Тайм-менеджмент для разгильдяев
Оригинал взят у
big_frog в Тайм-менеджмент для разгильдяевТайм-менеджмент для иррационалов.
Авторы: Алексей Ветрюк, Дмитрий Пестряков
Введение
- У вас есть планы на 5, 10 лет? Кем вы видите себя через это время?
- Идите нафиг со своим планированием. Оно мне всю радость жизни портит.
Этот текст посвящен разгильдяям...
Тем, чья жизнь меняется постоянно. Тем, кто не может работать монотонно и пошагово. Тем, у кого постоянный аврал - то в голове, то в остальном мире.
К созданию этой методологии и проведению исследований привела банальная вещь: есть много дел, и мало времени. Были перепробованы классические методики тайм-менеджмента, но результат одинаков: много энергии вкладывается именно в сами техники, и, после какого-то периода (несколько недель или пару месяцев) - когда ослабнет мотивация, или просто отпустит - все эти технологии обязательно летят к чертям. Но планировать все же как-то надо, и не только себя…
Много лет назад серьезные и последовательные пацаны договорились считать себя идеалом и жизненным мерилом. А всех непохожих - считать болезненным и злонамеренным отклонением от этой прекрасной нормы. Стереотипы и традиционные представления о воспитании прямо указывают, что каждый ребенок должен развить в себе упорядоченность, желательно в крайней степени. А переменчивость в настроении и делах - результат безответственного отношения к своим обязанностям учителей и родителей.
Вот список наиболее часто встречающихся стереотипов:
Стереотипы об иррационалах Реальность Раздолбайство лечится Иррациональность врожденная, и немного снижается к старости Раздолбаи не могут завершить начатое Научившийся жить со своими особенностями, иррационал отлично завершает дела. Может быть, несколько позже дедлайна… Не приходят вовремя Если вовремя - каждый день в одно и то же время, то да. Срывают сроки При неумении работать - да. При умении - не чаще других. Разгильдяйство - плохо Кошки - это прекрасно. Просто Вы не умеете их готовить. Ненадежные люди Не более чем другие, на которых нагрузили неоправданные ожидания. Необязательные Иррационалы более обязательные, т.к. сами больше других страдают от проблем со своим характером. Иррационалам часто стереотипно ставят диагноз СДВГ Лечить иррациональность бессмысленно. В данный момент науке не известны ни медикаментозные, ни воспитательные способы превращения иррационала в рационала. Более того, на данный момент не известна причина различия по нальности.
Ответственно заявляю:
Разгильдяи не виноваты в своем разгильдяйстве! И их родители в этом не виноваты!
Это не лечится, это не исправляется!
Разгильдяйство - уничижительное название глубинного врожденного свойства психики - иррациональности.
Врожденная склонность к стабильности или переменчивости - наиболее значимое из всех врожденных свойств человека.
Впервые это свойство описал один известный Карл Юнг в своей культовой книжке “Психологические типы”.
До этого момента нам попадались методики по тайм-менеджменту только традиционного типа. Суть которых в том, чтобы научить человека быть рационалом.
Этот традиционных подход содержит глубинную ошибку.
Суть ошибки в том, что рационалу эти советы и откровения не нужны. Они их и так интуитивно чувствуют и действуют в соответствии с этими рекомендациями еще до прочтения.
А иррационалам почти все эти советы вредны. Ибо практически не выполнимы, или, при попытке следовать им, оказывают исключительно отрицательное влияние на дела.
Я не думаю, что требуется специально приводить примеры рационалов и иррационалов. Уверен, что в жизни любого читателя полно как ярких разгильдяев, так и устойчиво педантичных рационалов.
Перехожу к теории вопроса.
Теория
Юнг первый выделил рациональность/иррациональность как самостоятельное свойство психики и описал присущие этим типам признаки и особеннности. Но еще до Юнга мы можем найти следы этого свойства в темпераментах Гиппократа.
Холерики и Меланхолики - иррационалы. Сангвинники и Флегматики - рационалы.
Соционические авторы выделили несколько базовых проявлений рациональности/иррациональности.
1. Изменение настроения
2. Скорость переключения
3. Работоспособность
4. Реакция на редкие и частые события
5. Размер мысли
Рационалы обладают довольно стабильным настроением. Оно меняется не быстро и, как правило, под влиянием внешних причин. У иррационалов - обратная картина. Настроение меняется неожиданно и кардинально. Причем так, что заранее намеченные планы становятся совершенно неактуальными и трудно выполнимыми. Фактически, у иррационала есть два состояния: бурной деятельности и снулой рыбы.
