Алгоритм роботи з кадрами під час війни
Компанія чи ФОП з найманими працівниками припинила діяльність у зв'язку з війною. Через деякий час вирішили потрохи відновлювати діяльність. Необхідні дії щодо кадрів наступні:
1. Формуємо ТОРЧ (табелі обліку робочого часу) за весь час, починаючи з дати припинення. У більшості випадків це з 24 лютого 2022 року
✔️Необхідні документи: наказ про відновлення обліку робочого часу поточною датою, ТОРЧ теж складаються поточною датою.
‼️‼️Важливо! Ст. 7 Закону 2136-ІХ
У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно,за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Тобто, якщо компанія знаходиться У ЗОНІ АКТИВНИХ БОЙОВИХ ДІЙ, можна повідомляти працівників, обмінюватися інформацією (відсилати накази, приймати заяви) про кадрові рішення в будь-який зручний спосіб, наприклад, у месенджери чи на електронну пошту, як варіант - записати та надіслати відео зі зверненням, чи відповіддю, наказ можна зачитати у голос по телефону, бажано при свідках, про це можна скласти акт та надалі зберігати цього у особовій справі працівника.
2. Працівникам, які виїхали за кордон, на інші території України, або працюють з дому, оформлюємо:
❇️ а) дистанційну або надомну роботу, тим які продовжують працювати
Необхідні документи: наказ про переведення на дистанційну роботу, заява працівника, ТОРЧ
Підстава: ст. 602 КЗпП
Наслідки: звичайне нарахування заробітної плати за відпрацьований час
❇️ б) відпустку за свій рахунок, тим хто не має змоги працювати і бажає таку відпустку ( з 24.03.22 обмеження 15-ти днів не має )
Необхідні документи: заява працівника (‼️), наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати
Підстава: ч. 3 ст. 12 Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (з 24.03.22)
Наслідки: заробітна плата не нараховується
❇️ в) неявки, ставимо у ТОРЧ тим,
✔️про кого немає інформації "НЗ" (неявки з нез’ясованих причин) або
✔️тим, з ким домовилися про призупинення трудового договору чи зв'язок є, але працювати не можуть і у відпустку не бажають - "І" (інші причини неявок)
⚠️УВАГА ‼️ Призупинення ТД можна оформити тільки з 24.03.22 - дата набуття чинності Закону № 2136-ІХ
Необхідні документи: При зупиненні дії ТД роботодавець та працівник за можливості мають повідомити один одного у будь-який доступний спосіб. Наказ про призупинення дії трудового договору з зазначенням конкретних причини призупинення.
➡️ Можливі причини призупинення: проведення бойових дій, руйнування офісу, відсутність продажів, зупинення виробництва, відсутність доступу до майна, неможливість працювати віддалено тощо
Підстава: ст. 13 Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ
Наслідки: заробітна плата не нараховується до того моменту, поки не буде ясність, що з працівником або до моменту відновлення трудових відносин.
⚠️Тим, у кого оформлено призупинення ТД, зарплату повинна виплатити держава - агресор, тобто росія.
❇️ г) щорічну або іншого виду відпустку
Необхідні документи: заява працівника (‼️), наказ про надання відпустки
Підстава: звичайне законодавство про відпустки
Наслідки: нарахування відпускних
3. Мобілізований працівник - ставимо у ТОРЧ «ІН» (інший невідпрацьований час, передбачений законодавством)
Необхідні документи: військовий квиток з відповідними відмітками про службу; довідка про призов військовозобов’язаного на військову службу; витяг із наказу або довідка про зарахування до військової частини; контракт добровольця територіальної оборони. Наказ про увільнення у зв’язку з призовом на військову службу під час мобілізації (без запису у трудову книжку)
Підстава: ст. 119 КЗпП
Наслідки: нараховується середня зарплата за весь період служби незалежно від того працювала, працює компанія, чи ні
4. Якщо прострочена виплата зарплати - відповідальності для роботодавця немає
Необхідні документи: збираєте докази, що це сталося внаслідок ведення бойових дій чи дії інших обставин непереборної сили (усі офіційні документи про ведення бойових дій там, де працює підприємство, лист-засвідчення ТПП, доповідні записки працівників, про те що не було доступу до офісу, програмного забезпечення, внутрішні документи (акти, накази, службові записки), що фіксують неможливість роботи компанії, пожежі, руйнування тощо )
Підстава: ч. 3 ст. 10 Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ
Наслідки: виплата усієї нарахованої зарплати після відновлення діяльності.
5. Звільнення працівників проводиться на загальних підставах, як і у мирний час
✔️За власним бажанням (ст. 38,39 КЗпП). З 24.03.22 у зоні активних бойових дій можна не дотримуватися норми про повідомлення за 2 тижні, а звільнитися датою заяви (ст. 4 Закону № 2136-ІХ)
✔️За згодою сторін (ст. 36 КЗпП 1 ст. 1 ч.)
✔️З ініціативи роботодавця (ст. 40, ст. 41 КЗпП), при цьому за наявності таких причин для звільнення, є можливість звільнити працівника на підставі ст. 5 Закону 2136-ІХ у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці (крім декретної) із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки
🔴 Щодо трудової книжки, якщо її неможливо переслати на адресу працівника (а така пересилка можлива виключно на його письмове прохання): працівник може написати заяву про те, щоб трудова книжка зберігалася у роботодавця до того моменту, поки він її зможе забрати або з'явиться можливість її надіслати на адресу працівника.
6. Оголошення простою
Необхідні документи: наказ про простой, оголошення працівникам про простій
Підстава: ч. 1 ст. 34 КЗпП
Наслідки: час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу)
Бажаємо успіху та правильних рішень!
Залишилися питання? Звертайтеся!
https://t.me/akademia_ucheta_publ
www.facebook.com/akademia.ucheta
@akademia.ucheta
Будемо раді Вам допомогти в цьому питанні та й не тільки в цьому, ваша АКАДЕМІЯ ОБЛІКУ