Microsoft Excel: как отсортировать данные по выбранным критериям
Суть цикла статей про Microsoft Excel - рассказать простыми словами про функции для работы с электронными таблицами. Сегодня мы затронем важную тему - сортировку записей (строк) таблицы по определенным критериям. В качестве примера воспользуемся таблицей данных сотрудников фирмы с указанием их контактных данных, адреса проживания и суммой премии и попробуем упорядочить их по критериям, представленным в заголовках столбцов.
Чтобы было более понятно работать с функцией сортировки в Excel рекомендую самостоятельно проделать все действия, которые были реализованы в рамках данной статьи, пример используемой таблицы для работы вы можете скачать по ссылке: for_sort_data_table.xlsx.
Все используемые данные вымышлены и не имеют ничего общего с реальностью. Я предупредил!
Сортировка строк по столбцу в Excel
Допустим, нам нужно узнать информацию работниках предприятия по размеру получаемой премии и отсортировать эти данные по убыванию. В Microsoft Excel по умолчанию встроена функция сортировки данных, которая легко выполняется в электронной таблице для открытого листа книги.
Определим диапазон выделяемых данных, для примера выберем любую ячейку из столбца G. Теперь перейдем в инструмент сортировки данных в меню Excel: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Сортировка по убыванию. Теперь мы видим, что наши записи поменяли свое положение в таблице, а значение премии зависит от контактных данных сотрудника.
Сортировка диапазона данных
Мы знаем, что пересечение столбцов и строк образует уникальные данные в ячейке. В большинстве случаев сортировка данных подразумевает сохранения положения данных в определенной последовательности. Однако если нас не интересует привязка других данных в столбце, и мы хотим просто получить ряд данных в колонке Имя по убыванию, то можно просто выбрать данные в диапазоне ячеек B2:B11. Далее переходим в следующий пункт меню: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Сортировка по убыванию.
Excel сразу же предупреждает в диалоговом окне о том, что наши выделенные данные не являются частью всех таблицы. В выведенном окне для выполнения дальнейших действий необходимо выбрать пункт Сортировать в пределах указанного выделения и подтвердить действие. Оставшиеся столбцы в таблице не будут отсортированы и останутся на своих позициях.
В результате была произведена сортировка имен сотрудников предприятия по убыванию от Я до А только в одном столбце. При этом Имя не соответствует значениям записей в столбце Фамилия и других колонках таблицы.
Сортировка по нескольким столбцам Excel
Предположим, что нужно получить записи таблицы сотрудников по дате рождения, отсортированные по возрастанию для каждой группы полей городов проживания с атрибутом Место рождения.
Необходимо выбрать любую ячейку исходной таблицы и перейти по следующему пути: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.
Нам нужно сделать многоуровневую сортировку, где вначале выбираем сортировку данные по заголовку столбца Место рождения. Для столбца Сортировка в выпадающем списке оставляем пункт Значения ячеек, а Порядок устанавливаем по возрастанию - от А до Я.
Щелкнем по кнопке Добавить новый уровень. Выполним те же действия, но в качестве столбца укажем Дата рождения. В выпадающем списке Порядок укажем значение От старым к новым.
В результате была получена таблица, значения которой отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке, а относительно даты рождения – от старым к новым.
Работа может производиться не только с фрагментом таблицы, где нет заголовков столбцов, но также и с диапазоном ячеек текущих значений. Обязательно необходимо выделить ячейки, которые вы хотите отсортировать.
В окне Сортировка имеется специальный переключатель под названием Мои данные содержат заголовки, который необходимо активировать. Теперь название критериев сортировки данных будет производиться по столбцам A, B, C в формате текущего листа Excel. В нашем случае для сортировки данных выбран столбец D.
Сортировка в Microsoft Excel является полезным инструментом для представления структурированных данных таблиц в зависимости от возрастания или убывания значений отображенной записи строки. Рекомендую проделать данные действия и с другими столбцами используемой таблицы, чтобы лучше освоить возможности по управлению данными в электронных таблицах Excel.