Как достигать наших целей ориентируясь не по спидометру, а по компасу. Список задач vs Расписание дел
Для составления списка дел, планирования задач я использую приложение Todo. Несколько лет назад это было приложение Wunderlist. Microsoft купила компанию вместе с разработчиками.
За свою жизнь я перепробовал много похожих приложений. Я тут в интернете наткнулся на статью со списком из сорока приложений учета задач (todo), так я пользовался девятью !
Остановился на Microsoft ToDo от Microsoft. Достаточно качественное приложение, работает на разных платформах iOs, Android, Windows, есть версия для mac. В общем мне все нравится, тем более я уже несколько лет подписан на Office 365 (сейчас Microsoft 365). Хоть я достаточно настороженно, как многие, отношусь к продуктам Microsoft, мне нравится условия, цена тарифа и самое главное для меня - многоплатформенность и 1 Тб места в облачном хранилище, поскольку несколько рабочих компьютеров, в том числе Macbook.
Статья не о приложении и пакете Microsoft 365. Большинство приложений типа todo основаны на методологии, которая появилась от методики Девида Алена, описанной им в книге "Как привести дела в порядок", которая вышла в 2001 году и стала бестселлером. Методология была названа GTD (Getting Thing Done - доведение дел до завершения). Основная идея состоит в том, что человек не должен держать в голове все задачи, а должен фиксировать их на внешнем носителе, например в программе, в бумажном органайзере. Освобождая свой мозг от запоминания задач и сосредоточиться на выполнении самих задач, которые должны быть четко сформулированы заранее. Это упрощенная трактовка методологии. Т.е. по простому - вести список задач.
Фиксирую все свои задачи много, много лет и отмечаю их выполнение. Ничего нового. Но периодически стал ловить себя на мысли, что если не успеваешь сделать все запланированные на этот день дела и переносишь невыполненные на завтра и еще на завтра, ведь списки дел можно пополнять новыми бесконечно. То к концу дня обнаруживаю, что незавершенных дел стало еще больше, чем было утром. Ведь добавлять новые дела или идеи, которые надо проверить легче, чем выполнять. Увидев вечером много нереализованных задач, начинаешь винить себя в том, что не эффективно работаешь, медленно, не с тех задач начал и так далее.
На следующий день появляется соблазн как-то наверстать упущенное, имея перед глазами список задач, начинаешь выбирать простые незавершенные задачи, которые легко выполнить и делаешь их. Потом еще что-то простое и так далее. Надо же побить рекорд - сделать максимум дел на сегодняшний день.
И тут понимаешь, что нарушаешь главный принцип HTF (Hardest thing first) - сначала делай самое сложное (, важное, неприятное). Занимаешься реализацией небольших, простых и срочных задач. Такой подход не продвигает тебя к намеченной глобальной цели и ведет к прокрастинации - постоянному откладыванию важных и срочных дел.
Какие есть альтернативные подходы ведению списка дел в приложениях типа Todo ?
Альтернативным подходом к планированию может быть ведение списка дел или задач в календаре в виде расписания. Какие преимущества я вижу в таком подходе:
1) Ограничение задач по времени. При формировании расписания в календаре на день мы вынуждены учитывать длительность выполнения задачи. Иногда длительность можно точно оценить, иногда нет. Но мы выделяем на выполнение определенное время. Соответственно вы не напишете себе на завтра задач, выполнение которых у вас займет сутки !
2) Встречи/совещания учитываются при планировании задач. В календарь мы заносим кроме задач, также встречи, мероприятия на определенное время, как и раньше. Логика здесь есть - находясь на конференции и слушая презентацию интересной темы, вы же не будете звонить коллеге или готовить отчет шефу на пятницу. Это неэффективно, зачем тогда вы вообще приши и тратите время на данное мероприятие. Сидели бы в теплом офисе или работали дома с чашкой кофе.
3) Уменьшение отвлекающих факторов. Ведение списка задач концентрирует на количестве выполненных сегодня задач, соответственно мотивирует выполнять срочные и простые задачи. А То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно. Кто не знаком, почитайте технику "Матрица Эйзенхауэра" (ссылка в конце статьи).
4) Укрепление самооценки. Вы не будете переживать о количестве не выполненных сегодня задач. А сконцентрируетесь на вопросе - на сколько вы сегодня продвинулись на пути к вашей основной цели, миссии.
Давайте будем достигать наших целей ориентируясь не по спидометру, а по компасу
Дело не в количестве выполненных задач, а в правильном направлении движения.
Я не утверждаю, что ведение списка дел или задач в календаре в виде расписания это единственно правильная техника. Считаю, что каждый человек выберет себе ту технику, которая максимально ему подходит по темпераменту и способности противостоять прокрастинации.
Но что-то в этом есть !
Мобильные приложения, которые позволяют вести расписание дел
(одновременно события и задачи на одном экране)
- Google calendar
- Календарь Vantage
А Вы чем пользуетесь для планирования задач ? Сообщите в коментариях
Полезная статья по теме:
То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно. Матрица Эйзенхауэра
Понравилась статья, нажмите 👍 и поделитесь информацией с другом ‼️