Иррационалы очень быстро переключаются с одного дела на другое. Могут все время работать в режиме постоянного переключения. Рационалам необходимо сконцентрироваться на новом занятии. Плавно войти в процесс. Желательно, заранее его запланировать. Иногда этот процесс занимает долгие минуты, иногда - часы, а иногда и несколько дней.
У меня есть мастер по отделочным работам. Переговоры про самое простое дело происходят минимум в три этапа. Первая встреча никогда не заканчивается договоренностями. Тут можно только обозначить потребность. На второй встрече происходит подтверждение результатов первой. И только на третьей - согласование деталей и принятие решения о начале работ.
Это, конечно, крайний случай, но вполне в традициях рационалов.
Работоспособность рационалов очень ровная и длительная. Они, не торопясь, разгоняются и потом работают много часов практически без перерывов и снижения интенсивности. Иррационалы очень быстро загораются, выделяют море энергии, и довольно быстро устают и теряют интерес. Если для рационала активный период обычно продолжается неделями с перерывами на сон и выходные, то у иррационала такой период редко превышает час - другой.
Исследователь из Вильнюса Калинаускас предложил гипотезу, по которой иррационалы реагируют на единичные события, а рационалы - только на достаточно часто повторяющиеся. Мне эта идея кажется имеющей право на существование. Хотя я пока не нашел однозначных подтверждений.
По Калинаускасу, единичное событие привлекает внимание иррационала и с высокой вероятностью приводит к действию. Рационалы же могут довольно долго не предавать значения отдельным сигналам и лишь их регулярное появление принимается как достаточный для принятия решений факт.
Последний признак проявления - короткие несвязанные друг с другом мысли-высказывания иррационалов и длинные связанные конструкции рационалов.
Это различие сильно напрягает общение. Иррационалы теряют ход мысли рационала. Рационалы же пытаются найти связь между отдельными независимыми высказываниями иррационалов.
Риски
Дела иррационалов и рационалов подвержены разным рискам. Риски рационалов связаны, по большей части, с неготовностью к реакциям на внезапные и быстрые сильные изменения ситуации. Но подробно мы на них останавливаться не будем, поскольку в этом тексте - другие герои.
1. Оценка по редким событиям
Выбор целей и планирование, основанные на редких событиях, должны учитывать высокую вероятность того, что условия для реализации задуманного могут не сложиться к дате дедлайна. А возможно, и вообще никогда. Фактически, иррационал всегда находится в состоянии венчурного капиталиста, идеи которого срабатывают один раз из 20.
2. Риски импровизации
Иррационалы очень часто полагаются на импровизацию. Она у них - сильное место. Однако, любая импровизация чревата высокой вероятностью как отдельных ошибок, так и общей неудачей.
3. Риски быстрой оценки
У оценки по быстрым событиям есть не только проблема низкой частотности, но и негативная психологическая сторона. Психологически иррационалы склонны переоценивать значение события. Очень высока вероятность, что через пару дней оценка станет более скромной.
4. Риски перепланирования
Постоянные иррациональные перепланирования вносят довольно большую вероятность ошибки администрирования. В сложносогласованном проекте, с большим количеством сотрудничающих сторон, постоянные переносы событий и чекпоинтов провоцируют появление неправильных согласований и последующих срывов работ.
Сильные и слабые стороны иррационалов как работников
Господствующие стереотипы о правильности равномерного и распланированного труда мешают объективно оценить иррационала как работника.
Рациональные работодатели, видя первые признаки разгильдяйства, ставят клеймо “Не годен” и начинают думать о поиске нового сотрудника, а иррациональные работодатели на эту тему не рефлексируют, потому как избегают наступать на больную мозоль собственной иррациональности.
Мне понадобилось 15 лет медитаций на индекс РТС, чтобы иррациональная травма рассосалась. После этого я смог увидеть истинное лицо иррационала, как работника.
Вот, что у меня получилось:
Проблемы иррационалов
1. Нет настроения для работы
Вернее, оно то есть, то нет. Нужно это настроение или ловить, или создавать.
2. Сложно завершить дело
За начальный иррациональный энтузазизм и быстрый старт приходится платить мучениями в конце проекта.
