October 31, 2023
Формула списку справ (Деймон Захаріадіс)
Ігри на запам’ятовування від Google
“Список справ - одна з найпростіших систем керування завданнями, що використовуються сьогодні.”
“Ось чим вам допоможе надійна стратегія складання списку справ: По-перше, це дасть вам можливість контролювати свій робочий день… По-друге, ви зможете дотримуватися дедлайнів. Грунтовний список справ покаже вам головні пріоритети на день,… По-трете, ваш список справ гарантує, що ви будете працювати над потрібними завданнями в потрібний час… По-четверте, ви не витрачатимете дорогоцінний час на гасіння пожеж. Памʼятайте, що ваш список завдань покаже вам, над чим потрібно попрацювати, виходячи з терміновості кожного пункту… По-п’яте, список завдань значно зменшить ваш стрес. Ви будете дотримуватись дедлайнів, а отже, не відчуватимете постійного неприємного тиску, що вбиває творчий потенціал,… По-шосте, правильно складений список справ покращить вашу концентрацію.”
“Зосередженість - це те, що дає вам змогу виконувати важливу роботу, а не витрачати час на другорядні або тривіальні дії.”
“хороший список завдань усуне розчарування і почуття провини, яке ви відчуваєте, коли не встигаєте з проектами. Він допоможе вам працювати більш плідно і з більшою цілеспрямованістю.”
“Основна мета вашого списку справ - допомогти вам організувати свої завдання і проєкти та виділити головне.”
“Список справ без дедлайнів - це список бажань і нічого більше. Без дедлайнів ми схиляємося до бездіяльності.”
“Дедлайни - ворог прокрастинації. Вони мотивують нас діяти і виконувати завдання, а також допомагають оцінити ефективність наших зусиль із керування часом.”
“Одним із найбільших недоліків більшості списків справ є брак контексту для окремих завдань. Пункти записуються без жодних вказівок на час, необхідний для їх виконання, їхню пріоритетність та роль у досягненні конкретних цілей.”
“Список «Завдання + Дата початку + Дата завершення». Привабливість цього формату полягає в його простоті. Він також вводить один із найважливіших елементів належної системи керування завданнями - дедлайни.”
“Стратегія «3+2». Ця система списків справ працює за простою формулою: три великих завдання і два малих. Щодня ви обираєте пʼять пунктів, над якими будете працювати (а ще краще обрати їх напередодні ввечері). На виконання великих завдань має піти від однієї до двох годин. На маленькі завдання - 30 хвилин або менше.”
“особливість стратегії «3+2» робить ї сумісною з популярними стратегіями тайм-менеджменту, такими як техніка «Помодоро» і тайм-боксинг.”
“Правило «1-3-5». Правило «1-3 5» є екстраполяцією стратегії «3+2», описаної в попередньому розділі. Тут ви обираєте одне велике завдання, три завдання середнього розміру і пʼять малих”
“Підхід «3-MIT»… MIT - це абревіатура. Це означає «найважливіше завдання». Це найбільш пріоритетний пункт у вашому списку справ. Це те, що ви повинні зробити впродовж дня.”
“Канбан-метод - це більш наочний підхід до керування завданнями, ніж системи, які ми розглядали раніше. Це чудова стратегія ведення списку справ, якщо вам подобається бачити свої проєкти та завдання на різних стадіях виконання.”
"Матрична система… Вона також відома як «Матриця Ейзенхауера»… Матриця складається з чотирьох квадрантів, названих таким чином: 1 Важливо - терміново. 2 Важливо- не терміново. 3 Не важливо
“Перевага матричної системи полягає в тому, що вона заохочує вас зосереджуватися на завданнях, які відповідають вашим цілям. Переглядаючи матрицю, ви постійно запитуватимете себе: «Чи є це завдання необхідним?». Непотрібні завдання можна відкинути без докорів сумління. У підсумку ви витрачатимете більше часу на важливі справи й менше на малозначущі”
“Getting Things Done Девіда Аллена - одна з найвідоміших систем керування завданнями, яка використовується сьогодні.”
“намагання запамʼятати все - це стрес!”
