Как автоматизировать расчет зарплаты с учетом новых требований законодательства

С каждым годом требования законодательства становятся все более жесткими, особенно в области расчета заработной платы. В 2025 году многие изменения в трудовом законодательстве вступили в силу, и для того чтобы бизнес мог своевременно и безошибочно выполнять свои обязательства перед сотрудниками и налоговыми органами, необходимо использовать современные решения. Одним из таких решений является автоматизация расчета зарплаты. Внедрение программного обеспечения для автоматизации расчетов позволяет существенно снизить количество ошибок, ускорить процессы и обеспечить соответствие новым нормативным актам. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы подробно рассмотрим, как адаптировать систему учета зарплаты к изменениям в законодательстве и какие преимущества предоставляет автоматизация.

Зачем автоматизировать расчет заработной платы?

До сих пор в некоторых организациях можно встретить устаревшие способы расчета зарплаты, такие как ручной пересчет с использованием бумажных таблиц, электронных таблиц и прочих неэффективных методов. Такие практики не только занимают много времени, но и увеличивают вероятность ошибок, недочетов в расчетах, а также приводят к негативным последствиям, таким как штрафы, перерасчеты и недовольство сотрудников.

В условиях постоянно меняющегося законодательства, например в 2025 году, когда были введены новые изменения, такие методы уже не выдерживают конкуренции. Работодатели обязаны учитывать изменения в налогообложении, повышении МРОТ, введении прогрессивной шкалы НДФЛ и других нововведениях. Для эффективного соблюдения новых требований и оптимизации процессов важно использовать современные автоматизированные системы, такие как программы 1С.

Важные изменения в законодательстве для бизнеса в 2025 году

МРОТ вырос — зарплаты тоже

С 1 января 2025 года минимальный размер оплаты труда (МРОТ) был увеличен до 22 440 рублей (в соответствии с Федеральным законом № 548-ФЗ). Работодатели обязаны пересчитывать зарплату сотрудников, если их доходы ниже нового МРОТ, иначе они рискуют получить штрафы. Кроме того, МРОТ оказывает влияние на расчет отпускных и больничных, так как минимальный размер оплаты труда используется для расчета этих выплат в случае, если доход работника ниже МРОТ.

МРОТ также может быть выше в зависимости от региона, поскольку местные власти имеют право устанавливать свои минимальные ставки. Если зарплата сотрудника меньше установленного минимума, работодателю нужно будет пересчитать заработок с учетом нового значения.

Больничные, отгулы и наставничество

В 2025 году изменения затронули не только расчет заработной платы, но и расчет больничных пособий. В связи с повышением МРОТ, максимальная сумма дневного больничного увеличилась до 5673,97 рублей. При расчете больничного учитываются два основных показателя: стаж работника и его средний доход.

• Если стаж работника более 8 лет, ему выплачивается 100% от среднего дохода, но не более 172 288 рублей в месяц.
• Для работников со стажем от 5 до 8 лет сумма больничного составляет 80% от среднего дохода.
• Если стаж меньше 5 лет, то больничный составит 60% от среднего дохода.

Кроме того, если средний доход сотрудника оказался ниже МРОТ или его стаж менее шести месяцев, то пособие по больничному рассчитывается по минимальному размеру оплаты труда.

Важным моментом является то, что первые три дня болезни оплачивает работодатель, а оставшуюся часть компенсирует Социальный фонд России (СФР).

В 2025 году также стали обязательными выплаты компенсаций за накопленные отгулы при увольнении сотрудника. Ранее этот вопрос решался через внутренние акты, но с введением изменений теперь этот порядок строго регулируется законодательством.

Наставничество также претерпело изменения: оно может проводиться только с письменного согласия сотрудника, и за эту работу предусмотрена дополнительная оплата.

Прогрессивная шкала НДФЛ: изменения в налогообложении

С 2025 года в России введена прогрессивная шкала налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Суть изменений заключается в том, что теперь ставки налога зависят от размера годового дохода:

• 13% — на доходы до 2,4 млн рублей в год;
• 15% — на доходы от 2,4 до 5 млн рублей;
• 18% — на доходы от 5 до 20 млн рублей;
• 20% — на доходы от 20 до 50 млн рублей;
• 22% — на доходы, превышающие 50 млн рублей.

Отдельные условия действуют для работников на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему: ставки для районных коэффициентов и надбавок составляют 13% и 15%.

