Нужно ли изменить подход к электронному документообороту?
В процессе деятельности компаний создается большое количество документов. Документ проходит различные стадии: проект документа, согласование документа и возможно отправка документа в другую компанию. В настоящее время существует различное программное обеспечение для автоматизации данного процесса, но в основном эти информационные системы ориентированы на крупные организации, государственные органы, национальные компании.
Документооборот в крупных организациях - это регламентированный, хорошо описанный процесс, где существуют конкретные правила создания и согласования документов, а также правила обработки поступающих документов.
Электронный документооборот для крупных организаций условно можно поделить на две части:
- обработка входящих документов
- создание, согласование и отправка документов
Процесс отображен схематически и условно, на самом деле движение документов зависит от различных факторов, оно может осуществляться сверху вниз, снизу вверх, горизонтально. Документ может быть разделен, и части документов могут быть отправлены в различные департаменты, отделы и т.п.
Но в целом процесс - это движение документа (либо проекта документа) от человека к человеку. При обработке входящей документации, к документу добавляются поручения, который делегируются и исполняются. Исполнение входящего документа - это как правило исходящий документ. Согласование проектов документов - это движение проекта документа от человека к человеку с реакцией на проект документа: согласовано либо отказано с указанием замечаний. При отказе в согласовании проект документа возвращается автору, он вносит изменения и заново переотправляет проект документа на согласование.
Можно ли данную схему применить к средним компаниям, где процессы документооборота как правило не регламентированы? В принципе можно, тогда средняя компания внедрит у себя схему работы с документами крупных организаций. А нужно ли средним компаниям такой подход? Я думаю нет. Да и практика показывает, что средние компании не внедряют у себя классические системы электронного документооборота: во-первых это дорого, во-вторых они работают с документами по другому.
На мой взгляд необходимо менять подход к документообороту и в первую очередь к автоматизации этого процесса. Нужно применять совершенно другие инструменты.
Например, зачем передвигать проект документа от человека к человеку для согласования документа, когда можно к проекту документа подключить всех согласующих лиц и в онлайн-режиме добавлять замечания, отвечать на них, вносить изменения (не только автором документа, но и всеми заинтересованными лицами), а затем отметить, что документ согласован. А современные онлайн редакторы документов (Google Docs, Word Online и т.п.) позволяют именно так работать с документами.
Зачем передвигать входящий документ с добавленными поручениями, когда входящий документ можно выложить в общий репозиторий документов (Google Drive, One Drive и т.п.), а в системе управления задачами добавить задачи и делегировать их своим подчиненным. Тем более существует большое количество систем управлениями задачами (Wunderlist, Trello и их на самом деле очень много).
Если говорить о новой информационной системе электронного документооборота, то я бы ее разделил на три составляющие:
- общее хранилище документов с редактором, позволяющим совместно работать с документом
- список задач с возможностью делегирования, мониторинга, контроля исполнения задач, а также возможностью указания ссылки на документ из общего хранилища
- платформа обмена документами между различными организациями, что в принципе на казахстанском рынке в настоящее время реализует http://idocs.kz
Получается документооборота и нет, обмен документами осуществляется только между организациями посредством платформы. Внутри компании движения документов нет, есть общее хранилище (с ограничением доступа), совместная работа с конкретным документом, контроль исполнения задач.
Выше я указывал инструменты, которые позволяют в настоящее время организовать этот новый подход к работе с документами. Но в этих инструментах нет самого главного, а именно интеграции между собой, чтобы взаимодействие между компонентами происходило без участия человека. И возможно это именно та задача, которую необходимо решать в ближайшее время компаниям специализирующимся в создании систем электронного документооборота.