Неиспользованные отгулы: компенсировать или нет при увольнении? Разбираемся с новыми правилами

С 1 марта 2025 года в России вступили в силу изменения в трудовом законодательстве, касающиеся компенсации за неиспользованные отгулы при увольнении. Эти изменения затронули несколько аспектов трудового кодекса, и важно понять, в каких ситуациях работодатель обязан выплатить компенсацию, а в каких — нет. В новой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, какие нововведения вступили в силу с марта 2025 года и какие моменты важны для работодателей.

Изменения законодательства 2025 года охватывают широкий спектр трудовых норм. Подробно об этих нововведениях можно прочитать в статье: «Как автоматизировать расчет зарплаты с учетом новых требований законодательства». Сегодня мы сосредоточимся на том, как и в каких случаях будут производиться выплаты за неиспользованные отгулы при увольнении.

Компенсация при увольнении: что изменилось с марта 2025 года?

Нововведения в законодательстве России обусловлены решением Конституционного суда РФ от 12 июня 2023 года (№ 56-П), в котором говорится, что работодатель обязан компенсировать неиспользованные отгулы при увольнении. Этот шаг стал результатом судебной практики, когда ранее не было четких указаний на обязательность выплаты за неиспользованные дни отдыха, если работник не использовал их до момента увольнения.

До внесения изменений в трудовой кодекс, если сотрудник выбирал день отдыха взамен двойной оплаты за работу в выходной или праздничный день, но не использовал его до увольнения, такой день считался «сгоревшим», и компенсация за него не выплачивалась. Конституционный суд признал это несправедливым, ведь такие сотрудники оказывались в менее выгодном положении по сравнению с теми, кто выбирал двойную оплату. Изменения в статью 153 Трудового кодекса РФ, закрепленные в Федеральном законе № 339-ФЗ от 30 сентября 2024 года, теперь предполагают, что компенсация за неиспользованные отгулы обязательно выплачивается при увольнении.

Ранее существовало два варианта: либо сотрудник получал двойную оплату за работу в выходной, либо ему предоставлялся день отдыха, за который выплачивалась стандартная зарплата. Если сотрудник выбирал отдых и не использовал его до увольнения, день сгорал, и компенсация за него не была предусмотрена. С 2025 года такая ситуация больше не имеет места.

Как правильно учитывать и компенсировать неиспользованные отгулы при увольнении

С учетом новых поправок ситуация с компенсацией неиспользованных отгулов при увольнении стала значительно яснее. Сотрудники могут использовать день отдыха, выбранный вместо двойной оплаты, в течение года. Если по каким-то причинам они не использовали этот отгул, он может быть добавлен к основному отпуску для увеличения его продолжительности.

Важно, что отпускные рассчитываются с учетом всех дней отдыха, включая те, которые были выбраны вместо дополнительной оплаты за работу в выходной или праздничный день. Однако если в процессе трудовой деятельности сотрудник не использовал все дни отдыха, эти дни больше не сгорают, а должны быть компенсированы при увольнении.

Пример: если сотрудник отработал на 23 февраля, выбрал отгул и получил 4000 руб. вместо двойной оплаты (8000 руб.), а в дальнейшем не использовал этот отгул, работодатель обязан компенсировать ему разницу — 4000 руб. при увольнении.

Новые правила защищают права работников, но для работодателей это влечет дополнительные обязательства, которые потребуют внимания и корректировок.

Как работать с накопленными отгулами до марта 2025 года?

Следует помнить, что новые изменения не имеют обратной силы. Это означает, что отгулы, накопленные до вступления в силу новых норм (до 1 марта 2025 года), могут быть компенсированы в соответствии с правилами, действующими до этой даты. Работодатель может предложить сотрудникам, накопившим отгулы до марта 2025 года, либо использовать их по старым правилам, либо добавить к основному отпуску, либо компенсировать при увольнении по новым нормам.

В статье 153 Трудового кодекса РФ не уточняется, как следует поступать с отгулами, накопленными до изменений, что может привести к различным трактовкам этих норм. Это может создать юридическую неопределенность, и работодателю, трудовому инспектору или судье предстоит выработать практику правоприменения.

Что нужно знать работодателю о новых правилах компенсации при увольнении?

Для того чтобы избежать недоразумений и судебных разбирательств, работодатели должны обновить локальные нормативные акты (ЛНА) в компании, отражая все изменения, вступившие в силу с 1 марта 2025 года. Это не только поможет идти в ногу с требованиями законодательства, но и обеспечит защиту от возможных юридических рисков.

