Подотчёт = Доход сотрудника?
В организациях часто возникает ситуация: работнику выдаются денежные средства «подотчёт» — на командировку, хозрасходы, закупку материалов и прочее. Но налоговая иногда утверждает: а это же доход! Надо обложить НДФЛ и страховыми взносами!
Разбираемся, кто прав и что говорит закон.
Что такое "подотчёт"?
Согласно п. 26 Положения по ведению бухучета (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), денежные средства, выданные под отчёт, не являются расходами до тех пор, пока не представлены подтверждающие документы.
Подотчётные суммы — это не доход, а аванс работнику на нужды организации. При условии: он отчитывается по этим суммам документально (чеки, накладные, акты и т.д.) и/или возвращает остаток.
Статья 226 НК РФ: налоговые агенты (работодатели) обязаны удержать НДФЛ с доходов физлица.
Статья 208 НК РФ: объектом обложения НДФЛ признаются доходы, полученные в денежной или натуральной форме. Ключевое слово — «доход».
Статья 217 НК РФ перечисляет необлагаемые виды доходов. Но подотчёт туда не включён, потому что это изначально не доход, а временная передача средств.
Когда подотчёт становится доходом?
Если работник:
-Не отчитался по авансу в срок (обычно — 3 рабочих дня после окончания командировки или расходования средств, согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
-Не предоставил документы, подтверждающие целевое использование.
В этих случаях налоговая и суды могут признать выданные суммы нецелевыми и приравнять их к доходу — с обязанностью уплаты НДФЛ и взносов.
работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги — суд признал сумму доходом и обязал компанию доначислить НДФЛ.
Определение ВС РФ от 04.06.2021 № 305-ЭС21-4455: суд указал, что при отсутствии подтверждающих документов и возврата, подотчётные суммы становятся доходом физлица.
Письмо Минфина РФ от 16.04.2021 № 03-04-06/28550: при нецелевом использовании или отсутствии отчёта НДФЛ удерживается.
Утвердите локальный акт о порядке выдачи и отчётности по подотчётным суммам;
-Ведите учёт сроков отчётности;
-Не выдавайте новые суммы при неотчитавшихся старых;
-Запрашивайте объяснения и требуйте возврат при нарушении;
-При необходимости удерживайте из зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
-Есть приказ/заявление на подотчёт;
-Средства израсходованы на нужды организации;
-Представлены подтверждающие документы;
Остаток возвращён.
В противном случае — есть риск признания доходом с вытекающими последствиями: НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.