Зарплата и кадры: как правильно оформить сотрудников, чтобы не было претензий

Ошибки в кадровых документах могут обернуться штрафами, доначислениями и спорами с работниками. Чтобы защитить бизнес, важно понимать не только “что подписать”, но и зачем это нужно.

Трудовой договор — основа трудовых отношений
Трудовой договор — главный документ, подтверждающий, что человек работает у вас по закону.
По ст. 57 ТК РФ (ФЗ № 197-ФЗ от 30.12.2001) он обязан содержать: место работы, должность, трудовую функцию, оплату, режим работы, условия отдыха.

Ошибка: “берём на работу по устной договорённости”.

Суд в деле № А40-158273/2023 (Мосгорсуд, 2023) признал отношения трудовыми, т.к. были доказательства фактического допуска — табель, выдача зарплаты, приказы.
Вывод: если человек реально работает, но договор не оформлен — риск штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ (ФЗ № 195-ФЗ от 30.12.2001) и начисления взносов “задним числом”.

Изменение условий — только по соглашению
Нельзя “по-тихому” поменять зарплату, должность или график. По ст. 72 и 74 ТК РФ изменения допустимы только по соглашению сторон или при особых обстоятельствах (например, изменение организационных условий).

Ошибка: работодатель снижает оклад приказом без согласия работника.

В деле № 33-1410/2024 от 19.03.2024 суд признал недействительными дополнительные соглашения, которые фактически навязывались работнику.
Вывод: любое изменение фиксируйте отдельным письменным соглашением.

Увольнение: соблюдаем процедуру
Работник пишет заявление — у работодателя обязанность соблюдать срок.
ст. 80 ТК РФ: предупредить об увольнении нужно за 14 дней.
Если дата не указана, работодатель не вправе уволить работника “сразу”.

Верховный Суд в обзоре практики за III квартал 2024 года (утв. 11.12.2024) указал: увольнение в день подачи заявления без даты незаконно.

Важно: организация не может уволить сотрудника “по собственному желанию работодателя” или просто так, без оснований. Основания для увольнения по инициативе работодателя строго определены ТК РФ (например, неоднократное нарушение обязанностей, сокращение штата, несоответствие должности). При этом требуется соблюсти процедуру: запросить письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ), оформить приказ, ознакомить работника под подпись.

Пример: в обзоре судебной практики 2025 г. (№ 3, часть 4) рассматривался случай, когда работник подал заявление об увольнении по собственному желанию в связи с нарушением трудового законодательства работодателем. Суд подтвердил: работодатель обязан уволить его в дату, указанную в заявлении, и отказ был признан незаконным. Аналогично, увольнение за прогул признавалось недействительным, если не было затребовано письменное объяснение или причины отсутствия оказались уважительными.
Вывод: уволить сотрудника можно только при наличии законного основания и строгом соблюдении процедуры.

Срочные договоры — только при законных основаниях
Срочные договоры нельзя бесконечно продлевать. По ст. 79 ТК РФ они заключаются, если работа носит временный характер.

В деле № 33-1410/2024 суд отметил: многократное продление срочного договора без оснований — фиктивная схема, фактически это бессрочный договор.
Вывод: если работа постоянная, заключайте бессрочный договор.

Зарплата: сроки и ответственность
По ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в сроки, установленные правилами.
По ст. 236 ТК РФ при задержке работодатель обязан выплатить проценты не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день.

Ошибка: задержка выплаты “на пару дней”.

В 2024 году Верховный Суд разъяснил: компенсация начисляется автоматически, даже если работник не предъявлял требования.
Вывод: планируйте выплаты заранее, иначе штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ и обязательная компенсация.

Практические советы для работодателя
Проверяйте договоры — без “устных договорённостей”.
Все изменения фиксируйте письменно.
Увольняйте строго по процедуре, проверяя основания и заявления.
Срочные договоры используйте только когда это оправдано.
Зарплату платите в срок, даже однодневная задержка создаёт риски.