3. Отвращение к длительным, рационально структурированным занятиям типа учебы и рутинной работы
Да, этого иррационалы не любят. Если Вы хотите иррационала наказать или им проманипулировать - смело требуйте соблюдения дисциплины.
4. Проблема с реализацией больших и бесконечных проектов
Чаще всего длительные проекты содержат очень много рациональных элементов, с которыми иррационалам не просто. От иррационала требуется большой опыт по иррациональным способам решения таких задач.
5. Внезапно заканчивающееся внимание.
Тут главная фишка в том, что его невозможно оживить довольно долгое время. Не раньше обеда или вторника.
6. Первоначальное завышение значимости и последующее разочарование.
Первое желание иррационала - включиться в ситуацию. Очень часто иррационалы так и поступают. На следующий день все уже видится в другом свете и начинается муторный процесс откатывания назад.
7. Сложность в выполнении больших проектов и дел.
В основном, из-за незнания своей природы и попыток применять классические рациональные подходы. (С нормальным планированием все получается отлично)
Плюсы иррационалов
1. Сильная импровизация
Не знаю отчего, у иррационалов получаются отличные импровизации. То ли от того, что мозг взрывается новыми идеями и ассоциациями от каждого нового факта. То ли от того, что иррационалы постоянно попадают в ситуации, когда изменившееся настроение заставляет срочно придумать новый план. И это - результат тренировки функций мозга, ответственных за импровизацию. А может, и от того, и от другого вместе...
2. Способность заниматься большим количеством дел одновременно
Иррационалу вообще для этого напрягаться не нужно. Мозги сами все время переключаются и контроль размазывается. В принципе, эту способность к быстрому переключению можно вынести в отдельный пункт.
3. Способность быстро переключаться и подстраиваться
Иногда очень важно отреагировать быстро, иррационалы это могут.
4. Изобретательность
В основе процесса изобретения лежит свойство психики выходить за стандартные и стереотипные маршруты. Иррационалы к этому в разы более склонны, чем рационалы.
5. Много энергии в короткое время
Когда иррационалы работают, они это делают очень быстро. В активном состоянии их интенсивность очень высока. Жаль, недолго…
Есть одна особенность: т.к. процессы у иррационалов идут параллельно, то часто бывают периоды “затишья”, когда от иррационала не видно никаких результатов. Потом это все сменяется резким выстрелом нескольких завершившихся процессов за короткое время.
Рациональные и иррациональные виды деятельности
Иррациональные
Рациональные
Проектная работа
Бизнес, функционирующий по расписанию
Поиски нового
Контроль существующего
Авралы и внезапно
Монотонно и однообразно
Импровизация
Стабильное качество
Изменения и преобразования
Традиции и ритуалы
Обычно в любой профессии есть ниши и для рациональных специалистов, и для иррациональных. Но все же есть определенный дисбаланс.
Иррациональные профессии
Рациональные профессии
Пожарные и спасатели
Финансы, бухгалтерия
Строительство
Производство
Проектирование
Логистика и торговля
Дизайн
Инфраструктура. Водопроводы и т.п.
Журналистика
Охрана и безопасность
Разработка в IT
Эксплуатация в IT
Маркетинг
Транспорт
Реклама
Общественное питание
Медицина. Особенно экстренная.
Животноводство
Реставрация
Статистика и учет
Торговля недвижимостью
Управление недвижимостью
Юриспруденция
Бюрократия
Собственно тайм-менеджмент
Вот теперь, когда мы более-менее рассмотрели теорию, можно перейти к практическим вопросам планирования времени, целей и усилий для иррационалов. Начнем со списка классических ошибок, которые делают иррационалы в попытках запланировать и исполнить дела, игнорируя свою врожденную природу.
Типовые ошибки иррационалов
Ошибки иррационалов
Корректное решение
Планирование по максимальной производительности
Планировать с учетом пиков и провалов работоспособности
Попытки управлять настроением
Следуйте настроению. Оно само выведет в эффективную сторону.
Не замечают конца пика работоспособности
Следите за потерей интереса и работоспособности. Переключайтесь.
Отказ от другой деятельности в попытках заставить себя заниматься выбранным.
Попытки сконцентрироваться все равно не приведут к успеху. Отказавшись переключиться на что-то менее важное, Вы не продвинете главное и время потеряете тоже.
Планирование равномерного и последовательного действия
Выделение достаточного временного пространства для маневра задачами по настроению.
Планирование жестких привязок работ к определенному времени
Минимизация жестких привязок.
Попытки быть рационалом
Понять свою иррациональную сущность и подстроить под нее формат жизни.
Брать на себя рациональные задачи
Делегировать все рациональное.
Ревизия советов традиционного тайм-менеджмента
Иррациональный тайм-менеджмент довольно сильно отличается от традиционного по множеству рекомендаций, связанных с тактикой планирования. Но в области постановки целей обе методики совпадают - полезно выделить главное и на нем концентрироваться.
Для наглядности, мы свели в небольшую табличку: традиционные советы и иррациональные комментарии.
Приемы ТМ
Альтернативы ТМ иррационалов
При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие
При составлении плана на день оставить 80 % времени свободным, то есть заранее запланированные дела не должны занимать более 20% времени.
Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее
Необходимо контролировать свое настроение и вовремя переключаться на другие дела.
Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные
Важно, чтобы до дедлайна Вы успели сделать достаточное количество успешных подходов к задаче.
Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность
Основной принцип – планировать, исходя из того, что будут пики и провалы в работоспособности.
Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться
Не рассчитывать на равномерную работоспособность.
Упорядочение заданий
Вовремя переключаться между задачами
Принятие решений по приоритетам и перепоручениям
Вынести на аутсосринг все, что требует жесткой привязки по времени.
Контроль учета выполненного
Контроль настроения
Разделение задач на срочные/несрочные важные/неважные
Аналогично
Иррациональный образ жизни.
Концепция иррационального тайм-менеджмента и образа жизни состоит из следующих принципиальных тезисов:
- Уважай свою иррациональность и не пытайся стать рационалом
- Выдели наиболее важные и значимые цели
- Тщательно планируй в иррациональном ключе (или, хотя бы, не планируй жестко)
- Следи за настроением и вовремя меняй занятия
- Делай неприятное в фазу апатии
- Вынеси на аутсорсинг все рациональное
- То рациональное, что приходится делать самому, делай внимательно. Уважай чувства и планы рациональных партнеров
Приемы иррационального тайм-менеджмента
1. Все записывать и создавать многочисленные удобные напоминалки
Быстрые переключения и частые перепланирования приводят к регулярным потерям некоторого количества данных. А поскольку нет жесткой структуры планов, утерянное не всегда можно вычислить логикой вовремя. К счастью, сейчас есть много средств, интегрирующих напоминалки в компьютере, телефоне и интернете в единую напоминальную среду.
2. Фиксировать идеи и планы
Фиксировать идеи особенно важно. Их много и они забываются. И, при этом, идеи - рыночное преимущество и важный актив иррационала.
3. Сделать список дел, которые никогда не нравятся
Такой список позволяет осознать зону риска и проявить к ней должное внимание.
4. Неприятные дела делать, когда нет настроения
Приятные дела хорошо идут, когда есть настроение. Но на неприятные настроение никогда не встает, да и потом быстро падает. Если уж неприятные дела не удается ни на кого скинуть, то самый практичный способ делать их - когда настроения нет...
5. Следить за перепадами настроения
Это очень важно. Изменение настроения и потеря интереса должны быть отслежены. И как только это произошло, необходимо изменить занятие. В противном случае, все, что будет сделано после потери интереса, будет сделано плохо. Придется переделывать и время уйдет впустую.
6. Гибкое расписание
Гибкое расписание - это не только отказ от жесткого планирования. Это еще и большая работа по построению образа жизни, который позволит такое расписание реализовать. Необходимо построить форматы взаимодействия с рационалами среди партнеров, найти инфраструктуру, подходящую под иррациональный образ жизни.
7. Гибкий список дел
Поскольку иррационалы все время переигрывают планы, очень важно иметь возможность при этом перепланировании оптимизировать заполнение времени сопутствующими делами. И для этого дела должны попадать в список уже заранее подготовленными. Подготовленными так, чтобы они могли быть реализованы в любой удобный момент.
8. Частые корректировки планов
Поскольку иррационалы постоянно принимают новые решения, бросают одни дела и хватаются за другие, написанные планы быстро устаревают. К концу недели бумажка с планом на пару лет вперед почти полностью теряет смысл. Важно находить время каждый день, чтобы в длинных планах нашли отражение сегодняшние новости.
9. Список конечных целей
Если у рационала список конечных целей естественным образом является основой для списка дел сегодняшних, то у иррационала конечные цели часто живут своей собственной жизнью. Важно, чтобы эти цели не забывались в суете и при очередном перепланировании сохранили свое влияние на текущий план.
10. Ставить не только срок, но и много напоминающих сроков
Выполнение длинных дел у иррационалов происходит за много подходов. На каждую удачную итерацию может быть несколько неудачных. Когда нет настроения и дело не пошло… Важно, чтобы было достаточное количество удачных попыток.
11. Минимизировать жесткие привязки по времени
Из всех возможных вариантов при планирования следует выбирать те, которые дадут максимальную свободу маневра по времени.
12. Отдельный список дел, которые всегда не нравятся
Важно отделить те дела, что должны дождаться настроения от тех, где настроение так и не появится. Для них разные правила. Приятное - по настроению. Неприятное - в любое время, когда настроения нет.
13. Планирование длинных дел и проектов с учетом пиков и провалов работоспособности.
Для продуктивной оценки выделяемого времени на проект и правильной установки дедлайна, необходимо иметь представление о длительности пика работоспособности, пика апатии и производительности в активной фазе. Для этого можно измерять длительность фаз и собирать статистику по реальным затратам времени на разные проекты. Для иррационалов это все не так просто, как для рационалов, которым достаточно просуммировать затраченные часы.
14. Усиливать запоминание. «Думать через руку»
Некоторая забывчивость вполне может быть компенсирована любыми стандартными способами улучшения запоминания. Постоянные записи ручкой на бумаге - один из самых простых способов…
15. Рисовать схемы для улучшения запоминания
Визуализация при помощи схем - тоже неплохой способ усилить качество запоминания. Также это неплохой способ быстрого изменения информации. Mindmaps и иже с ними.
16. Четко прописывать этапы и связанность в больших проектах
Проблемы с планированием и реализацией больших проектов можно частично решить за счет более качественного планирования. Важно не забывать, что это должно быть иррациональное планирование.
17. Использовать воодушевление финала для наиболее полного и качественного завершения дела
Перспектива закончить дело и расстаться с проектом вызывает прилив энергии и эмоций. Эту позитивную энергию можно пустить на то, чтобы придумать и реализовать красивое завершение проекта.
18. Взять паузу после первого пика энтузиазма для более трезвой оценки дела перед принятием решений
Этот очень простой способ принятия сложных решений даже в сказках описан. Так что, грех не воспользоваться. Вообще, авторы планируют проверить и другие народные мудрости при помощи современных подходов к научным эксперимента. В этом сезоне мы планируем проверить поговорку про высокие трудозатраты при рыбной ловле. Слепые участники экспериментов будут разделены на группы слепыми организаторами, а для оценки результатов планируется привлечь экспертов с ограниченным зрением. Записаться в группы можно в приложении клуба.
19. Подготовиться к игре на рациональном поле.
Очень полезно заранее определить партнеров и дела, где придется подстраиваться к рациональным формам поведения. Предупрежден - значит вооружен!
Советы рационалам
Надеюсь, читающие этот текст рационалы уже узнали в этих описаниях некоторых знакомых и их поведение стало чуть более понятным.
Рискну дать вам несколько практических рекомендаций по взаимодействию с иррационалами.
1. Да, они такие от рождения и их не переделать.
2. Попробуйте отнестись с пониманием к недостаткам иррационалов.
3. Особенно к опозданиям и переменам планов…
4. Дайте им возможность работать по своему странному графику.
5. Постарайтесь уменьшить количество жестких по времени мероприятий с участием иррационалов.
6. Делегируйте им иррациональные дела и виды деятельности. Пусть они будут вашими руками в иррациональном мире.
Планирование настроения
Если вы владеете соционикой и умеете типировать, то для вас доступны технологии по включению иррационалов. Для каждого типа есть уникальный ключ, позволяющий с очень высокой вероятностью перевести иррационала из пассивного состояния в активное.
Вот список ключей:
Гексли История про людей Наполеон Новые люди. Наполеон сразу пытается сконцентрировать на себе их внимание. Дюма Печальный внешний вид Есенин Новый интересный человек Бальзак Теоретическое утверждение или определение Дон_Кихот Новая нерешенная задача Жуков Новая цель Габен Нужно разобраться в какой-то вещи. Или вещь, которую нужно починить. Или интересно технически устроенная.