Необходимость аудита
Нарушения, которые ведут к реальному ущербу для бизнеса.
Делимся примерами 20-тилетней практики – берите на вооружение, будьте внимательны и предусмотрительны!
нереальная стоимость активов, которая отражена в учете.
Например, к российской практике не ужилась переоценка стоимости объектов недвижимости.
К чему это может привести:
- заниженная стоимость снижает инвестиционную привлекательность компании
- вывод имущества из организации. Если собственник самостоятельно не участвует в процессе руководства организации, то управленцу легко вывести имущество из компании, тем более, если, к примеру, недвижимость была приобретена давно и уже самортизировала, по балансу приближается к нулю – тут механизм реализации без ведома собственника очень простой.
Рекомендации, которые я хочу дать в этом случае – обязательно включить в Устав компании положение об одобрении сделок с недвижимостью вне зависимости от того крупная это сделка или нет.
Неверно определенный срок полезного использования основных средств.
Зачастую бухгалтера, чтобы уменьшить свои трудозатраты, приближают бухгалтерский учет к налоговому учету. При этом, если мы неправильно сдвинем срок полезного использования то в определенный момент что произойдет? Например, если мы уже не производим продукцию с помощью какого-либо оборудования, а срок был определен больше – до сих пор амортизируем это основное средство, включаем затраты на амортизацию… Оборудование физически износилось, морально устарело… Или наоборот.
Что получается: собственник в определенный момент получает НЕРЕАЛЬНУЮ картину по себестоимости и рентабельности выпускаемой продукции и не может принять правильные решения, основываясь на этих данных.
Какие здесь есть инструменты для исправления ситуации:
- Привлекать профессионалов, создавать спецкомиссии, в которые будут входить не только бухгалтеры, но и технические специалисты – понимающие как будет использоваться основное средство, в каком режиме, с какой интенсивностью.
- Наличие активов физически, фактически – инвентаризация.
Здесь акцент хочется поставить на том, чтобы не было таких случаев, которые встречались на нашей практике. К примеру, оборудование амортизируется, амортизация включается в затраты в том числе по налогу на прибыль, а фактически, когда мы вышли на производственную площадку – оборудование даже не было еще смонтировано. Здесь возникают еще и серьезные налоговые риски. Если налоговая инспекция придет с осмотром на подобную производственную площадку при проверке, увидит упакованное оборудование, которое уже несколько лет амортизируется и получает на основании этого налоговый вычет…
Совет: привлекайте к проведению инвентаризации независимых наблюдателей. Это даст вам фактические и «незаинтересованные» данные. Вы получите реальную картину по активам. Независимый специалист всегда проинформирует собственника о каком-либо несоответствии.
Особое внимание нужно уделять сохранности денежных средств на расчетных счетах и в кассе. В кассе – это обязательно внезапные ревизии. Практика показывает, что самые частые недостачи именно в кассе и выявить их можно такими внезапными ревизиями. Обязательно заключать договоры о материальной ответственности с теми людьми, которые имеют доступ к денежным средствам.
Для того, чтобы предотвратить какие-либо махинации с расчетным счетом – рекомендуем установить лимит на платежи сверх какой-либо суммы и на платежи с новыми контрагентами. По новым контрагентам – обязательное предварительное утверждение, подтверждение – либо сам собственник, либо доверительное/ уполномоченное лицо. Важно чтобы платежи не были только в одних руках.
Документальная обоснованность прав и обязанностей
На примерах из практики: в компании есть здания, сооружения, построенные хозяйственным способом – права никакие на такие постройки не оформили. Спохватились об этом только тогда, когда решили срочно реализовать эти объекты, а прав нет. В связи с этим рекомендую всегда анализировать перечень и объем своих активов, чтобы все было задокументировано, на все было оформлено право собственности.
Обязательный контроль над дебиторской задолженностью на предмет сроков исковой давности. Рекомендуем ежемесячно брать отчеты по дебиторке с указанием сроков ее возникновения. Было бы отлично, если бы вам еще предоставляли финансовое состояние контрагента и его платежеспособность или анализ на платежеспособность. И, конечно же, необходимо предпринимать меры по истребованию возникшей дебиторской задолженности.
Также на практике часто выявляется искусственное завышение в учете активов и обязательств. Но это уже относится к разряду мошенничества. Это, например, заключение договоров займов, кредитов, покупка ТМЦ с рассрочкой, когда идет сговор – когда по факту у организации есть возможность погасить свои обязательства сразу, а этого не делается по сговору лиц. Соответственно возникают штрафы, пени за просрочку, которые выводятся из организации и нечистые на руку сотрудники распиливают этот «черный доход» по сговору. А организация вполне обоснованно понесла расходы.
Приобретение ценных бумаг, по которым компаниям не сможет претендовать на получение денежных средств. В основном это бывает приобретение векселей третьих лиц, которые уже близки к банкротству, или уже вообще не существует. Собственник по документам смотрит: все ок, активы есть; а по факту – они равны нулю.
Какие могут быть инструменты, чтобы избежать подобных ситуаций: рекомендуем включить в Устав положение об обязательном одобрении собственником подобных сделок: кредиты, займы, цессия, уступка, покупка ценных бумаг и тд. Чтобы собственник ВСЕГДА проверял эти сделки. Также советуем часто анализировать состав расходов на предмет выявления каких-то статей, несвойственных обычным видам деятельности компании или завышенный объем расходов по каким-либо статьям по сравнению с прошлыми периодами. Анализируйте периодами. Если вы видите какой-то скачок несвойственный – значит нужно проверить более глубоко и детально причины этого скачка.
Еще хотели обратить ваше внимание на адекватность учетной политики. Зачастую собственники не придают значение Положениям учетной политики. Этим самым данная учетная политика есть выбор, вариант – сильные расхождения между бухгалтерской и налоговой отчетностью, чтобы не было каких-то дополнительных трудозатрат. Выбрали единообразие и соответствие – и ведут по привычке. Для собственника же учет может быть более адекватным, с предоставлением реальных данных. Например, затраты прямые и косвенные. В налоговом учете: чем больше мы затрат отнесем к косвенным затратам – это прекрасно. А в бухгалтерском учете – если есть незавершенка, и она имеет длительный период, то состав прямых затрат здесь является основным для того чтобы собственник видел финансовый результат. Поэтому здесь мы тоже рекомендуем привлекать независимых специалистов, чтобы они могли анализировать и предлагать варианты.
И последнее: это полнота и своевременность отражения фактов операционно-хозяйственной деятельности. То есть несвоевременное отражение также искажает финансовую картину организации, и собственник ее не видит. И где есть риск несвоевременного отражения доходов. Наемным руководителям иногда выгодно оставлять деньги в компании, чтобы собственник не распределял прибыль на дивиденды, и в конце года руководители придерживают доходы. Отражают эти доходы только в следующем году.
Что хочется посоветовать в целом по практике многолетней работы:
- обязательно проводить инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности с обязательным предоставлением актов сверок от контрагентов – если есть расхождения – вы сразу выявите причины их возникновения!
Любой свой вопрос вы всегда можете задать лично по телефону или почте.
т. 218-17-00
Ольга Тюменцева,
директор ООО «Аудиторско-правовая компания «Актив»
[ваша уверенность и спокойствие на миллиард]