290 функций, которые вы можете передать своему ассистенту
для освобождения времени на стратегию и развитие бизнеса
Найм ассистента может значительно упростить вашу жизнь и освободить время для стратегически важных задач. Однако, важно понимать, какие именно задачи можно передать ассистенту, а какие лучше выполнять самостоятельно.
Почему делегирование важно?
Многие начинающие предприниматели и фрилансеры испытывают сложности с делегированием задач. Однако, выполнение всех задач самостоятельно может привести к следующим негативным последствиям:
- Работа в режиме 24/7: Без отпусков и перерывов, так как ваш бизнес может остановиться, если вы заболеете или уедете в отпуск.
- Стеклянный потолок: Вы не сможете обслужить больше клиентов, чем физически возможно, ограничивая рост вашего бизнеса.
- Выгорание: Выполнение рутинных задач в течение длительного времени может привести к потере мотивации и усталости.
Поэтому всем, кто погряз в рутине и операционке, кто тянет все задачи в бизнесе на себе, забывает про выходные и полноценный отдых, я рекомендую как можно быстрее нанять себе ассистента.
Хороший ассистент поможет вам:
- Освободить время от рутины: Вы сможете уделять больше времени стратегическим задачам и развитию бизнеса.
- Сфокусироваться на главных задачах: Ассистент возьмет на себя задачи, которые не приносят непосредственного дохода, позволяя вам сосредоточиться на том, что действительно важно.
- Повысить уровень удовлетворенности и энергии: Делегирование нелюбимых задач поможет вам избежать выгорания и улучшить баланс между работой и личной жизнью.
- Прокачать управленческие навыки: Вы научитесь эффективному управлению и делегированию, что повысит общую продуктивность вашей команды.
- Стать более продуктивным: Ассистент будет напоминать о встречах и важных задачах, помогая вам не пропустить ничего важного.
На консультациях в 50% случаев возникает вопрос эффективного распределения времени собственника и определения функций, которые можно передать команде (если такая уже есть) или ассистенту (если находимся только на старте).
Я помогу вам найти оптимальное решение и уже помогла многим предпринимателям справиться с этой задачей. Вот отзывы тех, с кем мы разбирали вопросы про ассистента.
Есть разные способы улучшить вашу работу — долгие и трудоемкие. Но для тех, кто предпочитает более быстрый подход, у меня есть готовый список из 290 функций, которые часто делегируются ассистентам. Этот список составлен на основе моего опыта работы и практики с клиентами и поможет вам быстро определить, какие задачи можно передать вашему новому сотруднику.
Не теряйте времени на излишние размышления — приступайте к оптимизации вашего времени уже сегодня!
Как использовать подборку функций:
- Прочитайте список функций:
- Отметьте релевантные функции:
- Отметьте те задачи, которые относятся к вашей работе, бизнесу или личным делам. Не нужно «передавать» ассистенту те задачи, которых нет в вашем бизнесе.
- Используйте для описания вакансии:
- Включите отобранные функции в описание вакансии, чтобы чётко определить обязанности и ожидания от кандидата на роль ассистента.
- Создайте должностную инструкцию:
Включает в себя планирование и организацию рабочего дня собственника, управление календарем, планирование встреч и деловых поездок, а также присвоение приоритета задачам.
Это один из первых блоков функций, который часто делегируется, так как позволяет собственнику сосредоточиться на стратегически важных задачах и сохранить фоку на важном, не распыляясь на мелочи.
- планирование дня
- ведение Google календаря
- назначение и организация встреч
- подготовка ссылок в зум для встреч, отправка ссылок приглашенным участникам
- работа с Trello или другими системами управления задачами
- напоминания собственнику по предстоящим задачам, событиям
- сбор и рассылка материалов для встреч, например, повестка, протоколы, отчеты...
- контроль графика руководителя, координация с другими задачами
К этому блоку относятся такие задачи как: управление деловой перепиской, ответы на электронные письма, фильтрация важных сообщений, а также обработка входящих звонков и передача информации собственнику.
Данный блок задач часто делегируется, чтобы избавить руководителя от «информационного шума», с одной стороны, и чтобы не потерять в череде звонков и сообщений действительно важную коммуникацию (например, потенциального клиента, готового купить без возражений, сообщение от регулирующих органов, срочное сообщение от текущего клиента…)
Делегирование этого блока задач требует четких инструкций и понимания приоритетности различных сообщений.
Работа с почтой и входящими звонками:
- сортировка писем в почтовом ящике
- распределение писем по значимости и ответственным с последующим уведомлением вас о наиболее важных
- написание цепочки писем под разные ситуации
- массовая рассылка писем
- составление ТЗ для подрядчика по рассылке писем
- поиск подрядчика для рассылки писем
- переписка, отправка и подготовка писем
- ответы на сообщения в мессенджерах
- прием звонков и переадресация на ответственных
Этот блок функций включает в себя: планирование, создание и публикацию контента, управление активностью в социальных сетях, взаимодействие с подписчиками и анализ эффективности контент-стратегии.
Делегируется при активном использовании социальных сетей для продвижения бизнеса. Передается ассистенту, который хорошо понимает бренд, знает целевую аудиторию Компании, ее ценности и смыслы, а также обладает навыками создания привлекательного контента.
- составление контент-плана для соцсетей
- написание постов для канала на основе контент-плана
- подбор картинок и инфографики для постов
- оформление постов
- публикация постов, сторис, рилз
- простой монтаж сторис и рилс
- оформление соц.сетей, например, сделать обложки для хайлайтс
- проверка грамматики и редактура постов
- переписка в директ с потенциальными клиентами
- удаление спама и хейта в комментариях
- ответы на комментарии
- поиск блогеров на всех площадках
- поиск инфоповодов и сбор информации
- подбор хештегов
- обработка контента
- отслеживание контента на рынке (у конкурентов / у хедлайнеров)
- закуп рекламы у блогеров
- поиск экспертов для совместных эфиров и коллабораций
- организация гивов и экспертных кругов в социальных сетях
- подбор цепляющих заголовков
- подбор и анализ залетевших reels
Включает публикацию вакансий, отбор резюме, проведение первичных интервью, координацию собеседований, а также оформление документов для новых сотрудников.
Этот блок функций также делегируется довольно часто одним из первых, чтобы собственник мог сосредоточиться на управлении бизнесом. Делегирование требует уверенных навыков ассистента в области подбора и оценки кандидатов, а также знания специфики компании, чтобы отражать это требованиях к должности.
Поиск, подбор и найм персонала:
- составление резюме:
- определение целей должности кандидата
- определение место кандидата в структуре организации
- определение обязанностей кандидата
- определение набора компетенций кандидата
- составление портрета кандидата
- размещение вакансии на разных площадках
- размещение вакансии в телеграмм каналах
- размещение вакансий на фриланс сервисах
- размещение на сайтах по поиску персонала, типа HH.ru
- создание воронки найма
- отбор резюме
- создание анкет
- создание тестового задания для кандидата
- обзвон кандидатов
- проведение анкетирования
- тестирование кандидатов на предмет эффективности
- проверка компетентности кандидата
- обзвон прошлых работодателей кандидата для получения характеристики и обратной связи
- приглашение на собеседование
- участие в онбординге новых сотрудников в компанию
В данный блок функций я бы включала задачи, связанные с отчетностью. Например, сбор данных, анализ ключевых показателей, подготовка аналитических отчетов и рекомендаций для принятия решений.
Делегируется для получения важных данных и принятия обоснованных решений.
От ассистента требуется наличие аналитических способностей и внимания к деталям.
Также в этот блок можно добавить такие функции, как подготовка и отправка счетов, мониторинг платежей и ведение личных финансов собственника.
Этот функционал делегируется с осторожностью, особенно личные финансы собственника. Так как требуется высокий уровень доверия. Чаще передается при наличии проверенных и надёжных систем для контроля и мониторинга финансовых операций.
Финансы бизнеса и личные финансы, управленческий учет:
- Ведение учета сделок и Отчета о движении денежных средств
- Сбор данных для отчета Рука-на-пульсе
- Сбор данных для управленческого учета
- Ведение платежного календаря
- Создание дашбордов / презентаций по отчетам
- Проведение оплат подрядчикам и сервисам
- Анализ документов
- Работа с excel: сбор данных, консолидация данных, структурирование данных
- Заказ банковской карты
- Расчет заработной платы сотрудникам / фрилансерам
- Сверка отчётов сотрудников с данными управленческого учета / с данными площадок
- Сбор данных для различных расходов / смет
- Ведение личного финансового плана собственника
- Настройка онлайн-кассы
- Помощь в открытии счета в банке
- Оформление возвратов для клиентов
- Составление / оформление коммерческого предложения
Включает организацию личных поездок, покупку подарков, заказ услуг, управление личными делами и другими бытовыми вопросами.
Часто делегируется для освобождения времени собственника, особенно если поручения требуют много времени и не связаны непосредственно с бизнесом. Делегирование возможно при условии высокой степени доверия к ассистенту и уверенности в его ответственности и внимательности к деталям.
Поручения относительно семьи, дома, бытовые вопросы:
- поздравление близких с праздником
- заказ цветов
- организация переездов
- доставка продуктов
- покупка техники с доставкой на дом
- поиск бригады строителей
- заказ доставки продуктов
- поездка в магазин
- подбор репетитора или няни для ребенка
- подбор школы, сада, кружка для ребенка
- поиск сантехника, электрика, домработницы или другого специалиста
- заказ мебели
- заказ ремонта техники с курьером
- подбор подарков семье и родственникам
- оплата счетов за связь, за интернет, коммуналку
- заказ билетов на концерт, в кино, на модный показ...
- размещение объявления на продажу автомобиля / квартиры...
- запись на приём к врачу
- поиск стилиста и отправка ему размеров одежды
- выполнение некоторых домашних заданий по обучениям
- составить визитку
- получить пропуск на въезд какой-либо территории для личного водителя
- составить список бизнес-коучей, стилистов, фитнес-тренеров..., сравнить их и предложить лучшего
Обработка и систематизация первичной бухгалтерской документации, учет и архивация счетов-фактур, накладных и актов выполненных работ.
Наиболее актуально, если в вашем бизнесе много бумажного документооборота, но до найма бухгалтера вы еще не созрели. Например, свойственно для сферы строительства, проектирования, при работе с гос.контрактами. Важно в данном случае обеспечить ассистента четкими инструкциями и системами для точной и своевременной обработки документов.
Работа с первичными документами:
- составление договора оказания услуг
- составление договора аренды
- составление договора купли-продажи
- выставление актов
- выставление счетов
- выставление накладных расходов
- выбор расчетного счета
- помощь в составлении претензий
- подготовка документов для подачи в гос. органы
- оплата счетов
- помощь в бухгалтерии
- составление бюджетов
- регистрация на госуслугах
- запись на прием в гос. органы
- постановка печати на документах
- подписание документов по доверенности / у собственника
- прием первичных документов, их упорядочивание, сканирование и организация хранения
Если вы много путешествуете как по бизнесу, так и с семьей, то этот блок функций для вас: организация деловых и личных поездок, бронирование билетов и гостиниц, составление маршрутов и обеспечение логистической поддержки – все эти функции стоит отдать вашему ассистенту
От ассистента требуется внимание к деталям, умение находить лучшие предложения, знание предпочтений собственника, базовое знание английского языка и стрессоустойчивость. Часто брони слетают, планы вдруг меняются и нужно в срочном порядке все менять по цепочке.
- организация деловой поездки, командировки
- организация семейного отдыха, отдыха совместно с детьми
- подбор туров
- бронирование
- бронирование авиабилетов
- поиск нормы перевоза багажа
- бронирование частный самолетов
- бронирование ж/д билетов
- бронирование VIP-залов в аэропортах по всему миру
- бронирование отелей
- бронирование апартаментов
- бронирование машины в аренду
- бронирование яхты в аренду
- подбор актуального способа передвижения
- организация трансфера
- организация дополнительного сервиса при трансфере
- оформление документов
- подготовка документов для виз
- оформление Визы
- поиск сервисов оформления визы
- оформление Страховки
- оформление загранпаспорта
- поиск сервисов оформления загранпаспорта
- помощь при утере документов
- расчет разницы во времени
- подготовка списка вещей для поездки
- составление списка задач на путешествие
- выяснение прогноза погоды в других странах /городах
- поиск ресторанов в стране путешествия
- поиск развлечений в стране путешествия
- подготовка маршрута путешествия
- подбор лучших мест для отдыха
- планирование финансовых расходов путешествия
- помощь при форс мажорах
Данная группа функций встречается не у каждого предпринимателя. Все зависит от вашей публичности и от вашего маркетинга. Но, если мероприятия – это ваш способ продвижения, то делегировать нужно, так как этот функционал требует много времени и координации.
Передача задач возможна при наличии у ассистента опыта в ивент-менеджменте и способности работать под давлением.
Планирование, организация и проведение мероприятий:
- поиск площадки для мероприятия
- аренда площадки для мероприятия
- бронирование столика в ресторане
- поиск подрядчиков для организации мероприятия
- составить список гостей
- разослать приглашения на мероприятие
- обзвонить гостей и получить подтверждение присутствия на мероприятии
- составить список необходимых этапов для мероприятия
- составить плейлист для вечеринки
- подбор интересующего мероприятия
- приобретение билетов на интересующие мероприятия
В этом блоке собрала функции, которые относятся к сбору и анализ информации по запросам собственника, подготовке презентаций, мониторингу рынка и конкурентов.
На практике вижу, что данный функционал присутствует в каждом бизнесе – нам, предпринимателям, постоянно нужно что-то найти, подсмотреть за конкурентами, изучить контрагентов перед встречей, провести анализ какой-нибудь нашей идеи… Но кто-то такие запросы генерирует постоянно, а кому-то одного запроса в месяц – вполне достаточно.
Требуется способность ассистента эффективно искать, анализировать и представлять информацию в удобном для собственника формате.
- подбор и анализ информации под конкретный запрос
- поиск ближайшей ветеринарной клиники
- поиск ближайшей больницы
- поиск контактов интересующих компаний
- поиск нужного товара
- актуализация существующих контактов компаний
- сравнение цен вашей продукции с ценами конкурентов
- подбор лучших ресторанов города
- поиск информации в СМИ
- поиск информации соцсетях
- поиск информации в интернете
К данному блоку отнесла такие задачи как: координация задач внутри команды, организация встреч для команды, ведение протоколов, мониторинг выполнения задач и коммуникация между членами команды.
Данный блок полезен, если у вас уже есть небольшая команда, даже если это фрилансеры и временные подрядчики. Особенно актуально для проектной деятельности и запусков, когда действия всех должны подчиняться единому плану-графику и гибко меняться, если на каком-то этапе идут отклонения от плана.
От ассистента нужны хорошие навыки организации и понимание внутренних процессов компании.
- отчёт о проделанной работе
- составление характеристики на сотрудника
- запись сотрудников на курсы
- запись текста на переговорах в командой / ведение протокола
- организация / координация встреч / переговоров / мероприятий и т.д.
- анализ отчетов и проделанной работы всех отделов
- сбор и консолидация отчётов по всем отделам (в единую таблицу/ папку)
- определение контрольных точек по поручениям собственника, контроль исполнения поручений сотрудниками
- поздравление сотрудников с праздниками
Сюда я отношу любую коммуникацию с клиентами, ответы на запросы, обработка жалоб и предложений, сбор обратной связи...
Часто делегируется для улучшения клиентского сервиса и повышения скорости ответа клиентам. Важно, чтобы ассистент имел отличные коммуникативные навыки и разделял ценности компании.
- Поиск клиентов
- Рассылки по чатам, группам
- Поиск площадок, где проводятся мероприятия/ совместные эфиры/ бизнес-выступления / марафоны
- Квалификация клиентов в переписке
- Квалификация клиентов через созвон
- Рассылка лидмагнитов по запросам подписчиков
- Рассылки (приглашений, бонусов и т.д.)
- Запись лидов на диагностики
- Продажи по теплым лидам / простых продуктов
- Проведение части диагностик
- Проведение кастдева с учениками / клиентами
- Выставление счетов и контроль оплаты
- Напоминания об оплате
- Напоминания о встречах
- Составление и отправка договоров
- Отправка клиентам материалов, уроков
- Проверка домашек по курсам
- Анализ конкурентов / клиентских отзывов для создания продуктов
- Создание таблиц по учету клиентов (регистраций, учёта и т.д.)
- Заполнение и оформление отдельных клиентских документов
- Организация оффлайн мероприятий / встреч с клиентами / студентами/ выпускниками
- Переписка со старыми или текущими клиентами (новый оффер / акция, продление договора)
Тут обычно речь идет про простые операции, как подключение к корпоративной почте, настройка и поддержка Zoom и других сервисов.
Делегирование данного функционал требует от ассистента базовых технических знаний и умение быстро находить решения.
Задачи технического характера:
- Проведение трансляции в социальной сети
- Выдача / закрытие доступов сотрудникам и подрядчикам (почта, система)
- Создание простого сайта на Tilda
- Организация вебинаров
- Выбор площадки для проведения вебинара
- Простой монтаж видео
- Простая обработка фото
- Работа с Canva
- Запись экрана через OBS
- Конвертация файлов из одного формата в другой
- Подключение домена и хостинга
В данном случае речь идет о настройке рекламы и платных и бесплатных способах продвижения.
Важно, чтобы ассистент обладал знаниями в области маркетинга и рекламы, а также умел анализировать результаты рекламных кампаний и вносить корректировки.
- Поиск журналиста, который готов написать статью / книгу о руководителе
- Запуск контекстной рекламы Yandex
- Закупка рекламы у блогеров
- Запуск таргетированной рекламы Вконтакте
- Закуп рекламы в ТГ
- Пополнение бюджета в рекламных кабинетах
К этому блоку задач отнесла поиск, оценку и отбор подрядчиков, заключение договоров, контроль выполнения работ и взаимодействие с подрядчиками.
Часто функционал требуется при проектной деятельности, при запусках, когда в короткие сроки необходимо привлечь внешних специалистов.
Делегирование требует от ассистента навыков переговоров и способность контролировать качество выполнения работ.
- Составление и ведение базы подрядчиков
- Поиск поставщиков
- Запрос коммерческих предложений
- Ведение переговоров с подрядчиками по скидкам и условиям
- Оценка и выбор подрядчиков
- Контроль работы подрядчиков
- Определение нормативов и ключевых показателей работы подрядчика
- Подготовка отчета для руководителя о работе подрядчиков
Этот блок задач делегируют на ассистента редко.
Тут скорее речь о том, что со временем наш ассистент может все больше и больше забирать на себя задачи, передавать их на подрядчиков и на нанимаемую команду. Таким образом он постепенно вырастает до полноценной «правой руки», кто знает всю внутрянку вашего бизнеса от и до. Становится по сути операционным директором в вашей компании.
Собственно, в обязанности операционного директора и входит разработка и внедрение систем и процессов для улучшения эффективности работы бизнеса, создание и поддержка внутренних стандартов и процедур...
Для передачи этого функционала важно, чтобы ассистент понимал структуру бизнеса и имел навыки в области управления процессами и проектами.
Задачи по систематизации бизнеса:
- Разработка регламентов
- Разработка должностных инструкций
- Организация и проведение планерок
- Прослушка разговоров менеджеров по продажам (контроль качества)
- Подготовка проектов скриптов по продажам
- Сбор обратной связи с сотрудников, оценка удовлетворенности работой в компании
- Реализация отдельных проектов
- Обновление данных в базе данных, очистка от дублей, контроль статусов
- Первичное наполнение базы данных клиентов
- Составление чек-листов
- Сбор обратной связи от клиентов, NPS
В последнее время все реже встречаю этот блок функций, но для региональных бизнесов он все же актуален.
Сюда включала такой функционал, как: размещение объявлений, мониторинг откликов, ведение переписки и организация встреч по объявлениям.
Данный блок функций требует от ассистента внимания к деталям и умения эффективно коммуницировать.
Задачи по работе с досками объявлений:
- размещение объявлений на сайтах типа Avito
- корректировка уже размещенных объявлений
- анализ объявлений конкурентов
- поиск необходимых товаров / услуг на досках объявлений
- ответы на вопросы, работа с комментариями на досках объявлений
Итак, мы постепенно подходим к концу моего перечня функций ассистента.
В этот блок я относила выполнение различных административных и организационных задач, которые не входят в основные категории, но необходимы для успешного функционирования бизнеса.
Для успешного выполнения этого блока функций ассистент должен быть универсальным и уметь адаптироваться к различным задачам. Также требуется опыт в проектном менеджменте и способность координировать работу команды.
- Сбор информации о конкурентах и ее анализ
- Замещение на переговорах
- Замещение в командировках
- Заказ канцелярии в офис
- Организация фотосессий
- Подбор референсов для фотосессии
- Обзвон заявок
- Обзвон базы
- Регистрация товарной марки
- Подготовка докладов
- Заказ брендированной продукции и сувенирки
- Составление и контроль отчетности для руководителя
- Мониторинг СМИ / упоминаний о компании
- Тайный покупатель
Ну и последний блок функций связан с обработкой и систематизацией данных.
Этот функционал делегируют, если ваш бизнес напрямую связан с данными и цифрами и/или если вы не любите сами ковыряться в табличках и хотите получить в этом деле помощь от вашего ассистента.
В качестве базовых навыков этот блок задач требует от ассистента внимания к деталям, организованности, знания excel, google tables, word и знания стандартов ведения документации.
Иные работы с документами и данными:
- работа с таблицами: перенос и корректировка данных
- подготовка документов
- перевод вебинаров, семинаров в текстовый формат
- транскрибация аудио в текст
- транскрибация картинки в текст
- перенос информации с рукописного текста в документ
- простые презентации – анализ материалов, собрать черновик на слайды
- проверка пунктуации
- проверка орфографии
- сортировка данных в табличных редакторах
- фильтрация данных в табличных редакторах
- оформление таблиц в едином стиле
- внесение массовых корректировок в таблицы (работа с большими массива и данных)
- вставка реквизитов и др информации в таблицы
- сделать перевод текста с иностранного языка
- работа с Google диск
- работа с Google документы
- добавление фигур и изображений в табличном редакторе
- очистка, корректировка таблиц от различных символов (например, в числовых данных убрать пробелы для формирования числового значения)
- сбор информации по клиентам / студентам в таблицу
- сбор информации по процессам компании в таблицу
- создание кейсов
Напутствие для встающих на путь делегирования
Итак, в статье мы по полочкам разобрали мою подборку задач, которые можно передать ассистенту. На основе этого перечня вы легко сможете сформулировать свой собственный перечень функций для вашего ассистента, с учетом особенностей вашего бизнеса и ваших личных предпочтений.
Но для тех, кто не любит откладывать решения в долгий ящик и сразу переходит к действиям, у меня есть предложение:
Хотите освободить минимум 1 час в день для стратегии и роста бизнеса или личного времени?
Приглашаю вас на бесплатный разбор ваших функций!
- Найти те самые функции, которые необходимо делегировать в первую очередь, чтобы начать быстро расти и получить желаемую свободу
- Составить план шагов по эффективному делегированию задач вашей команде или ассистенту, чтобы при этом не потерять в качестве оказываемых услуг
- Минимум 1 час свободного времени в день, который можно потратить на стратегическое развитие бизнеса или личные нужды.
- Ясное понимание, какие задачи можно передать другим, чтобы максимально снизить свою нагрузку.
- Пошаговый план делегирования, готовый к немедленному внедрению.
🕐 Все это за 40 минут разбора со мной!
Оставьте заявку на разбор по этой ссылке и начните путь к более эффективному управлению вашим бизнесом.
А для тех, кто хочет быть в курсе всех новостей и получать регулярные советы по делегированию, управлению командами и мотивации, приглашаю подписаться на мой телеграм-канал. Я часто делюсь там полезной информацией о том, как управлять и развивать свой бизнес опорой на прозрачные цифры, эффективные бизнес-процессы и самостоятельную команду.