Как найти, завоевать и удержать крутого фрилансера
Согласно недавнему исследованию, 33% россиян уже выполняют разовые задачи или полноценно работают без оформления в штат, при этом полностью перейти на фриланс готовы 27% опрошенных, а еще 45% считают этот вариант вполне вероятным. Во многих компаниях часть задач выполняют фрилансеры. Сотрудничество с внештатными исполнителями совсем не похоже на работу с обычными сотрудниками. Вот как выстроить работу со специалистами на аутсорсе правильно.
С чего начать
Найм фрилансера — ключевой этап. Ошибки при выборе специалиста ставят под угрозу качество выполнения задачи целиком. В первую очередь обратитесь к своим знакомым и партнёрам по бизнесу. Прямая рекомендация не только сэкономит время на поиск, но и сразу даст примерное представление о ценах на нужные услуги. Это убережёт вас от переплаты в 2—3 раза выше стандартных расценок.
Правда, «сила фейсбука» может подвести вас в самый неподходящий момент. У наших партнеров был неприятный опыт с найденным через соцсеть исполнителем, который предложил работать через некий сервис, где нужно было внести предоплату, после чего дизайнер перестал выходить на связь. Поэтому, если вы ищете фрилансера в соцсетях, обращайте внимание на количество общих друзей и не стесняйтесь расспрашивать их о незнакомом вам человеке.
Если рекомендаций у вас нет, фрилансера нужно подбирать через специализированные биржи или сообщества. Принцип подбора схож с поиском сотрудника в штат. После оценки профилей, портфолио, отзывов и формирования списка кандидатов им нужно дать тестовое задание и оценить его результаты.
Тест как квест
Ставьте боевые задачи. Проще всего оценить потенциал фрилансера на реальных, а не специально придуманных заданиях, даже небольших. Если результат будет хорошим, его можно будет использовать в деле (и в этом случае нужно обязательно оплатить работу кандидата, бесплатного труда быть не должно). Понятно, что в этом случае приходится брать на себя риск финансирования неудачных заданий. Но тест нужен в первую очередь нам.
Срок как индикатор. Назначайте дедлайн выполнения задания. Можно спросить исполнителя, сколько ему нужно времени, и проанализировать подход человека к оценке своих временных затрат. Не трагедия, если исполнитель пообещал выполнить работу за три дня, но не уложился в срок, при условии, что он предупредил о задержке. Мы нормально относимся даже к тому, что человек в течение оговорённого срока отказывается от заказа и уведомляет об этом. У всех случаются форс-мажоры. Худший вариант, когда за эти 3 дня человек просто пропадает. Искать его нет смысла. Если уже на этом этапе начались проблемы, значит, у кандидата проблемы с самоорганизацией.
Рука на пульсе фрилансера
Разрешите задавать вопросы. В отличие от штатного сотрудника, который в любой момент может подойти и уточнить нюансы задания, фрилансер получит от вас текст в почте или мессенджере. Каким бы умным и ответственным он ни был, погружение все равно займёт больше времени, чем для штатного сотрудника. Часто фрилансеры думают, что если они начнут что-то уточнять, вы усомнитесь в их профессионализме. Поэтому, чтобы на этапе сдачи работы не было ошибок и проблем, продемонстрируйте, что вы приветствуете уточняющие вопросы. Лучше всего назначить с фрилансером звонок, чтобы ещё раз подробнее обсудить все требования. Живой разговор больше располагает к уточнениям.
Наберитесь терпения. Наивно полагать, что вы получите от фрилансера удовлетворяющий вас на 100% результат с первого раза. Особенно это касается копирайтеров и других представителей творческих специальностей. Процесс «выращивания» фрилансеров под конкретную компанию требует времени. Если у вас времени нет, будьте готовы, что результат получится менее креативным и более механическим.