Систематический учет предоставленных и неиспользованных отгулов также крайне важен. На первый взгляд это может показаться незначительным, но грамотный учет позволит избежать путаницы и создать четкую систему, где каждый сотрудник будет уверен, что его права соблюдаются. Такой подход позволяет эффективно планировать рабочий график и расчеты с сотрудниками. Использование систем 1С поможет снизить нагрузку на бизнес и ответственных сотрудников.

Компенсация за неиспользованные отгулы при увольнении — это не просто возможность выплатить деньги по желанию. Это обязанность, которая основывается на разнице между стандартной оплатой за день отдыха и суммой, которую работник мог бы получить за работу в выходной день, если бы выбрал двойную оплату.

Важно понимать, что право на компенсацию сохраняется только в момент увольнения. В период трудовой деятельности сотрудник не может претендовать на компенсацию за отгулы, если он не выбрал повышенную оплату за работу в выходной день.

Кроме того, компенсация за отгулы не является выходным пособием и должна быть учтена при расчете НДФЛ.

Как адаптировать локальные нормативные акты?

Хотя Трудовой кодекс не требует срочного внесения изменений в локальные нормативные акты, работодателям все же стоит позаботиться о корректировке документов. Это поможет избежать недоразумений с проверяющими органами и судом. Что стоит включить в ЛНА?

1. Порядок расчета при использовании отгула вместо двойной оплаты: Работодатель должен зафиксировать, как будет происходить расчет в случае, если сотрудник выбрал отдых вместо повышенной оплаты.
2. Информирование работников: Работник должен заранее уведомить работодателя о своем намерении взять отгул, и это должно быть оформлено письменно с указанием сроков.
3. Компенсация за неиспользованные отгулы: В ЛНА должно быть отражено, как рассчитывается компенсация за неиспользованные отгулы, в том числе если право на них возникло до 1 марта 2025 года.
4. Контроль использования отгулов: Важно определить, кто будет контролировать использование отгулов в течение года.
5. Сроки истечения отгулов: Работодатель должен уведомлять сотрудников о сроках истечения неиспользованных отгулов, чтобы они могли вовремя воспользоваться правом на отдых.

Если в ЛНА не будут внесены изменения, это не станет нарушением закона, но без этих корректировок организация может столкнуться с юридическими рисками в случае спорных ситуаций. Своевременные изменения в документации обеспечат правовую защиту компании.

Преимущества автоматизации расчетов по отгулам

Для эффективного управления компенсациями за неиспользованные отгулы бизнесу необходимы системы автоматизации. Использование специализированных сервисов, таких как Маркет42, значительно упрощает процесс учета рабочего времени и отслеживания отгулов.

Автоматизация помогает не только снизить нагрузку на бухгалтеров, но и минимизировать риски, связанные с возможными ошибками в расчетах. Эти инструменты предлагают гибкую систему для автоматического учета и расчета компенсаций, что особенно важно для малых, средних и крупных предприятий.

Преимущества и недостатки новой схемы расчета

Новая схема компенсации за неиспользованные отгулы при увольнении имеет как положительные, так и отрицательные моменты.

Преимущества:

• Простота: система расчета понятна и не требует сложных действий или лишней бумажной работы.
• Гибкость: сотрудники могут выбрать отгул без риска потерять его при увольнении.
• Законность: новая схема соответствует нормам Трудового кодекса.
• Удобство для бухгалтерии: расчет компенсации становится более прозрачным.

Недостатки:

• Ресурсоемкость: в компаниях с большим количеством праздничных дней учет отгулов может стать сложным.
• Неравномерная нагрузка: если многие сотрудники берут отгулы в одинаковые дни, это может привести к нехватке кадров в период повышенной нагрузки.
• Отраслевые особенности: в непрерывных производствах такая схема может потребовать гибкости в плане трудового графика.

В целом, новые правила имеют положительное влияние на малые компании с простой системой учета рабочего времени. Однако для крупных предприятий с сложной организацией труда эта схема может потребовать дополнительных ресурсов и систем для контроля.

Заключение

Изменения, вступившие в силу с 1 марта 2025 года, направлены на улучшение условий для работников и защиту их прав. Работодатели должны адаптировать свои внутренние документы и учитывать новые правила компенсации за неиспользованные отгулы. Важно своевременно информировать сотрудников и следить за тем, чтобы все отгулы были учтены должным образом. Правильный подход к компенсации за неиспользованные отгулы обеспечит юридическую защиту компании и поможет избежать возможных проблем в будущем.