СТАРТ РАБОТЫ С АССИСТЕНТОМ

Не везет с ассистентом/руководителем?

Я достаточно часто слышу жалобы руководителей на ассистентов, которые устали менять ассистентов в поиске идеального тандема "помощник-руководитель". Но, порой, дело далеко не в квалификации ассистента или скверном характере босса. Сейчас расскажу, в чем залог комфортного и долгосрочного сотрудничества руководителя с ассистентом.

БЛОК 1. Определяем первичные ожидания, задачи и базовые вводные

Даже если у вас с ассистентом пока испытательный срок, нужно обговорить задачи не только на первый рабочий день, но и ближайший период. Делается это, чтобы выделить ключевые направления, по которым будет идти работа, а также, чтобы определить идеальный результат недели или месяца.

1. Уточняем условия работы и алгоритм выполнения задач

Как только вы договорились о совместной полноценной работе, обязательно нужно провести “стратегическую встречу”, на которой ассистенту будут озвучены ответы на следующие вопросы:

1. Определить часы, в которые нужно быть на связи (может, есть время, в которое важно находится у компьютера или будет свободный график, главное - с 9 до 20, например, реагировать на сообщения).

2. Определиться, какие дни у вас выходные и как взаимодействуете в отпуске.

3. Как и где будут ставиться задачи (например, в переписке в мессенджере или таск-менеджере).

4. Будете ли вы созваниваться с какой периодичностью (полноценная планерка 1 раз в неделю или ежедневный видео-звонок на 15 минут).

5. Каким образом будете подводить итоги (будет ли это в формате обсуждения выполненных задач на планерке 1 раз в неделю или необходимо присылать отчет в конце каждого дня, а может быть, хватить просто отчета по каждой выполненной задаче).

2. Аккумулируем основную информацию о руководителе (больше актуально для личного ассистента)

Составьте небольшую анкету - таблицу с основной информацией, чтобы у ассистента было как можно больше вводных для оперативного выполнения своей работы.

Какие данные там указать:

1. Адрес рабочий и домашний (для оформления доставки и вызова такси)

2. Состав семьи и контакты родственников, если с кем -то из них нужно/можно будет коммуницировать.

3. Наличие домашнего персонала, нужно ли с ними быть на связи, если да, то записать контакты.

4. Дни рождения, которые нужно зафиксировать и обязательно о них напоминать, а возможно, еще готовить подарки.

5. Список услуг, оказываемых подрядчиками, и сервисов за оплатой которых необходимо следить. Здесь необходимо указать порядок произведения оплаты: руководитель оплачивает сам или скидывает деньги помощнику и тот оплачивает самостоятельно.

6. Порядок записи на процедуры (маникюр, врачи, барбершоп, массаж и т.п.) или брони ресторанов: чей номер телефона указывать?

3. Создаем базу доступов

Можно составить табличку со всеми сервисами, в которых будет необходимо работать, или создать папку с закладками в браузере и по мере пользования определенным сайтом или сервисом сохранять в эту папку все важные ссылки.

1. Обговаривается, в каком таск-менеджере будет осуществляться работа над задачами (YouGile, Trello, Notion, Kaiten, Tick-tick, Asana и т.д.)

2. Передаются/создаются доступы в облачные папки, календари и прочие сервисы, в которых работает компания (если список логинов и паролей внушительный, то лучше завести для них отдельную Google-таблицу и хранить всю информацию в одном месте).

3. Ассистент добавляется во все рабочие чаты, которые необходимы для выполнения и контроля задач (чат команды, чат семьи, чат проекта и т.д.)

БЛОК 2. Углубляемся в смыслы и стратегические цели компании

Когда ассистент освоился и прошел испытательный срок, самое время начать вникать в процессы глубже. Мои вопросы помогут ассистенту быть не просто отстраненной единицей, механически выполняющей поставленные задачи, а самой настоящей правой рукой, партнером, незаменимым и ценным сотрудником.

В идеале, ответы на данные вопросы должны быть даны нативно, то есть уже не целым списком “в лоб”, а в процессе работы и совместных звонков, постепенно, раскрывая новые подробности. Но, как минимум стоит сохранить себе данный список и контролировать погружение ассистента во все основные вопросы.

Предлагаю поработать с данной таблицей, которая поможет ассистенту составить максимально полную картину о руководителе, а также о всей бизнес-структуре.

И огромным плюсом проделанной работы является то, что, ответив на все вышеназванные вопросы, вы сможете создать полноценный регламент для ассистента и быстро включать в работу нового сотрудника в случае, если придется искать замену нынешнему помощнику.

Передача дел будет происходить просто молниеносно, и вы не будете каждый раз тратить свое время на детальное погружение в работу персонального ассистента.