Полное руководство по документации продавца Amazon — что нужно для защиты своего бизнеса

Документация — одна из самых важных вещей, которую должны поддерживать продавцы Amazon. Мы все чаще видим, как Amazon запрашивает документацию для восстановления ASIN и учетных записей. Кроме того, правильная документация может помочь защитить вас от потенциальных злоумышленников на платформе.

Но какая документация вам нужна? И что он должен включать, чтобы его принял Amazon?

Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные сценарии, с которыми мы сталкиваемся, и то, что вам нужно включить в документацию для их решения.

Документация, необходимая всем продавцам Amazon:

Документы для подтверждения учетной записи продавца:

Проверка предназначена не только для новых продавцов. Каждый раз, когда вы меняете данные учетной записи, вас могут пометить для повторной проверки. Убедитесь, что у вас под рукой действительные подтверждающие документы , которые на 100 % соответствуют информации в вашей учетной записи продавца.

Требуемые документы, удостоверяющие личность, зависят от страны или штата, в котором находится ваш бизнес, и от места вашего проживания, но обычно у вас есть возможность предоставить паспорт, водительские права или национальное удостоверение личности.

Вас также могут попросить предоставить лицензию на ведение бизнеса, выписку из банковского счета, выписку по кредитной карте или счет за коммунальные услуги.

Сертификат страхования ответственности

Если у вас есть учетная запись профессионального продавца с объемом продаж более 10 000 долларов США в месяц, вам необходимо иметь полис страхования общей коммерческой ответственности, зарегистрированный в Amazon.

Эта политика должна:

Покрыть не менее 1 000 000 долларов США
Включить покрытие ответственности за продукцию (продукты/завершенные операции)
Охватывайте все продажи продуктов, представленных на Amazon.
Быть политикой формы возникновения
Иметь рейтинг компании A- или выше
Назовите Amazon.com Services LLC, ее аффилированные лица и правопреемников в качестве дополнительных страхователей ( Amazon.com Services LLC и ее аффилированные лица и правопреемники, почтовый ящик 81226, Сиэтл, Вашингтон, 98108-1226).
Иметь франшизу в размере менее 10 000 долларов США, если франшиза включена
Точно совпадайте с названием и адресом компании в вашей центральной учетной записи

Вот пример того, что должен включать в себя страховой сертификат:

Документация для всех, кто имеет доступ к вашей учетной записи продавца

Вам необходимо иметь возможность документально подтвердить свои отношения (и прекращение отношений) со всеми, кто имеет доступ к вашей учетной записи Seller Central.

Почему?

Потому что, если Amazon связывает вас с заблокированной учетной записью или с кем-то, кто, по их мнению, совершил оскорбительное поведение, вам необходимо показать масштаб ваших отношений и/или то, что вы их прекратили, чтобы восстановить свою учетную запись или ваш бренд. Реестр одобрен. Меньше всего вам хочется нести ответственность за чужое плохое поведение.

Вам нужны датированные контракты и письма об увольнении со всеми сотрудниками и поставщиками услуг с подробным описанием объема их работы в вашем аккаунте. Сюда входят 3PL и склады, поставщики программного обеспечения и подрядчики.

Кроме того, убедитесь, что когда вы прекращаете отношения с кем-либо, имевшим доступ к вашей учетной записи, частью вашего процесса отключения является отзыв доступа к учетной записи Seller Central (и Реестра брендов).

Если владелец вашей компании изменится, т.е. вы меняете деловых партнеров или покупаете или продаете компанию, у вас должна быть четкая документация о создании или прекращении партнерства и смене владельца, датированная моментом, когда произошли эти изменения. И убедитесь, что вся информация в вашей учетной записи правильно обновлена (включая удаление старых пользователей).

Документация для владельцев брендов:

Регистрация торговой марки/патента:

Товарный знак необходим для регистрации в реестре брендов Amazon . Реестр брендов предоставляет вам доступ к дополнительным инструментам брендинга, а также к инструментам, позволяющим сообщать о нарушении прав вашей интеллектуальной собственности. Регистрация вашего IP-адреса также дает вам гораздо более прочную правовую основу для сообщения о нарушениях прав и поддельных версиях ваших продуктов, а также дополнительно защищает ваши списки от угонщиков.

Убедитесь, что у вас также есть фотографии вашего продукта и упаковки, на которых четко виден ваш бренд, постоянно прикрепленный либо к продукту, либо к упаковке, либо к тому и другому.

Регистрация авторских прав:

Вы должны защищать авторские права на весь текст и изображения, которые вы используете на Amazon. Если конкурент скопирует ваше объявление, ваша регистрация авторских прав гарантирует, что ваше сообщение о нарушении в Amazon будет быстро рассмотрено как нарушение прав интеллектуальной собственности. Ваша регистрация авторских прав также не позволит злоумышленникам лишить вас авторских прав на ваш контент, а затем сообщить о нарушении их ложных авторских прав на ваш исходный контент.

