Как быть проектным менеджером (везде и всегда)

Регламенты работы и выстраивание процессов

Если в команде, куда вы пришли, не хватает рабочих процессов или они хромают — попробуйте взять на себя инициативу выяснить, что не так и как можно исправить ситуацию. Конечно, стоит привлечь руководителей отделов и поговорить с линейными сотрудниками, чтобы услышать их боли. А после того, как удалось актуализировать регламент работы — протранслировать его в чатах и закрепить в базе знаний, чтобы не только действующие, но и новые сотрудники знали, что им делать и к кому обращаться за фидбэком по задачам/любым административным сложностям.

Постановка задач как отдельный навык

Что всегда содержит в себе задача: исполнитель, описание, срок. Нет срока — ваша задача скорее всего не будет сделана. Не ставьте задачу, если не знаете её сути, хотя бы верхнеуровнево. Нужно абсолютно всегда быть готовым, что по любому вашему ТЗ будут вопросы. Если вы не уверены, что задача полная, спросите у исполнителя — достаточно ли ему материалов? Лучше на старте дать максимальное инфо, чтобы задача была взята в работу без уточнений. Так она будет сделана быстрее и с меньшим числом итераций = дешевле.

Фиксация и контроль выполнения задач

Фиксируйте любые договорённости письменно, а ещё лучше превращайте их в задачи со сроком. Если коллега на встрече сказал «я записал себе, что нужно сделать» — лучше всё равно добавить задачу в таск-трекер. Не ждите, что другой человек сам отпишется о статусе, стоит пушить самостоятельно — люди разные, не все владеют проактивной коммуникацией и не все любят говорить, что не успели что-то сделать. Пушить нужно без агрессии и претензии, а спокойно «Привет! Как у тебя дела с задачкой Х, когда получится отдать?».

Проактивная позиция

Также не все умеют просить о помощи. Если задача из раза в раз не выполняется, спросите — точно ли достаточно информации, нужна ли помощь лида, правильно ли исполнитель оценил свои возможности, может стоит передать задачу другому.

Ответственность и порядочность

Относитесь к проектам и ведите их так, что в ситуации отпуска или покидания компании другой сотрудник мог спокойно вас подменить. Открыл рабочее пространство и всё понятно: документация на месте, роадмеп актуальный, задачи не пустые, а с ТЗ, нет лишних рабочих чатов, на диске хранятся все исходники, гугл-доки принадлежат офисному аккаунту, а не разным сотрудникам, в том числе давно уволившимся.

Согласитесь, приятнее прийти на новое рабочее место и увидеть порядок в проекте. Кстати, для меня ещё очень важно, когда все документы ведутся в одном стиле: шрифты, пунктуация и, конечно, грамотность. Чисто визуально это выглядит очень аккуратно.

Сохранение фокуса

Не занимайтесь «чайкой-менеджментом» — пересылкой сообщение другому, не вникая в то, что там написано. Это никак не двигает рабочие процессы, а тормозит. Если уж пересылаете, то прочтите исходное сообщение и дополните своими мыслями: «Смотри, подрядчик говорит, что не сможет домонтировать видео без доп архивов. Сможешь прислать сегодня?». А ещё лучше менеджерить процессы без всяких пересылок чужих голосовых и так далее. Мне кажется, так вы сами глубже вникаете в проект и качественнее контролируете все процессы.

Не наводите суету в рабочих чатах. Обсудите сложную ситуацию с руководителем направления, а затем при необходимости протранслируйте решение команде. Любые эмоциональные вбросы могут повлиять на самочувствие команды.

Проверка фактов

Никогда не додумывайте за других. «Наверное, он понял», «наверное, он знает, что это важно», «наверное, он в курсе, что завтра нерабочий день». Факт-чек. Всегда. Никто не читает мысли друг друга.

Повторная проверка фактов

У всех людей разное мировоззрение, разный жизненный и профессиональный опыт, поэтому никогда не думайте, что то, что очевидно для вас, также очевидно для других. Лучше всегда уточнить, точно ли коллега помнит, например, что нельзя публиковать дизайн-проект для клиента в публичное пространство, так как проект под NDA.

Асинхроны вместо звонков

Для меня нет ничего хуже, когда на созвон собрались непонятно зачем и по его итогу нет никаких полезных решений. Подумайте, точно ли стоит собирать коллег на часовую встречу или можно обменяться статусом текстово? Если планируется встреча с генерацией идей, то для начала можно попросить коллег собрать свои мысли в одной Miro-доске и обменяться комментариями асинхронно.

Организация встреч

Если встреча всё же нужна — подготовьтесь к ней. Сформируйте повестку или соберите её с руководителей отделов. Ведите протокол встречи или поставьте звонок на запись. Модерируйте встречу, сохраняйте фокус команды на повестке, вежливо останавливайте затянувшиеся смол-токи. После встречи напишите в комментариях к задаче или в рабочем чате саммари (не забываем превратить его составлящие в задачи, где возможно). А за пару дней до следующего синхрона проверьте, выполнены ли договорённости с прошлого. Если не выполнены — пора пушить коллег.

Полезные материалы:

Управление проектами: что это такое и зачем вообще в это ввязываться — Кинжал

Ответы на вопросы управленцев от Лены Скоробогатой – 2 часть

Ответы на вопросы управленцев от Лены Скоробогатой – 1 часть

Что делать, если вы чайка — Кинжал