Что стоит закупать для обеспечения нормальной работы архива организации?
Поговорим о стеллажах, архивных коробах, светильниках и оборудовании окон, мебели, оргтехнике, канцтоварах, коммунальном обслуживании, охране и пожарной безопасности. Ссылки на нормативную базу и сама логика работы помогут доказать руководству, что это вам действительно нужно.
Любой архив, от огромного федерального до самого маленького в небольшой организации, нуждается в материально-техническом обеспечении, чтобы полноценно функционировать. Без сомнений, у разных по масштабу архивов потребности будут разные, но, в сущности, не имеет принципиального значения, говорим ли мы о солидном учреждении с миллионным количеством единиц хранения или об архиве небольшой организации местного масштаба – разница будет только в объемах финансирования, ведь каждый архив нуждается, например, в стеллажах и коробах / папках для хранения архивных документов, да элементарно в бумаге, ручках, карандашах и пр.
Нет проблем, когда у организации, что называется, «денег куры не клюют» и завхоз может взять и выдать нужную вещь по первому требованию. Но в реальности дело обстоит обычно иначе. Сколь бы богато ни было предприятие, деньги не могут тратиться без счета.
Традиционно во второй половине календарного года бухгалтерия начинает собирать со структурных подразделений предприятия заявки на финансовое обеспечение на предстоящий календарный год. И архиву предприятия также надлежит рассчитать свои потребности, дабы в течение года работать в штатном режиме.
Все потребности архива можно разделить: на те, что обеспечиваются однократно либо на длительный срок, и те, что должны обеспечиваться ежегодно.
Архиву свои потребности нужно знать назубок, чтобы своевременно подать заявку, и – главное! – уметь обосновать их.
Рассмотрим типичные потребности обычного архива организации.
В первую очередь архиву необходимо место, где будут храниться документы.
Пунктом 77 архивных Правил 2023 года 3 установлено, что им может быть как целое здание, так и отдельное помещение в здании организации.
Но на практике порой «архивом» становятся стеллажи и шкафы в кабинетах работников предприятия.
С чего начинается материально-техническое обеспечение в каждом из этих случаев?
Независимо от того, выделено под архив целое здание или помещение в здании организации, первое, чем должен быть оборудован архив, это стеллажи (шкафы) для хранения документов. Как их выбрать – простор для вашей фантазии, но необходимо соблюсти одно обязательное требование: стеллажи (шкафы) должны быть только металлическими. Другие ограничения могут быть установлены «кошельком» предприятия и особенностями помещений архива.
Покупка стеллажей – дело дорогостоящее, но, к счастью для бюджета, это не нужно делать ежегодно в обязательном порядке
Совет практика: если финансовое положение позволяет, лучше приобретать мобильные или передвижные стеллажи – они дороже, но экономят площадь помещения, т.к. для мобильных стеллажей не установлены обязательные требования по соблюдению расстояний между ними и до стен.