Мы видим, что эта тактика используется ОЧЕНЬ часто, поэтому убедитесь, что вы защищены.

Сертификат ГС1:

Вы получаете свой GTIN от GS1, верно? В соответствии со своей действующей политикой UPC Amazon проверяет « подлинность UPC продуктов, проверяя базу данных GS1». UPC, не соответствующие информации, предоставленной GS1, будут считаться недействительными».

Если вы не получили свои номера GTIN от GS1, ваша информация не будет соответствовать их базе данных. Amazon может ограничить вашу возможность размещать новые продукты или приостановить ваши активные списки, если вы не можете продемонстрировать связь между информацией в базе данных GS1 и вашими продуктами. Ваш префикс GS1 должен быть зарегистрирован под названием вашей компании, и вам нужно будет иметь возможность документально подтвердить, какое отношение он имеет к вашему бренду.

«Более 50 лет назад GS1 сотрудничала с розничной торговлей, чтобы установить глобальный стандарт идентификации продуктов, и родился GTIN. GTIN, полученный от GS1, когда-то был всего лишь средством для ускорения кассовых операций, но с годами стал ключевым символом доверия к продуктам и показывает, что бренд готов к любому уровню роста и успеха, независимо от того, через какой канал вы продаете. – сказала Мишель Кови, вице-президент по коммерциализации и стратегическим расчетам GS1 US .

Доказательство связи между вашей компанией и брендом

Если название вашей компании отличается от торговой марки вашего продукта, вам необходимо предоставить доказательства связи между вашей компанией и брендом. Вы можете подтвердить эту связь с помощью сертификата DBA, сертификата товарного знака, в котором ваша компания указана как владелец товарного знака, или лицензионного соглашения.

Счета-фактуры от вашего производителя

Тот факт, что вы являетесь владельцем бренда, не означает, что Amazon не будет просить вас доказать подлинность вашей продукции. Вам необходимо вести тщательный учет ваших отношений с производителем. У вас должен быть контракт со всеми производителями, а также счета-фактуры, соответствующие требованиям проверки Amazon (см. пример ниже).

Если вы производите свою собственную продукцию, вам следует иметь отдельные предприятия для производства и продажи вашей продукции и выставлять соответствующие счета продающей организации. Почему? Amazon не будет принимать «самостоятельно выставленные» счета в качестве доказательства подлинности.

Лицензионные соглашения

Amazon может запросить лицензионные соглашения, когда вы создаете список лицензированного продукта или если вы получили жалобу о подозрении на нарушение прав интеллектуальной собственности.

Если вы продаете лицензионную продукцию, вам необходимо иметь лицензионное соглашение, в котором четко документированы:

Ваши отношения с лицензиаром
Под чьим брендом будет представлена продукция
Доверенность от лицензиара, которая разрешает вам, лицензиату, продавать лицензионные продукты на Amazon.

Документация для реселлеров:

Счета-фактуры

Вам нужны счета-фактуры, подтверждающие подлинность вашей продукции. Без них вы не просто просматриваете заблокированные списки — вы смотрите на потенциальную блокировку учетной записи, поскольку Amazon будет хранить ваши ресурсы и деньги на неопределенный срок.

Но что такое приемлемый счет от проверенного поставщика?

Проформы или коммерческие счета-фактуры не принимаются.
Счет должен быть датирован не позднее 12 месяцев и отражать фактический объем продаж.
Должно быть датировано
Должен быть номер счета-фактуры
Необходимо указать имя поставщика и контактную информацию. В идеале контактная информация — это прямая линия связи с вашим представителем, а не только электронная почта основной линии/службы поддержки клиентов компании.
У поставщика должен быть веб-сайт (в идеале URL-адрес указан в вашем счете).
Счет включает уникальные идентификаторы продуктов (в идеале GTIN, чтобы Amazon мог легко сопоставить его с перечисленными продуктами).
В идеале вы закупаете продукцию напрямую у бренда. В противном случае вам следует обращаться к авторизованному дистрибьютору, который подтверждает соответствие бренда.

Разрешительные письма

Помимо поддающихся проверке счетов, Amazon может запросить у вас доверенность на продажу бренда. И здесь использование ресурсов напрямую от бренда значительно облегчит вашу жизнь.

Доверенность должна содержать:

Фирменный бланк от вашего поставщика (в идеале — бренд)
Словоблудие, в котором говорится, что вы, продавец, имеете право продавать бренд на Amazon.
Список конкретных продуктов
Ваше имя, название магазина, адрес электронной почты, номер телефона и адрес (должны совпадать с информацией в вашей учетной записи продавца)
Название бренда, название компании, адрес электронной почты, номер телефона, адрес и контактная информация контактного лица, связанного с брендом.
Подпись владельца бренда
Дата