История пошаговой систематизации сети Ninja Pizza
Максим – собственник компании Ninja Pizza в г.Красноярске. Работает в сфере производства, доставки и самовывоза пиццы. Сейчас у него 5 филиалов.
Мы проработали совместно уже 6 месяцев, то есть всю пандемию, во время которой продажи не падали и выручка оставалась хорошей. И продолжаем наше сотрудничество.
Самое первое, на что хочу обратить внимание – был классный старт. Сильная команда, с хорошей аналитикой и точными управленческими решениями. Где следили за мотивацией, понимали толк в современных инструментах для бизнеса – фиксация задач, командные совещания – это уже присутствовало.
Максим был очень заинтересован в совместной работе, шел целенаправленно к нам. Ему рекомендовали работу с координатором, и он проникся этой идеей.
Да, в первую очередь мы внедряем в работу координатора.
Это человек, который забирает на себя работу по контролю за систематизацией бизнеса клиента.
Конечно, делают все сотрудники и собственник самостоятельно (ведь они должны в этом разбираться). Но координатор объясняет как и показывает конкретные шаги. Отслеживает каждый бизнес-процесс – найм, аудит, обучение и тд. Проще говоря – это правая рука предпринимателя.
Задачей было подготовить компанию к масштабированию.
Что нашли.
Одним из важных для компании является IT-отдел. Как я уже говорил, общие планерки были и на них полученные решения и задачи для IT отдела записывались.
А вот вне планерки – когда хотели поставить задачу, то просто писали в личку. И больше никак не фиксировали (машу рукой тем, кто послушал мое прошлое аудио про фиксацию задач).
В итоге, информация забывалась, иногда вообще не доходила или не читалась, сроки затягивались.
Мы прописали регламенты по постановке задач IT-отделу, создали специальный чат, куда скидывали задачи и принятые решения. И работа пошла куда точнее и быстрее.
Дальше стали разбираться с обязанностями руководителей.
Аудит показал неэффективное распределение функций. Например, финансовый директор работал по своему направлению (управление финансами), а еще выполнял работу руководителя отдела контроля качества. Причем система контроля в компании уже и была, и достаточно сильная. Но контролировал все финансовый директор.
Целесообразно было разделить это на две должности.
Поэтому запустили воронку (все через воронку найма, да) и наняли отдельного руководителя для контроля качества.
Занялись описанием должностных обязанностей. Они помогли руководителям самим понять, что нужно делать, когда и с какой периодичностью.
И вот тут редкий пример, когда сотрудники не приняли в штыки, не ушли в партизанскую войну, а были благодарны, что у них появилась четкая картина и теперь они могут работать эффективнее. Они оказались лояльны к нововведениям.
Ох, сколько людей сейчас читает этот кейс и думает «мне бы так!». А, на самом деле, вдруг получится?
Еще это урок – не затягивайте, не откладывайте. Сейчас, пока все полны сил и желания работать хорошо – берите и внедряйте. Иначе потом сотрудники привыкнут, расслабятся, засядут в своем болоте, и выбить их оттуда будет ой как не просто!
Максим решил усиливать компанию только крутыми специалистами. Поэтому мы плотно занялись системой найма.
Создали воронки для новых должностей: руководитель ОКК, заместитель технолога, заместитель исполнительного директора и другие.
Особенно Максим уделил внимание найму операционного директора, принимал активное участие в составлении профиля должности и продающего текста вакансии, съемке приветственного видео для кандидатов и их отборе.
В компании есть ряд потоковых должностей. Докрутили, откорректировали профили вакансий – и сразу же получили положительный отклик от кандидатов.
HR-специалист была рада новым инструментам и технологиям – как нанимать, фильтровать, тестировать кандидатов, делать сводные таблицы.
Важной и объемной задачей было введение должности бизнес-ассистента.
Здесь пришлось особенно потрудиться. Она вводилась с нуля, но требовала максимальной проработки и по ней выстраивалась полная система.
Прям на ходу, на практике собирали функционал – какие обязанности будет выполнять. Предварительно был только примерный список. Прописывали, какой результат хотим получить, пробовали, фиксировали возникающие нюансы и несостыковки, корректировали, снова пробовали.
Составили таблицу зон ответственности и функций бизнес-ассистента – так и ему понятно, что делать, и пожелания руководства учтены.
Для каждого действия прописывали инструкции: как организовывать скайп-совещание, каким образом кого информировать, как писать отчет, куда и когда выкладывать.
По этим функциям определили ключевые показатели, которые привязали к KPI. В итоге получилась полностью упакованная и оцифрованная должность.
А еще бизнес-ассистент нужен был Максиму для решения собственных задач – работа с графиком, планирование и освобождение времени под личные дела.
Сейчас сотрудник найден. Но если потребуется сменить – проблемы не будет, все полностью готово для замены в кратчайшие сроки.
Наша работа еще продолжается. Сейчас мы занимаемся производственным отделом – кухней. Пишем должностные инструкции для старшего повара, ищем варианты по делегированию и разгрузке технолога. Да, есть что дотягивать, есть!
Как вам кейс? Напишите в чате участников практикума, как обстоят дела у вас.
Можно починить систему или придется сносить и строить заново?
Кстати, в чате есть наши координаторы, которые, как раз, могут поделиться полезной информацией.
Удачи!