راهنمای طراحی داشبوردهای مدیریتی
به طراحی داشبوردهای مدیریتی علاقه دارید؟ و یا شاید از مشاهده نمودارها و داشبوردهای قدیمی، شلوغ، درهم و رنگپریده خسته شدهاید؟
در طراحی داشبورد مسائل زیادی را باید در نظر گرفت؛ از انتخاب نوع نمودار و مصورسازی داده (data visualizations) تا انتخاب دقیق شاخصهای عملکردی و معیارها (metrics) و حتی نوع رنگ و فونتی که استفاده میکنید.
جزئیات بسیاری وجود دارند که یک داشبورد مدیریتی زیبا و مؤثر را از یک داشبورد معمولی و بد متمایز میکنند، این مقاله راهنمای شما در مسیر طراحی بهترین داشبورد مدیریتی است.
سعی کردهایم تا اصول طراحی داشبورد را بهصورت کامل و در یک جا گردآوری کنیم. با هوش تجاری دیکام همراه باشید
چرا طراحی داشبورد مدیریتی اهمیت دارد؟
داشبورد یک ابزار مهم است که از مصورسازی داده (نمودار، گراف و…) برای نظارت بر KPIها و شاخصهای عملکردی یک کسبوکار استفاده میکند. کار اصلی داشبورد، انتقال حجم زیادی از داده و اطلاعات (data, information) به کاربر، در کوتاهترین زمان و به سادهترین حالت ممکن است.
ازآنجاییکه داشبورد مدیریتی مهمترین اطلاعات سازمان را ارائه میکند؛ طراحی آن باید به شکلی انجام شود که کاربر تنها با یک نگاه و بهسرعت، به درکی مناسبی از عملکرد فعلی شرکت برسد. طراحی اشتباه باعث سردرگمی کاربر شده و در نتیجه کارایی این ابزار ارزشمند را کاهش میدهد.
مطالعه مقاله داشبورد مدیریتی به زبان ساده را به شما توصیه میکنیم
اصول طراحی داشبورد مدیریتی:
قبل از اینکه ساخت داشبورد را شروع کنیم؛ چند سؤال وجود دارد که بهتر است به آنها پاسخ بدهیم:
پاسخ به سؤالات بالا به شما کمک میکند داشبوردی کارآمد و مؤثر را طراحی کنید که نهتنها نیاز کاربر را برآورده میکند؛ بلکه استفاده از آن آسان و لذتبخش نیز خواهد بود.
در ادامه یازده اصل برای طراحی داشبوردهای مدیریتی را ذکر کردهایم:
اصل اول طراحی داشبورد مدیریتی، مخاطب خودت را بشناس
در بخش قبل اشاره کردیم که داشبورد یک ابزار ارتباطی برای انتقال اطلاعات است. مثل هر ابزار ارتباطی دیگری (مقاله، کتاب، سایت…) طراحی داشبورد هم یک قانون طلایی دارد: “مخاطب خودت را بشناس و هدف اصلی از ساخت داشبورد را درک کن”
یک داشبورد خوب باید پیام را بهصورت شفاف منتقل کند. برای این کار اول باید تعیین کنید مخاطب شما کیست، تا ابتدا نوع پیام (داده و اطلاعات) مشخص شود و در گام بعد بتوانید بهترین روش برای انتقال اطلاعات را انتخاب کنید.
خودتان را مخاطب داشبورد فرض نکند. همیشه بهخاطر داشته باشید که مخاطب داشبوردهای مدیریتی افراد دیگری هستند که دیدگاههای متفاوتی نسبت به داده و اطلاعات دارند.
درک مخاطب به شناخت نیازهای او کمک میکند. مثلاً نیازهای یک مدیرعامل با نیاز مدیر فروش متفاوت است. مدیرعامل به یک داشبورد KPI با شاخصهای اصلی کسبوکار نیاز دارد تا از وضعیت عملکرد در کل شرکت مطلع شود.
