Правила работы в телеграм

Правила работы ниже спасли много проектов и человеческих жизней, потому что на работе мы работаем, а потом живем жизнь. Поговорка гласит: во всех чатах не уследишь за задачками, поэтому внедрение этих правил обязательно, если вы работаете на удаленке и хотите зарабатывать деньги и успевать жить.

Сложно первую неделю, потом вы начнете и других перетаскивать в этот простой и понятный мир!

И да, очень классно, если все эти пункты вы прочтете, и скажете "Пффф, я все это уже сделал и делаю ровно так, как написано". По моему опыту, знают все, а делают - единицы. Будьте тем, кто делает!

Базовые правила оформления телеграм для вашего удобства работы

Идеально, если у вас отдельный рабочий телеграм и личный. Почему это удобно?

можно поставить формальную одну аватарку
в имени указать вашу должность
в описании указать должность/зону ответственности и время работы
сохраняется анонимность и коллеги/администрация не видят ваших сторис/каналов и прочих моментов
позволяет не отвлекаться во время работы на личные вопросы и наоборот
поставить оповещения на чаты/каналы

Систематизация чатов и каналов в папки

разделите чаты и каналы на тематические папки для вашего удобства (в проектах есть рабочие чаты, а есть каналы проекта для отсеивания контент и поддержки своего же рабочего места)
личные переписки с коллегами удобно вынести отдельно
закрепите важные чаты в каждой папке
проверяйте раз в месяц актуальность каналов и чатов в которых вы состоите, нередко проект/задача чата выполнена, а мы в нем остались
если о вас кто-то забыл, напомнить о себе раз в 30-60 минут не зазорно

Первый экран только важные для вас чаты и он чист от горячих сообщений, в настройках мы редактируем папки и создаем нужные, сообщения систематизируем в созданные папки и они отражаются только там

Технические моменты

Папка Личное. Дубль папки новое, но туда попадают все переписки с людьми, чтобы не искать их между чатами и каналами.

Папка Новое. Лучшая папка в Telegram, которая есть. Показывает диалоги, которые ты не прочитал. Настраивается элементарно, просто путём исключения всех прочитанных личных сообщений.

Снижаем количество сообщений и повышаем качество

Пишем в 1 сообщении всю информацию (да сложно привыкнуть, кажется мелочь)

Причины такого правила:

психологически читать сообщения в чате сложно, когда их 100+ напротив 20
больше концентрация
четкость, понятность, прозрачность
экономия рабочего времени

Есть кнопка редактирования, надо разобраться с тем, как переносить на следующую строку! Поверьте, все возможно.

переставайте писать 100 сообщений, разберитесь как писать в 1 сообщении все

Ответы на сообщения (дать обратную связь на корректное сообщение чтобы пришло уведомление что тебе ответили/чтобы проще найти в чате бардака что было и откуда нашлось) это необходимо, чтобы найти начало ветки обсуждений или на что это был ответ.

Систематизация и адресность

Ставим отметку человека при обращении и/или теги в случае систематизации. Делается через редактирование (особенно если вы шлете файл (!!), даете задачу, даете обратную связь или правки.

Дополнительно: тегирование применяется когда есть необходимость в чате искать что-то по тегу, но должна быть система в этом (рефлексия, обратная связь, благодарность и тд) для внутренних чатов в том числе работает (!) и облегчает сильно поиск.

образец адресности обращений, особенно, если есть правки

Реакции или "Принято" на сообщения

Ставим реакцию на сообщение - значит оно прочитано, информация принята к сведению. Так легче отслеживать, а ставится реакция просто двойным нажатием на сообщение (сердечко на автомате).

вариации Принято и реакция на сообщение

Если сообщение содержит вопрос/задачу и у вас нет вопросов и вы готовы взять это в работу - принято - слово автомат, которое означает что вам понятна задача, вы берете ее в работу и оно не осталось незамеченным.

Голосовые в рабочих чатах

Допустимы, обычно в чатах проекта голосовые исключение от собственника или директора, по необходимости, дать пояснение, но никак не регулярная основа. Остальные сотрудники - текст, расшифровка, надиктовка.

Формат работы голосовых: ответом на сообщение (чтобы понять к чему был комментарий) и обязательно приписка текстом срочность/тема/основные пункты.

примеры оформления голосовых

Если мы говорим о том, что записывается аудио, к нему в этом же сообщении через редактуру добавляется отметка кому важно послушать @

Пометки важно про контент в тг, не срочно, дала свое видение по контенту тг

Основные правила работы проектных чатов в телеграм для эффективной работы

создавая чат нужно сделать видимой историю сообщений
назначить администраторов и подписать роли в чате (новички быстрее въедут кто есть кто)
какая цель чата и правила работы в нем/система тегов (ссылку отразить в базе общих чатов, описание, кого туда и зачем добавлять)
сроки работы чата/если выполнена функция проверить сохранность материалов и удалить его/очистить

Распределение задач по чату:

если чат создается с нуля, то 1 сообщение содержит кто в этом чате с @, по каким задачам и правила чата
кто регулирует в нем закрепленные сообщения (чистка и обновление)
апдейты по необходимой навигации (если есть ссылки нужные и важные)
после рабочего дня материалы (если были созданы только там), сохраняются и уносятся в хранилище, чтобы не потерять

Постановка задач в чате и правила работы с задачей:

если мы ставим задачи в тасктрекере, то мы ставим их там, исключение - собственник и срочные задачи здесь и сейчас
задача содержит полное ТЗ, референсы, пояснения, дедлайн и запрос на открытое обсуждение вопросов по нему
когда задача выполнена, стоит скинуть ее в чат, отметить хозяина задачи через @ и запросить комментарии, принято ли и уточнить в какой момент могут быть внесены правки

выполненная задача с вложением + отметка хозяина задачи и запрос правок

в свою очередь хозяин задачи отмечает: забираю/принято/спасибо забрал
если ведутся правки и обсуждение затягивается - удаляем то, что было отдано в переделку, оставляя в чате только принятый вариант, отвечаем на сообщения тыкая прямо на него и тегируем хозяина задачи

Рабочие заповеди

заболел/будешь не на связи/ушел - предупреди
четкое общение и понятное ТЗ/комментарии спасают от дозвонов, планерок и лишней кутерьмы
не говори того, что не сможешь сделать "через 20 минут" - значит через 20 минут, а не 2 часа или 2 дня
прочитал = поставь реакцию
взял задачу = напиши принято
есть вопросы = задай/уточни если не все понятно, после принято магия задавать вопросы не работает уже
лучшая задача = поставленная с четким ТЗ и примерами, сроками и в тасктрекере, а не чатиках
помни, что сообщения - публичное поле, если их соскринят и кому-то покажут, все ли ты написал корректно и не пожалеешь об этом потом?
благодарность/смайлики и вежливость всегда повышают настроение
стикеры и юмор продлевают жизнь
сделал работу гуляй смело!