Как не утонуть в потоке задач и правильно расставить приоритеты?

Начнём с метода Эйзенхауэра: важность и срочность

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Он известен высказыванием: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Есть легенда, что Эйзенхауэр, уже будучи президентом, решил распределять дела по матрице, впоследствии названной его именем. Матрица помогает распределить приоритетность дел из списка, даже если их много.

Но как это сделать правильно? Что важно? Что срочно?

Как с этим работаю я и мои клиенты?

Выписываем все задачи в столбик хоть 100 хоть 200
И это очень важный этап. Выгрузить все из своей головы. Уже здесь приходит бОльшее осознание и инсайты.
Рядом делаем еще столбец с критерием: важность. Оцениваем по нему каждую задачу от 1 до 10.
Третий столбец с критерием: срочность. Проставляем критический срок, дату, дедлайн или время на выполнение.
Делаем матрицу в блокноте или в электронном виде и распределяем задачи по 4 квадрантам (см.рисунок).

Ячейка A: важные и срочные дела:

это дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели;
задачи, дедлайн которых “на носу”
вопросы здоровья.

Квадрант B: важные, но несрочные дела:

Эти дела, результат которых станет виден в долгосрочной перспективе. У них может не быть дедлайна или конечного срока.

основная деятельность в бизнесе или на работе;
повседневные дела, которые нельзя не делать.
учеба

Квадрант C: срочные, но не важные дела:

Это рутинные задачи (на работе и в быту), их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Их рекомендуется делегировать.

Квадрант D: несрочные и неважные дела:

Это «убийцы времени», не несущие никакой пользы; Это сёрфинг в Сети, болтовня в мессенджерах, компьютерные игры и т.д. Все то, что мы так любим делать, когда ленимся и то, что не продвигает нас к целям.

5. Приступаем к выполнению задач

План 1. Сначала делаем важное и срочное A, после повседневные задачи B, затем — дела из ячеек С и D.

План 2. Если приоритет срочность, то делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D.

По Эйзенхауэру все.

Но я бы добавил еще столбцов.

Косяк матрицы в том что она не показывает влияние действия на конечный результат. Влияние на те самые 80% результата, прибыли, успеха...об этом методе расскажу завтра.

А пока в комментариях в Телеграм напишите, какими системами планирования уже пользовались? Что из этого считаете наиболее эффективным и почему?