«Залог успеха любого бизнеса — правильное планирование»

Международная образовательная компания EF Education First была основана в 1965 году в городе Лунд на юге Швеции, а в Россию пришла 30 лет спустя: первая языковая школа EF English First открылась в Москве в марте 1995 года. 

Директор по стратегическому развитию EF Education First в России и Казахстане Ирина Эддайра рассказала Rusbase об управлении делами, приложениях, которые помогают ей в нетворкинге и бизнес-поездках, а также о различиях в деловой культуре США, Европы и Азии. 

Типичный рабочий день

Мне комфортнее всего работать с утра — я максимально эффективна с 9 до 11 часов, — поэтому мой день начинается около 6:30. Если время позволяет, отправляюсь на пробежку, если нет — очень быстро завтракаю, пью кофе и еду в офис.

Люблю начинать работу за час до прихода основной команды. За это время, пока не началась общая суматоха в офисе, я спокойно могу распланировать свой день, назначить встречи и отправить важные письма.

Рабочий день длится 8-9 часов, из них 6 я провожу на встречах со своей командой и с менеджерами, вовлеченными в другие процессы.

Я верю в то, что нужно улучшать эффективность в течение дня, а не работать до полного изнеможения. Мы можем закончить работу в 7 вечера. Иногда говорю: «Все, ребят, хватит, выключаем компьютеры», — а затем мы вместе идем в бар отдохнуть и пообщаться.

Какие рабочие задачи вы решаете

EF не отличается сложной иерархией: даже в топ-менеджменте часто сталкиваешься с задачами, которые могут быть в компетенции ребят на начальных позициях.

Топ-менеджеры могут заполнять авансовые отчеты, разбирать шкафы в классах, заниматься разработкой макетов для рекламы и так далее.

У нас нет культуры тотального делегирования, ни у кого нет никаких секретарей и помощников — такова политика компании.

Моя ключевая цель — это рост бизнеса. В обязанности входит финансовое и стратегическое планирование, открытие новых офисов, рост прибыли, а также рекрутинг и работа с командой.

Именно я принимаю решению, усиливаем ли мы свое присутствие в Северо-Западном федеральном округе или фокусируемся на Центральной России, нужно ли нам активнее расширяться во Владивостоке или лучше концентрироваться в Поволжье и так далее. В этом году я буду заниматься развитием бизнеса еще и в Казахстане.

Рабочее местоЯ очень часто передвигаюсь между нашими локальными офисами — от Владивостока до Санкт-Петербурга. Из-за постоянных перелетов мое рабочее место находится там, где мой ноутбук.

Я  стараюсь минимизировать количество предметов вокруг себя, так что на столе обычно лежат только ноутбук, зарядка, стакан воды. И, конечно, телефон — один из главных рабочих инструментов. У меня на нем классный корпоративный чехол со статуей Свободы, такси, хот-догом, американским флагом и нашим логотипом.

Планирование и управление деламиЯ считаю, что залог успеха любого бизнеса — это правильное планирование. В начале года я сажусь с каждым лично, и мы планируем весь год: выкладываем все расписание по кварталам, потом начинаем сужать на еженедельные и ежедневные планы. Конечно, возможны форс-мажоры и изменения в расписании.

Я верю в простоту бизнес-процессов. Мы используем Microsoft Excel и общие документы в облачных сервисах, чаще всего Dropbox.

Таблицы Excel помогают мне систематизировать всю информацию: финансовые показатели, продажи, региональную статистику. В обычных файлах ведется планирование года по продажам, маркетинговое планирование, статистика и так далее. Также я активно пользуюсь Outlook и календарем — обычно у меня сведены личный и рабочий календари, чтобы я могла все синхронизировать.

Собственную работу я не всегда успеваю выполнять в определенный день, поэтому два раза в неделю назначаю время для закрытия персональных задач. Иду в одну из конференц-комнат, чтобы ничто не отвлекало, и делаю необходимую работу.

Что помогает переключиться с работы на отдых и наоборотКогда ты руководитель, очень сложно отключиться не просто на пару дней, — даже на пару часов. Но если ты устал, невозможно двигать бизнес и руководить командой, поэтому отдыхать необходимо.

Перезагрузиться мне отлично помогает отдых с друзьями. Я всегда планирую 5-7 дней в году именно для поездки без коллег и семьи. В апреле, например, я поднялась на Эльбрус, а в прошлом году была на Алтае.

Сфокусироваться на делах мне очень помогает бег, я тренируюсь с детства. Это дисциплинирует: у тебя есть минимум времени, за которое нужно максимально выложиться для получения результата. Такой же подход я использую в работе.

Из рабочих техник помогает приоритизация задач и простое правило: если есть вопрос, лучше позвонить, чем пытаться разрешить его письменно. Мы вообще в компании придерживаемся политики звонков. Звонят все и всегда: клиентам, партнерам, коллегам в других филиалах.

Топ-5 приложений, которыми вы пользуетесь чаще всего

1. Flipboard — приложение, которое подтягивает статьи из прессы и соцсетей и помогает видеть картину дня. Меня больше всего интересуют темы политики, экономики и путешествий.
2. World & Figures — приложение по статистике, которое показывает экономическую ситуацию в мире в цифрах: курсы валют, котировки, объем ВВП разных стран и т. д. Может быть полезно для нетворкинг-мероприятий, чтобы быстро найти общие темы и освежить в памяти нужную информацию.
3. The Economist — приложение моего самого любимого журнала. Всегда читаю, чтобы быть в курсе международных новостей, мнений экспертов и аналитиков.
4. LinkedIn — люблю просматривать, чтобы следить за актуальными изменениями в карьере у моих знакомых, а также ключевых сотрудников и топ-менеджеров крупных компаний. Считаю, что построение успешной карьеры невозможно без нетворкинга, поэтому всегда уделяла встречам и знакомствам максимально много времени.
5. Expensify — очень важное для меня приложение, которое позволяет сканировать чеки в деловых поездках — а в них я нахожусь 85% рабочего времени. Так мне не приходится коллекционировать сотни бумажек для отчетности. И там в принципе очень удобно отслеживать свои траты.

• Бренд — ничто, если люди, которые с тобой работают, в него ��е верят. Если твои сотрудники не живут бизнесом, а просто выполняют обязанности, то компания не движется. И здесь многое зависит от руководителя: если он сам живет брендом, это передается каждому сотруднику.
• Один и камень не сдвинешь, а артелью гору поднимешь. Команда — это самое ценное, что есть в бизнесе. А руководитель — это стратег, человек, который дает своей команде инструменты для выполнения целей, поддерживает и благодарит свою команду.

Другие статьи:

— Как найти своё призвание, любимую работу или своё дело?

— Когда разговоров больше, чем дела: как исправить замедление работы команды

— Известные миллиардеры поделились советами, которые дали бы себе в молодости