درحالیکه مدیر فروش به داشبوردی برای بررسی متریکهای کانالهای فروش مثل، تعداد سر نخ (lead) یا نرخ تبدیل (conversion rate) نیاز دارد تا عملکرد تیم خود را بررسی کند و بهبود ببخشد.
اول مخاطب، بعد داده: با درنظرگرفتن توضیحات بالا اولویت اول با مخاطب داشبورد است و نه با دادهای که در اختیار داریم. قبل از اینکه به سراغ داده بروید با کاربران نهایی صحبت کنید:
در انتخاب نوع مصورسازی داده (data visualization) دقت کنید
در انتخاب نوع مصورسازی دقت کنید. نمودار یا گرافی را انتخاب کنید که داده را بهتر و واضحتر منتقل میکند. هر چه مدتزمان انتقال داده به کاربر کمتر باشد و انتقال داده را بهتر انجام بهتر است. لازم نیست حتماً از نمودارهای پیچیده استفاده کنیم گاهی استفاده از یک جدول ساده نتیجه خیلی بهتری به همراه دارد.
برای مثال نمودار دایرهای یکی از محبوبترین و پراستفادهترین اشکال مصورسازی داده است. اما برای مقایسه تعداد زیادی متغیر با هم اصلاً مناسب نیست و ممکن است بهراحتی کاربر را بهاشتباه بیندازد.
بنابراین، قبل از انتخاب نمودار، ببینید چه نوع اطلاعاتی را قرار است به کاربر منتقل کنید. در واقع چه چیزی را میخواهید نمایش دهید؟
چهار حالت نمایش اطلاعات عبارتاند از:
اینفوگرافیک زیر اطلاعات بیشتری را درباره انتخاب درست نمودار بر اساس چهار حالت بالا نشان میدهد.
اینفوگرافیک: راهنمای انتخاب انواع نمودارها برای مصورسازی داده در داشبورد مدیریتی
یک توصیه مهم: بهتر است برای KPI های اصلی از مصورسازی استفاده نکنید. شاخصهای اصلی را با عدد و حروف نشان دهید (از کارتهای KPI استفاده کنید) تا در مقایسه با بقیه اطلاعات بیشتر به چشم بیایند.
با داده داستانسرایی کنید (data storytelling):
اعدا و ارقام اهمیت فوقالعادهای در دنیای کسبوکار دارند؛ اما بهتنهایی نمیتوانند اتفاقات را آن طور که باید بازگو کنند. برای ایجاد یک رابطه قوی با داده که آدمها را به فکر فروببرد و آنها را به اقدام و عمل وادارد باید از داستانسرایی استفاده کنید.
داستانسرایی با داده یعنی: انتقال معنا و مفهوم داده به کمک مصورسازی و روایتگری، به شکلی که برای هر مخاطب شخصیسازی شده باشد.
داستانسرایی داده سهگام اصلی دارد:
هر داستانی یک موضوع یا تم اصلی دارد. یک داشبورد مدیریتی هم باید یک تم و درونمایه شفاف در مورد موضوعات اصلی داشته باشد، ضمن اینکه مشکلات را برجسته کرده و آنها را بیان کند.
هر داستان یک آغاز، میانه (اتفاقات اصلی) و یک پایان (نتیجهگیری) دارد. داشبورد شما هم باید به همین صورت چیده شود.
داشبورد باید یک داستان کلی را برای کاربر تعریف کند، معیارها (متریکها) را به شکلی استفاده کنید که یک داستان و یک تصویر از اتفاقات رخداده و در حال رخدادن را نشان بدهد. بهخاطر داشته باشید که اطلاعات را به صورتی که کاربر نیاز دارد اولویتبندی کنید.
از اصطلاحات آشنا استفاده کنید، سعی کنید از معیارها و جملاتی که در یک سازمان استفاده میشود استفاده کنید. این کار کمک میکند تا کاربر بدون هدردادن زمان زیاد داده را درک کند.
دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم کنید
داشبوردی که طراحی میکنید باید اطلاعات را حداکثر در 5 ثانیه به مخاطب منتقل بکند. 5 ثانیه زمانی است که کاربر باید برای اسکنکردن صفحه داشبورد و پیدا کردن اطلاعات مورد نظرش صرف کند.
چطور میتوانیم این کار را انجام بدهیم؟
طراحان از چیدمان هرم معکوس (Inverted Pyramid) استفاده میکنند تا جای هر بخش از اطلاعات را روی داشبورد مشخص کنند. بر اساس این نوع چیدمان:
در این چیدمان کاربر بهسرعت میتواند اطلاعات مهم را در بالای داشبورد پیدا کرده و آنها را ببیند. سپس برای درک بهتر آن اطلاعات تحلیل الگوها و روندها را در قسمت میانی داشبورد مشاهده کند.
کاربرانی که میخواهند در جزئیات بیشتری پیمایش کنند (drill down) میتوانند به پایین صفحه بروند.
داشبورد باید به نحوی طراحی شود که مهمترین اطلاعات در ربع بالای سمت چپ قرار بگیرند تا با روند طبیعی مشاهده تصویر مطابقت داشته باشد.
به این زیر دقت کنید؛ خط چینها مسیر حرکت طبیعی چشم روی داشبورد را نشان میدهند سعی کنید اجزا داشبورد را در امتداد آن بچینید.
نکته مهم: برای کاربران فارسیزبان و داشبوردهایی که اعداد و نوشتار فارسی دارند چینش داشبورد میتواند در سمت راست قرار گیرد. یعنی مسیر بالا به صورت معکوس طی میشود؛ ولی بهتر است ابتدا نظر و ترجیح کاربر نهایی را در این مورد بپرسید
از اندازه (size) و سلسهمراتب (hierarchy) استفاده کنید
همانطور که در پاراگراف بالا گفتیم چیدمان صفحه بر اساس سلسهمراتب، مشاهده و بررسی اطلاعات داشبورد را راحتتر میکند. برای تقویت این چیدمان، از دو خصیصه “اندازه” و ” محل قرارگیری” برای القای مهم بودن یا نبودن یک جزء از داشبورد استفاده کنید.
اگر بهصورت ساده بخواهیم بگوییم مهمترین جزء داشبورد را بزرگتر از بقیه اجزا طراحی کنید و آن را در جایی قرار دهید که بهتر دیده شود.
سمت چپ و بالای صفحه (در حالت راستچین برعکس است) بهترین محل برای قرارگیری شاخصهای مهم است؛ چون چشم ما در ابتدا بهصورت طبیعی به آن نقطه کشیده میشود.
از طراحی مینیمال در داشبورد استفاده کنید
یک داشبورد مدیریتی نباید بیش از 5 تا 9 جزء مصورسازی ( نمودار و … ) در داخل خودش داشته باشد.
روانشناسی شناختی به ما میگوید که مغز انسان میتواند 7 تصویر (+/- 2 عدد) را به صورت همزمان درک کند. بنابراین تعداد نمودارها را به این مقدار محدود کنید.
برای اینکه بههمریختگی بصری را به حداقل برسانید میتوانید از فیلترهای داده استفاده کنید و یا خیلی ساده بهجای یک داشبورد دو یا چند عدد بسازید.
سعی کنید داشبورد شما مرتب و خلوت باشد.
ساخت یک رابط کاربری ساده یکی از مهمترین اصول طراحی داشبورد است. شما باید تحلیل اطلاعات را تا جایی که ممکن است برای کاربر ساده کنید. یک داشبورد خوب باید مرتب، خلوت و بهدور از درهمریختگی باشد.
علاوه بر طراحی مینیمال برای داشتن یک داشبورد تمیز و مرتب این موارد زیر را رعایت کنید:
تنها اطلاعات مهم را در داشبورد قرار دهید
هر سانتیمتر صفحهنمایش برای طراح مهم است؛ بنابراین داشبورد را بیدلیل شلوغ نکنید. اضافهکردن بیش از اندازه اطلاعات، موارد مهم را از دید پنهان و پیداکردن آنها را سخت میکند.
