Как и зачем писать отчеты о проделанной работе?

Что это?

Отчёты о проделанной работе — часть системы планирования, нужны для подведения итогов периода и планирования работы следующего периода. В нашей компании используются ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчёты.

Ежедневный отчёт сдаём в конце рабочего дня. Он содержит:

• сделал — список задач, выполненных за день;
• не сделал — список задач, запланированных на день, но не выполненных;
• что помешало — причины, по которым мы не сделали, всё из запланированного за день;
• инсайт дня — что нового мы сегодня узнали.

Еженедельное планирование содержит:

• важные задачи — задачи, которые необходимо выполнить в течение недели, при любом раскладе;
• задачи — задачи, выполнение которых мы запланировали на неделю (они полезные, но их невыполнение можно пережить);
• фиолетовая задача — та, выполнение которой доставит нам удовольствие (можете не рассказывать никому, главное, не забывайте радовать себя хотя бы раз в неделю).

Ежемесячный отчёт фиксирует выполнение ключевых показателей работы, от которых зависит заработная плата сотрудников и продолжение работы подразделения или компании. Он содержит:

• прибыль, которую принесли сотрудники и подразделения (запланированная и фактическая);
• ключевые показатели (KPI) сотрудников и подразделения (также запланированные и фактические);
• расчёт заработной платы — в соответствии с системой мотивации;
• планируемая прибыль и ключевые показатели (KPI) сотрудников и подразделения следующего периода.

Кому и зачем?

В первую очередь отчёты о проделанной работе нужны лично вам. Ежедневный отчёт позволяет подвести итоги дня, спланировать следующий день, оптимизировать выполнение задач и самому себе признаться: «А сделал ли я что-то полезное?».

По выполненным задачам ответить на вопрос, что дальше? Практически никогда не бывает задач без контекста, почти у любой выполненной задачи есть логическое продолжение.

Вам и руководителю отчёт помогает выявить причины, которые мешают выполнять запланированное, оперативно (а не когда уже накипело) выявлять задачи, которыми сотрудник не должен заниматься, выявлять системные проблемы, с которыми сталкиваются многие сотрудники.

Что делать?

Руководителю

Чтобы увидеть отчёты свои и своих подчинённых, необходимо:

1. зайти главном меню в раздел Время и отчёты;
2. открыть вкладку Рабочие отчёты.

В этом разделе мы можем убедиться, что отчёт сдан, открыть любой из доступных и ознакомиться с ним, оставить комментарий или задать вопрос.

Обратите внимание, что в отчёте есть план — очень полезная закладка для руководителя, содержание которой хорошо показывает, планируем ли мы работу или делаем лишь, что скажут в течение дня.

Чтобы поменять период и время сдачи отчётов:

1. в разделе Рабочие отчёты перейдите в режим Настройка;
2. щелкните на значкам настройки напротив названий подразделений или сотрудника, чтобы открыть окно настройки;
3. установите период и время сдачи отчётов;
4. сохраните изменения.

Опыт работы показывает, что время желательно ставить за 15-20 минут до окончания рабочего дня. Настройки можно применить для всего отдела, а в настройках отчёта сотрудников указать, чтобы значения были унаследованы.

Сотрудникам

Первое, что необходимо сделать — начать рабочий день на портале, как только вы приступили к работе. Не запустите рабочий день — не будет возможности сдать отчёт. Логика системы в этом случае проста: раз не начали рабочий день на портале, значит он был не рабочим, а за нерабочие дни отчитываться не нужно.

Далее, выполнять свои обязанности в течение дня, а когда всплывёт окно с предложением заполнить и сдать отчёт — сделать это. Рекомендую придерживаться шаблона, но в различных подразделениях могут быть свои требования (например в департаменте продаж требуется по каждой задаче указывать затраченное время, чтобы понимать, какие задачи вызывают проблемы). Не забываем, что заполнить нужно и Отчёт, и План.

Обратите внимание, что если требуется к отчёту приложить документ, это можно сделать, нажав на кнопку Загрузить файл.

Администратору

Если руководитель всё настроил, а учёт рабочего времени не работает и отчёты не появляются. Сотруднику с правами администратора в системе необходимо зайти в панель Администрирование и:

1. перейти в Настройки;
2. открыть Список пользователей;
3. найти и открыть пользователя у которого проблема.

В настройках пользователя выполнить следующие настройки:

1. открыть закладку Дополнительно;
2. установить значение (наследовать значение) в поле Учёт рабочего времени;
3. установить значение (наследовать значение) в поле Отчёт за день;
4. Сохранить изменения.

Вместо выводов

Разобрали, что такое отчёты, зачем они нужны, какой минимум должен быть в них, как их отправить руководителю и проверить.