“одним із найбільших недоліків GTD є те, що вона не розрізняє високо- та низькоцінні завдання. Пріоритетом є виконання завдань, тоді як мало уваги приділяється тому, чи правильно вони виконуються.”
"Складемо ідеальний список справ. Крок
“використовуйте список «поточних завдань», щоб вирішити, як щодня розподіляти свій час і увагу. Цей список міститиме пункти, які слід виконати до кінця дня.”
“використовуйте список «майбутніх завдань», щоб відстежувати всі пункти, які потребуватимуть вашої уваги в певний момент. Ви не будете використовувати цей список упродовж робочого дня. Замість цього ви будете звертатися до нього наприкінці дня, щоб створити список справ на наступний день.”
“Крок 2. Визначте завдання за бажаними результатами”
“Єдина причина робити щось - наближення вас до досягнення конкретної мети.”
“Крок 3. Розбийте проєкти на окремі завдання”
“Крок 5. Обмежте кількість поточних завдань до семи”
“Однією з найпоширеніших проблем зі списками справ є те, що вони занадто довгі.”
“Крок 6. Організуйте завдання за проєктом, типом або місцем”
“класифікуйте кожне завдання у вашому основному списку справ, використовуючи такі три контексти: 1 Проєкт. 2 Тип. 3. Місцеперебування.”
“використання онлайн-інструменту, такого як Todoist. Він пропонує функції тегування та маркування з палітрою кольорів, які полегшують організацію справ у різних контекстах.”
“Крок 7. Скоротіть список непотрібних завдань”
“Які типи завдань є кандидатами на видалення? Зверніть увагу на ці чотири пункти: 1 Побажання. 2 Нечіткі завдання. 3 Тривіальні завдання. 4 Резолюції.”
“Крок 8. Оцініть, скільки часу забере виконання кожного завдання”
“Крок 9. Починайте кожне завдання з активного дієслова”
“Крок 10. Зауважте, які завдання потребують участі інших”
“Порада N° 1. Створіть пакетний список «крихітних завдань»”
“Мета пакетного списку - організувати всі ваші дрібні завдання в одному місці. Крихітні завдання - це пункти, на виконання яких потрібно менш ніж 10 хвилин. Ідея полягає в тому, щоб обʼєднати їх разом і вирішити впродовж однієї робочої сесії.”
“Порада N° 2. Будьте пильні, щоб не почуватися пригніченими. Однією з найбільших загроз для будь-якої системи керування завданнями є відчуття перевантаження:”
“Порада N° 3. Визначайте свої списки справ відповідно до контексту”
“кожне завдання у вашому основному списку повинно супроводжуватися контекстними деталями. Наприклад, ви повинні вказати проєкт, з яким повʼязане завдання; тип діяльності (аналітична, творча тощо); чи є якісь обмеження, повʼязані з місцеперебуванням.”
“Порада N° 4. Проводьте щотижневі огляди”
"Як ви проводите щотижневий огляд? Ось основні кроки: 1. Зберіть усі свої списки справ. Сюди входить ваш основний і контекстні списки. 2. Зробіть «мозковий штурм» усіх завдань і проєктів, які крутяться у вашій голові. Додайте їх до свого основного списку. 3. Розбийте нові проєкти на окремі завдання. 4. Відокремте нові завдання відповідно до контексту (проєкт, тип та місцеперебування). Створіть нові контекстно орієнтовані списки, якщо це необхідно. Очистіть свою електронну поштову скриньку. Надішліть відповіді за необхідності. 6. Перегляньте свій основний і контекстні списки. Видаліть завдання, які більше не є необхідними або важливими. 7. Зверніть увагу на завдання, які є важливими і терміновими. Позначте їх як кандидатів на включення до щоденного списку справ. 8. Занотуйте завдання, для реалізації яких ви чекаєте на внесок від інших. 9. Перегляньте поточні дедлайни для важливих завдань. За потреби внесіть корективи. 10. Призначайте дедлайни новим завданням, які ви додали до основного та контекстних списків. 11. Перегляньте свій календар на наступний тиждень. Складіть список справ на день, виходячи з вашої доступності."
