные документы. Это могут быть платежные поручения, кассовые чеки, банковские выписки. Важно правильно указать все необходимые реквизиты в назначении платежа, как этого требуют ФНС и банковские учреждения.
Товарные накладные. Эти документы подтверждают отпуск товаров или продукции. Накладные должны оформляться в двух экземплярах, и каждый экземпляр будет подписан участниками сделки.
Счет-фактура. Этот документ необходим для расчета НДС. Он должен быть оформлен всеми компаниями, которые являются плательщиками НДС.
Акт выполненных работ (оказанных услуг). Акт подтверждает выполнение условий договора и факт оказания услуг или выполнения работ.

Заключение

Переход на электронный документооборот в 2025 году станет неотъемлемой частью ведения бизнеса. Это не только упростит работу с документами, но и позволит избежать налоговых рисков и штрафов. Важно начать подготовку к переходу на ЭДО уже сейчас, чтобы своевременно адаптировать процессы вашей компании и не допустить ошибок в документообороте.