وقتی شاخص و متریک به داشبورد اضافه میکنید دقت کنید که شاخصها:
از فضای سفید استفاده کنید:
فضای سفید که به فضای منفی هم مشهور است به فاصله بین اجزا صفحه در طراحی گفته میشود.
اگر مقدار فضای سفید متناسب نباشد خواندن متنها سخت میشود. به همین دلیل فضای منفی بهاندازه سایر عناصر تایپوگرافی اهمیت دارد. سعی کنید از فضای سفید بیشتری در بین اجزاء داشبورد استفاده کنید.
نرخ داده به جوهر را در نظر بگیرید:
یک راه برای بهبود طراحی داشبورد، کاهشدادن اجزای اضافهای است که داده را منتقل نمیکنند (نویز تصویر). این موضوع برای اولینبار توسط یک آمارشناس امریکایی Edward Tufte مطرح شد. او شاخصی به نام نرخ جوهر داده (data ink ratio) را معرفی کرد.
ادوارد تافتی اجزای داخل نمودارها را به دو قسمت تقسیم کرد. بخشهایی که داده را به مخاطب منتقل میکنند (data ink) و بخشهایی که داده را منتقل نمیکنند (non-data ink) در این تعریف خطوط گرید لاین، آیکونها، برچسبها و رنگهای غیرضروری که دادهای را منتقل نمیکنند باید تا حد ممکن حذف شوند.
کارکردن با داشبوردهایی که نرخ data ink پائینی دارند برای کاربر سخت است؛ چون اجزای اضافه حواس شخص را پرت میکند.
چند نکته دیگر برای طراحی یک داشبورد مدیریتی مرتب:
- طراحی ساده شامل استفاده حداقلی از رنگ و فونت نیز میشود. از یک طراحی مینیمال با دو یا چند رنگ برای نمودارهای مختلف و یک فونت برای هر مجموعه از متن استفاده کنید. مثلاً تمام عناوین باید از یک فونت استفاده کنند.
- از شیوههای مناسب برای طراحی استفاده کنید مثل تراز بودن اجزاء با هم و دستهبندی نمودارهای مرتبط با که باعث مرتبشدن صفحه میشود.
- دادهها را در دستهبندیهای مجزا قرار بدهید و هر دسته را با یک کادر یا خط از هم جدا کنید تا دادههای مهم از غیرمهم جدا شود. هر بخش به یک برچسب با فونت مناسب نیاز دارد.
از رنگهای مناسب در داشبورد استفاده کنید
بهعنوان یک قاعده کلی سعی کنید تا از رنگهای غیراشباع برای مصورسازی استفاده کنید. رنگهای اشباع (خالص) را در جاهای خاصی مثلاً برای جلبتوجه به تغییرات در داده استفاده کنید.
- در استفاده از رنگها ثبات داشته باشید. برای یک داده در نمودارهای مختلف از یک رنگ مشابه استفاده کنید.
- مثلاً بهتر است تا دستهبندیهایی که داری یک توالی یا رابطه طبیعی هستند را با یک رنگ نشان دهیم. (مانند زمان، پیگیری سرنخ /لید، سطوح خطر، و غیره،) تغییرات در داده را با تغییر در شدت آن رنگ نشان میدهیم. این روش درک مطلب را برای کاربران راحتتر میکند.
- از رنگهای قرمز، سبز، زرد کمتر استفاده کنید. مشکلات اصلی را با قرمز و فرصتها را به رنگ سبز نمایش دهید تا در داشبورد به چشم بیایند. زرد معمولاً نشاندهنده حد وسط است؛ بنابراین ممکن است تأثیر بصری مشابهی روی داشبورد نداشته باشد. بهتر است از رنگ زرد زیاد استفاده نکنید.
اعداد را گرد کنید
به غیر از زمانهایی که کاربر بهصورت خاص به یک عدد دقیق نیاز داشته باشد؛ در بقیه موارد لازم نیست اعداد را تا آخرین رقم و به شکل کامل نمایش دهیم. مثلاً نمایش درآمد تا آخرین ریال، آن هم وقتی که عدد اصلی و مهم برای شما چند میلیون یا میلیارد است فقط موجب حواسپرتی و سردرگمی میشود.