Держите в тонусе. Даже самого адекватного исполнителя время от времени нужно взбодрить. Смиритесь с тем, что приоритетами сотрудника на аутсорсе управлять сложнее, чем временем членов штатной команды. Даже если вы согласовали сроки и гонорар, ваша задача может быть отложена в долгий ящик или вовсе не быть выполнена, потому что другой заказчик платит больше. Обычно исполнители надеются завершить те задачи, за которые им пообещали больше, а потом уже возвращаются к остальным, если клиенты ещё не «отвалились». В этой ситуации не существует инструментов давления, которые заставят фрилансера изменить свои приоритеты. Немного перестраховаться помогут дедлайны с максимальным запасом. Главная причина, по которой фрилансеры не сообщают о переносах дат, а затем сразу сдают готовый продукт, — боязнь, что признание в затягивании сроков может повлиять на оплату или их будущие заказы от вас. Будьте убедительны и объясните ему, что подобные обсуждения никак не отразятся на вашем сотрудничестве, если вы сможете всё обговорить заранее.
Держите под рукой «план B». При работе с новыми внештатными сотрудниками будьте готовы к тому, что человек неожиданно перестанет выходить на связь. Убежден, что любая компания, отдающая часть работы на аутсорс, может поделиться парой-тройкой историй о форс-мажорах, возникших из-за недобросовестности фрилансера.
Мы пережили более неприятный опыт, чем просто внезапное исчезновение сотрудника. У нас на удалёнке работал человек, который отвечал за организацию таргетированной рекламы в соцсетях. Мы работали с ним довольно долго, и пока он работал за фиксированную плату, проблем не было. За время работы он успел завести знакомства со штатными коллегами (он периодически приезжал на наши корпоративные мероприятия) — и в конечном счёте стал пользоваться безграничным доверием.
Однажды мы решили увеличить вложения в рекламу и стали перечислять ему значительные суммы для пополнения рекламного кабинета. В какой-то момент у нас возникли подозрения, что деньги расходуются не по целевому назначению. Внутренняя проверка это подтвердила: человек сговорился с одним из сотрудников и списывал деньги на несуществующие кампании. Привлечь бывших сотрудников к ответственности оказалось непросто: изначально не было формы отчетности, которая позволяла бы фиксировать результаты работы максимально подробно. У нас не было доступа к аналитике рекламных кабинетов — мы не видели, поступают ли деньги на счёт. Кроме того, внештатник вёл рабочую переписку и с нами, и со своим подельником во внешнем мессенджере, который позволяет безвозвратно удалить её.
Из этой истории мы извлекли два урока: в компании должна быть налажена понятная и прозрачная система отчётности, а вся рабочая переписка между сотрудниками, связанная с денежными вопросами, должна вестись во внутреннем мессенджере.
Жёсткий контроль
Некоторые заказчики заставляют удалённых сотрудников устанавливать программы записи или трансляции рабочего стола, чтобы фиксировать время, которое было затрачено на выполнение задачи. Такой подход может только навредить делу, особенно в креативной индустрии. Если вы заказали логотип, нарисовать который можно механически за 15 минут, помните, что дизайнер также потратит время на изучение техзадания, разработку нескольких концепций, создание черновиков. Только потом он выберет лучшую идею и сделает готовый логотип. При указании стоимости такой услуги дизайнер продаёт вам не 15 минут своего времени, а годы опыта. Поэтому при работе c фрилансерами нужно оценивать не затраченное время, а результат.
Взаимный комфорт
Подключите фрилансера к своим системам постановки задач. Не бойтесь выбирать комфортные условия и для себя. Практически во всех случаях мы просим фрилансеров добавляться в наши внутренние чаты и задачи. Вся работа ведется в специальной системе, и нам не нужно переходить в Telegram или WhatsApp ради одной-двух задач. Часть аутсорсеров может отказаться, и придется выбрать, что важнее: привычный подход к ведению проектов или специалист. Мы периодически делаем исключения, если речь идет о классных исполнителях.
Работа в таск-менеджере — оптимальный способ взаимодействия с фрилансерами:
- вы сокращаете время для обсуждений и правок;
- все нюансы задачи зафиксированы в одном месте, доступны заказчику, менеджеру и исполнителю;
- взаимодействие с фрилансером становится объективнее за счёт присутствия в переписке большого количества сотрудников. Если общение происходит только между фрилансером и менеджером, вы рискуете получить необъективный фидбек о работе исполнителя и потерять его;
- фрилансер также сможет контролировать вас и сроки исполнения проекта через ваш таск-менеджер — это вызовет у него больше доверия к компании.