Как команда ДНК наводила порядок в ООО «Мир»

Наш клиент – Евгений. Ему казалось, что в компании все работает классно и отлажено, как часы, и по людям все супер. Он даже не планировал как-то работать над этим вопросом. А потом подставил ключевой сотрудник – логист, на котором держалась половина компании. Под угрозой оказались отношения с поставщиками и потеря крупной суммы денег. И тут уже на бизнес пришлось взглянуть по-другому.

Евгений – собственник компании ООО «Мир» в г.Ростов-на-Дону, которая занимается сбором, сортировкой макулатуры и вторичного сырья. На рынке 5 лет. И на сегодняшний день занимает лидирующие позиции по югу, в планах выйти на всю Россию и дальше за рубеж.

Пришел с запросом на системность в организации (потому что был полнейший бардак) и за 4 месяца работы мы много сделали!

Давайте начнем с результатов.

В отрывке видео Евгений сам рассказывает о них:

Звучит красиво, правда? А давай теперь посмотрим через что пришлось пройти до таких результатов.

В первую очередь мы внедрили в работу координатора. Мы не оставляем клиентов один на один с проблемами!

Координатор – это человек, который помогает на всех этапах систематизации бизнеса, берет на себя контроль выполнения необходимых действий (написание регламентов, найм и многое другое), разгружает от текучки. И даже следит за рабочим графиком собственника. Проще говоря, берет его за руку и ведет, помогая и поддерживая.

Именно под контролер координаторов компании наших клиентов разгребают бардак, масштабируются и обгоняют конкурентов.

Для начала занялись последствиями неэтичного поведения логиста.

Выяснили, что причиной незаконных действий логиста стали:
- отсутствие четких правил работы
- регламентов
- должностных инструкций
- и главное - контроля.

Нужно было искать другого логиста, поэтому мы оперативно запустили воронку найма. Вся работа проходила под нашим контролем, новый сотрудник был найден и прошел адаптацию. Да, на тот момент, пришлось готовить под него все в ускоренном темпе, зато человек пришел на готовые правила и принял их без саботажа.

Кстати, помимо нового сотрудника появилась еще и готовая воронка найма. В случае увольнения – запуск, найм и адаптация занимает около недели, проверено. И «жизнь компании» не останавливается. Сейчас планируется нанять второго логиста, чтобы распределить нагрузку и ключевые сферы ответственности.

Дальше заглянули в отдел продаж.

Что нашли? Мотивация сотрудников была привязана только к количеству звонков. Чем больше позвонил, тем больше получил. А результат? Не имеет значения. В итоге сотрудники весь день заняты полировкой телефонной трубки.

А мотивации для РОПа вообще не было, зарплата фиксированная – 100.000 руб.

Естественно, надо что-то менять. Стали вместе с РОПом прорабатывать варианты.

Для начала ввели недельное планирование, утренние планерки и посещали их вместе с Евгением.

И увидели печальную картину. Оказалось, что РОП вообще не разбирается в своем сегменте. Он не отвечает за основные процессы, не отвечает за количество продаж, даже не пытается на это влиять.

Он умел продавать. Себя. И продал, долго занимая руководящую должность. Та самая голова рыбы, которая сгнила и требовала замены.

И тут ирония. Евгений РОПа увольнять не хотел, потому что тот мастерски создал вокруг себя образ незаменимого сотрудника, товарища, с которым многое прошли вместе. И, несмотря на все факты, настаивал на дальнейшем сотрудничестве.

Тогда приняли решение – заставить РОПа работать. Прописали регламенты, прописали мотивацию, назначили KPI. Абсолютно адекватные, не завышенные. Готовы были помогать с обучением. Но через 2,5 месяца тот уволился сам.

А мы что? Запустили воронку найма, нашли нового РОПа, удаленно (он из другого города). И тот показал отличный результат! Был подготовлен план продаж с постепенным ростом. И уже в августе сданы результаты, запланированные на декабрь. А декабрь это пик сезона!

После РОПа прошлись по обычным сотрудникам.

Уже во время ежедневных планерок мы поняли, что половину менеджеров нужно менять. Они отлично справлялись с обязанностями call-центра, а вот с обязанностями по продажам не справлялись вовсе. Некоторым было сложно перестроиться и они уволились, без скандалов.

Снова запустили воронку найма. Набрали стажеров, ввели обучение и адаптацию.

Прописали должностные инструкции, дали время ознакомиться, привыкнуть, подтянуть знания. И провели тестирование по продукту.

Парадокс, но стажеры, почти все, сдали его лучше, чем менеджеры, работающие год и более. В общем, система обучения показала себя отлично, и мы начали дотягивать «старичков», кто был готов. В итоге создали сильный отдел продаж.

Кстати, здесь Евгений рассказывает про него.

По этому же принципу меняли работу всех отделов.

Проверяли эффективность, писали регламенты, помогали сотрудникам адаптироваться к новым правилам.

Кто был против – прощались.

Мы оцифровывали показатели и видели, что все шло в рост. Например, водители раньше работали на окладе и выполняли 2-3 заявки в день. После – стали выполнять 4-5 заявок.

Еще один яркий пример был в финансовом отделе.

Сотрудники каждый день работали до 20:00 и позже. Было видно, что времени ни на что не хватает, они стараются, но все буквально валится из рук. Провели аудит и поняли, что внутри отдела плохо разграничен функционал и плохо выстроена работа. Все брались за все, до конца не доводили, а кто за это отвечал – непонятно.

Мы все четко структурировали, прописали регламенты, карты взаимодействия. На данный момент эта работа пока в процессе.

Еще мы недавно подошли к работе склада.

И сотрудники кинули вызов:

«мы всю жизнь здесь работаем, а вы решили прийти и учить? Не выйдет!»

Концовка почти как в сериале, да?

И порой все очень даже похоже на него. Со стороны, наверно, интересно наблюдать, как мы ломаем и строим заново, но внутри процесса – это сложнейшая работа, кропотливая, выверенная, аккуратная.

Наше сотрудничество еще продолжается. Обещаю, что однажды дополню этот кейс! И про склад тоже расскажу.

Ну что, примерили на себя? Задумались, где могут быть слабые места в вашем бизнесе? И зачем вообще нужны эти регламенты.

Напишите в общем чате участников практикума, сталкивались ли вы с подобными ситуациями.

Как пробовали решать? Уверен, будет много дельных советов!

Кстати, в чате есть наши координаторы, которые, как раз, могут поделиться полезной информацией.

Увидимся!