Бизнес онлайн: 5 шагов, как компаниям перейти на «удаленку»

С переходом на удаленный формат работы столкнулись многие компании, и этот тренд продолжает набирать популярность. Почти 60% работодателей внедрили дистанционную работу, что стало возможным благодаря гибкости этого формата. Он позволяет привлекать специалистов из разных городов и стран. Однако есть и противники удаленной работы, которые считают, что отсутствие постоянного контроля снижает продуктивность. Мы предлагаем 5 шагов, которые помогут вам плавно и эффективно перевести компанию на удаленный режим.

Шаг 1. Разработка четкого плана

Перед тем как перейти на «удаленку», важно составить подробный план. Вот что нужно предусмотреть:

Готовность компании. Оцените, какие процессы можно перевести на удаленную работу, а для каких нужна физическая локализация сотрудников.
Формат работы. Определите, будет ли весь коллектив работать удаленно или только часть сотрудников.
Этапы перехода. Решите, будет ли переход плавным или все сразу перейдут на удаленный режим.
Контроль за переходом. Назначьте группу ответственных, которая будет координировать действия и помогать сотрудникам адаптироваться к новому формату работы.
Приоритет задач. Разделите все задачи на критически важные и те, которые можно временно отложить.
Меры на случай проблем. Определите, как будет работать внутренняя коммуникация, как поддерживать отношения с клиентами и как отслеживать результаты работы.

Тщательное планирование позволит вам избежать сложностей в процессе перехода.

Шаг 2. Оформление кадров

Перевод сотрудников на дистанционную работу нужно оформить в соответствии с Трудовым кодексом. Вот основные этапы:

Получение согласия сотрудников. Для того чтобы перевести работника на удаленную работу, необходимо его письменное согласие. Если это инициирует работодатель, нужно оформить приказ.
Документы при инициативе работника. Работник подает заявление, и, при согласии руководства, издается приказ.
Что прописать в дополнительном соглашении:

график работы, место работы;
взаимодействие и отчетность;
предоставление оборудования и защита техники.

Шаг 3. Техническая подготовка

Чтобы переход был успешным, сотрудники должны быть обеспечены необходимым оборудованием и программным обеспечением. Нужно:

Обеспечить сотрудников техникой (например, ноутбуками и наушниками).
Проверить работу необходимых программ.
Настроить доступ к корпоративной почте и внутренним сервисам.
Перевести все рабочие процессы в электронный формат и обеспечить безопасность данных.

Все эти меры обеспечат бесперебойную работу сотрудников.

Шаг 4. Начало работы на «удаленке»

Когда все готово, можно переходить к удаленному режиму. Для этого важно:

Обучить сотрудников, чтобы они освоили принципы удаленной работы.
Четко ставить задачи и контролировать выполнение через различные системы.
Проводить регулярные видеоконференции для общения и уточнения задач.
Вести ежедневные отчеты для оценки прогресса.

Эти меры помогут сохранить продуктивность.

Шаг 5. Мотивация и управление

Работа на удаленке требует внимания к мотивации и взаимодействию с командой. Для этого:

Объясните сотрудникам причины перехода на удаленную работу, чтобы избежать недопонимания.
Проводите групповые видеовстречи.
Делитесь успехами компании, чтобы сотрудники чувствовали свою значимость.
Сохраняйте доверие и не перегружайте коллектив излишним контролем.

Эти шаги помогут организовать удаленную работу так, чтобы она приносила результаты.