Новая этика: лайфхаки по человечной коммуникации на удаленке

Пандемия коронавируса перевела на удаленку сотни тысяч компаний, а их сотрудникам приходится срочно учиться выстраивать рабочую коммуникацию в онлайне. Сотрудники компании Readymag работают в России, США, Германии, Испании, Арабских Эмиратах и Коста-Рике. Они поделились своим опытом и рассказали о нормах виртуальной этики, сформировавшихся в команде.

К работе на удаленке самой по себе привыкли многие, так или иначе многие компании и до коронавируса работали распределенными командами и настроили эффективную рабочую коммуникацию. Но сейчас жизненный контекст сильно изменился для всех сотрудников независимо от страны проживания, и это невозможно игнорировать. Карантин создает дополнительные трудности во взаимодействии. Некоторые из них мы заметили и в своей команде — и вот как мы с ними справляемся.

Время, чтобы перестроиться

Удаленка сейчас это выбор без выбора — на нее перешли и те, кому такой формат работы не подходит или не нравится. Сотрудникам может быть сложно перестроиться: всем нам нужно время, чтобы привыкнуть к новому расписанию, сформировать ежедневные ритуалы и организовать рабочее пространство дома. Привычные жизненные ритмы резко изменились, и сейчас многим сложно не скатиться в одну из крайностей: переработки или прокрастинацию.

Что делать? В этой ситуации важно дать людям время на адаптацию, не перегибать палку с контролем, но и обозначить важные границы, стандарты и ожидания, в которые нужно вписываться всем сотрудникам, чтобы продолжать работать как единый организм.

Старайтесь придерживаться своего стандартного офисного графика: например, у нас рабочий день начинается в 11–12 по Москве, обед в 14–15, финиш в 19–20. После окончания рабочего дня по возможности не тревожьте сотрудников. Многом и так сложно вовремя остановиться, это грозит выгоранием.

Дополнительная домашняя нагрузка

Важно помнить, что команда это не просто руки и голова, которые нужны для продуктивности процессов, это прежде всего люди со сложным эмоциональным устройством, собственной жизнью и проблемами. Все это будет влиять на то, насколько эффективными будут как отдельные участники, так и команда в целом, и ко всему этому нужно относиться с пониманием. Помимо того, что эмпатичность это основа гуманизма, это еще и основа здоровых взаимоотношений в любом коллективе. Поэтому если человеку нужна небольшая пауза, чтобы выдохнуть, размяться и восстановить внутреннее и физической состояние, стоит его поддержать.

У многих сотрудников изменился уклад жизни: приходится уделять внимание своим партнерам, детям, заботиться о пожилых родственниках. В таких условиях непросто находить уединенное место для созвонов и быстро перестраивать рабочие планы.

Что делать? Кажется, сейчас единственная работающая стратегия — это предварительно договариваться, кто за какие домашние дела отвечает, и о времени, когда каждый может рассчитывать на «тихий час». Если получается выстроить такой график и синхронизировать его с планами других сотрудников, работа на удаленке становится возможной. Члены команды должны быть готовы подстраиваться друг под друга и идти на компромиссы с коллегами.

Горизонтальная структура, виртуальные планерки и правила общения

В нашей компании горизонтальная структура: у каждого сотрудника своя зона ответственности, без привязки к иерархии «начальник-подчиненный». При этом коммуникация в команде выстроена максимально прозрачно — в любой момент можно быстро получить полный ответ по любому рабочему вопросу.
В начале недели мы проводим виртуальные планерки по каждому направлению работы, а по пятницам у нас проходит общая встреча: все собираются на видеозвонке и рассказывают о задачах, над которыми работали в течение недели. У нас все еще достаточно камерная команда — меньше чем за час мы успеваем послушать, какие успехи и проблемы были в течение пяти дней у коллег. Так мы остаемся в курсе прогресса друг друга, и при этом одни направления не выключены из процесса других: разработчики всегда знают, во что вкладываются усилия в маркетинге, а сотрудники технической поддержки всегда в курсе планов по развитию продукта.
Держать общение в позитивном русле нам помогают базовые правила, принятые задолго до карантина: мнение каждого члена команды ценится и учитывается, при споре мы высказываем только конструктивную аргументированную критику, решения всегда принимаются коллегиально.

Инструменты для распределенных команд

Вот рабочие инструменты, которыми мы пользуемся ежедневно:

Планы, задачи, исполнителей и прогресс мы фиксируем в Notion: это приложение позволило нам развернуть виртуальное рабочее пространство с документами, таблицами, канбан-досками и таск-менеджерами. Единая среда помогает поднять продуктивность: меньше кликов, меньше времени на то, чтобы вспомнить, где что лежит (есть поиск), легче держать в уме все сценарии использования инструмента.
Вся письменная коммуникация и координация у нас происходит в Slack. Общение разбито на каналы. При этом есть возможность, когда это необходимо, отключить уведомления. Это важно, если человек занимается исследованием или стратегическими задачами и ему важно сконцентрироваться.

Наши командные звонки также проходят в Slack. Мы принципиально не пользуемся Zoom — у сервиса и раньше были проблемы с обеспечением безопасности личных данных, а с началом карантинапосыпались новые обвинения в уязвимости.

Повышенная тревожность

Общий эмоциональный фон угнетает: страх за родных, постоянно меняющиеся обстоятельства, невозможность спрогнозировать будущее даже на близкой дистанции. Все это провоцирует повышенную тревожность. Стресс такого рода имеет накопительный эффект и дает о себе знать особенно сильно через несколько недель после начала самоизоляции. Как самим сотрудникам так и компании в целом важно отслеживать, куда энергия утекает и откуда она приходит, и стараться минимизировать количество первого и расширять границы второго.

В условиях повышенного стресса особенно важны предсказуемость и стабильность, в том числе в коммуникации с коллегами. Быстрые реакции в рабочее время, выполнение взятых обязательств, поддержание актуальных статусов по задачам, прозрачность в интонациях — все это помогает снизить общий уровень тревоги в команде.

На уровень стресса и способность к концентрации также сильно влияет обилие информации, которая нескончаемым потоком поступает к нам из всевозможных источников, поэтому у нас действует негласное правило на информационную гигиену внутри рабочего пространства.

Вероятность быть неправильно понятым в переписке выше, чем в разговоре: текст не передает все те эмоции и оттенки смыслов, которые мы считываем подсознательно, видя лицо и глаза человека и слыша его голос. Кроме того, переписка обычно воспринимается в более сухом или негативном тоне, чем живая речь: даже точка в конце предложения наталкивает на мысли, что собеседник недоволен.

Что делать? Мы не стесняемся использовать эмодзи и гифки в рабочей переписке: у нас они отвечают за прозрачность в интонациях наряду с видеозвонками. Также я поддерживаю формат видеозвонков между сотрудниками, они делают общение более живым и персонализированным и, конечно, помогают решать вопросы быстрее. Но это не отменяет уважения к чужому времени и личному пространству, поэтому звонить внезапно и без предупреждения не стоит. Наши пятничные офисные посиделки перешли в формат видеовстреч. Недавно у нас прошел онлайн-тренинг с психотерапевткой, которая рассказала, как справляться с тревогой. Подобные коллективные практики полезны для компаний, чтобы напомнить, что мы все проходим через похожие переживания.

Подробнее