Управленческий учет: шаги к автоматизации
В прошлый раз мы рассмотрели подготовительный этап и 3 шага автоматизации управленческого учета. Продолжим рассмотрение дальше.
Шаг 4. Выбор П О для автоматизации
Сейчас на российском рынке есть два вида ПО, с помощью которого можно автоматизировать управленческий учёт — это разные конфигурации 1С и сервисы финансового учёта.
— Чаще всего удобно использовать интеграцию между 1С и сервисом финучёта. Это позволяет воспользоваться плюсами обеих систем в одном проекте.
1С — это классная система с сильными механизмами для расчёта себестоимости любой сложности, но со слабой визуализацией. Поэтому 1С используют для ведения производственного и складского учёта, другого способа расчёта себестоимости, а также для контроля дебиторской и кредиторской задолженностей. А для формирования управленческих отчётов интегрируют данные из разных источников в сервис финансового учёта.
Шаг 5. Составление формы отчётов
Для составления отчётов нужно придерживаться классических форм ОДДС, ОПиУ и баланса. Все необходимые расшифровки лучше делать в дополнительных отчётах.
Многие собственники думают, что им нужна какая-то своя форма, но чаще всего она бывает не информационной.
Изменения в процессах работы компании часто порождают изменения перечней показателей, которые нужно контролировать. При этом общая логика анализа финансового состояния компании меняться не должна. Финансисту стоит донести до предпринимателя, что не нужно перестраивать под себя методологию, которой более 100 лет. Нужно научиться ей пользоваться.
Шаг. 6 Определение методологии сбора отчётов
На этом шаге нужно внедрить методы УУ в используемое ПО. Нужно установить, как формируются суммы в каждой статье отчёта: от момента возникновения данных до их попадания в отчёт. Лучше создать документ, в котором порядок будет полностью прописан.
Шаг 7. Интеграция источников данных в ПО
Затем необходимо определить метод заведения данных в ПО: либо через прямой ручной ввод, либо через импорт данных из других систем.
Шаг 8. Закрепление ответственных за каждый источник данных
Далее нужно назначить ответственное лицо, которое будет обеспечивать полноту и своевременность внесения данных в новое ПО. Возможно, для этого потребуется изменить рабочие процессы некоторых работников. Для поддержки сотрудников рекомендуется разработать обучающие уроки, чек-листы и инструкции.
Шаг 9. Проверка корректности полученных отчётов
Проверка корректности отчётов включает в себя:
Оценка на адекватность — это способ посмотреть на отчёт через призму того, как предприниматель понимает свой бизнес. При демонстрации отчётов важно понять, как собственник воспринимает полученные цифры.
На этом этапе важно устранить все сомнения заказчика в корректности полученных финансовых показателей. Для начала перепроверьте ваши расчёты. Если там нет ошибок — проведите повторные встречи с заказчиком, на которых вы покажете методологию расчёта и обоснуете корректность полученных отчётов.
Шаг 10. Презентация результатов собственнику
Демонстрация полученных результатов — заключительная часть проекта. На этом этапе важно: