ЗАДАЧИ АССИСТЕНТА

Если ты только начинаешь работу с помощником, то 100% задаешься вопросами: Что поручить ассистенту? Какие у него могут быть задачи? Какие обязанности?

Универсального ответа здесь нет и не может быть.

Обязанности ассистента и сам ассистент подбирается под конкретного руководителя исходя из его запроса. Так определяется функционал помощника: в зависимости от профиля работы, сферы бизнеса, возраста, опыта, цели и задач, доходов, социального уровня и тд. Если ты не знаешь что поручить или думаешь, что твоих задач не хватит на отдельного сотрудника, то читай эту статью дальше.

Именно в помощь тем, кто думает что же можно поручить ассистенту я подготовила список самых востребованных задач ассистента по категориям. Выбирай те, что важны для тебя, и ты увидишь как много времени может высвободить для тебя ассистент.

Ежедневные личные задачи

1. Ведение календаря
2. Планирование дня
3. Напоминание о планах и мероприятиях
4. Подтверждение встреч и записей
5. Информирование об изменениях в графике руководителя
6. Поиск товаров и услуг
7. Организация курьерских доставок
8. Согласование задач и вопросов с подрядчиками, исполнителями
9. Ведение базы с доступами (логины и пароли)
10. Заказ пропусков и поиск парковки
11. Отслеживание актуальности подписок на разные сервисы
12. Звонки в различные организации в интересах руководителя
13. Сортировка писем на электронной почте
14. Организация питания руководителя (заказ еды на рабочее место)

Поиск и структурирование информации

1. Отбор фото с мероприятий
2. Подбор подарков для мероприятий
3. Подбор приложений для телефона или сервисов на заданную тему
4. Подбор референсов для личной съемки/для декора помещения/для тематики вечеринки
5. Подбор товаров и услуг
6. Подготовка информации о здоровом питании
7. Подготовка информации о похудении
8. Подготовка сравнительного анализа цен по товарам и услугам
9. Поиск и структурирование любой необходимой информации
10. Поиск информации по запросу руководителя на заданную тему
11. Поиск электронных, аудио-, бумажных книг
12. Помощь в проведении кастдевов
13. Сбор и анализ информации о конкурентах
14. Составление дайджеста новостей
15. Составление калькуляции перевозок/переездов/закупок
16. Составление списков бизнес-литературы
17. Составление списков популярных/новых книг
18. Структурирование информации на облачных серверах/дисках

Поиск исполнителей

1. Вызов электрика, сантехника и пр.
2. Заказ диджея на мероприятие
3. Заказ эстрадных певцов на мероприятие
4. Подбор бьюти-мастеров
5. Подбор детского сада, школы
6. Подбор домашнего персонала
7. Подбор лучших фотографов города/страны
8. Подбор массажиста
9. Подбор свадебного агентства
10. Подбор списка лучших ведущих города/страны
11. Подбор спортзала
12. Подбор строительной бригады
13. Подбор тренера по серфингу/парашютному спорту и прочим экстремальным развлечениям
14. Подбор школы по экстремальному виду спорта
15. Подбор студии звукозаписи
16. Поиск диетолога
17. Поиск настройщика фортепиано
18. Поиск нотариусов
19. Поиск переводчика
20. Поиск площадки для проведения корпоратива
21. Поиск подрядчиков (маркетолог, видеоограф, СММ специалист)
22. Поиск поставщиков/подрядчиков
23. Поиск врачей
24. Поиск фитнес-тренера
25. Поиск юристов
26. Поиск бизнес-коучей
27. Поиск стилистов

Организация досуга и мероприятий

1. Бронирование кинотеатра под частное мероприятие
2. Бронирование столиков в ресторанах
3. Организация фотосессии
4. Подбор вариантов для предложения руки и сердца
5. Подбор фильмов на заданную тему
6. Подбор мест к посещению (выставок, ресторанов, театров и тд.)
7. Поиск и коммуникация с подрядчиками для мероприятия
8. Поиск локации под разные мероприятия
9. Покупка билетов в кино
10. Покупка билетов в театр и выставки
11. Покупка билетов на концерт
12. Покупка билетов на модный показ
13. Рассылка приглашений для гостей, подтверждение участия
14. Составление афиши на выходные
15. Составление плей-листа для мероприятия или для личного пользования
16. Составление подборки ресторанов

Обеспечение комфорта

1. Ведение списка идей для подарков
2. Запись на прием к врачу
3. Оплата сервисов и приложений
4. Оплата штрафов, коммунальных платежей
5. Организация ремонта техники с курьерской доставкой
6. Организация химчистки одежды/аксессуаров с курьерской доставкой
7. Отслеживание подаренных подарков друзьям, коллегам, чтобы не повторяться
8. Оформление банковской карты
9. Оформление подписок на какие-либо платформы
10. Оформление разрешения о парковке в частном месте
11. Получение пропуска на въезд какой-либо территории
12. Размещение объявлений о продаже чего-либо на сайтах Avito, Юла и других площадках

