Как правильно оформить сотрудника, чтобы не было проблем с налоговой и трудовой инспекцией
Оформление сотрудника — это не просто подписание договора и внесение в табель.
Давайте по шагам разберем, как оформить сотрудника по закону, с учетом Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса и судебной практики.
Шаг 1. Заключите письменный трудовой договор
Нормативное основание: ст. 67 ТК РФ
Трудовой договор должен быть заключён не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допуска к работе, но по-хорошему — до выхода на работу.
Без письменного договора работник будет считаться допущенным к работе незаконно, и отношения всё равно признаются трудовыми (ст. 16 ТК РФ).
Судебная практика:
В деле № А40-297259/2019 суд установил, что гражданин фактически выполнял трудовые обязанности (был табель, зарплата, подчинённость), и признал отношения трудовыми, несмотря на отсутствие письменного договора. Работодателю пришлось уплатить страховые взносы и налоги задним числом.
Ошибки предпринимателей:
Оформление ГПХ, если по сути — трудовые функции
Устная договорённость «на время испыталки»
Шаг 2. Издайте приказ о приёме на работу
Нормативное основание: ст. 68 ТК РФ
После подписания трудового договора необходимо оформить приказ (форма Т-1), в котором указывается:
дата выхода на работу
должность
ФИО сотрудника
условия работы
Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Это важно, чтобы подтвердить дату начала работы и избежать претензий.
Шаг 3. Оформите уведомления и документы
СФР (Социальный фонд России)
Вы обязаны уведомить о приёме работника не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа о приеме.
Штраф за просрочку — 500 руб. за каждого работника.
МВД (если сотрудник — иностранец)
Уведомление МВД о приёме иностранного гражданина — в течение 3 рабочих дней (ст. 13.3 115-ФЗ).
Штрафы доходят до 800 тыс. рублей или приостановки деятельности на 90 суток (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).
СНИЛС, ИНН и другие документы
Проверьте наличие всех идентификаторов. Если СНИЛС нет — оформите через СФР.
Шаг 4. Ведите кадровый и бухгалтерский учёт
Что обязательно:
Личная карточка Т-2
Табель учёта рабочего времени
Приказы об отпусках, переводах, премиях, увольнении
Журнал инструктажа по охране труда
Согласия на обработку персональных данных
Договор о материальной ответственности (при необходимости)
Трудовая книжка (в бумажной форме — если выбрал работник)
Практика ГИТ:
В деле № 33а-1996/2021 сотрудника уволили, но документов по учету рабочего времени, отпускам и причинам увольнения не было. Суд признал увольнение незаконным, восстановил сотрудника и взыскал зарплату за вынужденный прогул.
🔹 Шаг 5. Удерживайте и перечисляйте налоги и взносы
💰 Основной тариф взносов равен 30%. Он применяется большей частью налогоплательщиков, но по-разному: одними — ко всей сумме выплаты, другими – к её части.
Крупный бизнес и те компании, на которые не распространяются преференции, считают взносы по тарифу:
30% с выплаты в пределах лимита базы;
15,1% с выплаты свыше лимита базы.
Пониженный тариф для всех МСП
Если бизнес включён в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, он платит меньше взносов.
Считать их в 2025 году нужно так:
- если выплата физлицу укладывается в лимит базы, то применяется тариф – 30% к сумме выплаты в пределах 1,5 х МРОТ и 15% к сумме выплаты свыше 1,5 х МРОТ;
- если выплата превысила лимит базы – 15,1% к сумме в пределах 1,5 х МРОТ и 15% - к сумме свыше 1,5 х МРОТ.
НДФЛ - Платить налог нужно два раза в месяц — теперь перечисление НДФЛ не привязано к дате выплаты зарплаты, а идет по четкому графику.
Как платить НДФЛ в 2025 году: два срока
В соответствии с п.6 ст. 226 НК РФ, налоговые агенты должны перечислять удержанный НДФЛ следующим образом:
До 28-го числа текущего месяца — налог с доходов, удержанный с 1 по 22 число текущего месяца.
До 5-го числа следующего месяца — налог с доходов, удержанный с 23 по последнее число текущего месяца.
До последнего рабочего дня текущего года — налог с доходов, удержанный с 23 по 31 декабря.
НДФЛ с выплат при увольнении — перечисляется в общие сроки, отдельного порядка нет.
НДФЛ с арендной платы — также уплачивается в общем порядке, независимо от даты подписания акта или срока аренды.
НДФЛ с операций с ценными бумагами и инвестиционными инструментами — перечисляется в общие сроки.
📚 Судебная практика:
Постановление АС Центрального округа от 24 января 2025 (дело № А54‑1195/2023) подтвердило доначисления страховых взносов за компанию, использующую услуги самозанятых, но фактически имеющие признаки трудовых отношений: фиксированная оплата, длительность, зависимость, регулярные выплаты
🔹 Шаг 6. Оформите все сопутствующие локальные акты (при необходимости)
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
График отпусков
Должностные инструкции
Политика обработки персональных данных
Инструкции по охране труда
📌 Они необходимы для прохождения проверок от ГИТ, прокуратуры и даже судов. Их отсутствие расценивается как отказ от надлежащей организации трудового процесса, и влечёт административную ответственность.
⚠️ Чем грозит неоформление сотрудника:
Нарушение
Санкции
Не заключен трудовой договор
Штраф от 50 000 до 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ)
Нет уведомления в СФР
500 руб. за каждого работника
Не уплачены взносы и НДФЛ
Доначисления, пени, штрафы (НК РФ)
Уклонение от налогов
Ст. 199 УК РФ — до 5 лет лишения свободы