Автоматизация управленческого учета: основные шаги
Успех проекта по автоматизации управленческого учёта зависит не только от качества ПО и технических навыков специалистов. Важную роль играет эффективное управление проектом, соблюдение сроков и достижение желаемых результатов для заказчика.
Подготовительный этап. Определение цели проекта
Чтобы подготовиться к автоматизации управленческого учёта (УУ), нужно:
- определить ожидания заказчика (руководства) от результата;
- выявить проблемы, которые заказчик (руководство) планирует решить с помощью автоматизации;
- оценить возможности для решения этих проблем;
- сформулировать результаты проекта с учётом технических возможностей и пожеланий.
После этого можно последовательно автоматизировать учёт.
Шаг 0. Формирование проектной команды
Проектная команда по автоматизации УУ включает в себя две основные роли.
1. Исполнители — это сотрудники заказчика, которые принимают участие в процессе автоматизации и заводят первичные данные в систему.
Данные — это основа работы автоматизированной системы. Их точность определяет качество управленческих отчётов.
2. Административный ресурс — это также сотрудник заказчика, который обладает широкими полномочиями. Такой человек нужен для управления сотрудниками заказчика на тех этапах автоматизации, на которых без них не обойтись.
Шаг 1. Определение источников данных
На этом этапе нужно проанализировать все необходимые данные и описать источники их возникновения. Источники можно поделить на три вида:
Шаг 2. Проверка корректности данных в источнике
- все ли данные из каждого источника фиксируются;
- какие показатели фиксируются и достаточно ли этого для формирования отчётов;
- собираются ли данные в нужном объёме и в нужное время.
Шаг 3. Настройка процессов сбора данных
Для процесса сбора данных нужны:
- человек, который отвечает за сбор данных;
- форма (таблица, отчёт, система), куда эти данные вносятся;
- способ передать данные для дальнейшего формирования отчётов.
Такой процесс должен быть эффективным. Например, не должно быть дублирования, когда одну и ту же сумму в разных местах вносят разные люди. Также важно контролировать сроки внесения данных в источники и их дальнейшую передачу.
Проверка процессов включает в себя интервью с ответственными сотрудниками и анализ всех источников сбора данных, в том числе таблиц, 1С и CRM-системы.
Пример описанного процесса сбора данных