“Порада N° 5. Оновіть свій список цілей. Ваші цілі диктують, як вам проводити свій час. Вони дають вам чітке уявлення про те, чого ви хочете досягти в короткостроковій перспективі й через роки, і роблять вас підзвітними.”
“Порада N° 6. Не зациклюйтеся на методології”
“Порада N° 7. Створіть і дотримуйтеся системи, яка працює для вас”
“Порада N° 8. Будьте послідовними. Ваша система списку справ буде настільки ефективною, наскільки послідовно ви будете застосовувати принципи, про які ми говорили в цьому посібнику. Послідовність - це ключ до успіху в будь-якій справі, і підтримка успішної системи керування завданнями не є винятком.”
" будь-яка система про-дуктивності, незалежно від того, спрямована вона на керування завданнями чи ефективність робочого процесу, - це низка вивчених моделей поведінки. Щоб забезпечити її безперебійну роботу, потрібно виробити нові звички та застосовувати їх послідовно. Це вимагає цілеспрямованості та стійкості. Будьте готові до того, що ви зіткнетеся з проблемами, коли будете налагоджувати безперебійну роботу вашої системи списків. Будуть моменти, коли вам захочеться кинути все. Це цілком зрозуміло. Заміна поганих звичок на хороші - це важка робота."
“є багато хорошого в тому, щоб створювати списки справ на папері. По-перше, коли ми записуємо завдання, це закріплює його в нашій свідомості. Ми з більшою ймовірністю запамʼятаємо його. Ми також більш схильні діяти відповідно до нього… По-друге, блокнот легко адаптується до вашого улюбленого способу занотовування. Він ідеально підхожий для лінійної організації, формату, який використовується для типового списку справ… По-трете, ви можете не турбуватися про ще одну частину програмного забезпечення… По-четверте, блокнот легкий і його зручно носити з собою. Ви можете завжди тримати його при собі, записуючи справи, які вам спадають на думку… По-пʼяте, ніщо не може зрівнятися з тактильним досвідом використання ручки, щоб викреслити завершене завдання.”
“Для тих, хто хоче підтримувати свої системи керування завданнями онлайн, існує безліч цифрових рішень. Від Todoist i Evernote до Trello i Asana - існує безліч застосунків, за допомогою яких можна створювати та організовувати списки справ.”
“Перша причина переходу на цифрові технології полягає в тому, що сучасні застосунки дають змогу дуже легко організовувати списки завдань за контекстом.”
“По-друге, ви можете легко переміщувати справи зі списку до списку. Це корисно, якщо вам потрібно перекатегоризувати завдання або внести зміни в контекстні деталі, прикріплені до них.”
“По-трете, багато онлайн-застосунків, таких як Todoist, дають змогу встановлювати будильники та нагадування на основі дати та часу.”
“По-четверте, ви можете організувати проєкти та завдання у вигляді вкладеної структури. Це покращує візуалізацію вашого робочого навантаження.”
“По-пʼяте, такі інструменти, як Todoist, дають змогу інтегрувати ваші списки справ з календарем.”
“Ще одне велике протистояння у сфері продуктивності - між списками справ і календарями. Чи є один варіант кращим за інший? Обидва варіанти мають і прихильників, і противників. Правда полягає в тому, що жоден з інструментів не повинен використовуватися на шкоду іншому. Найкращий спосіб досягти максимального результату щодня - це поєднати список справ і календар.”
“мета ваших списків завдань (від основного до щоденних) не в тому, щоб переконатися, що ви все встигаєте. Вони, радше, мають на меті переконати вас, що ви зосереджуєте свій обмежений час і увагу на найважливішій роботі.”
“Памʼятайте, що продуктивність - це не про те, щоби бути завжди зайнятим. Це означає робити правильні речі, виходячи з ваших коротко- і довгострокових цілей.”
“У вас сьогодні мільйон справ (не кажучи вже про завтра, наступний тиждень і наступний місяць). Неможливо запамʼятати їх усі. Неможливо також ефективно організувати їх у своїй голові. Рішення - складати списки справ.”