Microsoft Office
January 4, 2023

Microsoft Excel: как отсортировать данные по выбранным критериям

Суть цикла статей про Microsoft Excel - рассказать простыми словами про функции для работы с электронными таблицами. Сегодня мы затронем важную тему - сортировку записей (строк) таблицы по определенным критериям. В качестве примера воспользуемся таблицей данных сотрудников фирмы с указанием их контактных данных, адреса проживания и суммой премии и попробуем упорядочить их по критериям, представленным в заголовках столбцов.

Чтобы было более понятно работать с функцией сортировки в Excel рекомендую самостоятельно проделать все действия, которые были реализованы в рамках данной статьи, пример используемой таблицы для работы вы можете скачать по ссылке: for_sort_data_table.xlsx.

Все используемые данные вымышлены и не имеют ничего общего с реальностью. Я предупредил!
Пример данных для сортировки списка сотрудников

Сортировка строк по столбцу в Excel

Допустим, нам нужно узнать информацию работниках предприятия по размеру получаемой премии и отсортировать эти данные по убыванию. В Microsoft Excel по умолчанию встроена функция сортировки данных, которая легко выполняется в электронной таблице для открытого листа книги.

Определим диапазон выделяемых данных, для примера выберем любую ячейку из столбца G. Теперь перейдем в инструмент сортировки данных в меню Excel: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Сортировка по убыванию. Теперь мы видим, что наши записи поменяли свое положение в таблице, а значение премии зависит от контактных данных сотрудника.

Результат выполнения сортировки по столбцам

Сортировка диапазона данных

Мы знаем, что пересечение столбцов и строк образует уникальные данные в ячейке. В большинстве случаев сортировка данных подразумевает сохранения положения данных в определенной последовательности. Однако если нас не интересует привязка других данных в столбце, и мы хотим просто получить ряд данных в колонке Имя по убыванию, то можно просто выбрать данные в диапазоне ячеек B2:B11. Далее переходим в следующий пункт меню: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Сортировка по убыванию.

Excel сразу же предупреждает в диалоговом окне о том, что наши выделенные данные не являются частью всех таблицы. В выведенном окне для выполнения дальнейших действий необходимо выбрать пункт Сортировать в пределах указанного выделения и подтвердить действие. Оставшиеся столбцы в таблице не будут отсортированы и останутся на своих позициях.

Окно обнаружения данных вне диапазона таблицы

В результате была произведена сортировка имен сотрудников предприятия по убыванию от Я до А только в одном столбце. При этом Имя не соответствует значениям записей в столбце Фамилия и других колонках таблицы.

Результат сортировки диапазона данных вне записей таблицы

Сортировка по нескольким столбцам Excel

Предположим, что нужно получить записи таблицы сотрудников по дате рождения, отсортированные по возрастанию для каждой группы полей городов проживания с атрибутом Место рождения.

Необходимо выбрать любую ячейку исходной таблицы и перейти по следующему пути: Главная > Редактирование > Сортировка и фильтр > Настраиваемая сортировка.

Отображения инструмента настраиваемой сортировки

Нам нужно сделать многоуровневую сортировку, где вначале выбираем сортировку данные по заголовку столбца Место рождения. Для столбца Сортировка в выпадающем списке оставляем пункт Значения ячеек, а Порядок устанавливаем по возрастанию - от А до Я.

Щелкнем по кнопке Добавить новый уровень. Выполним те же действия, но в качестве столбца укажем Дата рождения. В выпадающем списке Порядок укажем значение От старым к новым.

Настройка сортировки второго уровня по полям «Место рождения» и «Дата рождения»

В результате была получена таблица, значения которой отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке, а относительно даты рождения – от старым к новым.

Результат работы настраиваемой сортировки

Работа может производиться не только с фрагментом таблицы, где нет заголовков столбцов, но также и с диапазоном ячеек текущих значений. Обязательно необходимо выделить ячейки, которые вы хотите отсортировать.

Настраиваемая сортировка выделенного фрагмента таблицы

В окне Сортировка имеется специальный переключатель под названием Мои данные содержат заголовки, который необходимо активировать. Теперь название критериев сортировки данных будет производиться по столбцам A, B, C в формате текущего листа Excel. В нашем случае для сортировки данных выбран столбец D.

Результат настраиваемой сортировки для выбранного диапазона

Сортировка в Microsoft Excel является полезным инструментом для представления структурированных данных таблиц в зависимости от возрастания или убывания значений отображенной записи строки. Рекомендую проделать данные действия и с другими столбцами используемой таблицы, чтобы лучше освоить возможности по управлению данными в электронных таблицах Excel.

Ссылки на предыдущие статьи

  1. Microsoft Excel: вывести повторяющиеся данные
  2. Microsoft Excel: создание собственных макросов
  3. Создаем системную учетную запись Администратор в Windows
  4. Adblock своими руками