Как выбрать систему учёта для бизнеса?

Ведение учёта — это не формальность, а часть культуры ответственности в бизнесе. Правильная система помогает не только соответствовать требованиям закона, но и видеть бизнес без искажений — в цифрах, ритме, и точке опоры.

1. С чего начать — статус бизнеса

-Первый ориентир — ваша организационно-правовая форма.

-ИП на УСН, ПСН, НПД: учёт проще, но всё же обязателен.

-ООО — даже на упрощёнке обязано вести полноценный бухгалтерский учёт по ФЗ № 402. Без вариантов.

-Бухучёт нужен не «на всякий случай», а по закону. Отсутствие движения по счёту — не освобождает от ответственности.

2. Что говорит Налоговый кодекс РФ

-Закон — не враг, а карта. Главное — читать правильно.

-УСН требует ведения КУДиР — книги доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ).

-При ПСН — также ведётся учёт доходов (ст. 346.53 НК РФ).

-Все операции через онлайн-кассу по 54-ФЗ фиксируются в ОФД.

-Даже если ИП без сотрудников и работает один — документы по сделкам, акты, чеки — сохраняются минимум 4 года (ст. 23 НК РФ).

3. Размер и структура бизнеса имеют значение

-Микробизнес без наёмных сотрудников — можно использовать Excel и онлайн-сервисы для КУДиР.

-Торговля, услуги, опт/розница — касса, складской учёт, возвраты, закупки. Нужна связка: CRM + касса + бухгалтерия.

-Средний бизнес — комплексная система (1С, Контур, Мое дело, Тензор, Бизнес.Ру).

-Чем больше сотрудников, операций и контрагентов — тем выше требования по автоматизации.

4. Система — это не только цифры
Система учёта — это ваша репутация перед банком, контрагентами и налоговой.

-Наличие электронного документооборота (ЭДО) — преимущество при работе с юрлицами.

-Учет себестоимости, склада, взаиморасчётов — ключ к управлению прибылью.

-Зарплата + кадровый учёт — обязательно при найме сотрудников (по ТК РФ и ст. 226 НК РФ).

Например, если вы выплачиваете зарплату, вы обязаны:

- вести табель учета рабочего времени
- рассчитывать и уплачивать НДФЛ, страховые взносы
- сдавать отчетность в ПФР и ФНС

5. Облачные решения: безопасность и законность

Онлайн-сервисы берут на себя:
- Формирование отчётности и напоминания о сроках
- Автоматическое обновление законодательства
- Защиту и резервное копирование данных

Особенно важно, если вы — ИП на УСН без бухгалтера.

6. Что важно при выборе

Учитывайте:
– вид деятельности
– масштаб операций
– налоговую нагрузку
– нужны ли вам функции: склад, зарплата, аналитика

Важно понимать: не вся «онлайн-бухгалтерия» одинаково полезна.
Категорически не рекомендую использовать так называемые «бухгалтерии от банка» и популярные сервисы-подсказчики. Это не полноценный учёт, а калькулятор с красивым интерфейсом, который часто некорректно считает налоги и не учитывает специфику бизнеса. Такие решения не обеспечивают соответствие требованиям ФНС и не спасают от штрафов при проверке.

7. Ошибки, которые могут дорого стоить

Неверная система — значит, путаница в учёте, штрафы, блокировки счетов и потеря времени.

– Пропустили срок сдачи отчёта — штраф до 500 рублей за каждый день
– Не ведёте КУДиР — отказ в применении УСН
– Не передали чеки в ОФД — до 30 000 руб. штрафа

Всё это — прямо прописано в КоАП РФ и НК РФ. Закон действует всегда — даже если вы не знали.

8. Как понять, что пора автоматизировать
– Растёт объём продаж и выручки
– Появились сотрудники и отделы
– Нужно видеть аналитику, прибыль, остатки
– Не хочется разбираться в каждом документе вручную

Тогда лучше потратить один день на внедрение, чем каждый месяц — на спасение.

Система учёта — это не усложнение, а ориентир. Она помогает вам соблюдать закон, понимать, что происходит в бизнесе, спокойно проходить проверки и работать честно.

Законно — не значит сложно.
Учет — это уважение к делу. И к себе тоже.