С введением прогрессивной шкалы налога те, кто зарабатывает больше, теперь будут платить больший налог, что затронет в первую очередь высокооплачиваемых специалистов, таких как предприниматели, топ-менеджеры и IT-специалисты.

Что изменилось в правилах расчета заработной платы?

До внесения изменений в законодательство компании могли самостоятельно определять схемы для расчета бонусов и доплат, что давало гибкость в расчете, но при этом создавало риски ошибок. Новые нормы обязывают организации унифицировать алгоритмы расчета зарплаты и других выплат. Все компоненты зарплаты, включая бонусы, премии и доплаты, должны рассчитываться по единым правилам, что исключает возможность ошибок в расчетах и недоразумений с сотрудниками.

Ранее при расчете сверхурочных часов учитывался только оклад сотрудника, теперь же расчет должен быть выполнен с учетом всех компенсаций и премий, выплачиваемых сотруднику. Эта норма прописана в Федеральном законе от 22.04.2024 № 91-ФЗ. Ранее в Трудовом кодексе не было четкого указания, что нужно учитывать при расчете сверхурочных — только оклад или всю зарплату в целом, включая доплаты.

Учет всех выплат и обязательные налоговые отчеты

Новое законодательство требует от организаций учета всех выплат, включая дополнительные и премиальные, для правильного расчета налогов. Это позволяет избежать ошибок в расчетах и минимизировать риски перерасчетов и недоплаты налогов.

Электронный документооборот и новые требования

С 5 февраля 2025 года вступили в силу изменения в правилах электронного документооборота. В частности, отменена обязанность отправлять квитанцию при получении уведомлений или требований от налоговых органов. Также установлены новые сроки получения документов через ТКС: документ считается полученным на шестой день после отправки, если это указано в подтверждении от налоговой службы.

Законодательные изменения происходят постоянно, и отслеживать все нововведения вручную становится крайне сложным. Это делает внедрение автоматизированных систем для расчета зарплаты и учета налогообложения просто необходимым.

Зачем бизнесу автоматизировать расчет зарплаты в 2025 году?

С каждым годом бизнес сталкивается с новыми требованиями законодательства, и ошибки в расчете зарплаты могут привести к штрафам, перерасчетам и другим неприятным последствиям. Чтобы избежать этого, компании переходят на автоматизированные системы.

Преимущества автоматизации расчетов:

• Соответствие законодательству — автоматические обновления программного обеспечения позволяют быстро адаптироваться к изменениям в налогах, МРОТ и других нормативных актах, что снижает риски штрафов.
• Скорость расчетов — с автоматизированной системой больше не требуется выполнять расчеты вручную, процесс значительно ускоряется.
• Упрощение документооборота — все необходимые документы, такие как расчетные листки и заявления сотрудников, можно легко заполнять и подавать в электронном виде.

Автоматизация позволяет работать без ошибок и всегда быть уверенным в том, что расчеты проводятся по актуальным нормам.

Как выбрать автоматизированную систему?

При выборе программного обеспечения для автоматизации расчетов важно учитывать несколько ключевых аспектов:

1. Соответствие актуальному законодательству — система должна поддерживать все изменения в налогах и трудовом законодательстве.
2. Интеграция с другими системами — важно, чтобы бухгалтерия, HR и другие сервисы могли работать в связке, что упростит взаимодействие между отделами.
3. Простота использования и безопасность — интерфейс должен быть интуитивно понятным, а данные — защищенными.

Сегодня на рынке доступны разные решения для автоматизации расчетов, такие как 1С, которые не только помогают ускорить процессы, но и гарантируют точность расчетов.

Почему автоматизация расчета зарплаты необходима?

Ошибки в расчетах могут привести к штрафам и недовольству сотрудников. Чтобы избежать этих проблем, лучше использовать программные решения. Система будет автоматически следить за изменениями в законодательстве, правильно рассчитывать налоги и взносы, а также предупреждать о возможных ошибках.

Как внедрить автоматизированную систему для расчета зарплаты?

1. Проанализируйте текущие процессы — определите слабые места в работе и места, где часто происходят ошибки.
2. Выберите подходящее решение — выбирайте программы, такие как 1С, которые уже включают все необходимые инструменты для расчета заработной платы.
3. Внедряйте систему поэтапно — начните с небольшого пилотного проекта, протестируйте систему и обучите сотрудников.

Следите за новыми технологиями — в условиях постоянно меняющегося законодательства важно не отставать от новых трендов в области автоматизации.