Как подписать электронной подписью документ PDF

В современном мире электронные документы стали основным способом обмена информацией между компаниями. Одним из самых популярных форматов является PDF. Но как подписать такой документ электронной подписью? В этой статье от 42Clouds подробно разберём, что нужно сделать, чтобы подписать PDF с помощью УКЭП.

Электронная подпись (ЭЦП) позволяет сделать документ юридически значимым. В системе электронного документооборота (ЭДО) любой документ должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью. Если у вашей компании её нет, стоит обратиться в удостоверяющий центр для оформления подписей на ответственных сотрудников.

Документы в ЭДО поступают чаще всего в двух форматах:

• PDF (Portable Document Format) — удобен для визуального восприятия и полностью сохраняет структуру документа.
• XML (Extensible Markup Language) — используется для автоматизированной обработки данных, но не всегда удобен для чтения.

Для того чтобы подписать PDF-документ, нужно использовать специальное программное обеспечение.

Что необходимо для подписания PDF электронной подписью

Чтобы подписать PDF, сотруднику потребуется:

1. Сертификат УКЭП, выданный на его имя. УКЭП используется для обмена документами без заключения дополнительных соглашений. Если используется неквалифицированная электронная подпись (НКЭП), она будет действительна только при внутренних обменах или по соглашению между сторонами.
2. Программное обеспечение, которое позволяет подписать документ так, чтобы он оставался юридически значимым.

Важно: подпись нужно ставить только после завершения всех изменений в документе. Иначе подписанный бланк потеряет свою юридическую силу.

Программные требования для подписания PDF

Чтобы подписать PDF-документ, компьютер должен соответствовать следующим требованиям:

• операционная система Windows (версии 7, 8, 8.1, 10 и актуальные версии Server);
• модуль «КриптоПро CSP» версии 4.0 или выше;
• актуальная версия Adobe Reader;
• программы Adobe Acrobat Standard или Adobe Acrobat Pro.

Для работы с подписью на PDF требуется модуль «КриптоПро PDF». Его можно приобрести у официальных представителей. Этот модуль нужен для проверки и подписания документов в Adobe Reader и Adobe Acrobat.

Как настроить модуль «КриптоПро PDF»

После установки модуля «КриптоПро PDF» необходимо настроить его для работы. В программе Adobe Reader DC настройка производится следующим образом:

1. Откройте меню «Редактирование» и выберите пункт «Установки».
2. Перейдите в раздел «Подписи» и нажмите «Подробнее».
3. В разделе методов подписания выберите «КриптоПро PDF».

Порядок подписания PDF-документа

Для того чтобы подписать документ в формате PDF с помощью Adobe Acrobat, выполните следующие действия:

• Откройте документ в программе Adobe Reader или Adobe Acrobat.
• На панели инструментов выберите опцию «Заполнить и подписать».
• Выберите «Сертификаты» и прикрепите сертификат электронной подписи сотрудника.

• Выделите на документе место для подписи.

• Выберите нужный сертификат и нажмите «Подписать».

Альтернативные программы для подписания PDF

Если модуль «КриптоПро PDF» вам не подходит, можно воспользоваться другими программами для подписания файлов. Эти программы работают с разными форматами документов и предоставляют функции для проверки подписей и шифрования данных. Однако использование таких программ часто требует покупки лицензии, что может быть невыгодно для небольших компаний.

Подписание PDF через онлайн-сервисы

Иногда возникает необходимость срочно подписать документ, но нет доступа к рабочему компьютеру. В таких случаях можно воспользоваться онлайн-сервисами. Они не требуют установки дополнительных программ и позволяют подписывать документы прямо в браузере.

Преимущества использования онлайн-сервисов:

• доступность из любой точки;
• возможность подписывать пакеты документов и архивы;
• безопасное шифрование данных;
• возможность совместной работы над документом.

Процесс подписания PDF через онлайн-сервис прост: загрузите документ, активируйте сертификат электронной подписи и скачайте готовый подписанный файл.

Популярные онлайн-сервисы:

• Sign.Me — сервис, адаптированный для работы с электронной подписью на любых устройствах.
• Legium — платная платформа для подписания документов с любого устройства. Требует предварительной идентификации.
• Мобильная ЭЦП от «МегаФон» — позволяет подписывать документы через телефон с подтверждением через SMS. Стоимость подписки — 1000 рублей в год.

Как подписать документ с файлом sig

Использование программы «КриптоАРМ» позволяет подписывать документы с созданием файлов формата sig. Файл sig содержит информацию о сертификате и подтверждает подлинность документа.

Процесс подписания через «КриптоАРМ» следующий:

1. Щёлкните правой кнопкой мыши на документ и выберите «КриптоАРМ», затем нажмите «Подписать».
2. Выберите сертификат и завершите процесс подписания.

Заключение

Теперь вы знаете, как подписывать PDF-документы с помощью электронной подписи. Выбирайте удобный для вас вариант — использование программного обеспечения или онлайн-сервисов — и будьте уверены в юридической значимости ваших документов.