Тревел-поддержка

1. Бронирование авиабилетов
2. Бронирование вип-залов в аэропортах по всему миру
3. Бронирование ж/д билетов
4. Бронирование отелей
5. Взаимодействие с турагентом/туроператором
6. Оказание удаленной поддержки при форс-мажорах
7. Организация командировок/ деловых поездок
8. Организация перелетов частными бортами
9. Организация трансфера
10. Оформление страховки
11. Планирование финансовых расходов путешествия
12. Подбор гида или экскурсионной программы
13. Подбор места для отдыха в России и зарубежом
14. Подбор экскурсий и достопримечательностей
15. Подготовка информации о необходимых для путешествия прививках
16. Подготовка маршрута путешествия
17. Подготовка списка о вещах, обязательных для путешествия
18. Поиск и бронирование машины в аренду
19. Помощь в оформление загранпаспорта
20. Помощь в подготовке документов для виз
21. Составление подборки развлечений
22. Составление подборки с ресторанами
23. Составление списка задач на путешествие

Семья, дети, питомцы

1. Заказ подарков для ребенка
2. Заказ детскую одежду/канцелярию
3. Организация детского ДР
4. Отслеживание посещения репетиторов и школы ребенком
5. Отслеживание родительского чата
6. Подбор ветеринарной клиники
7. Подбор груминг-салона
8. Подбор имен для животного
9. Подбор секций, кружков, репетиторов для детей
10. Поиск аниматора на праздник ребенку
11. Поиск няни/ситтера
12. Поиск определенной породы животного для покупки
13. Поиск питомников для животных или растений
14. Поиск стихотворения/песни ребёнку в детский садик/школу
15. Помощь с оформлением паспорта для животного
16. Сделать подборку детских комнат/парков развлечений
17. Составление списков книг для ребенка

HR-блок

1. Запрос обратной связи по новым сотрудникам от руководителей отделов
2. Запрос рекомендательных писем от прошлых работодателей
3. Контроль процесса подбора сотрудников
4. Обзвон кандидатов
5. Оформление справки о прохождении стажировки
6. Первичный отбор откликов
7. Помощь в адаптации новых кандидатов
8. Приглашение на собеседование
9. Размещение вакансии на порталах, телеграм-каналов и прочих агрегаторах вакансий
10. Создание тестовых заданий для кандидатов
11. Составление описания вакансии
12. Составление характеристики на сотрудника

Коммуникация и координация

1. Бронирование переговорных комнат
2. Бронирование столика для бизнес-ланча
3. Взаимодействие с типографией для печати рекламных материалов
4. Замещение в командировках
5. Замещение на переговорах
6. Запись на встречи с руководителем
7. Запись руководителя на профессиональные курсы
8. Информирование участников встреч/планерок/конференций о месте, дате и времени
9. Контроль за выполнением задач, поставленных руководителем другим сотрудникам
10. Мониторинг мероприятий для нетворкинга (тематические конференции/форумы)
11. Организация видеоконференций или контроль за организацией
12. Организация корпоратива
13. Организация совещаний/планерок
14. Переписка в мессенджерах от лица компании/руководителя
15. Переписка по электронной почте от имени руководителя
16. Прием звонков

Работа с документами

1. запрос и отбор коммерческих предложений
2. Конвертация файлов
3. Обработка таблиц с базами данных
4. Оформление презентаций
5. Оформление/актуализация шаблонов документов
6. Оцифровка ручных записей
7. Протоколирование встреч руководителя
8. Работа с Google-документами
9. Работа с Google-формами
10. Регистрация товарной марки/товарного знака
11. Сбор документов для внешних пользователей (партнеры, банки, государственные органы)
12. Сбор документов для открытия счета в банке
13. Составление деловых писем
14. Составление коммерческих предложений
15. Составление регламентов/инструкций
16. Составление смет
17. Составление чек-листов на заданную тему
18. Составление mind-map
19. Структурирование информацию на облачных серверах/дисках
20. Транскрибация аудио/видео в текст

Oнлайн-школа

1. Актуализация информации на лендинге
2. Выбор площадки для проведения вебинара
3. Контроль за доступами учеников онлайн-школы (выдать/закрыть)
4. Организация вебинаров
5. Организация онлайн-выпускного для студентов
6. Оформление кейсов учеников
7. Подготовка таблиц успеваемости по студентам онлайн-школы
8. Поиск идей для наполнения онлайн-школы
9. Помощь в структурировании процесса создания онлайн-школы
10. Сбор информации по студентам курса

Работа с социальными сетями

1. Закупка рекламы у блогеров
2. Написание цепляющих заголовков
3. Организация контент-съемки для компании/личного бренда/продукта
4. Поиск блогеров для сотрудничества
5. Поиск возможных активностей для подписчиков
6. Помощь в написании постов
7. Помощь в проведении конкурсов в соц.сетях
8. Помощь в разработке визуального оформления соц. сетей
9. Помощь в разработке контент-плана
10. Помощь в создании гифов в соц.сетях
11. Помощь с монтажом видео
12. Помощь с обработкой фото
13. Помощь с оформлением “шапки профиля”
14. Помощь с оформлением лид-магнитов
15. Помощь с подбором пресетов для постов
16. Помощь с разработкой дизайна сторис
17. Проведение или контроль за проведением трансляции в социальной сети
18. Разбор директа в инстаграм, ответы на сообщения
19. Создание аккаунта
20. Создание креативов в Canva/Supa

На самом деле, поручить ассистенту можно буквально что угодно, каждый сам решает, насколько готов подпускать помощника к своим личным или бизнес-делам.