کدام یک از اعداد زیر خوانایی بهتری دارد؟
نمایشدادن کامل عددها وسوسهکننده است؛ اما اصولاً اعداد گرد شده بهتر دیده و خوانده میشوند. نشاندادن اعداد تا آخرین رقم صرفاً باعث اغراق در تغییرات کوچک و پرتشدن حواس کاربر میشود.
اعداد را همراه با اطلاعات زمینهای(context) نمایش دهید
برای اینکه بدانیم عدد نمایشدادهشده در داشبورد خوب است یا بد به یک زمینه (context) برای مقایسه نیاز داریم. برای مثال عدد 34 به عنوان سرنخ فروش برای امروز چه معنایی می تواند داشته باشد؟ این عدد خوب یا بد و یا غیر عادی است؟
بهترین راه برای حل این مشکل استفاده از دادههای قبلی برای مقایسه است. میتوانید مقدار شاخص در روز یا روزهای قبل را هم نمایش بدهید. یک روش دیگر استفاده از میانگین و مقایسه عدد با میانگین (هفتگی، ماهانه…) است.
اگر برای یک شاخص هدف (تارگت) تعیین کردهاید اعداد را با تارگتها مقایسه کنید.
داشبوردها را برای نمایشگرهای متفاوت طراحی کنید.
داشبوردها هوش تجاری ممکن است روی وسائل متفاوتی نمایش داده شوند؛ از موبایل و تبلت گرفته تا مانیتورها و تلویزیون.
در طراحی داشبورد برای موبایل و تبلت ین موارد را بهخاطر داشته باشید
در طراحی داشبورد برای مرورگرهای وب (مانیتورها) این موارد را در نظر بگیرید:
- طراحی واکنشگرا (responsive) را در نظر داشته باشید. مطمئن شوید کارتهای KPI اندازه مناسبی داشته باشند تا اگر صفحه مرورگر کوچک شد شاخصها خوانا باقی بمانند.
- چون کاربر معمولاً بهصورت نشسته و پشت میز اداری داشبورد را میبیند (زمان بیشتری برای تمرکز دارد) میتوانید داشبوردهایی با امکان تحلیل و کاوش درداده طراحی کنید.
در طراحی داشبورد برای نمایش در تلویزیون این موارد را در نظر بگیرید:
از برچسبهای مناسب و قابلدرک توسط کاربر استفاده کنید.
یک بخش مهم در داشبورد، برچسبهایی (label) هستند که هر معیار یا نمودار را توصیف میکنند.برچسب باید قابلفهم، بدون ابهام و تا جای ممکن مختصر باشد تا کاربر را سردرگم نکرده و داشبورد را به هم نریزند.
استفاده از اختصارات و مخفف میتواند مفید باشد به شرطی که کاربر معنی آنها را متوجه شود. میتوانید از نمادها (مثل %) بهجای کلمات (“درصد”) استفاده کنید یا درصورتیکه کاربر شما آشنایی کافی داشته باشد از یک تعریف مختصر برای متریک و شاخصها استفاده کنید.
اصل آخر طراحی داشبورد، به صورت دورهای بهروزرسانی کنید
داشبوردی که را ساختید را به حال خودش رها نکنید، حتماً در طول زمان از کاربران استفادهکننده و اعضای تیمتان بازخورد بگیرید. از آنها بپرسید:
از بازخوردی که میگیرید برای اصلاح داشبورد استفاده کنید. بررسی کنید آیا داشبورد باعث ایجاد رفتاری که میخواهید میشود؟ و نوع تصمیمگیری کاربران را تغییر میدهد یا خیر.
هر زمان که اهداف یا اولویتهای کاربر در مورد داده تغییر کرد داشبورد را بهروزرسانی کنید تا همیشه بهترین نتیجه را از آن بگیرید.